6. Tổng quan về đề tài và tài liệu nghiên cứu
1.4.3. Thủ tục kiểm soát
a. Hồ sơ làm căn cứ thực hiện thủ tục kiểm soát chi thường xuyên
Thủ tục kiểm soát (TTKS) chi thường xuyên NSNN được thực hiện theo luật định. Căn cứ vào yêu cầu quản lý, mục đích sử dụng kinh phí khi thanh toán các khoản chi, KBNN đòi hỏi các khoản chi đó phải đáp ứng được đầy đủ các hồ sơ sau:
- Dự toán năm được giao (gửi một lần vào đầu năm), nhu cầu chi quý đã gửi KBNN (gửi một lần vào cuối quý trước).
- Giấy rút dự toán NSNN có chữ ký của thủ trưởng, KTT đơn vị sử dụng NSNN hoặc người được uỷ quyền.
Ngoài ra, tuỳ theo tính chất của từng khoản chi, các hồ sơ và chứng từ thanh toán cần thiết đối với từng loại chi như sau:
Thứ nhất, chi thanh toán cá nhân, bao gồm chi tiền lương, chi học bổng và sinh hoạt phí của học sinh, tiền thuê người lao động - cần có đủ hồ sơ, văn
bản được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Chẳng hạn, đối với các khoản chi tiền lương, cần có các văn bản, giấy tờ sau:
- Bảng đăng ký biên chế, quỹ lương đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (gửi lần đầu);
- Danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (gửi lần đầu);
- Bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lương được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (nếu có).
Thứ hai, chi nghiệp vụ chuyên môn đòi hỏi phải có các hồ sơ chứng từ có liên quan như: hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng, các chứng từ gốc khác có liên quan của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ khi giao hàng hoặc thực hiện hợp đồng dịch vụ.
Thứ ba, chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa lớn tài sản cố định cần có các giấy tờ như: dự toán chi quý về mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định được cấp có thẩm quyền duyệt; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc quyết định chỉ định thầu của cấp có thẩm quyền
(đối với trường hợp mua sắm phương tiện làm việc, sửa chữa lớn phải thực hiện đấu thầu theo quy định); hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ; phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ (đối với những trường hợp mua sắm nhỏ không có hợp đồng mua bán); hoá đơn bán hàng, vật tư, thiết bị; các hồ sơ, chứng từ khác có liên quan.
Thứ tư, các khoản chi khác đòi hỏi phải có bảng kê chứng từ thanh toán có chữ ký của thủ trưởng, KTT đơn vị sử dụng NSNN hoặc người được uỷ quyền; các hồ sơ chứng từ khác có liên quan.
b. Thủ tục KSC thường xuyên NSNN
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi: Chứng từ chi phải được lập đúng mẫu qui định đối với từng khoản chi. Chẳng hạn, với chi dự
toán bằng tiền mặt, khi sử dụng kinh phí thường xuyên áp dụng mẫu C2- 04/NS, kinh phí chương trình mục tiêu quốc gia sử dụng mẫu C2- 04b/NS, dự toán ngân sách xã sử dụng mẫu C2- 02/NS; trên chứng từ phải ghi đầy đủ các yếu tố theo đúng nguyên tắc lập chứng từ kế toán, các yếu tố ghi trên chứng từ phải đảm bảo tính đúng đắn; phải có đầy đủ MDCK của chủ tài khoản, KTT (hoặc người được uỷ quyền) đúng với MDCK đã đăng ký tại Kho bạc khi mở tài khoản.
- Kiểm tra các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm các khoản chi phải còn đủ số dư dự toán để thực hiện chi trả; bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định; có đầy đủ các hồ sơ, hoá đơn, chứng từ liên quan tùy theo tính chất của từng khoản chi.
- Kiểm tra tồn quỹ NSNN của cấp ngân sách tương ứng với khoản chi. Tồn quỹ ngân sách phải đủ để cấp phát theo yêu cầu của đơn vị sử dụng NSNN (KBNN tỉnh, KBNN huyện không phải kiểm tra tồn quỹ NSNN cấp trung ương khi chi ngân sách trung ương).
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương một tập trung làm sáng tỏ các vấn đề lý luận cơ bản về ngân sách nhà nước, kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước tại KBNN. Những nguyên tắc, nội dung, quy trình, công cụ, đánh giá rủi ro trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại kho bạc và đánh giá tính hữu hiệu của công tác KSC thường xuyên NSNN tại kho bạc đã được tổng hợp. Trình tự hồ sơ, thủ tục kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên qua KBNN cũng được đề cập trong chương một. Đây là cơ sở lý luận cho việc đánh giá thực trạng công tác quản lý, kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN đối với các đơn vị sử dụng NSNN; từ đó đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên đối với các đơn vị sử dụng NSNN do KBNN huyện Ba Tơ thực hiện trong thời gian tới.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC HUYỆN BA TƠ, TỈNH
QUẢNG NGÃI