8. Kết cấu của khóa luận
2.2.5.1. Công tác Văn thư
* Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty rất được chú trọng. Coi đó là nền tảng pháp lý đầu tiên để đảm bảo các hoạt động của công ty được thuận lợi. Tạo hành lang pháp lý tối ưu nhất, đúng pháp luật quy định. Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó soạn thảo.
Qua khảo sát thực tiễn, qui trình soạn thảo văn bản tại công ty được thực hiện theo đúng các bước sau:
Bước 1: Khi cán bộ, nhân viên các phòng ban, đơn vị được phân công giải quyết một công việc, căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản cần phải soạn thảo một văn bản để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi, cán bộ chuyên viên đó tiến hành soạn thảo một văn bản trên máy vi tính.
Bước 2: Sau đó đưa lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển phòng Hành chính – Nhân Sự để kiểm tra thể thức văn bản và trình ký lãnh đạo công ty. Sau khi văn bản được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản31.
31 Văn bản do công ty ban hành [Phụ lục 7, Tr, 119]
Thu nhận thông tin Xác minh thông tin Chọn lọc thông tin Tổng hợp thông tin
Trình lãnh đạo Ra kế hoạch
Qui trình soạn thảo văn bản của công ty như hiện nay vẫn còn có nhiều hạn chế do trình độ nhận thức, hiểu biết về tầm quan trọng của việc ban hành văn bản còn kém, năng lực của cán bộ soạn thảo không đồng đều do phần lớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm không chuyên trách. Còn có trường hợp văn bản bị chỉnh sửa và bắt nhiều lỗi về thể thức và cách trình bày văn bản cũng như cách diễn đạt nội dung được trình lên Trưởng phòng duyệt bị trả lại.
* Quản lý văn bản đi
Tất cả các văn bản, tài liệu do Công ty Dược phẩm Tâm Bình ban hành và gửi đi gọi là văn bản đi.
Công ty thực hiện theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ lấy danh nghĩa công ty để gửi đi nhất thiết phải qua nhân viên văn thư công ty để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Nguyên tắc này đã góp phần hạn chế, ngăn chặn sự lạm dụng giấy tờ, con dấu để làm việc trái pháp luật hoặc giải quyết công việc sai nguyên tắc chế độ trong công ty.
Việc quản lý văn bản đi được văn thư công ty thực hiện theo một qui trình tương đối chặt chẽ 32. Văn thư tiếp nhận tài liệu, văn bản từ các phòng ban, đơn vị xin trình ký lãnh đạo công ty, chuyển cho Trưởng phòng xem xét thể thức, tính hợp pháp của văn bản. Sau khi đã hoàn tất về thể thức văn bản Trưởng phòng chuyển cho giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho văn thư đăng ký số, ngày tháng ban hành văn bản, vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản, đóng dấu. Bản chính lưu tại văn thư, 01 bản phôtô đóng dấu đỏ chuyển cho bộ phận soạn thảo, còn lại chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu của tác giả văn bản33.
Theo thẩm quyền ban hành văn bản, công ty được phép ban hành các loại văn bản sau: Quyết định, Nội quy, Quy định, Kế hoạch, Quy chế, Hướng dẫn, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, Giấy mời, Thông báo, Công văn (chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở,…), Hợp đồng, Giấy ủy quyền và các loại văn bản khác.
Các văn bản ban được đánh số riêng theo tên loại nhưng được theo dõi chung vào sổ đăng ký văn bản đi (các hợp đồng kinh tế, biên bản giao – nhận hàng được theo dõi tại bộ phận kế toán).
32 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của Công ty [Phụ lục 8, Tr, 120] 33 Sổ đăng ký văn bản đến [Phụ lục 9, Tr, 121]
Thống kê số lượng văn bản đi của công ty từ năm 2016 đến 2018
STT Tên loại văn bản Năm 2016 Năm 2017
Quý I, II,III Năm 2018 Ghi chú 1 Quyết định 32 36 42 2 Quy định 30 34 40 3 Kế hoạch 70 75 82 4 Quy chế 12 15 18 5 Hướng dẫn 15 18 22 6 Báo cáo 45 52 65 7 Tờ trình 10 13 16 8 Thông báo 22 25 29 9 Công văn 16 19 22 10 Giấy mời 85 98 106 11 Biên bản 18 25 18 12 Hợp đồng 26 32 40 Tổng 381 442 500
(Nguồn: Văn phòng Công ty Dược phẩm Tâm Bình)
Qua bảng thống kê số lượng văn bản được ban hành trong 03 năm của công ta thấy số lượng văn bản ban hành tương đối nhiều và tăng dần qua các năm nên khối lượng công việc của cán bộ văn phòng nói chung và cán bộ văn thư nói riêng cũng ngày một nhiều hơn.
* Quản lý văn bản đến.
Đa số các văn bản đến đều được quản lý tập trung tại cán bộ văn thư lưu trữ công ty. Tuy nhiên còn một số văn bản không quản lý tập trung tại cán bộ văn thư lưu trữ mà các Phòng, Ban, cá nhân tự giải quyết.
Việc quản lý văn bản đến được cán bộ văn thư lưu trữ công ty thực hiện theo quy định về soạn thảo, luân chuyển, trình ký văn bản, được thực hiện cụ thể như sau 34:
Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại văn bản đến
Văn bản từ bên ngoài gửi đến công ty hàng ngày được tiếp nhận tại bộ phận lễ tân. Bộ phận lễ tân có trách nhiệm tiếp nhận toàn bộ văn bản bên ngoài
gửi đến công ty, tiến hành kiểm tra, phân loại và vào sổ chuyển giao văn bản đến. Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân hay các phòng ban thì bộ phận lễ tân chuyển cho các cá nhân và phòng ban đó
Khi tiếp nhận văn bản đến bộ phận lễ tân có nhiệm vụ kiểm tra địa chỉ, độ nguyên vẹn của phong bì:
Nếu phong bì không đúng địa chỉ phải trả lại cho nơi gửi; nếu không còn nguyên vẹn, bị bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người chuyển giao văn bản.
Nếu phong bì đúng địa chỉ và còn nguyên vẹn thì bộ phận lễ tân căn cứ vào “Nơi nhận” của văn bản để phân thành 3 loại:
- Văn bản có tên riêng gửi cán bộ, lãnh đạo công ty: không bóc bì và được chuyển đến lãnh đạo, cá nhân;
- Văn bản gửi cho các cá nhân, phòng, ban, đơn vị trong công ty: bộ phận lễ tân có trách nhiệm chuyển ngay sau khi làm xong các thủ tục tiếp nhận công văn đến;
- Văn bản gửi “Công ty Dược phẩm Tâm Bình”: Bộ phận lễ tân chuyển ngay cho bộ phận văn thư xử lý công văn đến theo quy định.
Bóc bì văn bản đến
Văn bản gửi công ty, đơn vị sẽ được cán bộ văn thư bóc bì, kiểm soát sơ bộ. - Đối với những đơn từ khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh phải giữ lại cả phong bì đính kèm với văn bản để lưu hồ sơ giải quyết sau này.
- Đối với văn bản khẩn: phải trình lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo công ty giải quyết ngay. Đối với văn bản khẩn của cá nhân phải chuyển ngay qua đường email hoặc thông báo bằng điện thoại.
- Đối với những văn bản đóng dấu ký hiệu độ mật bao gồm: tuyệt mật, tối mật và mật thì cán bộ văn thư không được bóc bì và căn cứ vào “Nơi nhận” của văn bản:
+ Nếu văn bản mật gửi cho công ty, đơn vị: chỉ có lãnh đạo công ty, hoặc người được ủy quyền bóc bì.
+ Nếu văn bản mật gửi tên riêng cho cá nhân: cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển trực tiếp đến tay người nhận và có sổ ký nhận rõ ràng.
Vào sổ, trình văn bản đến
Các văn bản gửi chung đến công ty (văn bản được chuyển qua fax, nhận qua đường bưu điện, hoặc gửi qua mail....) đều được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến. Lấy số bắt đầu từ 01 của ngày đầu tiên nhận được văn bản đến số cuối cùng ngày 31/12 của năm. Nội dung của sổ đăng ký theo quy định của nhà nước35.
Sau khi làm xong thủ tục cán bộ văn thư trình lên Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự. Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm chuyển văn bản trình Tổng Giám đốc, và bàn giao lại văn bản cho văn thư khi Tổng Giám đốc đã cho ý kiến chỉ đạo.
Chuyển giao, theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
Văn thư nhận ý kiến chỉ đạo, tiến hành scan văn bản và chuyển giao văn bản bằng hình thức gửi qua mail tới các đơn vị, cá nhân có liên quan thực hiện.
Theo quy chế của công ty thì tất cả các văn bản đến đều phải giải quyết trong ngày hoặc chậm nhất là buổi sáng ngày hôm sau. Như vậy cách giải quyết, xử lý công văn đến của công ty là hợp lý, kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Tránh được việc văn bản, tài liệu gửi đến bị chồng đống, giải quyết chậm thời hạn ảnh hưởng đến việc cập nhật thông tin.
Qua khảo sát, tổng hợp, số lượng văn bản đến từ năm 2016 đến tháng hết quý III/2018, cụ thể như sau:
STT Tên loại văn bản Năm 2016 Năm 2017
Quý I, II,III Năm 2018 1 Quyết định 10 12 8 2 Quy định 12 12 8 3 Kế hoạch 12 14 12 4 Quy chế 10 12 8 5 Hướng dẫn 15 16 14 6 Báo cáo 8 10 6 7 Tờ trình 5 8 4 8 Thông báo 22 24 18 35 Sổ đăng ký văn bản đến [Phụ lục 11, Tr, 122]
9 Công văn 25 22 20
10 Giấy mời 22 30 17
11 Biên bản 6 8 6
12 Hợp đồng 18 20 15
Tổng 165 188 136
(Nguồn: Văn phòng Công ty Dược phẩm Tâm Bình)
Qua bảng thống kê ta có thể thấy số lượng văn bản đến tại công ty không đều theo theo tên loại và theo các năm.
* Quản lý và sử dụng con dấu
Cũng như các cơ quan, đơn vi ̣ khác con dấu của Công ty Dược phẩm Tâm Bình có vai trò rất quan tro ̣ng trong viê ̣c ban hành văn bản, thể hiê ̣n vi ̣ trí pháp lý, tính chân thực của công ty và hiê ̣u lực thi hành của văn bản do các đơn vi ̣, cá nhân trong công ty ban hành. Bô ̣ phâ ̣n văn thư thuô ̣c phòng Hành chính - Nhân sự đươ ̣c giao nhiê ̣m vu ̣ quản lý và sử du ̣ng con dấu.
Con dấu của công ty là dấu tròn, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đối với một số văn bản như bản thảo, chương trình hội nghị ...thì được đóng dấu treo ở trang đầu tiên góc trên bên trái của văn bản. Văn thư công ty là người trực tiếp quản lý con dấu và phải chịu trách nhiệm về việc đóng dấu vào văn bản. Khi các văn bản đã được lãnh đạo công ty ký duyệt và ban hành nhưng bắt buộc phải có chữ ký nháy của lãnh đạo phòng ban, đơn vị trực tiếp soạn thảo thì mới đóng dấu, nhất là các văn bản quan trọng như hợp đồng kinh tế, các chứng từ ngân hàng. Mọi văn bản trước khi đóng dấu đều được soát, xét kỹ về thể thức chữ ký của cấp có thẩm quyền để tránh đóng nhầm lẫn con dấu. Con dấu của công ty được để đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận trong tủ có khoá. Không có hiện tượng đóng dấu khống. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số con dấu như dấu chức danh, dấu tên, dấu đã thẩm định, dấu chỉ mức độ khẩn, mật ... Trong trường hợp văn thư đi vắng phải bàn giao con dấu lại cho Trưởng phòng Hành chính.
* Lập hồ sơ và nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan
Tổ chứ c quản lý công văn giấy tờ trong mô ̣t cơ quan nhằm phu ̣c vu ̣ thông tin kịp thời nhanh chóng, chính xác cho công tác quản lý không những ở khâu quản lý công văn đi - đến mà công tác lâ ̣p hồ sơ hiê ̣n hành cũng đóng vai trò hết sứ c quan tro ̣ng.
Lập hồ sơ hiê ̣n hành là khâu cuối cùng trong các nô ̣i dung của công tác văn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư và công tác lưu trũ. Nô ̣i dung củ a viê ̣c lâ ̣p hồ sơ đươ ̣c dựa trên Nghi ̣ đi ̣nh số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 củ a Chính phủ về công tác văn thư như sau:
Căn cứ vào qui định của nhà nước mỗi cơ quan, đơn vị, cán bộ làm công tác văn bản, giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ hàng năm đều phải tiến hành lập hồ sơ về công việc mình đã làm. Công ty Dược phẩm Tâm Bình chưa có danh mục hồ sơ hàng năm, văn thư công ty do trình độ nghiệp vụ còn hạn chế nên chưa quan tâm đến việc lập danh mục hồ sơ hàng năm và hướng dẫn lập hồ sơ trong công ty, mà chủ yếu chỉ sắp xếp công văn lưu theo tên loại và thứ tự thời gian, theo vấn đề, theo cơ cấu tổ chức. Trong các file lưu tài liệu, văn thư đã viết được tờ mục lục và đánh số thứ tự trên từng văn bản nên cũng phần nào tạo được thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu
Hình ảnh hộp đựng văn bản trước khi nộp vào lưu trữ