8. Kết cấu của khóa luận
2.2.4. Công tác đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhu cầu về thông tin là rất lớn. Nhu cầu này rất đa dạng và luôn thay đổi. Nó được xác định tùy thuộc vào công việc hay từng loại công việc, phạm vi hoạt động của cơ quan tổ chức và nhiều yếu tố khác.
Trong đời sống hàng ngày, công tác thông tin bao gồm các hoạt động như: thu thập, lựa chọn, xử lý, sắp xếp, truyền đạt khai thác, sử dụng và bảo quản thông tin. Các hoạt động này nhằm đạt một mục đích nhất định và được gọi chung là quá trình thu thập, xử lý thông tin.
Văn phòng công ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thông tin giữa các đơn vị, tổ chức bên ngoài thường phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạo điều hành công việc một cách có hiệu quả. Văn phòng công ty là đầu mối thu thập và xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa ra được những quyết định tối ưu. Thông tin được thu thập bao gồm hai loại:
Thông tin có tính hệ thống: là những thông tin đưa đến cho người nhận tin theo thời gian quy định trước với những thông số chung. Loại thông tin này tại công ty thường là các bản báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của quý, năm, báo cáo về tình hình lao động.
nhận không theo định kỳ và thông báo về những sự kiện diễn ra không theo quy luật, nằm ngoài dự kiến của người nhận tin.
Tại công ty thông tin được thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:
Hệ thống các văn bản: Mọi thông tin từ các cấp lãnh đạo xuống các phòng ban chức năng và các đơn vị chủ yếu là bằng các văn bản, do đó tính chính xác và cụ thể hóa cao. Khi một thông tin chỉ đạo được gửi đi thì căn cứ vào mức độ cần thiết của thông tin mà tiến hành nhanh hay chậm. Nói chung thời gian gửi văn bản đến các phòng ban trong công ty chỉ mất từ 15-20 phút để thực hiện các thủ tục như nhận thông tin, trình lãnh đạo, vào sổ văn bản.. .thông tin có thể được chuyển giao chậm hơn thậm chí có thể để đến cuối ngày làm việc. Thông thường thông tin được cán bộ văn thư thu nhận vào các buổi sáng hàng ngày và được chuyển ngay sau đó.
Nguồn thông tin thu được qua các cuộc họp, hội nghị.
Ngoài ra tại công ty thông tin còn được thu thập qua báo chí, qua hệ thống máy fax, đường bưu điện, chuyển phát nhanh, hệ thống mạng Internet và mạng lan cũng góp phần không nhỏ trong việc cung cấp các thông tin một cách chính xác và khoa học.
Các thông tin sau khi được thu thập sẽ qua quá trình xử lý. Đây là bước rất quan trọng, nó giúp xác định đâu là những thông tin chính, thông tin quan trọng, đâu là thông tin hỗ trợ, những thông tin không cần thiêt kém chất lượng sẽ được loại bỏ. Ví dụ: loại thông tin mang tính chất “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” hay “mật” phải được chuyển ngay cho Tổng Giám đốc kịp thời xử lý, giải quyết.
Sau khi thông tin được xử lý sẽ được truyền đạt tới các đối tượng tiếp nhận. Các thông tin được truyền đạt đến các đối tượng chủ yếu qua hệ thống văn bản, các cuộc họp, hội nghị.
Ngoài thực hiện công tác thu thập và xử lý thông tin bộ phận văn phòng còn thực hiện công tác truyền thông.
Trong công tác truyền thông của công ty như: quảng bá thương hiệu, tạo lập wedsite, đăng tin... tất cả các công việc trên do bộ phận hành chính thực hiện dưới sự giám sát và chỉ đạo của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự.
Sơ đồ Quy trình thu thập thông tin Công ty Dược phẩm Tâm Bình