8. Kết cấu của khóa luận
3.2.3. Tổ chức và hướng dẫn thực hiện thống nhất về chuyên môn nghiệp vụ
phục vụ của đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng là hết sức cần thiết vì mỗi mỗi cán bộ nhân viên đảm bảo được yếu tố là năng lực chuyên môn cao cùng với lòng nhiệt tình và niềm đam mê trông công việc sẽ thúc đẩy công ty phát triển đi lên theo tầm nhìn, sứ mệnh đặt ra từ trước, và theo những mục tiêu cụ thể trong từng giai đoạn.
3.2.3. Tổ chức và hướng dẫn thực hiện thống nhất về chuyên môn nghiệp vụ nghiệp vụ
Văn phòng sau khi nhận được sự quan tâm đầu tư của lãnh đạo thì việc tổ chức và hướng dẫn thực hiện thống nhất về chuyên môn nghiệp vụ của công tác văn phòng cũng hết sức cần thiết như:
Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự xây dựng tiêu chuẩn cụ thể với các vị trí, chức danh của cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng. Bản tiêu chuẩn cần quy định rõ về các vấn đề trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất cần có của vị trí cần tuyển. Đối các các cán bộ nhân viên đang thực hiện công tác văn phòng hiện tại nếu thiếu các tiêu chuẩn xây dựng thì cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng thêm để có thể đáp ứng yêu cầu công việc được giao. Xây dựng tổ chức bộ máy và lựa chọn, bố trí đúng người đúng việc là vấn đề mang tính khoa học vì tổ chức bộ máy không đủ mạnh, hoạt động không có hiệu lực, hiệu quả và bố trí cán bộ không đúng thì khó thành công.
Lãnh đạo chỉ đạo các phòng ban cần căn cứ vào bản kế hoạch chi tiết của từng phòng ban để lập chương trình kế hoạch sao cho hợp lý, khi xây dựng cần có sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch, không được để cho các hoạt động bị trùng lặp, thống nhất theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch giữa cấp trên với cấp dưới; phải tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên giải quyết trước; cán bộ văn phòng phải chú ý tới các yếu tố về thời gian và các điều kiện cần thiết khác trong bản kế hoạch tổng hợp.
Trong thời đại khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin truyền thông phát triển như vũ bão hiện nay, người làm công tác quản trị văn phòng cần có sự am hiểu về khoa học kỹ thuật để có khả năng ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin truyền thông trong hoạt động nghiệp vụ của mình. Đây là một yêu cầu bức thiết từ thực tiễn đặt ra. Như vậy cần trang bị cho lãnh đạo các kỹ năng, kỹ sảo của công nghệ thông tin nhằm trao đổi, chia sẻ thông thin, tổ chức các cuộc bàn bạc, hội thảo qua mạng hoặc đưa thông tin, quản lý thông tin trên mạng. Từ đó lãnh đạo cũng có thể đánh giá được năng lực và trình độ của nhân viên và đưa ra các biện pháp giúp hoạt động của văn phòng và công ty ngày càng phát triển hơn.
Hiện nay công ty đã tổ chức tốt công tác họp, hội nghị, tuy nhiên vẫn cần phải có những quy định cụ thể về mức kinh phí có thể cấp cho từng cuộc họp, hội nghị để tiết kiệm tránh lãng phí. Sau mỗi cuộc họp, hội nghị ban lãnh đạo công ty tổ chức rút kinh nghiệm, những người có liên quan sẽ kiểm tra từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế sai sót để tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau. Ngoài ra văn phòng cần phải đẩy mạnh công tác tuyên truyền đến tất cả các cán bộ công nhân viên để mọi người nhận thấy các cuộc họp là cơ hội để họ nắm bắt được các kế hoạch sắp tới, những kế hoạch đã đạt được của công ty và đó cũng là cơ hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng của mình với lãnh đạo công ty, giúp xóa nhòa khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên làm cho mọi người hiểu nhau hơn. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng một lúc. Là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quyết định.
Hướng dẫn cụ thể hóa các nội dung của các văn bản giúp cho cán bộ nhân viên tiếp cận một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Sau khi hướng dẫn kiểm tra, đánh giá xem cán bộ nhân viên đã thực tiện tốt chưa, nếu chưa thực hiện tốt thì hướng dẫn lại hoặc mời chuyên gia về hướng dẫn. Tiếp đó kiểm tra việc thực hiện song song với việc hướng dẫn là các chế độ chính sách, các chế tài xử phạt đánh giá vào thi đua khen thưởng để bắt buộc cán bộ nhân viên thực hiện.