6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ÔTÔ QUANGPHI HÙNG
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
2.1.1.1. Tên Công ty:
Tên công ty: Công ty Cổ phần Ô tô Quang Phi Hùng
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: quangphihung auto joint stock company Tên công ty viết tắt: QPH
2.1.1.2. Ban điều hành của công ty:
Ban Hội đồng quản trị gồm:
Bà Tôn Nữ Diệu Thi - Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc Ông Giao Thắng Anh – Thành viên hội đồng quản trị
Ông Lê Chí Thiện – Thành viên hội đồng quản trị
2.1.1.3. Địa chỉ:
Địa chỉ: Lô B1, KDC số 03, Nguyễn Hữu Thọ, Phường Khuê Trung, Quận Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng.
Điện thoại: 0511.3698.888
Fax: 0511.3687.888
2.1.1.4. Cơ sở pháp lý của công ty:
Công ty Cổ phần Ô tô Quang phi hùng chính thức được thành lập theo Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0401312207 vào ngày 09/11/2005 và chỉnh sửa lần 4 vào ngày 21/11/2011.
2.1.1.5. Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần Hình thức sở hữu: Cổ đông góp vốn theo tỉ lệ
2.1.1.6. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty:
a) Mục đích kinh doanh của Công ty:
- Đáp ứng nhu cầu về các loại xe ô tô và dịch vụ cung cấp cho khách hàng góp phần ổn định thị trường.
- Tạo ra nhiều công ăn việc làm, giảm bớt gánh nặng cho xã hội.
- Đảm bảo kinh doanh có hiệu quả đem lại nguồn lợi cho ngân sách nhà nước. - Nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.
b) Chức năng, nhiệm vụ của Công ty: Trong quá trình hoạt động kinh doanh chức năng, nhiệm vụ của Công ty có những bổ sung sửa đổi cho phù hợp. Và đến nay chức năng nhiệm vụ chủ yếu của Công ty quy định như sau:
* Chức năng của Công ty:
- Được chủ động trong giao dịch, đàm phán ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán, hợp đồng liên doanh liên kết hợp tác đầu tư với mọi tổ chức thuộc thành phần kinh tế trong và ngoài nước theo đúng pháp luật.
- Kinh doanh theo đúng các mặt hàng đã đăng ký bao gồm các loại xe ô tô, romooc các loại, kinh doanh phụ tùng và bộ phận phụ trợ của xe có động cơ, kinh doanh chất bôi trơn và làm sạch động cơ,..
- Dịch vụ cứu hộ đường bộ, Môi giới thương mại, kinh doanh vận tải hàng, kinh doanh vận tải khách theo hợp đồng,…
- Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa và dịch vụ sửa chữa xe ô tô các loại.
- Củng cố xây dựng và phát triển Công ty, đẩy mạnh kinh doanh dịch vụ, bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội.
- Được vay vốn tại ngân hàng và huy động từ các nguồn trong và ngoài nước, được tham gia hội chợ, triển lãm,…
- Chịu sự thanh tra kiểm tra kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, được tố tụng khiếu nại trước cơ quan pháp luật đối với các tổ chức cá nhân vi phạm hợp đồng kinh tế, chế độ quản lý kinh tế tài chính để bảo vệ lợi ích chung của công chúng Công ty và người lao động.
* Nhiệm vụ của Công ty:
- Xây dựng, tổ chức thực hiện các kế hoạch mục tiêu của Công ty theo đúng pháp luật hiện hành.
- Tìm kiếm nguồn hàng, nghiên cứu nhu cầu thị trường để xây dựng và thực hiện các phương án kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức lực lượng bán hàng phong phú đa dạng về cơ cấu chủng loại phù hợp với nhu cầu của thị trường.
- Nhận vốn, bảo toàn và phát triển vốn của các cổ đông. Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách hàng năm cho nhà nước.
- Đào tạo, bồi dưỡng quản lý toàn diện cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, áp dụng thực hiện các chính sách chế độ nhà nước quy định đối với người lao động.
2.1.1.7. Bối cảnh ra đời của Công ty:
Công ty được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh được cấp vào ngày 9/11/2005 do sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Đà Nẵng. Trong nền kinh tế hội nhập và phát triển, xét thấy nhu cầu của con người ngày càng nâng cao và đời sống cũng đòi hỏi tiện nghi hơn, qua thực tế và những phán đoán tương lai, Công ty đã đầu tư vào sản phẩm Ô tô và các dịch vụ ô tô là điều rất hợp lý. Qua những năm phát triển, Công ty cổ phần ô tô Quang Phi Hùng trở thành đại lý chính thức tại Miền trung và Tây nguyên của Công ty TNHH Nissan Việt Nam - là công ty lắp ráp, nhập khẩu và phân phối các linh kiện và phụ tùng chính hãng. Công ty TNHH Nissan Việt Nam đã phát triển các hệ thống đại lý trên toàn quốc tại các thành phố như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Biên Hòa,…
Công ty có trụ sở chính đặt tại Lô B1, KDC số 03, Nguyễn Hữu Thọ, Phường Khuê Trung, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng. Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại Ngân hàng và có con dấu riêng theo mẫu quy định của nhà nước.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lí
Để phù hợp với cơ chế kinh tế nên từ khi thành lập đến nay Công ty luôn cải biến cơ cấu tổ chức của mình để ngày một thích ứng hơn. Hiện nay sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty theo quan hệ trực tuyến chức năng và được sắp xếp một cách đầy đủ, gọn nhẹ, đảm bảo các bộ phận một cách năng động hiệu quả, nó được mô tả như sau:
Chủ tịch HĐQT Kiêm Tổng Giám đốc HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
: QH Chức năng : QH Trực tuyến
Hình2.1 : Sơ đồ tổ chức của công ty CP ô tô Quang Phi Hùng
Phòng dịch vụ Phòng Bán hàng Phòng Tổ chức hành chính Phòng TC kế toán Trưởng phòng hành chính nhân sự Kế toán trưởng Giám đốc bán hàng Giám đốc dịch vụ
* Bộ Phận dịch vụ: mang cơ cấu rộng hơn so với các phòng ban khác, sơ đồ chi tiết như sau:
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức của phòng dịch vụ công ty CP ô tô Quang Phi Hùng 2.1.3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần ô tô Quang Phi Hùng
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty về tất cả hoạt động của phòng tài chính kế toán. Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lý mọi hoạt động liên quan đến tài chính, kế toán; phải nắm được toàn bộ tình hình tài chính của Công ty để tham mưu cho giám đốc ra các quyết định về tài chính; báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng TCKT cho Ban Giám Đốc; tiếp nhận và triển khai kịp thời các chỉ thị của Ban Giám đốc; tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, tiền mặt, đánh giá tình hình sử dụng cũng như phát hiện kịp thời các trường hợp làm sai nguyên tắc hoặc làm mất mát, gây hư hỏng, thiệt hại, đề ra các biện pháp xử lý phù hợp.
Quản đốc Phân xưởng Bộ phận Chăm sóc Khách hàng Bộ phận Cố vấn dịch vụ Bộ phận phụ tùng Bộ phận sửa chữa
Kế toán kiểm soát: kiểm soát tất cả các nguồn thu trong Công ty, cập nhật các quy định về giá các dịch vụ, triển khai cho các kế toán viên khi có thay đổi về giá; chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và Ban giám đốc về nguồn thu dịch vụ.
Kế toán tổng hợp: Tập hợp các số liệu từ kế toán viên để hạch toán tổng hợp, lập các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản theo qui định của Nhà nước và Công ty định kỳ hoặc khi được yêu cầu nhằm phục vụ cho công tác phân tích tình hình hoạt động toàn Công ty.
Kế toán thanh toán: lập chứng từ thu - chi cho các khoản thanh toán của Công ty. Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hàng ngày và cuối tháng. Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chúng từ. Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của Công ty. Lập danh sách khoản nợ, chi trả đúng hạn. Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
Kế toán tiền lương và các khoản chi trả cho người lao động: Ghi chép kịp thời số giờ công lao động, phối hợp với Phòng tổ chức hành chính (TCHC) để tính tiền lương phải trả cho cán bộ nhân viên Công ty; tính số trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ. Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
Kế toán thuế: Lập bảng kê danh sách lưu trữ, bảo quản hóa đơn thuế GTGT theo thời gian, thứ tự số quyển không để thất thoát, hư hỏng. Cập nhật kịp thời các thông tin về Luật thuế có liên quan đến hoạt động của công ty để cơ sở thực hiện. Hằng tháng, quý, năm, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong kỳ để báo cáo cục thuế; tính và nộp thuế GTGT, TNDN theo quy định.
Kế toán kho: theo dõi quản lý tình hình nhập – xuất – tồn các loại xe, nhiên liệu, vật tư, phụ tùng… lập bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn kho sản phẩm, vật tư, hàng hoá vào cuối tháng.
2.1.3.2. Tổ chức chứng từ kế toán
CTKT áp dụng cho công ty CP ô tô Quang Phi Hùng thực hiện theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản pháp
luật khác có liên quan đến CTKT và các quy định trong chế độ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014
Ngoài ra, phòng TCKT xây dựng các quy trình cụ thể: Quy trình mua sắm TSCĐ, Quy trình thanh toán cho khách hàng, Quy trình kế toán tiền mặt, Quy trình lập báo cáo, Quy trình lưu trữ CTKT, …. Trong từng quy trình có quy định về các chứng từ, mẫu giấy tờ cụ thể theo quy định của công ty.
Nhân viên kế toán là người lập và ghi sổ kế toán khi có nghiệp vụ phát sinh. Việc lập CTKT tuân thủ theo chế độ kế toán đối với đơn vị sự nghiệp như:
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động đều phải lập CTKT. Một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh chỉ được lập 1 lần CTKT.
- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực; chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt; số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định.
Nhìn chung đa số các chứng từ được lập và luân chuyển theo trình tự sau:
Hình 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi kiểm CTKT nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phòng TCKT phải từ chối tiếp nhận đồng thời báo cáo ngay cho Trưởng phòng TCKT biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật.
Đối với những CTKT lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì Phòng TCKT trả lại cho phòng, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
2.1.3.3.Tổ chức tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản được sử dụng tại công ty CP ô tô Quang Phi Hùng dựa trên hệ thống Tài khoản ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, bao gồm:
Tài khoản Loại 1 có 15 tài khoản:
Tài khoản 111-Tiền mặt;
Tài khoản 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc;
Tài khoản 113- Tiền đang chuyển;
Tài khoản 121- Đầu tư tài chính;
Tài khoản 131- Phải thu khách hàng;
Tài khoản 133- Thuế GTGT được khấu trừ;
Tài khoản 136- Phải thu nội bộ;
Tài khoản 137- Tạm chi;
Tài khoản 138- Phải thu khác;
Tài khoản 141- Tạm ứng;
Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu;
Tài khoản 153- Công cụ, dụng cụ;
Tài khoản 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang;
Tài khoản 155- Sản phẩm;
Tài khoản 156- Hàng hóa. - Tài khoản loại 2 có 6 tài khoản:
Tài khoản 211- Tài sản cố định hữu hình;
Tài khoản 213- Tài sản cố định vô hình;
Tài khoản 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ;
Tài khoản 241- XDCB dở dang;
Tài khoản 242- Chi phí trả trước;
Tài khoản 248- Đặt cọc, ký quỹ, ký cược. - Tài khoản loại 3 có 8 tài khoản:
Tài khoản 331- Phải trả cho người bán;
Tài khoản 332- Các khoản phải nộp theo lương;
Tài khoản 333- Các khoản phải nộp nhà nước;
Tài khoản 334- Phải trả người lao động;
Tài khoản 336-Phải trả nội bộ;
Tài khoản 337- Tạm thu;
Tài khoản 338- Phải trả khác;
Tài khoản 348- Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược; Tài khoản loại 4 có 4 tài khoản:
Tài khoản 411- Nguồn vốn kinh doanh;
Tài khoản 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái;
Tài khoản 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế;
Tài khoản 431- Các quỹ; - Tài khoản loại 5 có 3tài khoản:
Tài khoản 514- Thu phí được khấu trừ, để lại;
Tài khoản 515- Doanh thu tài chính;
Tài khoản 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ. Tài khoản loại 6 có 4 tài khoản:
Tài khoản 611 - Chi phí hoạt động;
Tài khoản 615- Chi phí tài chính;
Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán;
Tài khoản 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ; - Tài khoản loại 7 có 01 tài khoản 711- Thu nhập khác.
- Tài khoản loại 8 có 02 tài khoản:
Tài khoản 811- Chi phí khác;
Tài khoản 821 - Chi phí thuế TNDN.
Tài khoản loại 9 có 01 Tài khoản 911- Xác định kết quả
2.1.4. Tổ chức sổ kế toán
Công việc kế toán tại công ty CP ô tô Quang Phi Hùng được thực hiện trên một chương trình phần mềm kế toán được áp dụng cho toàn công ty, cụ thể là DAS. Công ty CP ô tô Quang Phi Hùng lựa chọn áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
Hình 2.4 Quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Đầu tiên, kế toán phân loại chứng từ, sắp xếp các chứng từ liên quan. Việc xử lý chứng từ được phải được thực hiện trước khi nhập dữ liệu vào máy: kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, nội dung, tính chính xác, rõ ràng của số liệu...
Kế toán căn cứ vào chứng từ đã được xử lý để hạch toán vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa thông tin để có thông tin tổng hợp trên các TK, thông tin chi tiết và hệ thống BCTC. Kế toán có thể xem xét số liệu ở bất kỳ thời điểm nào trong năm tài chính.
Cuối kỳ, cuối năm kế toán tổng hợp thực hiện thao tác khóa sổ kế toán và lập BCTC. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết luôn được thực hiện tự động, luôn đảm bảo thông tin trong kỳ được nhập liệu chính xác và trung thực.
Hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ gồm: số đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ kế toán chi tiết.
2.1.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Lập báo cáo kế toán
Công ty CP ô tô Quang Phi Hùng sử dụng biểu mẫu báo cáo kế toán theo quy định gồm: bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị khi cấp trên yêu cầu như: Báo cáo doanh thu, chi phí, kết quả kinh