6. Tổng quan nghiên cứu đề tài
3.3.1 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển và xử lý chứng từ là khâu quan trọng quyết định đến chất lượng của thông tin kế toán. Để hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán tại Trường Cao Đẳng Sư Phạm Đắk Lắk tác giả đưa ra một số giải pháp sau:
Một là, trong những nguồn thu chủ yếu là nguồn thu học phí là quan trọng nhất. Nội dung nguồn thu này được thể hiện trên biên lai thu học phí. Cần có phần mềm thu học phí, có xác định đối tượng phải đóng học phí và đối tượng miễn giảm học phí. Nếu đơn vị có nguồn lực tài chính thì thuê các công ty để xây dựng phần mềm thu học phí hoặc nếu không thì làm trong phần mềm Excel. Bằng cách trước mỗi kỳ thu học phí, hoặc đầu năm học mới, kế toán liên kết dữ liệu của bộ phận tuyển sinh hoặc danh sách các lớp vào trong mẫu biên lai thu tiền đã xây dựng sẵn trong phần mềm Excel. Trên mẫu có ghi số thứ tự trùng với số thứ tự trong danh sách lớp hoặc số mã trong hồ sơ tuyển sinh. Khi HS, SV đến nộp học phí, kế toán chỉ tiến hành nhập số thứ tự hoặc mã hồ sơ, tên của sinh viên hiện ra, kế toán chỉ tiến hành bấm nút in là được, không phải mất nhiều thời gian. Đơn vị sử dụng phần mềm Misa, nhưng trong quá trình sử dụng phần mềm này vẫn hay xảy ra lỗi, giao diện không nhiều tính năng nên không thuận tiện cho quá trình sử dụng, một số nhân viên kế toán chưa biết cách sử dụng. Vì vậy, trong thời gian tới cần tăng cường
bố trí một số nhân viên kế toán tham gia các lớp tập huấn để cập nhật, nâng cao trình độ nghiệp vụ vi tính cho đội ngũ này.
Hai là, cần xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ sao cho khoa học, phù hợp với đặc thù của trường, thủ tục ký duyệt chứng từ cần giảm thiểu tới mức tối đa nhưng vẫn đảm bảo được tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ. Cụ thể như đối với các chứng từ liên quan đến giấy đề nghị thanh toán giảng dạy của giảng viên ở các lớp ngoài trường (các lớp liên kết, liên thông ngoài trường) đã có chữ ký xác nhận của phòng đào tạo rồi thì khi lập bảng kê thanh toán không cần phòng đào tạo phải ký lại nữa. Như vậy tính hợp pháp của chứng từ vẫn được đảm bảo mà thời gian luân chuyển chứng từ được tăng tốc nhanh hơn cần quy định cụ thể thời gian lập và nộp chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, chứng từ chi đều có quy định kiểm soát rõ ràng, đảm bảo đầy đủ tính pháp lý, nội dung và hình thức. Các nội dung khác tuỳ thuộc tính chất từng nghiệp vụ phát sinh và trên cơ sở phân công công việc của từng nhân viên kế toán chịu trách nhiệm mà xây dựng cho hợp lý.
Ngoài ra, các chứng từ được dùng làm căn cứ hạch toán sau khi lập và luân chuyển phải được kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh các yếu tố cần thiết trên chứng từ trước khi ghi sổ kế toán.Trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán, đơn vị cần tăng cường nâng cao tinh thần trách nhiệm của bộ phận kế toán mà chủ yếu là kế toán trưởng trong khâu kiểm tra lần hai. Nếu như kiểm tra lần đầu đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, thì kiểm tra lần hai có tác dụng góp phần ngăn chặn kịp thời các hiện tượng xâm phạm tài sản, vi phạm chính sách, chế độ về kinh tế tài chính của trường.
Ba là, tăng cường kiểm tra việc tuân thủ chế độ ghi chép chứng từ ban đầu, khi phát hiện chứng từ có hành vi vi phạm chế độ chính sách thì phải từ chối xuất quỹ, xuất kho hay thanh toán. Đồng thời báo ngay với ban giám hiệu đơn vị để xử lý theo pháp luật hiện hành. Đối với chứng từ được lập không đúng nội dung, thủ tục và con số không rõ ràng, thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hay ghi sổ phải trả lại
hoặc báo lại cho nơi lập chứng từ biết để hoàn thiện lại sau đó mới được sử dụng để ghi sổ.
Bốn là, chứng từ phải được bảo quản, lưu trữ một cách chặt chẽ, nghiêm cấm trường hợp tự ý mang chứng từ ra bên ngoài khi chưa được sự đồng ý của lãnh đạo.
Vì vậy, trong lần kiểm tra này, cần kiểm tra toàn bộ hồ sơ chứng từ liên quan bao gồm các chứng từ hướng dẫn và chứng từ mệnh lệnh kèm theo. Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ ở trường cần thực hiện nghiêm chỉnh theo các quy định hiện hành. Bên cạnh đó, việc lưu trữ chứng từ ở trường hiện nay vẫn chưa được khoa học và việc bảo quản vẫn chưa được đảm bảo cho chất lượng của chứng từ, số lượng chứng từ được lưu trữ đến nay đã quá lớn. Vậy trường cần phải tiến hành thanh lọc chứng từ kế toán xác định những chứng từ nào đã đủ thời hạn và theo quy định cần phải huỷ bỏ. Từ đó sắp xếp lại chứng từ hợp lý theo thời gian vào từng khu vực riêng của kho để thuận tiện cho việc kiểm tra, tiến hành sửa lại các kho bảo quản chứng từ nhằm đảm bảo các điều kiện tối thiểu như nhiệt độ, không khí, ánh sáng để giữ cho chất lượng chứng từ được bảo quản. .
Với sự phát triển của khoa học công nghệ, các phần mềm kế toán đã ra đời và được sử dụng rộng rãi.
Vì vậy, việc lập chứng từ kế toán trên máy vi tính cần được trường nghiên cứu để giảm bớt công việc kế toán. Nhà trường cần xây dựng các mẫu chứng từ sẵn cho từng nghiệp vụ trên máy trên cơ sở mã hoá từng loại nghiệp vụ. Đồng thời với quá trình trên cần xây dựng việc bảo vệ chương trình phần mềm để chống lại virut, chống sửa chữa và lưu trữ chứng từ trên máy tính cũng được đặt ra để bảo vệ tính pháp lý của chứng từ. Tuy nhiên để đảm bảo tính chính xác và tránh những rủi ro do vi- rút máy tính gây ra, hàng ngày kế toán các phần hành nên in các chứng từ phát sinh trong ngày vừa để kiểm tra vừa bắt đầu khâu lưu trữ chứng từ.