8. Kết cấu của khóa luận
1.4.7. Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Để chủ động các chuyến đi công tác văn phòng phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi. Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm
21 Quản trị văn phòng, Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền, NXB; Đại học Kinh tế quốc dân năm 2012, trang 149
đến, thới gian, thành phần, phương tiện và kinh phí. Nhà quản trị văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo phê duyệt.
Khi kế hoạch được duyệt, nhà quản trị văn phòng đôn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian.
* Chuẩn bị trước chuyến đi gồm có:
- Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên; - Nội dung và lịch làm việc;
- Thời gian đoàn đi từ cơ quan;
- Những đề nghị để cơ quan, đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn; * Chuẩn bị nội dung công tác.
Nội dung là phần quan trọng nhất chuyến đi. Căn cứ mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo cơ quan sẽ phân công cho các đơn vị chuẩn bị.
Đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu về nội dung và về tiến độ thời gian. Tổ chức việc đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi công tác.
* Chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí.
- Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trên đường). - Ăn, nghỉ trên đường đi và ở nơi đến công tác theo chế độ.
- Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo theo đúng quy định của nhà nước.
- Kinh phí dự phòng.
- Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan.