Việc phát hành, sử dụng và thanh toán thẻ phải tuân theo pháp luật của nước sở tại, quy định của tổ chức quốc tế, các văn bản, thỏa thuận mang tính pháp lý, các quy trình, quy phạm liên quan.
Xuất phát từ cơ sở lý luận, từ thực tiễn đòi hỏi, từ nhu cầu phát triển khách quan của việc sử dụng thẻ và đặc biệt là từ khả năng dáp ứng của khoa học công nghệ viễn thông hiện nay, một quy trình xử lý cụ thể nhưng mang tính tổng quát được đưa ra làm cơ sở để các chủ thể liên quan căn cứ vào đó thực hiện có sự điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện cụ thể của quốc gia mình, của ngân hàng mình.
22
1.1.5.1. Phát hành thẻ ngân hàng
Theo quyết định số 1092/2002/QĐ-NHNN ngày 8/10/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành quy định thủ tục thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán:
“Điều 6: Thủ tục phát hành thẻ ngân hàng
Đối với khách hàng.
Để được sử dụng thẻ ngân hàng khách hàng phải thực hiện các thủ tục đăng ký sử dụng thẻ và đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của ngân hàng phát hành thẻ.
Sau khi được ngân hàng phát hành thẻ chấp nhận khách hàng phải ký hợp đồng sử dụng thẻ với ngân hàng phát hành thẻ.
Nếu phải lưu ký tiền theo yêu cầu của ngân hàng phát hành thẻ, khách hàng lập lệnh chi trích tài khoản tiền gửi của mình hoặc nộp tiền mặt để lưu ký tiền vào tài khoản tiền ký gửi để đảm bảo thanh toán thẻ tại ngân hàng phát hành thẻ.
Đối với ngân hàng phát hành thẻ.
Khi nhận được giấy yêu cầu sử dụng thẻ và các giấy tờ liên quan của khách hàng, ngân hàng phát hành thẻ kiểm tra, xem xét thẩm định nếu đủ điều kiện sử dụng thẻ thì làm các thủ tục cấp thẻ cho khách hàng (chủ thẻ): lập hồ sơ theo dõi thẻ đã phát hành, giao thẻ cho chủ thẻ và yêu cầu chủ thẻ ký nhận.
Sơ đồ 1.1: Quy trình phát hành thẻ
Ngân hàng phát hành
Tại chi nhánh Tại trung tâm thẻ
(1) - Khách hàng có nhu cầu sử dụng thẻ, ngân hàng hướng dẫn khách hàng làm đơn theo mẫu và nộp cho ngân hàng. Hồ sơ gồm: đơn xin phát hành thẻ, hợp đồng sử dụng thẻ và các giấy tờ khác có liêu quan.
(2) - Xét duyệt yêu cầu phát hành thẻ:
(3) - Sau khi thẩm định, nếu hồ sơ đảm bảo yêu cầu thì ngân hàng gửi hồ sơ về trung tâm phát hành thẻ - phải có xác nhận của giám đốc chi nhánh hoặc trưởng phòng nghiệp vụ.
(4) , (5), (6), (7), (8) - Tại trung tâm, các thông tin về khách hàng được cá nhân hoá sau đó gửi thẻ kèm theo số PIN cho chủ thẻ thông qua NHPH. (9) - Nhận thẻ từ trung tâm, NHPH xác nhận bằng văn bản có chữ kí của trưởng phòng nghiệp vụ hoặc người được uỷ quyền cho trung tâm thẻ.
24
Nghiệp vụ phát hành thẻ bao gồm: Phát hành thẻ mới, Phát hành thẻ thay thế, thẻ in lại, thẻ nâng cấp và in thẻ ký hạn mới.
* Phát hành thẻ mới:
+ Khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị phát hành thẻ, ngân hàng phải kiểm tra các yếu tố
- Đối tượng: có nằm trong diện được phép sử dụng thẻ không - Điều kiện: về tư cách pháp nhân, năng lực hành vi dân sự, năng lực tài chính để xác định cơ sở phát hành (đối với thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, tín chấp thế chấp, tỷ lệ bao nhiêu...). Đối với phát hành thẻ ghi nợ cần kiểm tra trạng thái tài khoản tiền gửi của người đề nghị phát hành.
+ Nếu hồ sơ cấp thẻ hoàn toàn phù hợp, ngân hàng có thể tiến hành phân loại khách hàng. Đối với thẻ ghi nợ, việc phát hành thẻ đơn giản vì khách hàng đã có tài khoản tại ngân hàng. Đối với thẻ tín dụng, ngân hàng phải tiến hành phân loại khách hàng để có một chính sách tín dụng riêng. Thông thường có hai loại hạn mức tín dụng:
- Hạn mức theo thẻ vàng: thường cấp cho các nhân vật quan trọng, có thu nhập cao và ổn định. Hạn mức tín dụng theo thẻ vàng thường cao hơn nhiều so với thẻ thường.
- Hạn mức thẻ thường: Hạn mức tín dụng theo thẻ thường thấp hơn nhiều so với thẻ vàng, chủ yếu cung cấp cho người bình dân. Nhưng khách hàng cũng phải thuộc loại đủ tiêu chuẩn để nhận thẻ tín dụng.
+ Sau khi thẩm định và phân loại khách hàng, nếu khách hàng đáp ứng đủ điều kiện, ngân hàng tiến hành phát thẻ cho khách hàng. Trước khi giao thẻ ngân hàng yêu cầu chủ thẻ ký tên và đăng ký chữ ký mẫu ở ngân hàng. Sau đó bằng kỹ thuật riêng, từng ngân hàng tiến hành ghi những thông tin cần thiết về chủ thẻ lên thẻ, đồng thời ấn định và mã hóa mã số cá nhân (số PIN) cho chủ thẻ, nhập dữ liệu về chủ thẻ vào tập tin quản lý.
ĐV/CSCNT (điểm ứng tiền mặt)
+ Khi ngân hàng giao thẻ cho khách hàng thì giao luôn số PIN và yêu cầu chủ thẻ giữ bí mật. Nếu mất tiền do để lộ số PIN, chủ thẻ hoàn toàn chịu trách nhiệm.
+ Sau khi giao thẻ cho khách hàng coi như nhiệm vụ phát hành thẻ kết thúc. Thời gian kể từ khi khách hàng đề nghị mua thẻ đến khi nhận được thẻ thường không quá 6 ngày.
* Phát hành thẻ thay thế, thẻ in lại, thể nâng cấp:
Tại chi nhánh phát hành, khi nhận được yêu cầu phát hành thẻ thay thế, thẻ in lại, thể nâng cấp của khách hàng thì phải kiểm tra lại các điều kiện đảm bảo như tài sản ký quỹ, thế chấp trong trương hợp nâng cấp thẻ, tạo dữ liệu thẻ thay thế, thẻ nâng cấp gửi nơi xử lý in thẻ để thực hiện.
* In thẻ kỳ hạn mới:
Hàng tháng, nơi in thẻ in ra danh sách các thẻ sẽ hết hạn vào tháng sau để các chi nhánh phát hành thông báo cho chủ thẻ để cso ý kiến về việc tiếp tục sử dụng hay chấm dứt sử dụng. Trong trường hợp thẻ tiếp tục sử dụng sẽ xử lý tương tự trường hợp phát hành lại.
1.1.5.2. Quy trình thanh toán thẻ
Nghiệp vụ thanh toán thẻ dược xác định từ khi chủ thẻ bắt đầu sử dụng thẻ cho đến khi hoàn hành nghĩa vụ đối với ngân hàng và các bên liên quan. Quy trình thanh toán có thể chia ra thành thanh toán tại các ĐVCNT (CSCNT), thanh toán tại NHTT và NHPH.
Chủ thể tham gia gồm: + Ngân hàng phát hành + Ngân hàng thanh toán + Đơn vị chấp nhận thẻ + Chủ thẻ
Giữa ngân hàng thanh toán và ngân hàng phát hành phải có hợp đồng thanh toán thẻ của nhau trước đó.
Với thẻ tín dụng quốc tế, còn có sự tham gia của tổ chức thẻ quốc tế trong quá trình thanh toán thẻ với tư cách là trung gian giữa ngân hàng phát hành và ngân hàng thanh toán, khi cả hai ngân hàng này đều là thành viên của tổ chức.
+ Chấp nhận thẻ
ĐVCNT kiểm tra khả năng thanh toán của thẻ:
- Khi số tiền thanh toán < hạn mức cho phép của NHTT thì ĐVCNT kiểm tra bảng tin cảnh giác (warning bulletin) để đảm bảo tính hiệu lực của thẻ.
- Khi số tiền thanh toán > hạn mức cho phép, ĐVCNT xin chuẩn chi của NHTT.
Sơ đồ 1.2: Quy trình thanh toán thẻ
42) "(3 )
(4) 1 2
3 4 5 6 'b5
NHTT Chủ thẻ NHPH (7b) T TCTQT ʌ (1)- Phát hành thẻ
(2)- Chủ thẻ mua hàng hoá, dịch vụ tại CS/ĐVCNT, trao thẻ cho ĐV/ CSCNT. (3)- ĐVCNT trao hàng hoá, dịch vụ, trả thẻ và hoá đơn cho chủ thẻ
(4)- ĐVCNT thông báo, gửi hoá đơn giao dịch cho NHTT. (5)- NHTT ứng tiền trả cho ĐVCNT.
27
(7a) -Tại NHPH tiến hành ghi nợ cho chủ thẻ, sau đó báo nợ cho chủ thẻ (7b) - Báo có/ chuyển lệnh chuyển có sang cho NHTT.
+ Cung cấp hàng hóa dịch vụ
Khi nhận được mã chuẩn chi, ĐVCNT yêu cầu chủ thẻ ký tên lên hóa đơn và so sánh chữ ký đó với chữ ký mẫu trên thẻ. Sau đó, ĐVCNT cung cấp hàng hóa dịch vụ cho chủ thẻ cùng một liên hóa đơn.
+ Nộp hóa đơn
Với máy cà tay, ĐVCNT lập hóa đơn và bản sao kê nộp cho NHTT (không quá 5 ngày kể từ khi thương vụ xảy ra).
Với thiết bị đọc thẻ điện tử, dữ liệu thanh toán được truyền về NHTT và hóa đơn nộp định kỳ.
+ Thanh toán cho ĐVCNT
NHTT sau khi kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin trên hóa đơn sẽ ghi:
Nợ: TK tạm ứng thanh toán thẻ
Có: TK tiền gửi thanh toán của ĐVCNT + Gửi thông tin dữ liệu
NHTT tổng hợp toàn bộ hóa đơn chứng từ về các giao dịch và gửi đến trung tâm (tổ chức thẻ quốc tế).
+ Xử lý bù trừ thanh toán
Trung tâm ghi Nợ và báo Nợ cho NHPH, ghi Có và báo Có cho NHTT số tiền giao dịch sau khi trừ phí trao đổi thông tin.
Sau khi nhận được thông tin từ trung tâm, nếu không có khiếu nại, NHPH chấp nhận thanh toán cho trung tâm.
+ Thông báo cho chủ thẻ
Định kỳ hàng tháng, NHPH lập bảng thông báo giao dịch gửi đến cho chủ thẻ và yêu cầu chủ thẻ thanh toán.
+ Thanh toán cho NHPH
Sau khi nhận được bảng thông báo giao dịch, nếu không thấy sai sót gì, chủ thẻ tiến hành thanh toán cho NHPH.