Bảng 6- Trích GLV IOB .OO Chứng kiến kiểm kê HTK
2.2.2Giai đoạn thực hiện kiểm toán
2.2 Thực trạng về kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán của Công ty TNHH
2.2.2Giai đoạn thực hiện kiểm toán
2.2.2.1 Thử nghiệm kiểm soát
Để phân tích được chu trình mua hàng của công ty khách hàng, KTV sẽthực hiện xuyên suốt trong cả giai đoạn lập kế hoạch và giai đoạn thực hiện kiểm toán nhằm thu thập đượccác thông tin liên quan đến chu trình mua hàng như:
+ Chính sách mua hàng
+ Đánh giá sựphân công phân nhiệm của chu trình mua hàng
+ Mô tảchu trình mua hàng qua lưu đồ
+ Đánh giá sựhiệu quảcủa các thủtục kiểm soát.
2.2.2.1.1 Tìm hiểu chính sách mua hàng của khách hàng Công ty Cổphần ABC
KTV sẽtìm hiểu chính sách mua hàng của Công ty thông qua phỏng vấn kế toán trưởng và kế toán tổng hợp, thu thập tài liệu. Chính sách mua hàng của khách hàng Công ty Cổphần ABC được mô tảcụthể như sau:
-Đềnghịmua hàng và lựa chọn nhà cung cấp
Các phòng ban khi có nhu cầu mua dụng cụ, tài sản, nguyên vật liệu… sẽ làm "Đềnghị mua hàng" gửi cho "Phòng KD-XNK" đểtiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, các phiếu đềnghị này do trưởng phòng phê duyệt.
Khi có “Đềnghị mua hàng”, phòng KD-XNK tiếp nhận kiểm tra và Trưởng phòng KD-XNK phê duyệt đề nghịvà chuyển lên TGĐ phê duyệt (hoặc làm tờtrình nếu giá trịhàng mua lớn không thường xuyên).
Sau khi được phê duyệt, trưởng phòng KD-XNK tiến hành phân công cho nhân viên mua hàng. Nhân viên mua hàng sẽ căn cứ vào đề nghị cấp vật tư để tìm kiếm các Nhà cung cấp, gọi điện thoại hoặc gửi email cho các Nhà cung cấp đềnghị báo giá và theo dõi Báo giá của các nhà cung cấp để so sánh giá, điều kiện/điều khoản, thời gian giao hàng… từ đó lựa chọn ra nhà NCC tốt nhất. Hoặc lấy thông tin từ các đơn hàng trước đó để yêu cầu báo giá (Đối với các NCC đã giao dịch trước đó). Đối với các nhà cung cấp đã giao dịch lâu năm cung cấp chủ yếu mặt hàng nào đó thì Công ty chỉ gọi điện hỏi báo giá và sẽlựa chọn trực tiếp nếu thấy hợp lý.
-Đơn đặt hàng/ Hợp đồng mua hàng
Nhân viên thu mua thuộc Phòng KD-XNK trực tiếp lập "Hợp đồng mua hàng" hoặc gọi điện thoại hoặc email cho nhà cung cấp yêu cầu thảo sẵn hợp đồng bán hàng căncứtrên kết quảchọn nhà cung cấp được duyệt trên bảng báo giá. Hợp
đồng mua hàng phải được phê duyệt (ký nháy) bởi trưởng phòng KD-XNK và Tổng Giám đốc Công ty.
Thực hiện ký kết hợp đồng giữa hai bên.
Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì sẽlập đơn hàng cho từng lần thực hiện. Thông tin trên đơn hàng cũng tương tự các điều khoản trên hợp đồng.
Chuyển “Hợp đồng" cho các bộ phận liên quan theo dõi: Kế toán căn cứ thanh toán, theo dõi công nợ, Bộphận kho theo dõi quá trình nhập hàng vềkho.
Trưởng phòng KD-XNK phải có trách nhiệm giải quyết mọi vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng và báo cáo kịp thời cho Tổng Giám đốc công ty đểtìm biện pháp giải quyết.
- Nhận hàng
Khi hàng được vận chuyển đến kho Công ty, các thông tin trên Hợp đồng, hoá đơn mua hàng, phiếu yêu cầu mua hàng sẽ làm căn cứ để bộ phận Kho/phụ trách kho kiểm tra. Phòng KD-XNK có trách nhiệm chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộquá trình mua hàng, chủtrì cùng cácđơn vịliên quan nghiệm thu hàng hóa, dịch vụmua vào.
Các mặt hàng không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ được thực hiện các bước trảlại Nhà cung cấp.
Khi hàng nhập kho, bộphận kho tại Công ty sẽlập "Phiếu nhập kho" và nhập số lượng, còn phòng KD-XNK sẽ kiểm tra thông tin bổ sung thông tin về giá. Sau đó Chuyển sang phòng Kế toán lưu để làm căn cứ đối chiếu hạch toán sau đó.
Kếtoán viên kiểm tra hồ sơ và hạch toán bút toán nháp, trình Kế toán trưởng duyệt sau đó nhập vào phần mềm, in phiếu kếtoán tổng hợp chính thức.
Phòng KD-XNK cập nhật vào báo cáo mua hàng–thanh toán. - Thanh toán
+ Phòng KD-XNK thực hiện các công việc sau: Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp; Kiểm tra lại và chuẩn bị hồ sơ mua hàng có liên quan (Yêu cầu mua hàng, báo giá, hợp đồng, hoá đơn…); Lập "Đềnghị thanh toán", Đềnghị thanh toán phải được phê duyệt bởi Tổng Giám đốc .
--> Sau đó chuyển các hồ sơ trên tới phòng kếtoán.
Phòng KD-XNK nhận lại bản sao chứng từthanh toán từPhòng kếtoán sau, cập nhật vào "Bản nháp báo cáo mua hàng - thanh toán" (không có lưu trữ chính thức)
+ Bộ phận kế toán thực hiện các công việc sau: Kiểm tra các tài liệu do phòng KD-XNK gửi; Kế toán trưởng kí duyệt giấy đềnghị thanh toán; Chuẩn bị ủy nhiệm chi/sec trên cơ sở Đề nghị thanh toán đã được phê duyệt chi tiền thanh toán; Trình Tổng Giám đốc ký ủy nhiệm chi/sec trên cơ sở các hồ sơ đã kiểm tra; Làm việc với ngân hàng để thanh toán; Hạch toán giảm công nợ, chuyển bản sao chứng từthanh toán cho phòng KD-XNK và lưu chứng từ.
Qua tìm hiểu, KTV nhận định chính sách mua hàng của Công ty ABCđược đánh giá là phù hợp và hiệu quả trong mô hình hoạt động của công ty. Có sự phân công phân nhiệm rõ ràng trong chu trình mua hàng. Mỗi cá nhân chịu trách nhiệm một chức năng riêng, tách biệt giữa xét duyệt, bảo quản tài sản, ghi sổvà hoạt động kiểm soát. Cụ thể được KTV mô tả bằng lưu đồ như sau:
Bảng 4 -Lưu đồchu trình mua hàng Công ty Cổphần ABC
STT Mô tả Phòng KD Bộphận sản xuất (Nhà máy chếbiến)
Phòng vật tư Kho Phòng kếtoán BTGĐ
1 Bộ phận sản xuất (trưởng từng phân xưởng trong nhà máy) khi phát sinh nhu cầu vật tư sẽtrình cho GĐ nhà máy "Phiếu yêu cầu mua hàng". 2 Phòng vật tư đảm nhận phần "Hợp đồng mua bán" A Phiếu yêu cầu mua hàng đã được GĐ nhà máy phê duyệt
Lựa chọn NCC, chuẩn bịbáo giá, làm lệnh mua hàng khi kiểm tra HTK đến hạn mức Phê duyệt lệnh mua hàng Hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp được duyệt Đồng ý Không đồng ý
3 Nếu hàng hóa nhập khẩu, bộ phận thu mua chuẩn bị "tờkhai hải quan". Hàng hóa nhập khẩu kèm theo "hóa đơn", Bộ phận thu mua tính giá cuối cùng của đơn hàng nhập khẩu (giá nhập khẩu, phí vận tải, thuế nhập khẩu) => nhập giá cuối cùng này vào hệthống NAV.
- Bộ phận kho tiến hành nhận hàng => chuẩn bị "Phiếu nhập kho" và nhập số lượng vào hệ thống NAV.
- Các chứng từnhập khẩu được lưu trữtại bộphận thu mua.
4 + Khi hàng hóa được vận chuyển đến, chịL hoặc chịT bộ phận mua hàng sẽ làm phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho - anh L để kiểm đếm và kết hợp với phòng kỹ thuật đểkiểm tra chất lương. Nếu đủ số lượng HTK và phòng kỹthuật kiểm tra chất lượng đạt yêu cầu. Thủ kho, phòng kỹ thuật ký nhận để lưu kho. Thủkho nhập số lượng hàng hóa vào hệthống NAV. + Phiếu nhập kho được chuyển cho phòng kếtoán, ChịA - kế toán kho sẽ so sánh số lượng trên phiếu nhập kho và số lượng nhập trên hệthống NAV.
Lưu trữ
chứng từ Hóa đơn, phiếu
vận chuyển …
Phiếu nhập kho Duyệt phiếu nhập kho A
Phần mềm
NAV Ghi sổ
2.2.2.1.2Đánh giá hiệu quảcủa các thủtục kiểm soát:
KTV xem lại các rủi ro và nhận diện các thủ tục kiểm soát có thểlàm giảm thiểu các rủi ro này. Đánh giá các rủi ro nàyảnh hưởng đến cơ sởdẫn liệu nào. Nếu có thủ tục kiểm soát tương ứng với rủi ro này thì mô tảthủ tục kiểm soát đó thông qua phỏng vấn kế toán trưởng.
Trong mục “Vấn đềcó thểxảy ra”của GLV 0353.300.1 Ma trận rủi ro kiểm soát chu trình mua hàng, nếu thủ tục kiểm soát có thể giảm thiểu rủi ro, ghi rõ số của thủtục kiểm soát đó vào bảng. Cụthể như sau:
Bảng 4–Trích GLV 0353.300.1 Ma trận rủi ro kiểm soát chu trình mua hàng
Rủi ro Cơ sở dẫn liệu Có thực hiện? Thủ tục Mô tả thủ tục Có (Y) hoặc Không (N) A) Làm thế nào để đảm bảo việc thanh toán chỉ thực hiện cho những hàng hóa/dịch vụ đã nhận được?
E Y 1
-Đề nghị thanh toán chỉ được lập trên cơ sở hồ sơ mua hàng, bao gồm: Báo giá được duyệt/ Hợp đồng, hóa đơn, BB giao nhận hàng, phiếu nhập kho. - Đề nghị thanh toán được phê duyệt bởi Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc. Ủy nhiệm chi/séc được chuẩn bị trên cơ sở Đề nghị thanh toán đãđược phê duyệt.
B) Làm thế nào để đảm bảo rằng tất cả khoản thanh toán đã
được phê duyệt? E Y 1
-Đề nghị thanh toán chỉ được lập trên cơ sở hồ sơ mua hàng, bao gồm: Báo giá được duyệt/Hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập kho.
- Đề nghị thanh toán được phê duyệt bởi Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc . Ủy nhiệm chi/séc được chuẩn bị trên cơ sở Đề nghị thanh toán đãđược phê duyệt. C) Làm thế nào để đảm bảo không có việc thanh toán 2 lần cho cùng một lô hàng hóa nhận được? AE Y 2
Đề nghị thanh toán phải Đính kèm Hóa đơn cùng biên bản nhận hàng, Hóa đơn đã được thanh toán đánh dấu "Đã thanh toán" hoặc chữ viết "đã thanh toán" của Công ty hoặc dấu "Đã cho vay" của ngân hàng
D) Làm thế nào để đảm bảo rằng tất cả giao dịch với bên liên quan được xác nhận?
C Y 3 Hàng tháng, các bên liên quan gửi dữ liệu giao dịch giữa các bên để đối chiếu
E) Làm thế nào để đảm bảo rằng hàng hóa/dịch vụ được ghi nhận đúng?
A Y 4.1
Phòng KD-XNK theo dõi việc mua hàng vào file nháp không lưu trữ chính thức (quy chế Công tyhiện tại chưa quy định), tuy nhiên file nháp này dễ bị mất.
5
Kế toán viên căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật tư và biên bản giao nhận vật tư thực tế, sau khi đối chiếu với hoá đơn mua hàng, Ghi bút toán "ghi nhận HTK hoặc chi phí trực tiếp" ra trên phiếu hạch toán tạm thời (ở đây là ngay trên giấy đề nghị thanh toán) , Kế toán trưởng sẽ kiểm tra tra và phê duyệt trước khi bút toán đó được ghi nhận vào phần mềm kế toán. F) Làm thế nào để
đảm bảo đúng các khoản phải trả cho những hàng hóa đã nhận được nhưng chưa thanh toán?
AC Y 4.1
Phòng KD-XNK theo dõi việc mua hàng vào file nháp không lưu trữ chính thức (quy chế Công ty hiện tại chưa quy định), tuy nhiên file nháp này dễ bị mất.
AC Y 4.2
Cuối tháng kế toán tổng hợp kiểm tra lại hồ sơ nhập mua hàng, hồ sơ thanh toán với sổ kế toán mua hàng (sổ 15x hoặc 6xx), số kế toán công nợ, số kế toán tiền.Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp (qua điện thoại)trước mỗi lần thanh toán.
G) Làm thế nào để đảm bảo hàng hóa được ghi nhận đúng kỳ? A NA H) Làm thế nào để đảm bảo hàng hóa/dịch vụ được vốn hóa một cách đúng đắn? A N I) Làm thế nào để đảm bảo rằng tất cả khoản thanh toán đã được ghi lại?
AC Y
6.1
Bộ phận kế toán sau khi thanh toán, ghi nhận vào sổ cái sẽ báo cáo tình hình công nợ nhà cung cấp cho bộ phận KD-XNK để kiểm tra với nhà cung cấp, tuy nhiên việc báo cáo này thường được thực hiện bằng miệng, không có lưu thành chứng từ. Bên phòng KD- XNK cũng không có báo cáo mua hàng-thanh toán chính thức để đối chiếu.
6.2
Cuối tháng kế toán tiền sẽ đối chiếu sổ phụ ngân hàng, sổ quỹ với sổ kế toán tiền gửi , tiền mặt để xem xét liệu rằng có bỏ sót nghiệp vụ hạch toán ghi nhận thanh toán công nợ nào không.
Sau đó KTV thực hiện thủ tục kiểm tra lại, đảm bảo các kiểm soát là hiệu quảthông qua trảlời bảng hỏi: thủtục này có được thực hiện thường xuyên? (hàng ngày, hàng tuần, tháng, quý, năm hay không thường xuyên); thủ tục này được thực hiện thôngthường hay tự động?; có phải là hoạt động kiểm soát chủ yếu không? và có hiệu quảkhông?
Bảng 5 -Sơ lược thủtục kiểm soát Thủ tục Mô tả thủ tục Tính thường xuyên Thủ công hay tự động hóa Thiết kế hiệu quả
Rủi ro số dư tài khoản Làm giảm rủi ro trọng yếu? Có (Y) hoặc Không (N) Cao (H) hay Thấp (L) Có (Y) hoặc Không (N) 1 Xử lý D Thủ công Y H N/a 2 Xử lý D Thủ công Y H N/a 3 Quản lý M Thủ công Y H N/a 4.1 Xử lý D Thủ công N H N/a 4.2 Quản lý M Thủ công Y H N/a 5 Xử lý D Thủ công Y H N/a 6.1 Xử lý D Thủ công N H N/a 6.2 Xử lý M Thủ công Y H N/a 6.2 Xử lý M Thủ công Y H N/a
*Tính thường xuyên:
C - Liên tục M - Hàng tháng D - Hàng ngày Q - Hàng quý W - Hàng tuần A -Hàng năm
BW - 2 tuần NR -Không thường xuyên
Thực hiện thủtục kiểm tra từng bước (Walkthrough): Chọn vài nghiệp vụbất kì trong năm để thực hiện thủ tục Walkthrough để xem chu trình mua hàng có diễn ra phù hợp với mô tảhay không.
Thông qua các thửnghiệm kiểm soát nêu trên, KTV nhận định chu trình mua hàng, thanh toán có một sốvấn đề như sau:
-Các đềnghị cấp vật tư, đồnghề chưa được đánh số, cũng như đa phần chưa có chữký của người đềnghị.
=> Rủi ro:Các đềnghị cấp vật tưvẫn được lưu trữcùng hồ sơ mua hàng, tuy nhiên việc không đánh số và chưa có đủ chữký có thể dẫn đến việc khó kiểm soát về sự phù hợp giữa các chứng từcũng như nhập nhằng về trách nhiệm của các bên liên quan.
- Một sốnghiệp vụmua hàng không có các báo giá cụthể lưu thành tài liệu
=> Rủi ro: Việc kiểm soát chọn nhà cung cấp có thể có lỗ hỏng, có thể dẫn đến rủi ro chọn nhà cung cấp không phù hợp khiến chi phí Công ty bị đội lên cao, gây thiệt hại.
- Phòng Kinh doanh–Xuất nhập khẩukhông lưu trữchính thức báo cáo theo dõi hàng đã mua và thanh toán, các bản nháp không được lưu trữ cẩn thận bị thất lạc, đồng thời có một số hoá đơn đã được thanh toán nhưng trên hoá đơn chưa có dấu vết của việc đã thanh toán như mô tả kết quảphỏng vấn tại Ma trận rủi ro kiểm soát chu trình mua hàng.
=> Rủi ro: Không có cơ sở đối chiếu hàng mua - thanh toán - công nợ giữa phòng Kinh doanh– Xuất nhập khẩu và phòng kếtoán, không có thực hiện đầy đủ việc đánh dấu trên các hoá đơn đãđược thanh toán, có thểdẫn đến rủi ro thanh toán trùng nhiều lần cho 1 hoá đơn.
- Một sốnghiệp vụ mua hàng chưa có biên bản giao nhận hàng giữa Công ty và nhà cung cấp.
=> Rủi ro: Việc kiểm soát hàng nhận được về số lượng và phẩm chất có lỗ hỏng, có thểdẫn đến rủi ro hàng nhận được thực tếkhông đúng như trên hoá đơn và hợp đồng đã ký.
- Công ty chưa thiết kể thủ tục kiểm soát về việc ghi nhận mua hàng - phải