5. Kết cấu của luận văn
4.2.1. Hoàn thiện quy trình kiểm soát chi xây dựng công trình
Phương thức cấp phát NSNN theo dự toán được duyệt là một phương thức cấp phát ngân sách tiên tiến: phương thức cấp phát NSNN theo dự toán đã phản ánh rõ bản chất dân chủ của nền tài chính công nước ta, tạo điều kiện chủ động cho các đơn vị sử dụng ngân sách trong việc chi tiêu, phương thức cấp phát theo dự toán đã tạo ra một bước đột phá trong cải cách hành chính về quy trình kiểm soát chi, tạo điều kiện cho các cơ quan tài chính, KBNN và các đơn vị sử dụng NSNN tập trung nâng cao chất lượng quản lý theo dự toán. KBNN có điều kiện nâng cao vai trò kiểm soát chi
Phương thức cấp phát này đã bước đầu thực hiện theo Luật NSNN. Song, hiện nay việc áp dụng phương thức cấp phát trên còn gặp phải một số vướng mắc như: dự toán giao cho các đơn vị tại địa phương hiện nay còn chậm, nhiều trường hợp quá chậm, phần lớn không được giao ngay từ đầu năm, dẫn đến việc chi tiêu của đơn vi cũng như việc cấp phát thanh toán của KBNN gặp nhiều khó khăn. Các căn cứ xây dựng dự toán còn thiếu và không đồng bộ, đặc biệt là các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu, ... để khắc phục những vướng mắc trên và áp dụng có hiệu quả phương thức cấp phát này, chúng ta cần thực hiện một số biện pháp sau :
Thứ nhất, tiếp tục xây dựng, sửa đổi bổ sung, hoàn thiện các văn bản chế độ về kiểm soát chi ngân sách theo hình thức chi theo dự toán từ Kho bạc Nhà nước. Ban hành những quy định cụ thể về quy trình, thủ tục chi ngân sách theo dự toán được duyệt đối với kinh phí uỷ quyền, chi cho các chương trình khoa học trọng điểm cấp nhà nước, chi ngân sách xã, phường... nhằm vừa tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị sử dụng ngân sách vừa đảm bảo quản lý ngân sách chặt chẽ, hiệu quả.
Thứ hai, cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cơ quan tài chính và các cơ quan quản lý chuyên ngành cần ban hành đầy đủ, đồng bộ các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu phù hợp với tình hình thực tế để làm cơ sở cho việc lập và quyết định dự toán NSNN của các đơn vị thụ hưởng được kịp thời, phù hợp và có căn cứ. Cần có quy chế quy định bắt buộc các cơ quan chủ quản cấp trên phải giao dự toán NSNN cho các đơn vị cấp dưới ngay từ đầu năm. KBNN kiên quyết không thực hiện cấp phát, thanh toán, kể cả việc cấp tạm ứng đối với những đơn vị đầu năm
không có dự toán hoặc không gửi dự toán đến KBNN (trừ các nhu cầu không thể trì hoãn và pháp luật cho phép). Cơ quan chủ quản, đơn vị dự toán cấp trên phải chịu trách nhiệm pháp lý và trách nhiệm vật chất về sự chậm trễ, sự thiếu chính xác khi giao dự toán cho các đơn vị thụ hưởng.
Thứ ba, cần phân định rõ thẩm quyền, trách nhiệm của các đơn vị có liên quan trong việc quản lý, điều hành và sử dụng NSNN. Theo quy định của Luật NSNN (sửa đổi), cơ quan tài chính có trách nhiệm xây dựng dự toán, giám sát, kiểm tra việc chấp hành dự toán NSNN của các đơn vị thụ hưởng, chủ động bố trí nguồn đáp ứng các nhu cầu chi của ngân sách; cơ quan quản lý cấp trên có trách nhiệm phân bổ, giao dự toán cho các đơn vị thụ hưởng kịp thời, chính xác; KBNN thực hiện kiểm tra, kiểm soát và thực hiện thanh toán kịp thời cho đơn vị, đảm bảo khoản đó có trong dự toán, đúng chế độ quy định; đơn vị thụ hưởng thực hiện chi tiêu NSNN theo đúng dự toán được phân bổ, đảm bảo tiết kiệm và có hiệu quả.
Để quy trình kiểm soát chi hợp lý, đòi hỏi phải đáp ứng được các nguyên tắc cơ bản sau:
Một là, thủ tục đơn giản, rõ ràng, đúng chế độ, quy trình nghiệp vụ; giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng;
Hai là, công khai các hồ sơ, thủ tục, quy trình chi ngân sách; trách nhiệm của cán bộ KBNN; thời hạn giải quyết công việc;
Ba là, nhận hồ sơ chi NSNN và trả kết quả tại một đầu mối, không yêu cầu khách hàng phải liên hệ với nhiều bộ phận. Khách hàng giao dịch chỉ liên hệ với cán bộ chuyên quản từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả cuối cùng. Người tiếp nhận hồ sơ chính là người được giao nhiệm vụ theo dõi và trực tiếp kiểm soát chi đơn vị sử dụng NSNN.
Việc duyệt dự toán, phân bổ kinh phí phải dàn đều các quý trong năm, đồng thời đơn vị phải xây dựng kế hoạch chi tiêu bám sát nhu cầu. Thay thế cơ chế KBNN kiểm soát bảng kê thanh toán tạm ứng bằng nội dung kiểm soát và thanh toán trực tiếp đến đơn vị cung cấp hàng hoá hoặc người nhận thầu. Đối với các khoản chi lớn thực hiện việc đăng ký cam kết chi NSNN trên cơ sở dự toán được duyệt và hợp đồng đã ký giữa đơn vị sử dụng NSNN và tổ chức cung cấp hàng hóa nhằm đảm bảo cho việc chi tiêu NSNN đã có đầy đủ hồ sơ, thủ tục và chủ động trong bố trí tồn quỹ ngân sách. Thí điểm thực hiện khoán chi theo yêu cầu nhiệm vụ nhưng cần thiết phải có một biện pháp quản lý chi NSNN trên cơ sở các định mức,
tiêu chuẩn chi tiêu hết sức khoa học và đương nhiên mọi khoản chi tiêu NSNN đều phải chịu sự kiểm tra, kiểm soát của cơ quan Tài chính, KBNN và các cơ quan chức năng. Quy trình kiểm soát chi “một cửa” đối với chi thường xuyên theo hướng như sau:
Sơ đồ 4.1: Sơ đồ quy trình kiểm soát chi “một cửa” đối với chi thường xuyên
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ. Bước 2 : Kiểm soát chi
Bước 3 : Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ. Bước 4: Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký.
Bước 5: Thực hiện nhập chứng từ.
Bước 6 : Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ trên hệ thống. Bước 7: Thực hiện thanh toán.
Bước 8. Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng. Bước 9. Chi tiền mặt tại quỹ.
Cải tiến qui trình kiểm soát chi vốn đầu tư xây dựng cơ bản
Trong kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản cần phải ban hành thống nhất quy trình kiểm soát chi vốn đầu tư XDCT từ NSNN trên cơ sở gộp lại từ 3 quy trình như hiện nay, bao gồm cả vốn đầu tư trong nước, ngoài nước và vốn đầu tư từ ngân sách xã. Quy trình này cần quy định rõ đối tượng kiểm soát chi là các dự án đầu tư bằng vốn NSNN qua hệ thống KBNN bao gồm vốn trong nước, vốn ngoài nước, và vốn đầu tư từ ngân sách xã, cụ thể đối với từng loại vốn, chuẩn bị đầu tư, thực hiện dự án; phải đảm bảo quy định cụ thể được các vấn đề như kiểm soát chi khối lượng phát sinh, kiểm soát chi đối với các loại công việc ký kết với các cá nhân hoặc
Kế toán trưởng Cán bộ kiểm
soát chi
Thủ quỹ Thanh toán viên Giám đốc
1 15 3 4 1 6 7 1 7 9 1 8 Trung tâm thanh toán 1 2 Khách hàng
nhóm người không có tư cách pháp nhân, kiểm soát chi đối với các dự án do xã làm chủ đầu tư... Như vậy sẽ đảm bảo nhất quán chỉ có một quy trình kiểm soát chi NSNN cho vốn đầu tư XDCT, đồng thời dễ tra cứu, đối chiếu khi cần thiết, và tiện lợi cho khách hàng khi giao dịch. Đồng thời cần thường xuyên kiểm tra đánh giá quy trình kiểm soát chi vốn đầu tư XDCT nhằm mục đích cải tiến cho phù hợp với quy định mới cũng như thực tế phát sinh.
Để xây dựng một quy trình kiểm soát chi hợp lý, đòi hỏi phải đáp ứng các nguyên tắc cơ bản sau:
Một là, thủ tục đơn giản, rõ ràng, đúng chế độ, quy trình nghiệp vụ, giải quyết công việc thuận tiện cho khách hàng.
Hai là, công khai các hồ sơ, thủ tục, quy trình chi ngân sách, trách nhiệm của cán bộ KBNN, thời hạn giải quyết công việc.
Trên cơ sở đó tác giả đề xuất áp dụng quy trình Kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCT như sau:
Sơ đồ 4.2: Sơ đồ quy trình kiểm soát chi vốn đầu tư XDCT đề xuất
Bước 1: Chủ đầu tư (Ban QLDA) gửi hồ sơ cho cán bộ được phân công kiểm soát chi của dự án.
Bước 2: Cán bộ KSC tiến hành kiểm tra hồ sơ (bao gồm hồ sơ ban đầu, hồ sơ từng lần tạm ứng hoặc thanh toán) trình lãnh đạo bộ phận Kiểm soát chi NSNN ký duyệt.
Bước 3: bộ phận Kiểm soát chi NSNN trình lãnh đạo KBNN phụ trách KSC ký duyệt tờ trình lãnh đạo, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.
Bước 4: bộ phận Kiểm soát chi NSNN chuyển giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) và tờ trình lãnh đạo KBNN ký duyệt cho bộ phận Kế toán.
Bước 5: bộ phận Kế toán kiểm tra, ký giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị Thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) và trình lãnh đạo KBNN ký duyệt.
Bước 6: bộ phận Kế toán thực hiện các thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng. Bước 7: bộ phận Kế toán lưu 1 liên giấy rút vốn đầu tư, 1 liên giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), chuyển tờ trình và các liên còn lại cho bộ phận Kiểm soát chi.
Bước 8: bộ phận Kiểm soát chi lưu hồ sơ theo quy định và chuyển các liên còn lại cho Chủ đầu tư (Ban QLDA).
4.2.2. Cải cách thủ tục hành chính trong chi Ngân sách qua KBNN
Hiện nay xu hướng cải cách thủ tục hành chính đang được mở rộng, các ngành các cấp đang thực hiện rất tốt: tiết kiệm về thời gian và chi phí cho các cơ quan đơn vị. Đối với bên kho bạc nhà nước cũng vậy đã thực hiện cải cách thủ tục hành chính những vẫn còn nhiều vấn đề cần phải thực hiện thêm đó là:
+ Kho bạc cần công khai các thủ tục hành chính rộng rãi hơn nữa, việc thanh toán vốn đầu tư cần đảm bảo đúng với quy trình và hợp đồng tránh tình trạng thiếu vốn đối ứng dẫn đến việc thực hiện khó khăn. Bên cạnh đó cần kiểm soát kỹ số lượng cũng như định mức trong quá trình tạm ứng và quyết toán.
+ Áp dụng hệ thống kế toán chuẩn mực quốc tế: hiện nay trong quá trình kiểm soát chi vẫn chủ yếu dựa vào các báo cáo của đơn vị thực hiện đầu tư để thực hiện tạm ứng. Trong nhiều trường hợp tạm ứng theo thời gian quy định dẫn đến nhiều trường hợp tạm ứng vốn không đúng với tình hình thực tế. Bởi vậy cần áp dụng chuẩn mực kế toán và hệ thống kiểm soát chi tiêu. KBNN có thể kiểm soát
được các khoản chi tiêu, tiến độ thực hiện công việc từ đó nắm được tình hình và đưa quyết định là có tạm ứng hay không và số lượng là bao nhiều.
+ Thay đổi tư duy và nhận thức. Hiện này xu hướng cải cách thủ tục hành chính dựa trên khoa học công nghệ. Với những cán bộ kho bạc lớn tuổi, việc áp dụng phương thức này là tương đối khó khăn vì đối tượng này ít cập nhật tình hình mới. Bởi vậy, muốn cải cách được trước hết là thay đổi tư duy, thay đổi nhận thức của chính bản thân cán bộ: tự học hỏi, tự nghiên cứu để có thể đáp ứng được nhu cầu hiện tại.
+ Lắng nghe ý kiến của các bên. Trong quá trình thực hiện các cơ quan đơn vị được tạm ứng và quyết toán ngân sách nhà nước thông qua kho bạc. Đây là đối tượng nhanh chóng phát hiện được ra các thủ tục rườm ra không quan trọng. Bởi vậy, KBNN cần lắng nghe từ đó có những điều chỉnh phù hợp với các quy định hiện hành cũng đảm bảo chất lượng công việc được tốt hơn. Ban chỉ đạo cải cách cần quyết tâm thực hiện, lấy chỉ tiêu cải cách thủ tục hành chính là một trong những chỉ tiêu phấn đấu thi đua khen thưởng tại các đơn vị của KBNN.
+ Đối với các văn bản của cấp trên thì các cấp KBNN cần có những ý kiến, kiến nghị với cấp trên để có những sửa đổi kịp thời tránh tình trạng phải chờ lâu các ý kiến chỉ đạo của cấp trên. Cấp dưới cũng cần tham mưu chặt chẽ hơn nữa để ra những văn bản chặt chẽ về pháp lý cũng như hạn chế tối đa các khe hở để giảm tiêu cực, giảm thất thoát lãng phí.
4.2.3. Hoàn thiện khâu kế hoạch hóa trong hoạt động kiểm soát
Một hoạt động quan trọng trong khâu kế hoạch hóa trong hoạt động kiểm soát là việc lên kế hoạch chi tiết đối với các dự án được phân bổ đầu tư trong kỳ. Từ kế hoạch này, KBNN mới có thể triển khai tốt việc lên kế hoạch cho bộ phận mình.
Hiện nay trong công tác kiểm soát chi XDCT từ NSNN, do nhu cầu vốn không đáp ứng đủ, mặt khác việc tính toán xác định sự cần thiết và hiệu quả của dự án chưa thật khách quan và khoa học nên khâu phân bổ vốn chi XDCT rất nhạy cảm, và dễ mang tính chủ quan. Để khắc phục hạn chế này yêu cầu đặt ra với khâu này trong chế độ khá chặt chẽ song chưa thực sự hiệu lực. Vì vậy cần phải xây dựng điều kiện phân bổ vốn bằng cách xác định nguyên tắc, tiêu chí, mức phù hợp với địa phương và khả năng Ngân sách. Làm tốt khâu phân bổ vốn có ý nghĩa quan trọng
trong tiền đề mở đường cho sự phát triển bắt đầu từ việc xây dựng cơ sở hạ tầng và tạo sức hút đầu tư từ các nguồn vốn khác.
Bên cạnh đó, căn cứ theo các kế hoạch triển khai dự án, KBNN phải thực hiện việc lên kế hoạch chi tiết cho các bộ phận, phòng ban. Hàng tháng, vào cuối kỳ, KBNN Bắc Kạn nên thực hiện việc việc lên kế hoạch cho tháng tiếp theo, kế hoạch cần được sự tham gia của trưởng các bộ phận để có thể cân đối công việc tồn đọng tháng trước, và việc triển khai các công việc trong tháng tiếp theo. Tránh tình trạng kế hoạch được lãnh đạo giao mà các phòng ban không được tham gia ý kiến, dẫn đến công việc dồn ứ, không hiệu quả.
Một giải pháp có thể được thực hiện tại KBNN Bắc Kạn là việc họp các đơn vị, phòng ban có liên quan đến công tác kiểm soát chi, thực hiện việc lên kế hoạch với sự tham gia thảo luận của các phòng ban liên quan trong 1-2 cuộc họp để thống nhất một cách chính xác nhất, sử dụng ý kiến tập thể của các phòng ban để đưa ra một kế hoạch thực hiện phù hợp nhất đối với công tác kiểm soát chi.
Các kế hoạch sau khi được lập, sẽ cần phải được lãnh đạo KBNN Bắc Kạn kiểm tra một cách chặt chẽ, đồng thời, các kế hoạch phải đạt được yêu cầu về tính chi tiết, logic và đảm bảo được khâu chuẩn bị nguồn lực tốt nhất để được thực hiện một cách chính xác.
4.2.4. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực kiểm soát chi
Để giảm được thất thoát trong việc sử dụng ngân sách nhà nước đó là làm tốt hoạt động kiểm soát chi. Để làm tốt được điều này trước hết đó là có cơ chế, quy trình kiểm soát chặt chẽ đúng với các quy định hiện hành thì có thể phát huy được tác dụng.
Ngoài ra cũng có nhiều đối tượng lợi dụng chức vụ để chi NSNN sai mục đích, chi sai số lượng.... Bởi vậy để có thể ngăn chặn được các hành vi này trước hết là nâng cao được phẩm chất và đạo đức của các cán bộ kho bạc, tránh sự kết nối giữa cán bộ và các cơ quan sử dụng ngân sách nhà nước. Để làm được điều này cần thực hiện các việc như sau:
+ Cán bộ quản lý cần phải thường xuyên kiểm tra giám sát nhân viên của mình. Cán bộ nhiệt tình với công việc sẵn sàng giải đáp các khắc mắc của nhân viên