6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.1. Xác định nhucầu đàotạo nguồn nhân lực
1.2.1.1. Tính toán nhu cầu
Việc xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực là nhân tố liên quan và quyết định trực tiếp đến việc thực hiện các bước tiếp theo của một tiến trình đào tạo. Nhu cầu đào tạo thường được xác định từ các kế hoạch nguồn nhân lực, dựa vào đó mà xác định nhucầu đào tạo và phát triển cho đơn vị mình đáp ứng yêu cầu công việc và thực hiện được kế hoạch đặt ra.
Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo:
Thứ nhất, phân tích bản thân công việc của người lao động:
Nội dung chủ yếu của phân tích người lao động gồm: phân tích hồ sơ cá nhân để lấy những thông tin và trình độ, năng lực, kỷ năng để xem có đảm bảo được những yêu cầu tối thiểu của công việc hay không. Tiếp đến là phân tích kết quả thực hiện công việc để xem mức độ hoàn thành công việc,những kiến thức kỹ năng nào còn thiếu và cần thiết bổ sung những nội dung gì.
Thứ hai, phân tích chức năng,nhiệm vụ và mô hình của tổ chức:
Cần phải xác định xem mục tiêu và trình độ phát triển của tổ chức cũng như những điểm mạnh, điểm yếu để từ đó cải thiện bằng nhiều phương pháp trong đó có đào tạo. Cuối cùng, phân tích khả năng và trình độ của các cán bộ làm cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn lực tài chính,… sẽ nhằm đảm bảo độ chính xác của việc xác định nhu cầu đào tạo.
Thứ ba, phân tích yêu cầu và nội dung của công việc đảm nhận:
Phân tích công việc dựa vào bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc. Những bản này giúp tổ chức nhận thức và xác định được người thực sự cần được đào tạo và có nhu cầu đào tạo.
Từ những sự phân tích trên, sẽ xác định được nội dung,chương trình và cách thức để phối hnh xác nhu cầu đào tạo thì cần thiết phải tiến hành song song và đồng thời việc phân tích yêu cầu và nội dung như đã nêu.
1.2.1.2. Đánh giá nhu cầu
Mục đích là nhận biết những nhu cầu đào tạo thích hợp còn chưa được đáp ứng và để xác định mục tiêu đào tạo cho các chương trình được vạch ra, ngoài ra còn đánh giá rút kinh nghiệm , góp ý cho những chương trình không còn phù hợp với tình hình để điều chỉnh trong giai doạn sắp tới.
Khi đánh giá nhu cầu đào tạo người ta thường bắt đầu từ quan điểm cho rằng kết quả làm việc không tốt cho nên phải đào tạo. Các tổ chức chỉ nhận dạng các nhu cầu đào tạo theo phản ứng đối với các vấn đề khi chúng nảy sinh. Tuy nhiên, hiệu quả làm việc không như mong muốn của nhân viên do nhiều nguyên nhân; có những nguyên nhân liên quan đến đào tạo và có cả những nguyên nhân không liên quan đến đào tạo. Liệt kê dưới đây cho thấy những nhóm nhân tố ảnh hưởng đến đo lường nhu cầu đào tạo thông qua hiệu quả công việc gồm có:
Nhân tố thể hiện kém hiệu quả trong thực hiện công việc của người lao động
Nhân tố thuộc về cá nhân mà tổ chức không thể kiểm soát được gồm: Khả năng trí tuệ, Khả năng thể lực; Sự ổn định về tinh thần , tình cảm; Hoàn cảnh gia đình và bản thân, Sức khỏe.Thiếu tự tin hay quá tự tin;Các chương trình đào tạo không phù hợp.
Nguồn thông tin đánh giá nhu cầu
Kế hoạch phát triển của tổ chức ,đơn vị trong một khoảng thời gian được xác định,thông thường tính theo đơn vị thời gian năm.
Các ghi chép ,theo dõi quá trình công tác và làm việc của nhân viên của bộ phận chức năng trong tổ chức.
Các báo cáo đánh giá kết quả công việc theo định kỳ quy định Các bảng mô tả công việc
Các báo cáo về tai nạn lao động xảy ra trong làm việc
Các nguồn thông tin trên cần được phân tích kỹ nhằm thấy được sự cần thiết phải đào tạo và đào tạo những kỹ năng như thế nào cho khắc phục và sửa chữa những yếu kếm nêu trên.
Sự thành công của các chương trình đào tạo phụ thuộc quyết định vào
nhận thức và quyết tâm thực hiện của lãnh đạo. Không có ủng hộ và hỗ
trợ của những nhà lãnh đạo, quản lý và đồng thuận chắc chắn chương trình đào tạo sẽ không thể thực hiện được. Có lẽ vì vậy, mà lý do thường được viện dẫn để cho rằng việc đào tạo thất bại là không có sự hỗ trợ về phia bộ phận quản lý hay điều hành của tổ chức
Quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo theo các cách tiếp cận khác nhau
nhằm chỉ ra những vấn đề đa dạng trong công tác đào tạo,vì vậy về nguyên tắc,người ta có thể sử dụng:
*Kỹ thuật đánh giá nhu cầu đào tạo thông qua - Phỏng vấn, phiếu điều tra
- Kiểm tra phân tích các vấn đề của nhóm
- Phân tích các báo cáo hoặc ghi chép, phân tích công việc và đánh giá kết quả công việc
Sau đây có thể so sánh một số kỹ thuật đánh giá nhu cầu đào tạo để thông qua đó có thể cung cấp những dữ liệu có thể định lượng như sơ đồ dưới đây:[20]
SƠ ĐỒ SO SÁNH KỶ THUẬT ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO
Sơ đồ 1.3. So sánh kỷ thuật đánh giá nhu cầu đào tạo
Thực chất của giai đoạn này là lên kế hoạch và phát triển chương trình đào tạo. Để thành công cần phải:
- Xác định các mục tiêu và các điều kiện ràng buộc
- Kết hợp 3 yếu tố của sự thành công: thiết kế, phổ biến và hậu cần. - Xác định chiến lược tối ưu
- Lập kế hoạch tổng quát.
Quan điểm của Lãnh đạo về đào tạo Xác định nhu cầu, đối tượng đào tạo Tên của chương trình đào tạo. Các mục tiêu của chương trình đào
tạo[phải cụ thể và có khả năng đo lường được].
Nội dung cụ thể của chương trình
đào tạo.
Thứ tự giảng dạy và tài liệu hướng dẫn.
Hình thức, phương pháp đào tạo. Nhân lực thực hiện đào tạo, thời gian, chi phí
Chính sách sử dụng sau đào tạo. Chính sách ưu đãi trong quá trình đào tạo
Khi lên kế hoạch tổng quát cho quá trình tổ chức thực hiện việc đào tạo thì cần lưu ý các nội dung bao gồm trong kế hoạch như sau:
05 nội dung của một kế hoạch đào tạo nêu trêncó thể được sắp xếp và biến thể bằng cách bổ sung và điều chỉnh tùy theo phạm vi và tính chất của công tác đào tạo trong tổ chức,một bộ phận của tổ chức hay thậm chí một nhóm trong bộ phận.Tuy nhiên một kế hoạch cơ bản bao giờ cũng phải có :đào tạo cho ai;đào tạo những nội dung gì và làm gì sau đào tạo.
Khi thiết kế một chương trình đào tạo người ta cần phải chú ý đến một số yếu tố cơ bản như sau:
Nội dung trong đào tạo:
- Học các kỹ năng cơ bản hay kiến thức cơ bản - Học kinh nghiệm hay học từ lý luận sách vở
- Phân loại rõ kiến thức được đào tạo (cơ sở, cơ bản, kỹ thuật chuyên sâu, riêng có của doanh nghiệp …).
Các nguyên tắc học tập áp dụng cho đào tạo
Để đào tạo có hiệu quả phải chú ý các nguyên tắc học sau đây: -Phản hồi: thông tin ngược thông báo cho học viên kết quả của họ. -Thực hành: nhằm cải thiện một phản xạ một thói quen làm việc. -Sự thích hợp: nói lên ý nghĩa của quá trình đào tạo với học viên.
-Sự tham gia : là sự tích cực tham gia của học viên vào quá trình đào tạo - Sự ứng dụng: áp dụng nội dung được dào tạo trong thực tiến công việc.
Liệt kê các đặc điểm của học viên được đào tạo để bố trí và sắp xếp nội dung
đào tạo sao cho phù hợp tâm sinh lý của học viên
-Số lượng của tổng số học viên trong thiết kế chương trình đào tạo. -Số lượng học viên tiêu chuẩn cho từng lớp,từng khóa đào tạo
Giới hạn của tổ chức trong thực hiện đào tạo
Yêu cầu đào tạo như phân tích trên cho thấy nhất là khi cả tổ chức và người lao động đều muốn thực hiện.Tuy nhiên bất kỳ một vấn đề kinh tế-xã hội nào cũng có giới hạn nhất định của nó.Đào tạo cũng vậy,bản thân nó bị các vấn đề: tài chính, cán bộ giảng dạy, thời gian, thỉnh giảng hoặc các phương tiện có thể thực hiện đào tạo nội bộ hay thuê ngoài.
Các phương pháp đào tạo[nhận thông tin và đào tạo kỷ năng]
Các phương pháp hay kỹ thuật đào tạo phù hợp với việc giảng dạy của nội dung đào tạo khác nhau và mức độ tiếp thu của học viên
Các phương pháp đào tạo phù hợp với việc tiếp nhận thông tin bao gồm các bài giảng bằng phương tiện mass-media ,các buổi thuyết trình , phim , video cũng như các chương trình hướng dẫn mà trong đó các thông tin có thể được trình bày hoặc trên giấy in , hoặc trên máy vi tính.Các phương pháp đào tạo thích hợp với đào tạo kỹ năng bao gồm phương pháp đào tạo bằng công việc cụ thể như đào tạo bằng biện pháp hướng dẫn công việc (hay còn gọi là phương pháp: Nói, Chỉ dẫn, Làm, và Ôn luyện) và huấn luyện cũng như đào tạo sơ bộ, dạy nghề, và hướng dẫn bằng video.Các phương pháp phù hợp với chương trình đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp bao gồm các hội nghị, thảo luận, và huấn luyện khả năng ra quyết định và giải quyết vấn
đề:Các hình thức vận dụng như : trò chơi phân tích, giải quyết tình huống, trò chơi đo lường kiến thức chuyên môn và tổng quát.
1.2.2. Tổ chức thực hiện công tác đào tạo
Việc tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo do bộ phận chuyên trách về nguồn nhân lực của tổ chức chủ trì. Bộ phận này cần phối hợp với các phòng,ban chức năng khác trong tổ chức để tiến hành các nội dụng như:
-Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của những cá nhân và bộ phận tham gia vào việc tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo.
-Đôn đốc và các cá nhân có liên quan thực hiện kế hoạch đào tạo theo đúng lịch trình.
-Xác định những người cần và cử đi đào tạo trong từng đợt đào tạo. Mục tiêu của đào tạo là nhằm thay đổi Kiến thức, Hành vi và Thái độ của người học.Ở mỗi mục tiêu và mức độ có những phương pháp phù hợp như mô hình liệt kê dưới đây:
Bảng 1.1. Phân loại các hình thức Đào tạo
Tiêu thức Các hình thức /phương pháp
Theo định hướng nội
dung đào tạo
- Đào tạo theo định hướng công việc - Đào tạo theo định hướng doanh nghiệp
Theo mục đích của nội
dung đào tạo
- Đào tạo hướng dẫn công việc cho nhân viên - Đào tạo huấn luyện kỹ năng
- Đào tạo kỹ thuật an toàn lao động
- Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật
- Đào tạo và phát triển các năng lực quản lý
Theo tổ chức hình thức
đào tạo
- Đào tạo chính quy - Đào tạo tại chức - Lớp cạnh xí nghiệp - Kèm cặp tại chỗ
Theo địa điểm hoặc nơi
đào tạo
- Đào tạo tại nơi làm việc - Đào tạo xa nơi làm việc Theo đối tượng đào tạo - Đào tạo mới
- Đào tạo lại
Nguồn : Tổng hợp của tác giả
Thời gian, địa điểm đào tạo:
viên cần đào tạo theo kế hoạch.Thời điểm nào có thể mời hoặc huy động được các giảng viên cần thiết Kết hợp cả hai thời gian trên người lập kế hoạch đào tạo có thể xác định được thời gian và có thể mở lớp đào tạo.Về địa điểm đào tạo, tổ chức có thể xác định mở lớp đào tạo ngay trong tổ chức (nếu tổ chức có đủ địa điểm học đáp ứng các nhu cầu học tập) hoặc thuê ngoài.
Kinh phí đào tạo.
Cần phải dự toán được các khoản chi phí này, xác định được kinh phí đào tạo được lấy từ nguồn nào, tổ chức có thành lập được quỹ đào tạo riêng hay được trích ra từ nguồn nào khác. Từ đó, điều chỉnh nguồn kinh phí đào tạo sao cho phù hợp với công tác đào tạo nguồn nhân lực cho tổ chức của mình.
Các khoản chi phí này bao gồm: các khoản chi phí cho người học, chi phí cho giáo viên, chi mua trang thiết bị phục vụ học tập … cần xem xét khả năng chi trả của mình đến đâu, có huy động từ người lao động đóng góp một phần hay không …Từ đó tổ chức phải dự tính, lên kế hoạch quản lý và chi tiêu nguồn quỹ này sao cho hợp lý và đạt hiệu quả.
Lựa chọn giáo viên đào tạo.
Đối với đội ngũ giáo viên là nguồn từ trong tổ chức: Cần quan tâm đánh giá trên các mặt cụ thể: trình độ chuyên môn, phương pháp truyền đạt, uy tín và trách nhiệm, kỹ năng quản lý…Nguồn giáo viên nội bộ có chất lượng tốt sẽ mang lại hiệu quả đào tạo vì họ đã và đang làm việc trong tổ chức thì họ cũng sẽ tâm huyết với công tác đào tạo hơn so với bên ngoài
Đối với giáo viên là nguồn từ bên ngoài: Tổ chức cần xem xét, đánh giá một cách chính xác nhất về đội ngũ này và cũng nên tham khảo từ nhiều nguồn khác nhau để có được thông tin đầy đủ, đảm bảo tin cậy.
Ngoài ra, sau mỗi khóa học tổ chức cần phải tổ chức đánh giá lại cả chất lượng của giáo viên lẫn người học để lựa chọn ra đội ngũ giáo viên phù hợp
và có chất lượng cao cho các lần đào tạo tiếp theo mang lại hiệu quả đào tạo tốt nhất cho tổ chức.
1.2.3. Đánh giá kết quả đào tạo
Đánh giá đào tạo là đo lường mức độ tiến bộ về kiến thức, kỷ năng hay hành vi màngười học tiếp thu được trong chương trình đào tạo. Việc đo lường này cũng giúpđánh giá sự phù hợp giữa các chi phí phát sinh trong việc thiết kế và thực hiệnchương trình đào tạo với các lợi ích liênquan. Quan trọng nhất trong việc đánh giá chương trình đào tạo vẫn là hiệu quả làm việc của nhân viên có thay đổi theo hướng mong muốn hay không? Do đó cần so sánh hiệu quả làm việc của nhân viên trước và sau khi được đào tạo để xác định liệu chương trình đào tạo có đáp ứng được các mục tiêu đào tạo hay
không.Trong đánh giá khi kết thúc một chương trình đào tạo phải đánh giá việc thực hiện chương trình đào tạo có đạt được như mục tiêu đặt ra hay không, từ đó tìm ra mặt mạnh, mặt yếu để tăng cường và khắc phục cho các đợt và chương trình đào tạo về sau.
Đánh giá hiệu quả đào tạo theo mục tiêu đàotạo
Chính vì vậy việc đánh giá hiệu quả đào tạo sẽ cho biết chương trình đào tạo thực hiện đến đâu.Những mục tiêu đào tạo đề ra có đạt được với mong muốn của tổ chức haykhông,mứcđộđạtđượcnhư thế nào.Nếu thực
sựnhữngmụctiêucủatổ chức đề ra mà quá trình đào tạo của tổ chức đạt được thì chứng tỏ việc đào tạo nguồn nhân lực là thành công.
Nhược điểm của việc đánh giá theo mục tiêu đào tạo là khó có thể lượng hoá được một cách chính xác. Nhiều khi việc đưa ra mục tiêu đào tạo sai lệch do đánh giá nhu cầu đào tạo chưa đúng mức làm cho việc đánh giá hiệu quả đào tạo và phát triển về sau cũng bị ảnh hưởngtheo.
Đánh giá hiệu quả đào tạo theo trìnhđộ
hợp phản ánh được kết quả của công tác đào tạo. Trong các tổ chức, chỉ tiêu năng suất lao động thường được gọi là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh hiệu quả hoạt động đào tạo.Chỉ tiêu này phản ánh năng suất làm việc của một nhân viên đạt được trong năm.
Đối với bộ phận tác nghiệp của tổ chức thì hiệu quả của đào tạo xuất phát từ các yếu tố sau đây:
Thứ nhất: Các yếu tố gắn liền với việc sử dụng kiến thức học được, trang thiết bị kỹ thuật và công nghệ, thông tin áp dụng trong quá trình hoạt động.
Thứ hai: Các yếu tố gắn liền với điều kiện tự nhiên và xã hội: Môi trường bên trong và môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức, khí hậu, thị trường, ưu thế thương mại, các chính sách kinh tế, luật pháp của nhà nước.
Thứ ba: Các yếu tố gắn liền con người và quản lý con người như trình độ chuyên môn nghiệp vụ của người lao động, trình độ quản lý và hoạt động tổ chức.
Chỉ tiêu này được sử dụng tính toán cho tất cả các kết quả hoạt động cho nên nó chỉ là chỉ tiêu tổng hợp nhất để đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Đối với bộ phận quản lý và điều hành thì việc đánh giá hiệu quả đào tạo khó có thể lượng hoá được và chỉ có thể đưa ra một số chỉ tiêu đánh giá:
* Kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ: Người quản lý đã hiểu sâu sắc những kiến thức lý luận, thực tiễn và lĩnh vực chuyên môn của mình.
*Trình độ giao tiếp: Những giao tiếp thông thường trong nước và ngoài nước gồm sự hiểu biết về tâm lý xã hội của người lao động ở tổ chức mình, yếu tố tâm lý quản lý có vai trò quan trọng trong hoạt động của bất kỳ loại