6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
2.2.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục được xây dựng nhằm đảm bảo đường lối, chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện đúng cách và đúng thời gian.
Bảng 2.8: Kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát
CÂU HỎI
TRẢ LỜI
SL TL %) SL TL (%)
01. Công ty có xây dựng chính sách kiểm soát và các thủ tục kiểm soát đặc thù cho từng bộ phận khác nhau (hành chính, kế toán, chuyên môn) không?
28 47% 32 53%
02. Công ty có những giải pháp điều chỉnh thích hợp
khi hoạt động kiểm soát không hiệu quả không? 45 75% 15 25% 03. Công ty có thường xuyên kiểm tra việc thực hiện
thực tế so với kế hoạch tiêu chuẩn đặt ra (hàng tháng, quý) không?
58 97% 2 3%
04. Công ty có kiểm soát tốt các thiết bị lưu trữ và việc sao lưu dự phòng dữ liệu không?
58 97% 2 3%
05. Công ty có ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý và sử dụng phần mềm kế toán không? 60 100% 0 0% 06. Công ty có quy định về trình tự luân chuyển và
bảo quản chứng từ, hồ sơ ngăn nắp không? Chứng từ có được đánh số thứ tự trước khi vào sổ sách không?
55 92% 5 8%
07. Hệ thống có bắt buộc khai báo tên người sử dụng
và mật khẩu trước khi đăng nhập sử dụng không? 60 100% 0 0% 08. Chứng từ kế toán có được ghi chép trung thực và
chính xác ngay khi phát sinh nghiệp vụ và được phê duyệt bởi người có thẩm quyền không? Các phòng có kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế và số liệu ghi chép trên sổ sách, phần mềm không?
35 58% 25 42%
09. Công ty có quy định rõ ràng việc phân chia trách nhiệm giữa các chức năng bảo quản tài sản, ghi chép, thực hiện và xét duyệt nhằm hạn chế tiếp cận tài sản, hồ sơ sổ sách, dữ liệu tin học của những người không có trách nhiệm không?
42 70% 18 30%
10. Định kỳ, có báo cáo đánh giá kết quả hoạt động của từng phòng cho người quản lý không? Các dữ liệu và báo cáo kết xuất có đảm bảo mục tiêu đầy đủ, chính xác, hợp lệ không?
49 82% 11 18%
100% ý kiến khảo sát cho rằng công ty có ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và phần mềm kế toán trong hạch toán tại đơn vị. Hiện nay hầu hết các bộ phận trong đơn vị đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, thực hiện lưu trữ và sao lưu dự phòng tốt với 97% , có sử dụng hệ thống ngăn chặn virus tự động. Ngoài ra đơn vị còn thực hiện tốt việc bảo mật thông tin (khi sử dụng phải có khai báo tên và mật khẩu) để tránh hiện tượng xâm nhập tràn lan, ảnh hưởng đến số liệu và thông tin dữ liệu trên hệ thống.
47% ý kiến được khảo sát trong đơn vị cho rằng công ty có xây dựng chính sách và thủ tục kiểm soát đặc thù cho từng bộ phận khác nhau. Hàng tháng, hàng quý, công ty thường xuyên kiểm tra việc thực hiện thực tế so với kế hoạch tiêu chuẩn đặt ra ( 97% ý kiến đồng ý). Ngoài ra, lãnh đạo cũng tổ chức kiểm tra đột xuất và định kỳ hoạt động của các phòng để kịp thời đưa ra các giải pháp khắc phục những rủi ro trên phương diện quản lý toàn công ty và đưa ra những giải pháp điều chỉnh thích hợp khi hoạt động kiểm soát không hiệu quả ( 75% ý kiến đồng ý).
92% ý kiến cho rằng chứng từ được lưu trữ có đánh số thứ tự, vào sổ theo dõi, lưu trữ, ngăn nắp theo đúng trình tự luân chuyển và bảo quản sổ sách. 58% cho rằng chứng từ được ghi chép trung thực, chính xác và được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.
Về công tác kiểm soát vật chất: công ty có hệ thống kho lưu trữ, két sắt… tốt để bảo vệ tài sản. Điều này giúp đơn vị ngăn chặn những rủi ro liên quan đến việc thất thoát, mất mát, hư hỏng vật tư, tài sản… công ty cũng thực hiện kiểm kê định kỳ theo quy trình quy định.
Đánh giá: Định kỳ, có báo cáo đánh giá kết quả hoạt động của từng phòng cho Ban Giám đốc (82% trả lời có). Các sai sót trong quá trình thực hiện khi phát hiện sẽ được báo cáo kịp thời, đầy đủ cho cấp quản lý.
Khảo sát thực trạng một số quy trình hoạt động cơ bản tại công ty CP ô tô Quang Phi Hùng.
- Quy trình trình bán hàng và thu tiền
Quy trình bán hàng gồm có 9 bước, được lập ra nhằm hỗ trợ cho công tác tư vấn bán hàng để đạt được một kết quả bán hàng thành công với chất lượng cao.
Hình 2.6 Quy trình bán hàng tại công ty CP ô tô Quang Phi Hùng
Có 2 phương thức thu tiền tại công ty đó là: nhận tiền mặt trực tiếp hoặc khách hàng có thể thanh toán qua ngân hàng (công ty có liên kết với bộ phận tín dụng của các ngân hàng để hỗ trợ khách hàng có những gói vay phù hợp).
- Quy trình trình xử lý khiếu nại tại Công ty cổ phần ô tô Quang Phi Hùng Việc xử lý khiếu nại của khách hàng do nhân viên theo dõi hợp đồng kinh doanh và nhân viên chăm khách hàng của bộ phận sau bán hàng (Dịch vụ) đảm nhận và được tiến hành
Hình 2.7 Quy trình xử lí khiếu nại tại công ty CP ô tô Quang Phi Hùng
Đây là sơ đồ tiêu chuẩn mà do công ty mẹ đưa ra để áp dụng cho các đại lý. Trong đó viết tắt NVL là Nissan Việt Nam, CRM (Nhân viên chăm sóc khách hàng).
- Quy trình chi lương và các khoản phụ cấp theo lương :
Hàng tháng phòng tổ chức hành chính dựa vào bảng chấm công từ các phòng gửi lên để kiểm tra và ghi lại ngày công của từng phòng để chấm làm căn cứ tính thu nhập tăng thêm. Sau đó chuyển bảng chấm công qua cho phòng TCKT, kế toán tiền lương nhập các thông số ốm đau, thai sản, nghỉ,… của từng người vào excel, sau đó in ra bảng lương tổng hợp của cả công ty rồi chuyển cho Kế toán thanh toán chuyển lương cho nhân viên qua thẻ ATM.
Quy trình chi lương và các khoản phụ cấp theo lương :
Hình 2.8. Quy trình chi lương và các khoản phụ cấp theo lương
Sau khi chuyển tiền, phòng TCKT công khai bảng thanh toán lương hàng tháng tại phòng để mọi người thắc mắc có thể xem và tìm hiểu. CTKT ở đây là bảng chấm công của từng phòng và bảng tổng hợp lương của cả công ty.
- Chi mua sắm nhiên liệu, phụ tùng phục vụ cho hoạt động sữa chữa
CTKT là tờ trình được phê duyệt, bảng báo giá, biên bản chọn giá, quyết định chọn giá của giám đốc, hợp đồng và thanh lý hợp đồng, hóa đơn tài chính
PHÒNG Chấm công
PHÒNG TCHC Tập hợp bảng chấm công của các phòng
KẾ TOÁN LƯƠNG Làm bảng thanh toán lương, thưởng và các
khoản phụ cấp
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kiểm tra bảng lương và ký vào bảng lương
GIÁM ĐỐC Xem xét và ký duyệt bảng lương
KẾ TOÁN GIAODỊCH
dịchDỊCH
Hình 2.9. Quy trình mua sắm nhiên liệu và phụ tùng cho hoạt động sữa chữa 2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị. Thông tin tại công ty rất đa dạng và có thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau như:
- Căn cứ vào cấp quản lý:
- Thông tin xuống dưới (từ trên xuống): đây là những thông tin đi từ cấp quản lý cao hơn xuống cấp quản lý thấp hơn trong một tổ chức có phân cấp, đó là các lệnh, chỉ thị, quyết định, các văn bản của cấp trên…
Loại thông tin này có thể bị mất mát, thất lạc, bóp méo, hiểu sai nghĩa… nếu nó được truyền qua nhiều cấp khác nhau. Vì vậy để chắc chắn thông tin loại này đến được đối tượng cần truyền đạt theo đúng hình thức và nội dung mong muốn thì cần phải được ban hành bằng văn bản với hình thức rõ ràng, cụ thể.
- Thông tin lên trên: là thông tin đi từ cấp quản lý thấp hơn lên cấp cao hơn như các báo cáo, kháng nghị, khiếu nại, thỉnh cầu, đề nghị, tờ trình…
P. KỸ THUẬT Lập kế hoạch mua Tìm 3 bảng báo giá KẾ TOÁN Chọn ra nhà cung cấp Đặt hàng NHÀ CUNG CẤP Giao hàng
Kiểm tra nhiên liệu, phụ tùng về tên, số lượng,
quy cách, lô sản xuất
HỘI ĐỒNG KIỂM NHẬP
BP KHO Nhập kho hàng
Dòng thông tin này có thể bị cán trở bởi các trưởng phòng ở các khâu trung gian. Các trưởng phòng trung gian, trong quá trình truyền tin, có thể có các động tác chọn lọc thông tin theo tiêu chí của mình và chỉ truyền đi các thông tin có lợi cho bản thân hoặc phòng của mình.
- Thông tin theo chiều ngang: bao gồm dòng thông tin truyền theo chiều ngang giữa những người cùng cấp hay ở cấp tổ chức tương đương. Loại thông tin này được sử dụng để mở rộng phạm vi thông tin, tin tức sang các bộ phận để phối hợp hoạt động giữa các bộ phận của các tổ chức
- Theo mục đích sử dụng:
- Thông tin tài chính: là tất cả các thông tin, dữ liệu có thể thu thập thông qua các báo cáo tài chính, báo cáo thường niên, …. như doanh thu, lợi nhuận, chi phí, nợ phải trả, …
- Thông tin phi tài chính: là những thông tin không phải là thông tin tài chính như sự biến động về nhân sự, trình độ và chuyên môn của đội ngũ nhân viên, lĩnh vực hoạt động chủ yếu,…
Bên cạnh đó, công ty cũng xây dựng nhiều kênh truyền thông để chắc chắn nhân viên có thể biết đến mọi thông tin mà cấp lãnh đạo muốn truyền đạt cũng như những gì mà nhân viên muốn truyền đạt đến lãnh đạo cấp trên. Cụ thể:
Đầu giờ sáng các ngày trong tuần và cuối giờ ngày thứ 6 hàng tuần, lãnh đạo luôn tổ chức các cuộc họp giao ban nhằm báo cáo và bàn luận về những thông tin cần thiết trong hoạt động kinh doanh, quản lý của đơn vị. Đồng thời răn đe, chấn chỉnh các sai phạm vừa xảy ra một cách kịp thời.
Ban giám đốc thường xuyên tổ chức những cuộc họp cơ quan đột xuất nhằm nắm được tình hình chung của công ty một cách sâu sắc và phổ biến những nội dung quan trọng đến toàn thể nhân viên, qua đó, ban lãnh đạo đưa ra những quyết định, phương hướng hoạt động phù hợp.
Mỗi khi có sự thay đổi về hệ thống thanh toán bảo hiểm y tế hoặc vấn đề gì về pháp luật có liên quan, Ban lãnh đạo nhanh chóng tổ chức các buổi tập trung bắt buộc nhằm thông báo cho toàn thể các nhân viên biết về sự thay đổi để tránh làm sai khi thực hiện nhiệm vụ.
Ban lãnh đạo yêu cầu đăng tải các thông tin cần thiết lên trang website chính của công ty và đính kèm thông báo, hướng dẫn trên bảng thông báo hành chính.
Các thùng thư góp ý được lắp đặt nhằm thu thập ý kiến phản ánh của người dân về thái độ làm việc, phong cách cư xử của nhân viên đối với cộng đồng. Dựa vào các lá thư góp ý, ban lãnh đạo sẽ xem xét để có sự điều chỉnh hợp lý. Tuy nhiên đa phần người dân đi mua xe còn e dè khi viết thư góp ý vì sợ phiền phức, nhọc nhằn nên công ty không nhận được nhiều phản hồi từ người dân.
Ban Giám đốc quan tâm đến việc thu nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới thông qua việc khuyến khích nhân viên cấp dưới báo cáo những điều không phù hợp cho cấp quản lý.
Bảng 2.9: Kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông
CÂU HỎI
TRẢ LỜI
CÓ KHÔNG
SL TL %) SL TL (%)
01. Các hình thức trao đổi thông tin ( trực tiếp, văn bản, cuộc họp, website,…) có được sử dụng tại công ty không?
60 100% 0 0%
02. Các nhân viên có được khuyết khích báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý với Ban giám đốc và người quản lý các phòng không?
50 83% 10 17%
03. Nhân viên công ty có biết được mục tiêu của công ty và các chỉ tiêu hoạt động hàng năm, hàng
58 97% 0 0%
04. Công ty có xây dựng các kênh thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi hàng ngang giữa các cá nhân hay bộ phận không?
60 100% 0 0%
05. Nhân viên trong công ty có báo cáo ngay lập tức các sự cố xảy ra cho người quản lý không?
45 75% 15 25%
Kết quả khảo sát tại đơn vị như sau:
Đơn vị không chỉ quan tâm và thực hiện tốt công tác thông tin và truyền thông trong nội bộ đơn vị mà còn thông tin và truyền thông cho toàn thể khách hàng về lĩnh vực khuyến mãi, bảo dưỡng, hỗ trợ gói vay mua xe. Lãnh đạo xem đây là một phương pháp hữu hiệu để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Cụ thể
nhân viên báo cáo ngay các sự cố xảy ra với người quản lý mình là 75% và ban giám đốc khuyến khích nhân viên báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý là 83%.
97% nhân viên trong đơn vị được cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về mục tiêu của đơn vị và các chỉ tiêu hoạt động hàng năm, hàng tháng để thực hiện nhiệm vụ. Bên cạnh đó, công ty cũng xây dựng các kênh thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi hàng ngang giữa các cá nhân hay bộ phận.
2.2.5. Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá lại chất lượng của hệ thống KSNB. Giám sát giúp cho các nhà quản lý biết được hệ thống KSNB có vận hành đúng như thiết kế không, hệ thống này cần phải thay đổi những gì, điều chỉnh những gì. Hiện nay, công ty chủ yếu giám sát hệ thống KSNB thông qua việc kiểm tra việc thực hiện mục tiêu của đơn vị và của từng phòng.
Bảng 2.10: Kết quả khảo sát về giám sát
CÂU HỎI
TRẢ LỜI
CÓ KHÔNG
01. Công ty có các hình thức thu thập phản ánh của cán bộ nhân viên; tổ chức kiểm tra trong nội bộ được kiểm tra từ các tổ chức bên ngoài … nhằm phát hiện các sai sót, gian lận không?
50 83% 10 17%
02. Sau các đợt giám sát, công ty có lập báo cáo và chỉ ra những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời đưa ra giải pháp khắc phục không?
46 77% 14 23%
03. Công ty có xây dựng bảng điểm làm công cụ
giám sát không? 50 83% 10 17%
04. Việc công khai báo cáo tài chính và những thông tin trong đơn vị có được thực hiện theo đúng quy định không?
54 90% 6 10%
05. Ban giám đốc có thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của từng phòng và kết quả công việc của các cá nhân không?
58 97% 0 0%
06. Công ty có thường xuyên cập nhật và điều
chỉnh biện pháp giám sát cho phù hợp không? 36 60% 24 40%
Qua khảo sát thấy được:
Công ty cũng xây dựng bảng điểm làm công cụ giám sát nhân viên của mình (90% ý kiến đồng ý). Công ty không có bộ phận Kiểm toán nội bộ nên 90% ý kiến khảo sát nghĩ rằng công ty sử dụng các hình thức thu thập phản ánh của khách hàng và của nhân viên; kiểm tra từ các tổ chức bên ngoài như kiểm toán,… nhằm phát hiện các sai sót, gian lận. Hàng năm, công ty trải qua các cuộc kiểm tra của Kiểm toán. Nhờ vậy mà việc thực hiện sổ sách, báo cáo tài chính của đơn vị được kiểm tra định kỳ hàng năm và có sự điều chỉnh lại khi có nghiệp vụ không đúng qui trình xảy ra. 60% ý kiến có cập nhật và điều chỉnh biện pháp giám sát cho phù hợp, và 77% sau các đợt giám sát công ty lập báo cáo và đưa ra những yếu kém của HTKSNB và