6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lí
Để phù hợp với cơ chế kinh tế nên từ khi thành lập đến nay Công ty luôn cải biến cơ cấu tổ chức của mình để ngày một thích ứng hơn. Hiện nay sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty theo quan hệ trực tuyến chức năng và được sắp xếp một cách đầy đủ, gọn nhẹ, đảm bảo các bộ phận một cách năng động hiệu quả, nó được mô tả như sau:
Chủ tịch HĐQT Kiêm Tổng Giám đốc HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
: QH Chức năng : QH Trực tuyến
Hình2.1 : Sơ đồ tổ chức của công ty CP ô tô Quang Phi Hùng
Phòng dịch vụ Phòng Bán hàng Phòng Tổ chức hành chính Phòng TC kế toán Trưởng phòng hành chính nhân sự Kế toán trưởng Giám đốc bán hàng Giám đốc dịch vụ
* Bộ Phận dịch vụ: mang cơ cấu rộng hơn so với các phòng ban khác, sơ đồ chi tiết như sau:
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức của phòng dịch vụ công ty CP ô tô Quang Phi Hùng 2.1.3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần ô tô Quang Phi Hùng
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty về tất cả hoạt động của phòng tài chính kế toán. Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lý mọi hoạt động liên quan đến tài chính, kế toán; phải nắm được toàn bộ tình hình tài chính của Công ty để tham mưu cho giám đốc ra các quyết định về tài chính; báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng TCKT cho Ban Giám Đốc; tiếp nhận và triển khai kịp thời các chỉ thị của Ban Giám đốc; tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, tiền mặt, đánh giá tình hình sử dụng cũng như phát hiện kịp thời các trường hợp làm sai nguyên tắc hoặc làm mất mát, gây hư hỏng, thiệt hại, đề ra các biện pháp xử lý phù hợp.
Quản đốc Phân xưởng Bộ phận Chăm sóc Khách hàng Bộ phận Cố vấn dịch vụ Bộ phận phụ tùng Bộ phận sửa chữa
Kế toán kiểm soát: kiểm soát tất cả các nguồn thu trong Công ty, cập nhật các quy định về giá các dịch vụ, triển khai cho các kế toán viên khi có thay đổi về giá; chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và Ban giám đốc về nguồn thu dịch vụ.
Kế toán tổng hợp: Tập hợp các số liệu từ kế toán viên để hạch toán tổng hợp, lập các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản theo qui định của Nhà nước và Công ty định kỳ hoặc khi được yêu cầu nhằm phục vụ cho công tác phân tích tình hình hoạt động toàn Công ty.
Kế toán thanh toán: lập chứng từ thu - chi cho các khoản thanh toán của Công ty. Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hàng ngày và cuối tháng. Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chúng từ. Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của Công ty. Lập danh sách khoản nợ, chi trả đúng hạn. Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
Kế toán tiền lương và các khoản chi trả cho người lao động: Ghi chép kịp thời số giờ công lao động, phối hợp với Phòng tổ chức hành chính (TCHC) để tính tiền lương phải trả cho cán bộ nhân viên Công ty; tính số trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ. Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
Kế toán thuế: Lập bảng kê danh sách lưu trữ, bảo quản hóa đơn thuế GTGT theo thời gian, thứ tự số quyển không để thất thoát, hư hỏng. Cập nhật kịp thời các thông tin về Luật thuế có liên quan đến hoạt động của công ty để cơ sở thực hiện. Hằng tháng, quý, năm, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong kỳ để báo cáo cục thuế; tính và nộp thuế GTGT, TNDN theo quy định.
Kế toán kho: theo dõi quản lý tình hình nhập – xuất – tồn các loại xe, nhiên liệu, vật tư, phụ tùng… lập bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn kho sản phẩm, vật tư, hàng hoá vào cuối tháng.
2.1.3.2. Tổ chức chứng từ kế toán
CTKT áp dụng cho công ty CP ô tô Quang Phi Hùng thực hiện theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản pháp
luật khác có liên quan đến CTKT và các quy định trong chế độ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014
Ngoài ra, phòng TCKT xây dựng các quy trình cụ thể: Quy trình mua sắm TSCĐ, Quy trình thanh toán cho khách hàng, Quy trình kế toán tiền mặt, Quy trình lập báo cáo, Quy trình lưu trữ CTKT, …. Trong từng quy trình có quy định về các chứng từ, mẫu giấy tờ cụ thể theo quy định của công ty.
Nhân viên kế toán là người lập và ghi sổ kế toán khi có nghiệp vụ phát sinh. Việc lập CTKT tuân thủ theo chế độ kế toán đối với đơn vị sự nghiệp như:
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động đều phải lập CTKT. Một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh chỉ được lập 1 lần CTKT.
- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực; chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt; số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định.
Nhìn chung đa số các chứng từ được lập và luân chuyển theo trình tự sau:
Hình 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi kiểm CTKT nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phòng TCKT phải từ chối tiếp nhận đồng thời báo cáo ngay cho Trưởng phòng TCKT biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật.
Đối với những CTKT lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì Phòng TCKT trả lại cho phòng, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
2.1.3.3.Tổ chức tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản được sử dụng tại công ty CP ô tô Quang Phi Hùng dựa trên hệ thống Tài khoản ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, bao gồm:
Tài khoản Loại 1 có 15 tài khoản:
Tài khoản 111-Tiền mặt;
Tài khoản 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc;
Tài khoản 113- Tiền đang chuyển;
Tài khoản 121- Đầu tư tài chính;
Tài khoản 131- Phải thu khách hàng;
Tài khoản 133- Thuế GTGT được khấu trừ;
Tài khoản 136- Phải thu nội bộ;
Tài khoản 137- Tạm chi;
Tài khoản 138- Phải thu khác;
Tài khoản 141- Tạm ứng;
Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu;
Tài khoản 153- Công cụ, dụng cụ;
Tài khoản 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang;
Tài khoản 155- Sản phẩm;
Tài khoản 156- Hàng hóa. - Tài khoản loại 2 có 6 tài khoản:
Tài khoản 211- Tài sản cố định hữu hình;
Tài khoản 213- Tài sản cố định vô hình;
Tài khoản 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ;
Tài khoản 241- XDCB dở dang;
Tài khoản 242- Chi phí trả trước;
Tài khoản 248- Đặt cọc, ký quỹ, ký cược. - Tài khoản loại 3 có 8 tài khoản:
Tài khoản 331- Phải trả cho người bán;
Tài khoản 332- Các khoản phải nộp theo lương;
Tài khoản 333- Các khoản phải nộp nhà nước;
Tài khoản 334- Phải trả người lao động;
Tài khoản 336-Phải trả nội bộ;
Tài khoản 337- Tạm thu;
Tài khoản 338- Phải trả khác;
Tài khoản 348- Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược; Tài khoản loại 4 có 4 tài khoản:
Tài khoản 411- Nguồn vốn kinh doanh;
Tài khoản 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái;
Tài khoản 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế;
Tài khoản 431- Các quỹ; - Tài khoản loại 5 có 3tài khoản:
Tài khoản 514- Thu phí được khấu trừ, để lại;
Tài khoản 515- Doanh thu tài chính;
Tài khoản 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ. Tài khoản loại 6 có 4 tài khoản:
Tài khoản 611 - Chi phí hoạt động;
Tài khoản 615- Chi phí tài chính;
Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán;
Tài khoản 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ; - Tài khoản loại 7 có 01 tài khoản 711- Thu nhập khác.
- Tài khoản loại 8 có 02 tài khoản:
Tài khoản 811- Chi phí khác;
Tài khoản 821 - Chi phí thuế TNDN.
Tài khoản loại 9 có 01 Tài khoản 911- Xác định kết quả
2.1.4. Tổ chức sổ kế toán
Công việc kế toán tại công ty CP ô tô Quang Phi Hùng được thực hiện trên một chương trình phần mềm kế toán được áp dụng cho toàn công ty, cụ thể là DAS. Công ty CP ô tô Quang Phi Hùng lựa chọn áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
Hình 2.4 Quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Đầu tiên, kế toán phân loại chứng từ, sắp xếp các chứng từ liên quan. Việc xử lý chứng từ được phải được thực hiện trước khi nhập dữ liệu vào máy: kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, nội dung, tính chính xác, rõ ràng của số liệu...
Kế toán căn cứ vào chứng từ đã được xử lý để hạch toán vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa thông tin để có thông tin tổng hợp trên các TK, thông tin chi tiết và hệ thống BCTC. Kế toán có thể xem xét số liệu ở bất kỳ thời điểm nào trong năm tài chính.
Cuối kỳ, cuối năm kế toán tổng hợp thực hiện thao tác khóa sổ kế toán và lập BCTC. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết luôn được thực hiện tự động, luôn đảm bảo thông tin trong kỳ được nhập liệu chính xác và trung thực.
Hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ gồm: số đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ kế toán chi tiết.
2.1.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Lập báo cáo kế toán
Công ty CP ô tô Quang Phi Hùng sử dụng biểu mẫu báo cáo kế toán theo quy định gồm: bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị khi cấp trên yêu cầu như: Báo cáo doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh từng thời điểm,.... Các báo cáo này dùng để cung cấp thông tin tài chính quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị đánh giá tình hình hoạt động của công ty.
Báo cáo phải được lập theo mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, nộp đúng thời hạn.
Công khai tài chính
Hàng năm công ty CP ô tô Quang Phi Hùng thực hiện công khai dự toán thu, chi được giao hàng năm, kể cả điều chỉnh, bổ sung trong năm bằng văn bản. Các hoạt động thu chi tuân theo Quy chế chi tiêu nội bộ của công ty. Quy chế chi tiêu nội bộ được thống nhất trong hội nghị viên chức toàn công ty cuối năm.
2.1.6. Tổ chức kiểm tra kế toán
Tổ chức kiểm tra kế toán là một yếu tố quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh chính xác thực trạng của đơn vị.
Hiện nay, công tác kiểm tra chỉ mới triển khai quản lý nguồn thu từ các phòng ban đơn vị trong công ty CP ô tô Quang Phi Hùng thông qua việc kiểm tra, quản lý đơn đặt hàng, biên lai sữa chữa. Hàng ngày, khi kế toán thu phí nộp hết tiền thu cho thủ quỹ, sau đó thủ quỹ nộp toàn bộ số tiền vào tài khoản của công ty tại ngân hàng. Kế toán kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra, soát xét lại số thu trên biên lai, đơn đặt hàng với số tiền đã nộp Ngân hàng. Nhờ đó có thể kiểm tra, kiểm soát được tổng thu trong công ty.
Trong trường hợp kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ là do kế toán thanh toán kiểm tra. Rồi lại chính nhân viên này thực hiện hạch toán vào phần mềm, nên nếu có sai sót thì khó phát hiện ra. Có thể hiểu rằng nhân viên kế toán vừa là người làm, lại vừa là người kiểm tra thì rất dễ gây ra sai sót.
2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CỔPHẦN Ô TÔ QUANG PHI HÙNG PHẦN Ô TÔ QUANG PHI HÙNG
Để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại công ty, tác giả đã sử dụng Bảng câu hỏi khảo sát và thông qua bảng trả lời câu hỏi để có căn cứ đánh giá. Cụ thể tác giả đã tiến hành phát 80 bộ câu hỏi đến 80 nhân viên trong đơn vị, thu về được 69 bảng. Sau quá trình sàng lọc, tác giả thu được 60 bảng kết quả có thể sử dụng được và rút ra những nhận định về thực trạng HTKSNB tại công ty CP ô tô Quang Phi Hùng như sau:
2.2.1. Môi trường kiểm soát
2.2.1.1. Tính chính trực và các giá trị đạo đức của cấp lãnh đạo và đội ngũ nhân viên
Tính chính trực và các giá trị đạo đức là một khái niệm được COSO 2013 nhấn mạnh. Muốn duy trì tính chính trực và các giá trị đạo đức thì phải làm cho nguyên
tắc này được phổ biến và thừa nhận rộng rãi trong tổ chức, nó được thể hiện rõ nét nhất là ban hành chuẩn mực đạo đức và nghề nghiệp trong đơn vị.
Bảng 2.1: Kết quả khảo sát về tính trung thực và giá trị đạo đức
CÂU HỎI
TRẢ LỜI
CÓ KHÔNG
SL TL %) SL TL (%)
01.Theo Anh/chị, Nhân viên trong công ty có thực hiện nghiêm túc các yêu cầu về đạo đức ứng xử đã đề ra không?
49 82% 11 18%
02. Ban Giám đốc công ty có luôn thực hiện đúng đắn các quy định, chủ trương của nhà nước, làm gương cho nhân viên về việc tuân thủ các chuẩn mực đã được xây dựng không?
60 100% 0 0%
03. Công ty có truyền đạt các quy tắc ứng xử, hướng dẫn về đạo đức, phân biệt hành vi vi phạm hoặc cho phép, các biện pháp xử lý khi xảy ra hành vi vi phạm đến các nhân viên hay không?
55 92% 5 8%
04. Công ty có ban hành những văn bản cụ thể
quy định về đạo đức nghề nghiệp không? 58 97% 2 3%
05. Trong công ty có tồn tại những áp lực và cơ hội để nhân viên phải hành xử trái quy định không?
13 21% 47 79%
06. công ty đã và đang xây dựng môi trường văn hóa của tổ chức về các chuẩn mực ứng xử và các giá trị đạo đức nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức của nhân viên không?
60 100% 0 0%
07. Lãnh đạo công ty có coi trọng tính chính trực
và giá trị đạo đức trong công việc không? 60 100% 0 0% Qua khảo sát về tính trung thực và giá trị đạo đức cho thấy:
Công ty có ban hành những quy định về đạo đức nghề nghiệp thông qua việc xây dựng và ban hành Quy tắc giao tiếp và ứng xử có tính bắt buộc chung đối với toàn thể nhân viên (97% trả lời có). Song song với đó thì có 92% ý kiến đồng ý rằng công ty có truyền đạt các quy tắc ứng xử, hướng dẫn về đạo đức, phân biệt hành vi vi phạm hoặc cho phép, các biện pháp xử lý khi xảy ra hành vi vi phạm để nhân viên hiểu rõ trước khi thực hiện.
100% ý kiến đồng ý rằng lãnh đạo công ty đề cao tầm quan trọng của giá trị