6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát
3.2.1.1. Tính trung thực và giá trị đạo đức
Nâng cao nhận thức về KSNB cho đội ngũ cán bộ quản lý cũng như trách nhiệm của đội ngũ nhân viên trong việc xây dựng môi trường làm việc có văn hóa. Cụ thể là:
Công ty cần tổ chức buổi tập huấn “Quy tắc ứng xử và kỹ năng giao tiếp” do Trưởng phòng Marketing phụ trách giảng dạy. Buổi tập huấn phải có sự tham gia của tất cả các nhân viên đang làm việc tại đơn vị đặc biệt là các nhân viên sale – người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, kể cả bảo vệ và nhân viên vệ sinh. Có 4 kỹ năng ứng xử được nhắc đi nhắc lại: Có ý thức, trách nhiệm và luôn chấp hành quy
định chung; Giải quyết công việc khoa học, hiệu quả, tiết kiệm; Tuân thủ nội quy an toàn lao động; Điềm tĩnh, tôn trọng khách hàng. Tất cả sẽ cùng nhau thảo luận, trao đổi, chia sẻ cách xử lí những tình huống giao tiếp thường gặp, đồng thời gợi ý những giải pháp để rèn luyện, nâng cao kỹ năng giao tiếp ứng xử.
Trưởng phòng phải xử lý nghiêm ngặt các trường hợp vi phạm quy tắc ứng xử, bị khách hàng phản ánh trực tiếp hoặc theo đường dây nóng,…. Mạnh dạn đánh giá xếp loại thi đua một cách thẳng thắn, trừ thẳng tiền vào thu nhập tăng thêm hoặc hoa hồng của cá nhân sai phạm để làm gương cho các đối tượng tiếp theo, tránh việc nhân viên chủ quan vì chưa bị xử phạt chính đáng. Đồng thời khen thưởng quy tắc ứng xử cho các cá nhân có thành tích tốt hoặc kết quả kinh doanh vượt bậc, nhận được lời khen từ khách hàng.
Đối với các cơ quan báo chí, truyền thông: Trong quá trình hoạt động đôi lúc phải tiếp xúc với báo chí, truyền thông. Hoạt động này sẽ đem lại hiệu quả cho đơn vị như tiết kiệm tiền quảng cáo nếu như đơn vị biết khai thác, nhưng nếu các nhân viên không xử lý khéo thì mối quan hệ này có thể trở thành bất lợi. Vì vậy, khi tiếp xúc với các cơ quan báo chí, truyền thông, người phát ngôn cần tỏ ra lịch sự, cởi mở, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết, đúng thẩm quyền nếu đó không phải là bí mật của đơn vị.
3.2.1.2. Năng lực nhân viên
Nhân sự là vấn đề đặc biệt cần quan tâm, không chỉ ở chỗ con người là yếu tố quyết định của HTKSNB mà còn ở chỗ nguồn nhân lực ở công ty còn nhiều bất cập với yêu cầu phát triển và con người cũng là chủ thể thực hiện các thủ tục kiểm soát.
Để khắc phục các vấn đề trên, công ty có thể thực hiện một số thay đổi như sau: Ban Giám đốc cần chặt chẽ hơn trong khâu tuyển dụng cũng như mạnh dạn sa thảo những cá nhân có hiệu quả làm việc không tốt. Bảng mô tả công việc phải được xây dựng càng chi tiết, rõ ràng càng tốt, có thể làm theo mẫu tại Phụ lục 2 . Cụ thể bao gồm các thông tin sau:
Nhận diện công việc: gồm các thông tin về chức danh, bộ phận làm việc, mã số công việc
Mục tiêu công việc: nêu lí do cần có vị trí này trong đơn vị
Các quyền hạn và trách nhiệm của người thực hiện công việc
Các yêu cầu về năng lực ( kiến thức và kỹ năng) mà người thực hiện công việc phải đáp ứng
Môi trường làm việc và các khó khăn có thể gặp phải khi thực hiện công việc
3.2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Ban lãnh đạo cần có biện pháp rà soát lại cơ cấu tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn và hiệu quả phù hợp sao cho vừa đảm bảo quy chế tổ chức của đơn vị, vừa phù hợp với quy định và tình hình thực tế, tiết kiệm chi phí nhằm đạt hiệu quả trong hoạt động. Giải pháp là các trưởng phòng cần phân công lại cán bộ một cách khoa học và hợp lý hơn. Cụ thể các bước như sau:
Bước 1: Liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần hoàn thành
Bước 2: Phân chia nhiệm vụ thành các nhóm việc mà một người có thể thực hiện được. Đặt những người có năng lực vào từng công việc sẽ liên quan trực tiếp đến việc tăng năng suất lao động. Tuy nhiên trưởng phòng cũng cần phân chia công việc một cách đồng đều giữa các cá nhân chứ không nên đổ dồn công việc về một người khi thấy họ có năng lực. Điều này vô tình làm cho cán bộ bị áp lực trong quá trình làm việc dễ xảy ra sai sót.
Bước 3: Giao việc cho từng cá nhân theo nhóm công việc đã phân chia ở trên. Khi giao việc thì người quản lý cần phổ biến, giải thích cho nhân viên nắm được cách thực hiện từng công việc cụ thể. Đồng thời thông báo cho nhân viên biết về vai trò của họ đối với mục tiêu của từng bộ phận cũng như mục tiêu chung của toàn công ty.
Việc phân chia cán bộ hợp lý vừa đảm bảo chất lượng công việc, vừa có thời gian để nghiên cứu, học hỏi thêm nghiệp vụ; các phòng ban, cá nhân có điều kiện và thời gian hỗ trợ nhau giải quyết công việc nhanh gọn. Ngoài ra, sự phân công phân nhiệm rõ ràng đến từng cá nhân, bộ phận cũng sẽ giúp tránh được các lỗi vô ý hoặc cố ý sai sót và đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
3.2.1.4. Chính sách nhân sự
-Đối với chính sách tuyển dụng: công ty nên công khai rộng rãi mức lương, thưởng + hoa hồng khi tuyển dụng để thu hút được những ứng viên giỏi, có trình độ cao. Điều này có thể thu hút được nguồn lực giỏi, am hiểu chuyên môn, nghiệp vụ,
năng động sáng tạo; sẽ thổi thêm luồng gió mới vào môi trường hoạt động cho đơn vị, từ đó mag lại hiệu quả kinh doanh tốt, đạt doanh thu vượt mức.
-Đối với chính sách đào tạo nhằm chuẩn hóa nguồn nhân lực phòng Kế toán: Trình Giám đốc tạo điều kiện cho Kế toán viên tham gia học thêm một số khóa học ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn như:
Khóa học kế toán thuế chuyên sâu do Học viện TACA tổ chức với thời lượng 45 tiếng. Khóa học sẽ củng cố thêm nhiều kiến thức liên quan đến thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN và chính sách quản lý thuế hiện nay tại Việt Nam. Các giáo trình cũng rất thực tế vì nó dựa trên những tình huống thực tế gặp phải, những bí quyết nghề nghiệp chứ không chỉ là lý thuyết suông.
-Bên cạnh đó cần phải luôn có kế hoạch luân chuyển vị trí công tác giữa các nhân viên trong một phòng; thay nhau phụ trách từng phần công việc với mục tiêu để các nhân viên đều hiểu biết hết các công việc trong phòng.
-Đối với chính sách khen thưởng, kỷ luật: Trưởng phòng phải thường xuyên đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên để có cơ sở tăng lương, đề bạt, quy hoạch nguồn nhân lực. Trong quá trình đánh giá thực hiện công việc, người quản lý có thể giúp nhân viên của mình biết rõ những gì họ đã làm tốt, những gì họ cần làm tốt hơn và chỉ ra những điểm yếu mà người nhân viên cần phải khắc phục, những kiến thức và kỹ năng mà người nhân viên cần bổ sung hoặc cải thiện. Quy trình đánh giá định kỳ hàng năm như sau:
Bước 1: Phòng TCHC chuẩn bị phiếu đánh giá, gửi tới trưởng phòng.
Bước 2: Trưởng phòng trực tiếp gửi một bản copy cho người được đánh giá. Lúc này nhân viên có thể xem và chuẩn bị trước các vấn đề cần thảo luận
Bước 3: Trưởng phòng chuẩn bị và hẹn gặp người được đánh giá.
Bước 4: Trưởng phòng họp, trao đổi nhận xét và thảo luận với người được đánh giá.
Bước 5: Người được đánh giá xác nhận và đưa ra ý kiến
Bước 6: Trưởng phòng xem xét, ký duyệt phiếu đánh giá và gửi cho phòng TCHC duyệt lần cuối