6. Tổng quan nghiên cứu đề tài
2.2.1. Nguồn thu chi ngân sách nhà nước
* Nguồn thu ngân sách nhà nước
Trường Cao Đẳng Sư phạm Đắk Lắk được ra quyết định giao dự toán ngân
sách năm căn cứ trên biên chế thực tế có mặt, lưu lượng học sinh và nguồn thu từ hoạt động dịch vụ. Trên cơ sở kế hoạch công tác, khả năng tuyển sinh, các khoản thu từ học phí, phí nội trú, liên kết đào tạo và tình hình thực hiện nhiệm vụ của năm
trước, Tổ tài vụ tiến hành lập dự toán thu hàng năm, tổ chức thảo luận dự toán thu với các đơn vị, sau đó cân đối nguồn tài chính, lập dự toán thu của Trường để Hiệu trưởng phê duyệt và gửi các đơn vị.
Thời điểm lập dự toán thu hàng năm vào tháng 07 hàng năm. Đối với kế toán hoạt động thu do ngân sách nhà nước, trường sử dụng chứng từ bắt buộc là quyết định giao dự toán là chứng từ dùng để theo dõi tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí, nguồn ngân sách nhà nước hàng năm cấp. Trường Cao Đẳng Sư phạm Đắk Lắ sử dụng các tài khoản kế toán và tiến hành định khoản như nhau theo đúng quy định của quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư 185/TT- BTC. Cụ thể sử dụng các tài khoản kế toán sau:
+ TK 008: Dự toán chi hoạt động, tài khoản này được mở chi tiết.
TK 0081: Dự toán chi thường xuyên với nguồn kinh phí loại 490-501: Đào tạo Cao đẳng.
TK 0082: Dự toán chi không thường xuyên được giao dự toán các nguồn kinh phí loại 490-501 : Sửa chữa nâng cấp , loại 490-498-CTMT: Chương trình mục tiêu…
+ TK 461 “Nguồn kinh phí hoạt động” tài khoản này được mở chi tiết theo niên độ kế toán và theo nguồn kinh phí thường xuyên hay không thường xuyên.
TK 4611 “Nguồn kinh phí hoạt động năm trước” chi tiết như sau: TK 46111 “ Nguồn kinh phí thường xuyên”.
TK 46112 “Nguồn kinh phí không thường xuyên”.
TK 4612“Nguồn kinh phí hoạt động năm nay” chi tiết như sau: TK 46121 “ Nguồn kinh phí thường xuyên”.
TK 46122“Nguồn kinh phí không thường xuyên”.
TK 4613 “Nguồn kinh phí hoạt động năm sau” chi tiết như sau: TK 46131 “ Nguồn kinh phí thường xuyên”.
TK 46132 “Nguồn kinh phí không thường xuyên”.
Khi Trường Cao Đẳng Sư phạm Đắk Lắk nhận được quyết định giao dự toán ngân sách năm để thực hiện theo kế hoạch đã được phê duyệt. Kế toán tiến hành ghi
Nợ tài khoản 008 và các tài khoản cấp 2 phù hợp (Nợ TK 0081- Dự toán chi thường xuyên và Nợ TK 0082- Dự toán chi không thường xuyên) theo số liệu được giao trong quyết định giao dự toán.
Cụ thể, dự toán NSNN kế toán ghi tăng TK 0082-Dự toán chi không thường xuyên chi tiết theo các nguồn trên. Trường hợp nếu nhận được quyết định giao bổ sung dự toán ngân sách năm để thực hiện phát triển sự nghiệp theo kế hoạch đã được phê duyệt. Kế toán tiến hành ghi nợ tài khoản 008 và các tài khoản cấp 2 phù hợp (Nợ TK 0082- Dự toán chi không thường xuyên) theo số liệu được bổ sung trong quyết định giao dự toán.
Số liệu năm 2019
Nợ TK 0082 “Chi hoạt động bộ máy” loại 490 – 501 nguồn 12: 8.720.000.000 Nợ TK 0082 “Kinh phí cấp bù học phí” 490-501nguồn 12: 800.000.000 Nợ TK 0082 “Kinh phí nâng cấp, sửa chữa”490-501 nguồn 12 : 1.600.000.000 Nợ TK 0082 “Dự án Đổi mới và nâng cao chất lượng giáo dục nghề nghiệp” loại 490- 498 nguồn 12 : 1.050.000.000
Cuối quý, đơn vị lập báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng. Phục vụ cho công tác tiếp nhận, theo dõi sử dụng và quyết toán nguồn thu kinh phí do ngân sách nhà nước cấp thì kế toán sử dụng các loại sổ sách sau nhằm theo dõi, phản ánh và báo cáo quyết toán trong năm sử dụng:
- Sổ cái tài khoản 461. - Sổ cái tài khoản tiền mặt.
Để theo dõi và phản ánh tình hình tiếp nhận kinh phí từ ngân sách nhà nước, kế toán sử dụng hệ thống báo cáo tài chính:
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng - Báo cáo đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN.
* Nguồn chi ngân sách nhà nước
Hoạt động chi ngân sách của Trường bao gồm các nguồn: Chi thường xuyên, không thường xuyên
- Giấy rút dự toán - Bảng lương - Hóa đơn dịch vụ - Phiếu chi tiền mặt - Phiếu nhập, xuất kho
- Giấy đề nghị mua sắm, Giấy đề nghị thanh toán
- Các hợp đồng mua sắm, biên bản nghiệm thu và bàn giao, biên bản thanh lý hợp đồng.
Các khoản chi được sử dụng tài khoản “Chi hoạt động thường xuyên”
- TK66121 để phản ánh giá trị các khoản chi hoạt động sự nghiệp tại đơn vị. Tài khoản nguồn được sử dụng TK 4612“ Nguồn kinh phí thường xuyên”.
- Khi tính lương và các khoản phụ cấp phải trả cho cán bộ, viên chức, căn cứ vào bảng lương kế toán ghi tăng chi hoạt động chi tiết cho số chi hoạt động năm nay, cho hoạt động thường xuyên (Nợ TK 66121- chi hoạt động thường xuyên) và chi tiết theo mục, tiểu mục trong mục lục ngân sách đồng thời ghi tăng giá trị các khoản phải trả CCVC và tiến hành vào sổ chi tiết chi hoạt động.
+ Tính lương cho cán bộ, giáo viên: Nợ TK 661/Có TK 334 + Trả lương cho cán bộ giáo viên: Nợ TK334/ Có TK 461, 112 + Tính bảo hiểm cho người lao động : Nợ TK 334/ Có TK 332 + Tính bảo hiểm cơ quan phải đóng: Nợ TK 661/Có TK 332 + Thanh toán bảo hiểm: Nợ TK 323/ Có TK 461
- Các khoản chi liên quan đến mua vật tư, văn phòng khi phát sinh chi phí, căn cứ vào hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu và bàn giao hàng hóa, biên bản thanh lý hợp đồng, hoá đơn GTGT, kế toán ghi tăng chi hoạt động chi tiết cho số chi hoạt động năm nay, cho hoạt động thường xuyên (Nợ TK66121- chi hoạt động thường xuyên) và chi tiết theo mục lục ngân sách tương ứng. Đồng thời tiến hành vào sổ chi tiết chi hoạt động, thanh toán văn phòng phẩm Trường sẽ khoán chi tới từng bộ phận. Giá trị khoán chi do hiệu trưởng căn cứ vào đặc điểm hoạt động của từng bộ phận cũng như nhu cầu sử dụng thực tế tại các đơn vị để quyết định. Giá trị
đó được thể hiện rất rõ trong quy chế chi tiêu nội bộ của trường với việc khoán chi trên đã yêu cầu các bộ phận tại trường phải sử dụng tiết kiệm, hiệu quả để giảm chi phí, tránh thất thoát. Hàng tháng, Trường đều phát sinh các khoản chi phí như điện, điện thoại, nước, bưu phí… Các khoản chi phí này đều được nhà cung cấp phát hành hóa đơn hàng tháng khi nhận được hóa đơn thanh toán tiền điện, điện thoại, kế toán căn cứ vào chứng từ lập giấy rút dự toán, kế toán ghi tăng chi hoạt động chi tiết cho số chi hoạt động năm nay, cho hoạt động thường xuyên ( Nợ TK 66121- chi hoạt động thường xuyên), tiến hành vào sổ chi tiết chi hoạt động, chi mua hàng hóa vật tư dùng cho chuyên môn của từng ngành, trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng (không phải là tài sản cố định), chi mua tài liệu chỉ dùng cho chuyên môn của ngành. Tất cả các nội dung chi nghiệp vụ chuyên môn này khi tiến hành triển khai đều thực hiện các bước cơ bản như sau:
Khi các phòng ban có nhu cầu mua hàng hóa vật tư dùng thì phải gửi về phòng Hành chính Quản trị tổng hợp và đề xuất ban giám hiệu. Ban giám hiệu sẽ xem xét nhu cầu của phòng ban có thực sự cần thiết không. Sau đó giao cho phòng Hành chính Quản trị tiến hành làm các thủ tục để mua. Hành chính Quản trị lấy báo giá ít nhất 3 nhà cung cấp và soạn hợp đồng mua sắm và chuyển phòng tài chính kế toán thẩm định báo giá và thẩm định tài chính của hợp đồng. Khi phòng tài chính kế toán thẩm định và quyết định chọn nhà cung cấp gửi Hiệu trưởng ký duyệt và ký hợp đồng mua sắm với nhà cung cấp, hai bên tiến hành bàn giao cho bên mua. Kết thúc quá trình bàn giao, hai bên tiến hành lập và ký nhận phiếu giao hàng. Sau khi kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng kinh tế, kết thúc hợp đồng hai bên tiến hành lập “Biên bản thanh lý hợp đồng”. Bên bán lập hoá đơn GTGT giao cho bên mua, khi thanh toán kế toán lập giấy rút dự toán. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi tăng chi hoạt động chi tiết cho số chi hoạt động năm nay, cho hoạt động thường xuyên (Nợ TK66121- chi hoạt động thường xuyên) và chi tiết theo mục lục ngân sách tương ứng của khoản mua sắm đó. Phát sinh chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định mang tính chất sửa chữa nhỏ từ nguồn kinh phí thường xuyên của nhà trường.
Tất cả các hoạt động chi khác phát sinh tại đơn vị mang tính đột xuất (không có trong dự toán). Khi phát sinh ở bộ phận nào thì bộ phận đó sẽ tiến hành lập giấy đề nghị thanh toán gửi nên ban giám hiệu để quyết định phê duyệt. Ban giám hiệu dựa vào thực tế của khoản chi và dựa vào nguồn kinh phí chi thường xuyên để xem xét. Khi khoản chi đã được duyệt căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc chứng từ kế toán liên quan, kế toán ghi tăng chi hoạt động chi tiết cho số chi hoạt động năm nay, cho hoạt động chi thường xuyên (Nợ TK 66121- chi hoạt động xuyên năm nay) và kế toán vào sổ chi tiết hoạt động. Khi phát sinh nhiệm vụ phải thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán tiến hành lập giấy rút dự toán, và tiến hành phản ánh ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động năm nay, tức ghi có TK 46121 theo Giấy rút dự toán, tiến hành vào sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí và ghi giảm giá trị phải trả cho nhà cung cấp ghi nợ TK3311 chi tiết theo đối tượng thanh toán. Đồng thời ghi có tài khoản 008 và các tài khoản chi tiết cấp 2 phù hợp (Có TK0081- dự toán chi thường xuyên) theo số liệu của Giấy rút dự toán.
+ Nhập kho hàng hóa dùng cho chuyên môn: Nợ TK 331/Có TK 152 + Xuất kho hàng hóa dùng cho chuyên môn: Nợ TK 661/ Có TK 152
+ Thanh toán tiền hàng hóa dùng cho chuyên môn: Nợ TK 331/ Có TK 461, 111
+ Đồng thời ghi có TK 008
- Về sử dụng kết quả hoạt động tài chính trong năm, hàng năm sau khi trang trải các khoản chi phí, nộp thuế và các khoản nộp khác theo quy định, phần chênh lệch thu lớn hơn chi Trường sử dụng trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi. Đối với quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi mức trích tối đa hai quỹ không quá 1 tháng tiền lương, tiền công bình quân trong năm.
- Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành lập các chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ được lập phân loại theo nội dung tiến hành ghi vào các sổ kế toán liên quan. Phục vụ cho công tác tiếp nhận, theo dõi sử dụng và quyết toán hoạt động chi kinh phí do ngân sách nhà nước cấp thì kế toán sử dụng các loại sổ sách sau nhằm theo dõi, phản ánh và báo cáo quyết toán trong năm sử dụng:
- Sổ chi tiết chi hoạt động. - Sổ cái tài khoản 661.
Trường tiến hành lập các báo cáo tài chính theo đúng kỳ hạn theo quy định của quyết định 19/2006/QĐ-BTC. Đó là các báo cáo tài chính tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng .
* Hoạt động chi không thường xuyên.
Nguồn kinh phí không thường xuyên được đơn vị cấp trên cấp dự toán chủ yếu là chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định mang tính chất đầu tư sửa chữa lớn. Trường hợp mua sắm, sửa chữa lớn tài sản thì phải có giấy đề nghị mua sắm,sửa chữa tài sản, dịch vụ của đơn vị hoặc bảng tổng hợp danh mục tài sản, dịch vụ đề nghị mua sắm, có ý kiến chấp thuận của ban giám hiệu nhà trường. Việc mua sắm, sửa chữa tài sản, hàng hóa, dịch vụ phải có trong kế hoạch, dự toán chi ngân sách hàng năm, có dự toán kinh phí được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Qui trình mua sắm sửa chữa phải tuân theo luật đấu thầu và được UBND tỉnh phê duyệt và giao cho Trường thực hiện. Hai bên phải lập hợp đồng kinh tế và biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận tài sản, có xác nhận của đơn vị cá nhân sử dụng. Tiến hành lập hóa đơn tài chính theo quy định của pháp luật. Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ kế toán liên quan khác, kế toán tập hợp chi phí mua sắm, sửa chữa lớn tài sản trên tài khoản 241 (mở chi tiết cho mua sắm tài sản 2411 và cho sữa chữa lớn 2413). Khi kết thúc quá trình mua sắm hoặc sửa chữa lớn TSCĐ, kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ và ghi tăng chi hoạt động chi tiết cho số chi hoạt động năm nay và chi tiết theo mục lục ngân sách tương ứng của khoản mua sắmTSCĐ đồng thời tăng nguồn hình thành TSCĐ. Đối với sửa chữa lớn tài sản cố định khi hoàn thành kế toán tiến hành quyết toán giá trị sửa chữa lớn tập hợp trên 2413 để ghi tăng chi hoạt động, chi tiết cho số chi hoạt động năm nay và chi tiết theo mục lục ngân sách tương ứng của khoản sửa chữa lớnTSCĐ.