8. Cấu trúc của đề tài
2.2.6.3. Nghi thức nơi công sở:
Nghi thức nơi công sở là một bộ phận quan trọng cấu thành nên VHCS. Đó là những vấn đề có liên quan đến trang phục, thái độ ứng xử (đi đứng, điệu bộ, cử chỉ, lời nói…) của CBCNV. Tuy HNP chưa ban hành quy chế cụ thể về VHCS nhưng về lĩnh vực kỹ năng mềm như giao tiếp, khả năng làm việc nhóm thì HNP tiến hành mời chuyên gia về lĩnh vực cần đào tạo trực tiếp đến giảng dạy. Nghi thức nơi công sở biểu hiện rõ nét ở một số vấn đề sau:
- Danh thiếp: Trao tặng danh thiếp cho nhau cũng là một nghệ thuật giao tiếp phi ngôn ngữ, một nét văn hoá đời thường, hành động nà cũng thể thể tác phong chuyên nghiệp của các CBCNV. Ở HNP, ban lãnh đạo và các CBCNV khối Văn phòng sử dụng danh thiếp. (Xem ảnh 34, phụ lục 02)
- Quà tặng: Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa ký hợp đồng với công ty dịch vụ quà tặng nên các CBCNV Phòng Tổ chức-hành chính tiết kiệm được thời gian chuẩn bị quà tặng. Quà tặng vào các dịp lễ tiết, quà do HNP đưa tặng các đối tượng ngoài công ty phần lớn là rượu vang, được để cẩn thận trong túi giấy kiểu dáng thanh lịch. Các CBCNV luôn biếu quà tết cho lãnh đạo. Ban lãnh đạo HNP quan tâm tới các CBCNV, vào những ngày sinh nhật, các cá nhân sẽ được nhận “lì xì”, nếu cá nhân đó là CBCNV khối văn phòng, các thành viên của Khối văn phòng sẽ tổ chức sinh nhật cho cá nhân đó. Vào sinh nhật của ban lãnh đạo công ty và các cá nhân cấp trưởng phòng, phó phòng, các CBCNV khác trong các phòng sẽ góp tiền mua chung quà tặng và thống nhất ý kiến sẽ tặng quà gì, chọn ra người đi mua quà, khi mua quà về phải có hóa đơn đỏ.
- Nghi thức chào hỏi với các khách hàng đối tác nước ngoài: nghi thức chào hỏi chủ yếu là bắt tay, hơi cúi người xuống chào, vì các đối tác khách hàng chủ yếu của HNP là người quốc gia Nhật Bản và Hàn Quốc.
Ngôn ngữ là công cụ thể hiện văn hoá giao tiếp trong công sở quan trọng nhất và cũng là thành tựu vĩ đại nhất của nền văn minh nhân loại. Đó cũng là “cơ chế tín hiệu” của văn hoá giao tiếp mà phụ thuộc vào đó con người kiến tạo những lời nói để thực hiện các mục tiêu giao tiếp. Lời nói nơi công sở cần đảm bảo tính trang trọng vì nó đại diện cho biểu tượng văn hoá của doanh nghiệp đó. Qua phỏng vấn và quan sát trực quan cho thấy, các CBCNV của HNP xưng hô theo giới tính, tuổi tác, tên gọi chứ không xưng hô theo chức vụ hay ngôn ngữ xưng hô hành chính, kể cả khi thi hành công việc. Ngôn ngữ công sở còn thể hiện qua hình thức Giao tiếp qua điện thoại. Đây là hình thức giao tiếp phổ biến, đây là hình thức giao tiếp nhanh và tiện lợi nhất hiện
nay. Những vấn đề như bảo hiểm, xử lý rác thải, dịch vụ, lắp đặt, cung cấp quà, tổ chức tiệc... mà Phòng Tổ chức Hành chính cần quan tâm thì công ty đã ký hợp đồng với những công ty chuyên môn khác để giảm thiểu khối lượng công việc của Phòng Tổ chức Hành chính, tập trung nâng cao chất lượng của những hoạt động khác. Nên khi cần thì các CBCNV phòng Tổ chức hành chính chỉ cần gọi điện lên kế hoạch hoặc gọi người đến là được.Nhân viên lễ tân là người trực tiếp giao tiếp qua điện thoại bằng cách thường xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi mình công tác, sau đó trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc mà họ đang quan tâm, giọng nói nhẹ nhàng, nhỏ nhẹ đủ để người giao tiếp nghe rõ và không làm ảnh hưởng đến mọi người xung quanh mình và không bao giờ cắt ngang câu nói của người gọi hay tranh cãi trên điện thoại. Trong các cuộc hội họp, tiếp khách, CBCNV thường để điện thoại ở chế độ rung, khi cần nghe điện thoại sẽ lặng lẽ ra khỏi phòng .
HNP có mạng điện thoại nội bộ riêng, nhìn chung việc giao tiếp ứng xử qua điện thoại trong nội bộ cũng như bên ngoài với khách hàng của HNP rất văn minh và chuyên nghiệp. Nhân viên HNP được trang bị những kỹ năng mềm khi giao tiếp qua điện thoại, biết cách giải quyết trước những tình huống căng thẳng bằng cách mềm mỏng và xoa dịu làm hài lòng khách hàng/ Đối tác. Qua khảo sát, CBCNV của HNP vẫn thỉnh thoảng sử dụng điện thoại công ty vào mục đích cá nhân. Điện thoại bàn trong HNP có màn hình và được cài đặt các mã số tắt cho các cuộc gọi như sau: Dãy số 127: Cuộc gọi từ Phòng Giám đốc; Dãy số 102: Cuộc gọi từ Phòng Phó giám đốc; Dãy số 11*: Cuộc gọi từ các phòng ban khác; Dãy số 0**: Cuộc gọi từ bên ngoài công ty. Người xưa có câu “lời chào cao hơn mâm cỗ”, lời chào trong điện thoại thì sao? Trong HNP, khi nhận được cuộc gọi có số 0** thì nhân viên lễ tân sẽ chào ngắn gọn là “alô, văn phòng Hanel Xốp nhựa xin nghe”, còn khi nhận được các cuộc gọi nội bộ thì chỉ chào bằng câu cửa miệng “alô ạ” để người gọi có thể trực tiếp vào chủ đề.
Các hoạt động tập thể ở HNP có đóng góp quan trọng trong đời sống tinh thần của CBCNV, góp phần làm đẹp thêm VHCS của HNP. Ban lãnh đạo của HNP, tổ chức công đoàn HNP đã tổ chức đa dạng các hoạt động như các giải thi đấu thể thao, hội diễn văn nghệ, các cuộc dã ngoại, các hoạt động đi tập huấn,… để tạo động lực làm việc, nâng cao năng suất lao động cho các CBCNV. Cụ thể là cho các CBCNV có thời gian thư giãn sau những ngày làm việc căng thẳng, tạo tâm lý hứng khởi với công việc, giao lưu, học hỏi được những kinh nghiệm, kiến thức từ đồng nghiệp, tạo sự gắn bó, đoàn kết hơn trong tổ chức. Hàng năm, lãnh đạo Hanel, tổ chức công đoàn thường tổ chức các cuộc đi thăm quan, kết hợp với việc tập huấn, giao lưu giữa khối văn phòng và khối sản xuất, thi đấu các môn thể thao như : bóng đá, bóng bàn, bơi lội… và hội diễn văn nghệ quần chúng với mức chi phí không nhỏ. (phụ lục 13)
Hàng năm lãnh đạo Hanel, tổ chức công đoàn thường tổ chức các cuộc đi thăm quan, kết hợp với việc tập huấn, giao lưu giữa Văn phòng và các nhà máy, thi đấu các môn thể thao như : bóng đá, bóng bàn, bơi lội… và hội diễn văn nghệ quần chúng. Thời gian diễn ra các hoạt động này thường vào tháng 5, tháng 6. Khi được hỏi “công ty có thường xuyên tổ chức các hoạt động phong trào văn nghệ, thể thao cho cán bộ công nhân viên không?” thì có 41% CBCNV cho rằng có thường xuyên, trong đó thì 100% CBCNV khối văn phòng trả lời “có”, trong khi chỉ có 25% CBCNV khối sản xuất trả lời là “có” những người trả lời là “có” thuộc cấp quản lý, hoặc nhân viên hành chính trong khối sản xuất, 75% công nhân trong khối sản xuất trả lời là “không”.
Nguồn: Tác giả khảo sát
Mặt khác, theo kết quả điều tra khảo sát đã có tới 100% người lao động trả lời các phong trào này có ý nghĩa lớn về tinh thần, cho thấy các CBCNV của HNP đánh giá cao các hoạt động phong trào như bóng đá, bóng bàn, cầu lông… do HNP tổ chức và những hoạt động này thực sự có ý nghĩa thiết thực trong việc khuyến khích họ lao động hăng say. HNP thường phát động những đợt thi đua riêng và trong mỗi đợt đều có tiền thưởng để làm động lực cho CBCNV như “lao động xuất sắc tháng cao điểm”, “tập thể tiên tiến của năm”, “danh hiệu thi đua của năm”,...Kết quả của các cuộc thi đua được xét trên thành tích trong công việc và sự bình chọn của tập thể. Cách thức bình chọn là bỏ phiếu vào hòm phiếu. Việc kiểm phiếu sẽ do phòng Tổ chức hành chính đảm nhận. Những đợt thi đua này thường được tổ chức ở cuối năm (tính theo Âm lịch). Trước những dịp nghỉ Tết tất niên, Ban lãnh đạo còn tổ chức tiệc ăn tất niên cho CBCNV khối văn phòng. Còn lễ tổng kết hoạt động kinh doanh cuối năm, lễ tất niên cuối năm tổ chức quy mô lớn cho toàn bộ CBCNV của HNP tham gia, bên cạnh đó là các hoạt động tập thể như văn nghệ, hài kịch, trò chơi, múa hát tự phát và bốc thăm trúng thưởng vào cuối chương trình. Việc tổ chức bài trí và tổ chức tiệc sẽ do công ty chuyên môn về tổ chức lễ tiệc do HNP đã ký hợp đồng, văn nghệ là do các CBCNV của HNP trình diễn, các quà tặng bốc thăm trúng thưởng thường là các đồ gia dụng như nồi đa năng, ti vi,...Đầu năm thì HNP sẽ tổ chức tiệc chào mừng năm mới và
các CBCNV sẽ được nhận lì xì bằng cách bốc thăm.Công ty còn tổ chức các tiệc ngọt đơn giản vào các ngày như Ngày phụ nữ Việt Nam, Ngày phụ nữ quốc tế, sinh nhật giám đốc,...Đặc biệt, vì là công ty sản xuất kinh doanh nên Ban lãnh đạo HNP rất quan tâm tới việc cúng bái các ngày lễ như nhiều lãnh đạo của các công ty kinh doanh khác, sắm sửa đủ các vàng mã, hoa quả xôi gà để làm cỗ, mời các thầy sư đến vào một số ngày lễ. Việc này không thể hiện được tính văn minh của VHCS, nhưng lại là hoạt động gắn kết nhiều thành viên lại với nhau, nhất là các CBCNV khối văn phòng. Vì trong văn hóa người Việt, các dịp tụ tập ăn uống luôn làm tăng tiến tình cảm với nhau, vậy thì ở HNP, sau khi làm lễ xong thì các CBCNV văn phòng được phá cỗ, làm tiệc nhẹ trong giờ giải lao cũng khiến cho tình cảm con người gần gũi với nhau hơn.
Không chỉ quan tâm đến các CBCNV trong công ty, lãnh đạo và công đoàn HNP còn quan tâm tới con em của các CBCNV bằng cách tổ chức lễ khuyến học (Xem ảnh 35, phụ lục 02 ). Trong những năm qua, phong trào khuyến học của Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa luôn được quan tâm và trở thành nét văn hóa công sở đẹp đẽ. Giám đốc công ty trực tiếp trao quà cho các cháu, đồng thời động viên các cháu rèn luyện đạo đức, học tập không ngừng để tiếp tục đạt kết quả cao trong các năm học tiếp theo. Công đoàn của HNP sẽ đưa các cháu đi liên hoan giao lưu, xem phim, học hỏi và kết bạn với nhau. HNP cũng khuyến khích CBCNV tham gia các chương trình, ngày lễ do công ty mẹ Hanel tổ chức để gắn kết các thành viên như “lễ tổng kết công tác năm 2015 - trong chương trình Gia đình Hanel chào Xuân”, các giải đấu thể thao, chương trình hiến máu nhân đạo,...Vào tháng 6 hàng năm, HNP tổ chức 1 chuyến đi nghỉ mát cho toàn bộ CBCNV và chi trả 100% chi phí và tổ chức các dịp nghỉ lễ, đi chơi xuân bao gồm: phòng nghr, ăn uống, phương tiện đi lại. Những CBCNV nào không tham gia những dịp nghỉ mát, đi chơi xa do công ty tổ chức thì công ty sẽ xét xem CBCNV đó có ngày nghỉ vượt quy định, nếu cá nhân đó chưa nghỉ vượt quy định thì sẽ được bù lại 100% chi phí cho suất đi chơi của người đó. Trong các chuyến đi công tác, ngoài công việc chính và các dịp triển lãm, lãnh đạo HNP tạo cơ hội cho các CBCNV được đi chơi, tham quan. Những chuyến đi này đã tạo ra cơ hội vui chơi, thư giãn đầy ý nghĩa cho tập thể CBNV trong HNP ty sau những tháng ngày tập trung lao động. Vừa là dịp kết nối những đồng nghiệp với nhau, tạo nên sự đoàn kết trong tập thể Công ty và là sự khích lệ lớn lao dành những cố gắng hết mình để tạo nhiều kỷ niệm đáng nhớ. Và khi nói về tập thể HNP thì người ta rất hay bắt gặp cụm từ “Gia đình Hanel”, điều đó cho thấy sự thành công rực rỡ của công ty trong việc xây dựng tập thể thành một khối gắn kết chặt chẽ.
Hội họp là hoạt động quan trọng và thường xuyên cho HNP, hội họp cũng góp phần thể hiện môi trường làm việc của HNP. HNP thường tổ chức rất nhiều cuộc họp
với những mục đích khác nhau. Họp giữa các thành viên trong tổ chức như: Họp giao ban hàng tháng, họp kinh doanh, họp hội thảo, họp đánh giá cuối tháng cuối năm,.. Họp giữa các cổ đông; Họp với đối tác nước ngoài về hợp tác và đào tạo chuyên sâu. Thường thì công ty hay diễn ra các cuộc họp ngắn, ngẫu nhiên, mang tính tức thời, linh hoạt, do chỉ có 1 phòng họp ở Phòng Tổ chức Hành chính và 1 bàn họp trong phòng giám đốc nên các cuộc họp diễn ra thường sát nhau, nếu làm theo quy trình chuẩn hiện nay thì sẽ không kịp vì thế nên công ty cũng chưa ban hành văn bản hướng dẫn về quy trình của nghiệp vụ này mà để CBCNV văn phòng có thể thay đổi linh hoạt rút ngắn các bước không cần thiết, ví dụ như gửi tài liệu qua email chứ không in hẳn ra từng bản. Các cuộc họp ngắn này không cần ghi biên bản. Nhân viên văn phòng chỉ cần sắp xếp lịch họp, thông báo cho các bên liên quan về thời gian và nội dung cuộc họp rồi dọn dẹp, bố trí trà nước thiết bị trong phòng họp, sau khi tan họp thì lại dọn dẹp phòng họp. Khi làm việc với các đối tác nước ngoài thì các cuộc họp thường diễn ra với thời gian dài nên hay có giờ giải lao, trong giờ giải lao thì ban lãnh đạo hoặc các CBCNV khác sẽ dẫn khách đi tham quan công ty. HNP hiện mới chỉ có 2 phòng họp chính, một phòng nằm trong phạm vi Phòng Tổ chức hành chính, phòng khác nằm ở phòng làm việc của giám đốc, vì thế thời gian của các cuộc họp luôn được quản lý chặt chẽ và xếp lịch rõ ràng. Các cuộc họp có mục đích rõ ràng, bố trí hợp lý tiết kiệm.