8. Kết cấu của khóa luận
3.1. Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của lãnh đạo về công tác văn phòng
Công tác quản trị văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công ty Dược phẩm Tâm Bình cũng không thể ngoại lệ, công ty muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho ban lãnh đạo công ty, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của ban lãnh đạo. Vì vậy, nếu văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của công ty sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ.
Để công tác quản trị văn phòng của công ty ngày càng hoàn thiện hơn, một trong những yếu tố vô cùng quan trọng đó là sự quan tâm và đầu tư của ban lãnh đạo.
Muốn ban lãnh đạo quan tâm đến công tác này Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự và cán bộ văn phòng cần phải tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo hiểu sâu sắc hơn tầm quan trọng chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng đối với hoạt động của công ty, phải nhận thức được rằng công tác quản trị văn phòng có vị trí quan trọng và không thể thiếu đối với sự tồn tại của mỗi cơ quan, tổ chức.
Lãnh đạo công ty phải thường xuyên quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, giúp đỡ, phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho Trưởng phòng và cán bộ làm công tác văn phòng làm việc một cách hiệu quả nhất. Hơn nữa ban lãnh đạo công ty cũng cần phải tìm hiểu về công tác văn phòng để hiểu rõ hơn tầm quan trọng công tác này để có các phương án thực hiện, chỉ đạo nhằm ngày càng hoàn thiện hơn nữa công tác này vì công tác quản trị văn phòng có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo.
Là một nhà lãnh đạo tận tâm cần phải có sự quan tâm, chia sẻ những khó khăn, khích lệ, động viên cán bộ làm công tác quản trị văn phòng nói riêng và cán bộ nhân viên làm công tác văn phòng nói chung.
Để gặt hái thành công trong quá trình chinh phục nhân tài, yếu tố nền tảng quan trọng là thấu hiểu lòng người. Là người lãnh đạo công ty luôn phải trao đổi, gợi ý cho Trưởng phòng và các cán bộ nhân viên văn phòng chia sẻ về mục tiêu, đam mê và mong đợi của mình trong nghề nghiệp. Nắm bắt tiến độ công việc Trưởng phòng và cán bộ nhân viên văn phòng đang thực hiện đến đâu và xem xét liệu họ có đang gặp khó khăn nào không mà mình có thể giúp đỡ với vai trò lãnh đạo công ty. Luôn luôn tạo cơ hội để Trưởng phòng Hành chính và cán bộ nhân viên văn phòng chia sẻ.
Lãnh đạo công ty là người lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành chung, là người am hiểu tất cả các lĩnh vực công ty đang hoạt động nhưng không có kiến thức chuyên sâu trong tất cả các lĩnh vực đó. Trưởng phòng, cán bộ văn phòng và các bộ phận chuyên môn giúp việc là những người có năng lực chuyên môn sâu, tinh thông về lĩnh vực mình đảm trách, với tính chuyên nghiệp cao. Vậy để lãnh đạo công ty hiểu hết được ý nghĩa và tầm quan trọng mà từ đó có trách nhiệm và quan tâm đến công tác quản trị văn phòng. Với tài năng và trách nhiệm của mình, Trưởng phòng và cán bộ văn phòng phải tích cực tham mưu tư vấn cho ban lãnh đạo để đưa ra các phương án, kế hoạch, chương trình, các phương án và tính toán dự báo có căn cứ về tính hiệu quả và hệ quả của từng chương trình, phương án. Khi nhận thức của lãnh đạo đúng đắn về vai trò của công tác văn phòng sẽ quan tâm, chú trọng, đầu tư hơn cho công tác này như:
- Ban hành và bổ sung những văn bản quy định hướng dẫn cụ thể, chặt chẽ và rõ ràng hơn về các nghiệp vụ công tác văn phòng: Quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản; Quy chế văn thư, lưu trữ; Quy trình quản lý văn bản đi đến; Nội quy quản lý tài liệu tại phòng, kho lưu trữ. Văn bản triển khai áp dụng trong toàn công ty bắt buộc các bộ phận phòng ban khác phải thực hiện tạo sự đồng nhất và sự phối kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban bộ phận với nhau
giúp bộ phận văn phòng tổ chức, điều hành và thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng, chính xác và đạt kết quả cao.
- Lãnh đạo công ty quan tâm chú trọng hơn đến con người làm việc trong tổ chức của mình. Từ đó ngay từ khâu tuyển dụng cũng được chú trọng và bố trí đúng người, đúng chuyên môn nghiệp vụ. Thường xuyên liên kết mở các lớp đào tạo về soạn thảo văn bản cho tất cả các phòng ban, bộ phận trong công ty. Thuê các chuyên gia tư vấn, tổ chức các cuộc hội thảo với các chuyên đề liên quan đến từng nghiệp vụ của công tác văn phòng.
- Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cho văn phòng: Máy tính và hệ thống mạng chất lượng cao, đồng bộ, đầu tư hệ thống phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý văn bản, các thiết bị phục vụ cho soạn thảo văn bản, thiết bị để nhân bản, thiết bị phục vụ cho việc quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Lãnh đạo công ty có thể cấp một mức kinh phí nhất định cho văn phòng để văn phòng có thể tự mời các chuyên gia về tư vấn, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng hoặc cử cán bộ văn phòng tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn...
Vậy cần nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của công tác quản trị văn phòng trong đội ngũ lãnh đạo. Lãnh đạo công ty cần nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của công tác quản trị văn phòng và xem đó là yếu tố kiên quyết để hoàn thành mọi nhiệm vụ của mình. Nhận thức rõ được tầm quan trọng của công tác quản trị văn phòng đúng đắn thì lãnh đạo mới có sự quan tâm, đầu tư cho hoạt động quản lý, điều hành và hoạt động của văn phòng.