Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý

1.1.2 .Tiến trình quyết định mua hàng của người tiêu dùng

2.2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý

Xây dựng được một cơ cấu tổchức hoạt động hữu hiệu luôn là mong muốn của mỗi nhà quản trị bởi lẽ nó là điều kiện cốt yếu đầu tiên đểthực hiện tốt tất cảcác chức năng còn lại, quản trị và ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo sự cân xứng giữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, thểhiện sự phân cấp và phân bốhợp lý các chức năng. Mặc dù hoạt động không lâu nhưng VGROUP đã có được đội ngũ cán bộ lãnhđạo nhiệt tình, năng động, các nhân viên khai thác có thâm niên trong nghề, trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao nên bộ máy của công ty được vận hành một cách trôi chảy. Mô hình quản lý của VGROUP được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng cho phép người lãnh đạo có toàn quyền quản lý, chỉ đạo, phát huy chức năng của các phòng ban trực thuộc. Các phòng ban có nhiệm vụthực hiện chức năng nghiệp vụcủa mình, sauđó đề xuất các ý kiến để ban giám đốc đưa ra các quyết định cuối cùng.

2.2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH MTV Thiết kế VGROUP

Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý Công ty TNHH MTV Thiết kế VGROUP Huế

Giám đốc:

Là người đứng đầu công ty đại diện thực hiện việc quản lý theo đường lối, chính sách của nhà nước và công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước nhà nước và toàn bộcán bộcông nhân viên vềkết quả kinh doanh. Giám đốc điều khiển hệ thống quản lý trên cơ sở kết hợp đồng bộ phương pháp quản lý hành chính và quản lý kinh tếtài chính thểhiện thông qua các chức năng sau:

+ Tổchức điều chỉnh hoạt động theo đúng định hướng và kếhoạch của công ty. + Ban hành quy chếtổchức hoạt động của các phòng ban bảovà quy định chức năng nhiệm vụcủa các phòng quản lý và nghiệp vụ.

Phòng Kếtoán –nhân sự:

Tham mưu cho giám đốc vềcông tác kếtoán, tài chính của tổchức. Vềcông tác kế toán tài chính tài chính: tổ chức hạch toán kế toán kịp thời, chính xác, đầy đủ và đúng chế độhiện hành của nhà nước và công ty. Lậpbáo cáo định kỳtheo biểu mẫu và thời gian quy định của pháp luật và công ty. Về công tác tổ chức hành chính quản trị: tham mưu cho giám đốc vềcông tác tuyển dụng, ký kết, chấm dứt hợp đồng lao động, đào tạo, bố trí nhân viên đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ của đơn vị theo quy định hiện hành của công ty. Thực hiện chính sách đối với người lao động, tham mưu xây dựng chế độ tiền lương, tiền thưởng đảm bảo phù hợp với từng chức danh hiệu quả công việc theo đúng quy định và hướng dẫn, thực hiện công tác văn thư lưu trữ, công tác hành chính quản trị, đảm bảo phục vụtốt mọi hoạt động kinh doanh.

GIÁM ĐỐC Phòng chăm sóc khách hàng Phòng kinh doanh Phòng kế toán -nhân sự

Phòng kinh doanh

Có nhiệm vụ quản lý và thực hiện các hoạt động kinh doanh theo quy định của công ty. Cụthểlà xây dựng và thiết kếcác kếhoạch khai thác KH, lên ý tưởng cho các sản phẩm, thực hiện các mẫu thiết kế, tìm kiếm các sản phẩm tiềm năng để mở rộng danh mục kinh doanh của công ty. Thực hiện các báo cáo định kỳ theo tháng, quý, năm đểtrình lên giám đốc xét duyệt.

Phòng chăm sócKH

 Tiếp quản các nguồn thông tin liên quan đến đơn hàng của KH như Fanpage, Email và Stripe.

 Liên hệ giữa nhà cung ứng tại Trung Quốc và dịch vụ vận chuyển DHL và Fex nhằm giải quyết các đơn hàng giao nhận đúng/trễhẹn cho KH.

 Thu thập các ý kiến phản hồi của KH từ Fanpage và Email nhằm đưa ra các quyết định quản trị cho Giám đốc, góp phần xây dựng các chính sách kinh doanh phù hợp.

2.2.4 Danh mục sản phẩm và đối tác:

2.2.4.1 Danh mục sản phẩm

Hiện tại công ty đang thực hiện kinh doanh 6 mặt hàng sản phẩm sau:

 Chăn: Bao gồm các sản phẩm chăn mùa hè có kích thước 30x40 (inchs) và 60x80 (inchs) với 2 dòng nguyên liệu chính là Fleece và Sherpa.

 Áo: Đây là dòng sản phẩm chủ chốt của công ty với 10 sản phẩm áo khác nhau như T-shirt, Premiun fit mens tee, Premiun fit ladies tee, Hoodie Sweatshirt, Ladies T-shirt, V-neck T-shirt, Long Sleeve tee, Crewneck Sweatshirt, Ladies Flowy tank và Youth T-shirt. Các sản phẩm áo được thiết kế từ size đàn ông cho đến trẻem chuẩn theo kích cỡ Mỹ, do đó đem lại nhiều lựa chọn cho KH. Đồng thời mỗi sản phẩm có thểlựa chọn các màu áo khác nhau.

 Poster: bao gồm 3 kích cỡ chính cho Poster treo tường là 11x17 (inchs), 16x24 (inchs) và 24x36 (inchs).Poster được in trên chất liệu giấy 200 GSM, và không bán kèm theo khungảnh.

 Cốc cà phê: Tương tự như sản phẩm áo, màu sứcốc cà phê cũng có nhiều lựa chọn nhằm cho KH lựa chọn theo sở thích cá nhân. Sản phẩm cốc được làm từ100% sứCeramic, cỡ lớn của cốc là 11Oz. Chất lượng in của cốc cho phép KH sửdụng chất tẩy rửa và an toàn với lò vi sóng.

 Vỏgối: có 1 loại vỏgối là gối vuông với kích thước 14.5in x 14.5in (37cm x 37cm) được làm từ100% sợi polyester.

 Dây chuyền: sản phẩm dây chuyền cũng được làm từ1 loại chất liệu là hợp kim kẽm với 3 màu phủ xịt khác nhau là vàng, bạc và nhiều màu. Sản phẩm có khả năng chống oxy hóa trong 1-2 năm và không chịu được chất tẩy rửa mạnh.

2.2.4.2Đối tác

Với 6 sản phẩm hiện có trong danh mục kinh doanh, công ty sử dụng cùng 1 nhà cungứng là Teechip, đây là một trong những nhà cungứng mạnh tại Trung Quốc, có khả năng sản xuất đơn hàng lớn nhưng chi phí khá cạnh tranh so với những nhà cungứng khác như MMO hay Aliexpress...

Phía đối tác cũng cung cấp cho công ty các nền tảng website để thực hiện đặt hàng, hiện tại công ty đang sử dụng 4 tên miền chính là COOLFAMILYTEE.COM, GRANDPATEE.COM. GRANDMATEE.COM và COOLDADDYTEE.COM. Với số lượng sản phẩm lớn những như đối tượng KH từ nhỏ đến lớn, việc phân chia các tên miền sản phẩm giúp cho DN quản lý các sản phẩm theo khối chung, triển khai các chiến dịch theo mùa sale. Các trang web hiện nay được sử dụng để khởi tạo là Familystylish dành cho sản phẩm dây chuyền, Gear Bubble dành cho sản phẩm cốc cà phê và Shopify cho các sản phẩm còn lại.

Với dịch vụ chuyển phát, công ty lựa chọn dịch vụ DHL và Fex, đối với các hàng hóa có trọng lượng lớn và nằmở nội địa Mỹhay Canada thì thường được chuyển phát bởi DHL. Các thị trường Châu Âu, Châu Úc hoặc toàn cầu khác thì sửdụng dịch vụchuyển phát của Fex.

2.2.5 Thực trạng kinh doanh của công ty

2.2.5.1 Thống kê kết quảhoạt động của công ty từ tháng 5/2019 đến tháng 2/2020

Từbảng sốliệu 2.1 trên ta thấy doanh thu của công ty có sựbiến động lớn qua các tháng. Cụthểcác tháng 10,11 và 12 năm 2019 có doanh thu tăng mạnh, điều này là hoàn toàn phù hợp bởi đây là thời gian diễn ra Lễtạ ơn và LễGiáng sinh, nhu cầu mua các sản phẩm làm quà tặngcho người thân, bạn bè trong những ngày lễ tăng lên mạnh. Trong khoảng thời gian này, công ty cũng thực hiện tăng ca và thuê thêm nhân viên không chính thức (parttime) làm chi phí tăng lên.

Bảng 2.1. Tình hình hoạt động của công tySTT THÁNG Tỷ giá* STT THÁNG Tỷ giá* USD/VND DOANH THU (VNĐ) CHI PHÍ 1 5 23,355.00 - 157.455.000 2 6 23,230.00 220.731.460 137.535.000 3 7 23,140.00 291.371.840 166.312.000 4 8 23,130.00 318.844.710 147.788.000 5 9 23,150.00 342.396.500 144.510.000 6 10 23,150.00 591.745.150 172.399.000 7 11 23,125.00 634.850.450 174.500.000 8 12 23,110.00 694.439.375 170.363.000 9 1 23,135.00 580.705.050 239.057.000 10 2 23,140.00 314,229,140 144.894.000

*Dựa theo tỷgiá hối đoái niêm yết tại Ngân hàng Vietcombank Việt Nam

Đến tháng 1 năm 2020 doanh thu vẫn đạt mức cao nhưng có giảm hơn so với mùa Giáng sinh 2019 một chút. Đây là khoảng thời gian diễn ra lễ tình nhân 14.2 do đó nhu cầu về quà tặng của KH cũng tăng lên khá lớn. Xong doanh thu tháng 2 năm 2020 có sựgiảm sút mạnh so với tháng 1 doảnh hưởng chung của dịch bệnh, thu nhập KH khôngổn định do đó nhu cầu mua sắm cũng giảm đáng kể.

2.2.5.2 Những thuận lợi và khó khăn

Thuận lợi

 Cơ sở hạ tầng tại Việt Nam ngày một phát triển, nhất là công nghệthông tin và mạng Internet, đem lại cơ hội tiếp cận lớn với nhiều KH.

 Mô hình Dropshipping tại Huế nói riêng cũng như Việt Nam nói chung mới bước đầu phát triển, không chịu nhiều sự cạnh tranh nội bộ ngành, tạo ra cơ hội mở rộng thị trường cho DN.

 Danh mục sản phẩm phong phú giúp cho DN có thểphục vụ được nhiều đối tượng KH cũng như những nhu cầu khác nhau. Mặt khác, KH nước ngoài ngày một ưa chuộng mua hàng trực tuyến thay cho mua hàng truyền thống, sựphát triển của TMĐT tại nước ngoài tạo cơ hội cho DN tiếp xúc được với nhu cầu của KH. Thu thập của KH càng cao vàổn định, họlại càng có xu hướng mua sắm nhiều hơn.

 Mặc dù là một mô hình kinh doanh mới, xong DN có được sựhỗtrợ vềphía công nghệ, lập trình từ các nhà cungứng tạo website. Dịch vụin ấn của đối tác có thể đáp ứng được số lượng lớn cũng như năng lực Logicstic của phía giao nhận hàng có thểgiúp DN quản lí hoạt động kinh doanh ngày một tốt hơn.

 Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, có cảm nhận thẩm mĩ và trìnhđộ cao, phù hợp với công việc thiết kế và chăm sóc KH. Công ty cũng có những chính sách thu hút, đãi ngộ đối với nhân viên khiến họ có xu hướng gắn bó, hết lòng trong công việc.

Khó khăn:

 Hiện tại hoạt động Marketing bán hàng của DN mới chỉdừng lạiở Facebook, người dùng mạng xã hội rất phong phú. Việc khai thác thêm các mạng xã hội khác như Instagram, Twitter, Snapchat, Line... nhằm giúp cho DN tiếp cận được với nhiều đối tượng KH hơn, làm tăng doanh thu của công ty.

 Số lượng nhân viên của văn phòng khôngổn định nên gây khó khăn cho việc quản lý.

 Hơn nữa, số lượng nhân viên khá khiêm tốn nhưng khối lượng công việc khá nhiều. Mỗi nhân viên dù đãđược phân công công việc cụ thể nhưng đôi khi vẫn phải làm công việc của người khác. Điều này ít nhiều cũng làm giảm hiệu quảlàm việc của nhân viên.