6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
3.2.5 Giải pháp hoàn thiện giám sát
- Xây dựng hoặc tuyển dụng bộ phận Kiểm toán nội bộ
Công ty có thể thuê ngoài KTNB, tuy nhiên điều đó lại không tạo ra cơ hội để xây dựng nền tảng kiến thức về kiểm toán nội bộ cho các nhân viên trong đơn vị. Vì vậy, Công ty nên tự xây dựng một bộ phận KTNB của riêng mình. Có thể xây dựng bộ máy KTNB theo hình thức tập trung, bao gồm các bộ phận sau:
Trưởng phòng KTNB là người Báo cáo trực tiếp lên Ban Giám đốc, cung cấp một sự đảm bảo độc lập (mức độ tin cậy, khách quan) và tư vấn về quản lý rủi
ro, KSNB và các chức năng khác bao gồm cả những ý kiến liên quan đến quản trị của Ban Giám đốc
Phó phòng KTNB có trách nhiệm:
+ Đưa ra ý kiến về tính hiệu lực và đầy đủ trong kiểm soát rủi ro
+ Phát triển và duy trì một chiến lược định hướng cho hoạt động KTNB
Kiểm toán viên nội bộ: Hoạt động dưới sự kiểm soát của phó phòng KTNB. Công ty cần tạo điều kiện cho các kiểm toán viên nội bộ tham gia các chương trình đào tạo phù hợp nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng nhằm tăng tính hiệu quả trong thực hiện nhiệm vụ. Nội dung công việc bao gồm:
+ Lĩnh vực kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
+ Lĩnh vực kiểm toán hoạt động: kiểm toán tính hiệu quả của hoạt động kinh doanh
Chú thích: → Quan hệ chỉ đạo
Hình 3.2. Sơ đồ tổ chức bộ phận Kiểm toán nội bộ tại Công ty cp ô tô Quang Phi Hùng
-Thực hiện nghiêm túc công tác giám sát định kỳ. Hiện nay, công tác giám sát định kỳ còn mang tính hình thức, thường báo trước để các bộ phận chuẩn bị nên thường mang tính đối phó hơn là giám sát. Vì vậy, Công ty cần phải thực hiện giám sát với thái độ nghiêm khắc, thường xuyên kiểm tra đột xuất để đánh giá thực tế tình hình. Sau khi giám sát, Công ty cần công khai kết quả thanh tra, giám sát tại
BAN GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG KTNB
PHÓ PHÒNG KTNB
Kiểm toán viên
cuộc họp giao ban đầu ngày, và dán kết quả lên bảng thông báo chính của công ty để toàn thể cán bộ nhân viên biết và ngày càng tự hoàn thiện bản thân cũng như góp phần vào công cuộc hoàn thiện hệ thống kiểm soát chung của Công ty.
-Ban Giám Đốc yêu cầu các trưởng phòng báo cáo ngay mọi trường hợp gian lận hoặc nghi ngờ gian lận, các trường hợp vi phạm nội quy, quy định của Công ty cũng như quy định của pháp luật có khả năng làm giảm uy tín của Công ty và gây thiệt hại về kinh tế. Nếu không kịp thời phát hiện thì các trưởng phòng cũng phải chịu trách nhiệm chung với cán bộ nhân viên vi phạm. Điều này sẽ khiến đội ngũ quản lý trực tiếp phải chú ý hơn đến sự việc xảy ra xung quanh mình, tránh thái độ thờ ơ.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trong điều kiện nền kinh tế đang trong quá trình chuyển đổi và phát triển, Nhà nước luôn hướng đến việc xây dựng một nền tài chính lành mạnh, làm cơ sở để tăng cường và phát triển kinh tế bền vững. Trên cơ sở phân tích và đánh giá ưu, nhược điểm của HTKSNB trong công ty CP ô tô Quang Phi Hùng được trình bày ở chương 3, tác giả sử dụng lý thuyết của COSO năm 2013 làm nền tảng để đưa ra những giải pháp của mình. Các giải pháp này vẫn dựa vào các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 nhóm giải pháp về: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi rohoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Bên cạnh đó, đề tài cũng nêu ra một số kiến nghị để đảm bảo tính hiệu quả cho các giải pháp.
Tuy nhiên, không phải tất cả những hạn chế, yếu kém tồn đọng trong đơn vị đều có thể giải quyết một cách triệt để nếu chỉ dựa trên những cơ sở do những ràng buộc và giới hạn về cân đối giữa lợi ích – chi phí khiến nó không thể thực hiện được. Do vậy, những giải pháp nêu trên có thể không khái quát hết những thực trạng của doanh nghiệp nhưng qua đó, tác giả mong muốn có thể giúp đơn vị khắc phục và giảm bớt những hạn chế nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần làm cho hoạt động kinh doanh ngày càng hiệu quả.
Trên đây chỉ là một số giải pháp trước mắt, thực tế còn tiềm ẩn những rủi ro mới đòi hỏi công ty phải theo dõi, nghiên cứu nhằm kịp thời có những giải pháp hữu hiệu để ngăn ngừa và kiểm soát chúng.
KẾT LUẬN
Đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường công tác quản lý trong đó có việc hoàn thiện HTKSNB là nhiệm vụ trọng tâm của các đơn vị nói chung và công ty CP ô tô Quang Phi Hùng nói riêng. HTKSNB tại công ty đã được quan tâm xây dựng trong thời gian gần đây, tuy nhiên cùng với sự phát triển, đổi mới nhanh chóng của nền kinh tế, sự mở rộng quy mô, loại hình đào tạo, sự phức tạp trong công tác quản lý điều hành… đã khiến cho HTKSNB ở đây bộc lộ nhiều hạn chế, chưa theo kịp với sự phát triển của công ty.
Thông qua khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty để nhìn thấy những ưu điểm, nhược điểm trong hệ thống, đánh giá cụ thể hơn về hiệu quả hoạt động của đơn vị, quan điểm của người lãnh đạo đối với tạo lập một hệ thống kiểm soát nội bộ, tác giả dựa vào đó để xây dựng các giải pháp, những kiến nghị giúp đơn vị hoàn thiện hơn hệ thống, đó cũng chính là mục tiêu của đề tài.
Với thời gian nghiên cứu có hạn, trong khi vấn đề nghiên cứu rộng và phức tạp, mặc dù đã được sự giúp đỡ của các nhân viên trong công ty, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của thầy TS. Nguyễn Hữu Phú, nhưng do sự hiểu biết của bản thân chưa sâu rộng, chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả rất mong nhận được ý kiến phê bình, góp ý của thầy giáo và những người quan tâm để đề tài nghiên cứu được hoàn thiện hơn.
1. Bộ Tài Chính (2014), Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp
2. COSO (1992), Internal Control Report.
3. COSO (2013), Control – Integrated Framework.
4. Đoàn Thanh Nga (2019), Kiểm soát nội bộ, Viện kế toán - kiểm toán, Đại học kinh tế quốc dân.
5. INTOSAI GOV 9100 (2004)
6. Tác giả Nguyễn Thanh Thủy (2017), “Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tập đoàn điện lực Việt Nam”, luận án Tiến Sĩ, Học Viện Tài Chính Hà Nội.
7. Tác giả Nguyễn Thị Thu Hoài (2016) với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty CP cấp nước Đồng Nai”, luận văn thạc sĩ, đạo học Lạc Hồng.
8. Tác giả Nguyễn Thúy Anh (2019), “Gỉai pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam”, luận án tiến sĩ Kinh Tế, Trường Đại học Hải Phòng.
9. Tác giả Nguyễn Thị Mai Thảo (2018), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Huỳnh Thiết”, luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Công Nghệ TP.HCM.
10.Tác giả Hoàng Thục Uyên (2016), “Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại chi nhánh công ty CP 1-5 nhà máy gạch Tuynen 1-5”, luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh Tế Huế.
PHỤ LỤC
Kính chào: Các Anh/Chị
Tôi tên: LÊ THỊ THANH HƯƠNG hiện đang thực hiện nghiên cứu đề tài về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại CÔNG TY CP Ô TÔ QUANG HÙNG”, từ kết quả nghiên cứu tôi sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Xin các Anh/Chị vui lòng dành ít thời gian giúp tôi trả lời một số câu hỏi và đóng góp ý kiến một cách trung thực, thẳng thắn. Tất cả các câu trả lời của các Anh/Chị đều có giá trị đối với chương trình nghiên cứu của tôi. Những thông tin này sẽ được đảm bảo bí mật và không sử dụng cho mục đích nào khác ngoài mục đích nêu trên.
Tôi mong nhận được sự hợp tác chân tình của các Anh/Chị. Xin chân thành cảm ơn các Anh/Chị đã giúp tôi hoàn thành chương trình nghiên cứu này.
Anh/Chị vui lòng trả lời các câu hỏi sau đây bằng cách đánh dấu X vào ô lựa chọn.
CÂU HỎI TRẢ LỜI
Có Không 1. Môi trường kiểm soát
Tính trung thực và giá trị đạo đức
01.Theo Anh/chị, Nhân viên trong công ty có thực hiện nghiêm túc các yêu cầu về đạo đức ứng xử đã đề ra không?
02. Ban Giám đốc công ty có luôn thực hiện đúng đắn các quy định, chủ trương của nhà nước, làm gương cho nhân viên về việc tuân thủ các chuẩn mực đã được xây dựng không?
03. Công ty có truyền đạt các quy tắc ứng xử, hướng dẫn về đạo đức, phân biệt hành vi vi phạm hoặc cho phép, các biện pháp xử lý khi xảy ra hành vi vi phạm đến các nhân viên hay không?
04. Công ty có ban hành những văn bản cụ thể quy định về đạo đức nghề nghiệp không?
05. Trong công ty có tồn tại những áp lực và cơ hội để nhân viên phải hành xử trái quy định không?
07. Lãnh đạo công ty có coi trọng tính chính trực và giá trị đạo đức trong công việc không?
Năng lực nhân viên
08. Công ty có tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên học tập nâng cao nghiệp vụ chuyên môn không?
09. Công ty có ban hành văn bản quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí không?
10. Công ty có ban hành những văn bản cụ thể quy định về đạo đức nghề nghiệp không?
11. Công ty có xây dựng bảng tiêu chuẩn kiến thức và kỹ năng cần thiết cho từng nhiệm vụ cụ thể không?
Triết lý quản lý và phong cách điều hành
12. Ban Giám Đốc có đánh giá cao vai trò của kiểm soát nội bộ trong công ty không?
13. Ban Giám Đốc và cán bộ chủ chốt có hành động đúng đắn trong việc thực hiện các quy định về chuyên môn, những nguyên tắc kế toán, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách không?
14. Ban Giám Đốc và cán bộ chủ chốt trong công ty có thường xuyên tổ chức buổi họp về mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện tại đơn vị; xây dựng quy chế khen thưởng, quy chế kỷ luật rõ ràng không?
15. Lãnh đạo có thường xuyên tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên không?
16. Nội dung cuộc họp giữa Ban Giám Đốc và trưởng phòng có được công khai không?
17. Ban Giám Đốc và cán bộ chủ chốt có thái độ đúng đắn trong việc thực hiện các quy định về chuyên môn, những nguyên tắc kế toán, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách không?
Cơ cấu tổ chức
18. Công ty có cập nhật và thay đổi kịp thời cơ cấu tổ chức khi có thay đổi các quy định chuyên môn không?
19. Công ty có xây dựng quy trình thực hiện các công việc hàng ngày của từng phòng không?
22. Trách nhiệm, quyền hạn giữa các phòng trong công ty có bị chồng chéo không?
Chính sách nhân sự
23. Hình thức trả lương và khen thưởng cho người lao động như hiện nay đã thực sự khuyến khích được nhân viên cống hiến cho sự phát triển của công ty chưa?
24. Nhân viên có được biết hành vi vi phạm sẽ được xử lí như thế nào không?
25. Công ty có các nhân viên sẵn sàng thay thế cho những vị trí quan trọng không?
26. Thông báo tuyển dụng nhân sự của công ty có được công bố rộng rãi không?
27. Công ty có xây dựng quy định khen thưởng và kỷ luật rõ ràng không?
28. Khi tuyển dụng công ty có chú trọng đến việc xem xét yếu tố đạo đức không?
29. Sau khi tuyển dụng, công ty có những chính sách cụ thể để phát triển, đào tạo đội ngũ nhân viên trung thực và có khả năng chuyên môn không?
30. Khi tuyển dụng, công ty có chú trọng đến việc xem xét yếu tố chuyên môn không?
31. Công ty có xây dựng quy trình tuyển dụng không?
2. Đánh giá rủi ro
32. Công ty có đánh giá khả năng xảy ra rủi ro trong các hoạt động của đơn vị không?
33. Công ty có đề ra các biện pháp nhằm làm giảm thiểu tác hại của các rủi ro không?
34. Công ty có xây dựng mục tiêu chung toàn đơn vị ( mục tiêu hoạt động, mục tiêu về tài chính, mục tiêu tuân thủ) không?
35. Công ty có thường xuyên nhận dạng và phân tích rủi ro phát sinh bên trong công ty (biến động nhân sự, cơ cấu tổ chức...) không?
36. Mục tiêu chung của công ty có được cụ thể hóa thành mục tiêu của từng phòng không?
37. Công ty có đánh giá khả năng xảy ra rủi ro trong các hoạt động của đơn vị không?
chuyên môn) không?
39. Công ty có những giải pháp điều chỉnh thích hợp khi hoạt động kiểm soát không hiệu quả không?
40. Công ty có thường xuyên kiểm tra việc thực hiện thực tế so với kế hoạch tiêu chuẩn đặt ra (hàng tháng, quý) không?
41. Công ty có kiểm soát tốt các thiết bị lưu trữ và việc sao lưu dự phòng dữ liệu không?
42. Công ty có ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng phần mềm kế toán không?
43. Công ty có quy định về trình tự luân chuyển và bảo quản chứng từ, hồ sơ ngăn nắp không? Chứng từ có được đánh số thứ tự trước khi vào sổ sách không?
44. Hệ thống có bắt buộc khai báo tên người sử dụng và mật khẩu trước khi đăng nhập sử dụng không?
45. Chứng từ kế toán có được ghi chép trung thực và chính xác ngay khi phát sinh nghiệp vụ và được phê duyệt bởi người có thẩm quyền không? Các phòng có kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế và số liệu ghi chép trên sổ sách, phần mềm không?
46. Công ty có quy định rõ ràng việc phân chia trách nhiệm giữa các chức năng bảo quản tài sản, ghi chép, thực hiện và xét duyệt nhằm hạn chế tiếp cận tài sản, hồ sơ sổ sách, dữ liệu tin học của những người không có trách nhiệm không?
47. Định kỳ, có báo cáo đánh giá kết quả hoạt động của từng phòng cho người quản lý không? Các dữ liệu và báo cáo kết xuất có đảm bảo mục tiêu đầy đủ, chính xác, hợp lệ không?
4. Thông tin và truyền thông
48. Các hình thức trao đổi thông tin ( trực tiếp, văn bản, cuộc họp, website,…) có được sử dụng tại công ty không?
49. Các nhân viên có được khuyết khích báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý với Ban giám đốc và người quản lý các phòng không?
50. Nhân viên công ty có biết được mục tiêu của công ty và các chỉ tiêu hoạt động hàng năm, hàng tháng không?
các cá nhân hay bộ phận không?
52. Nhân viên trong công ty có báo cáo ngay lập tức các sự cố xảy ra cho người quản lý không?
5. Giám sát
53. Công ty có các hình thức thu thập phản ánh của cán bộ nhân viên; tổ chức kiểm tra trong nội bộ được kiểm tra từ các tổ chức bên ngoài … nhằm phát hiện các sai sót, gian lận không?
54. Sau các đợt giám sát, công ty có lập báo cáo và chỉ ra những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời đưa ra giải pháp khắc phục không?
55. Công ty có xây dựng bảng điểm làm công cụ giám sát không? 56. Việc công khai báo cáo tài chính và những thông tin trong đơn vị có được thực hiện theo đúng quy định không?
57. Ban giám đốc có thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của