THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN AN BèNH
2.2.1. Khỏi quỏt tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Ngõn hàng thương mại cổ phần
An Bỡnh
Đơn vị quản lý cao nhất của Ngõn hàng TMCP An Bỡnh là Hội sở chớnh cú tu cỏch phỏp nhõn trong đú nguời đại diện là Tổng Giỏm Đốc, bờn duới là mạng luới cỏc chi nhỏnh, cỏc chi nhỏnh này cú cỏc Giỏm đốc chi nhỏnh riờng và con dấu riờng nhung khụng cú tu cỏch phỏp nhõn mà chỉ hoạt động thụng qua sự ủy quyền của Tổng Giỏm Đốc. Hội sở chớnh gồm cỏc phũng ban chức năng chịu trỏch nhiệm quản lý theo ngành dọc cỏc mảng nghiệp vụ riờng biệt.
Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý và điều hành hội sở chớnh gồm cú: Hội Đồng quản trị, Ban kiểm soỏt, Tổng Giỏm Đốc và bộ mỏy giỳp việc( gồm cỏc Phú Tổng giỏm đốc, kế toỏn truờng và cỏc lónh đạo phũng chức năng tại hội sở chớnh).
47
Sơ đồ 2.1: Mụ hỡnh tổ chức theo cơ cấu phũng ban tại Hội sở chớnh của ABBANK giai đoạn 2015 - 2020
48
ABBANK cú mụ hỡnh quản lý dữ liệu tập trung, nghĩa là cỏc Chi nhỏnh chỉ nhu là cỏc phũng nghiệp vụ đặt tại địa điểm cỏch xa Hội Sở chớnh, là cơ sở nhập dữ liệu đầu vào cho ngõn hàng. Trờn cơ sở dữ liệu phỏt sinh tại cỏc Chi nhỏnh, Hụi sở thực hiện xử lý hạch toỏn kế toỏn cho toàn bộ hệ thống. Sau khi xử lý dữ liệu và luu trữ cú hệ thống tại Hụi sở, thụng tin kết quả sẽ đuợc gửi lại Chi nhỏnh. Cỏc Chi nhỏnh truy cập và khai thỏc chung nguồn dữ liệu thống nhất. Mụ hỡnh quản lý dữ liệu tập trung đuợc thiết kế trờn cơ sở chuơng trỡnh phần mềm T24.
Với việc triển khai hệ thống T24 đó cho phộp Ngõn hàng An Bỡnh triển khai hàng loạt cỏc dịch vụ hiện đại nhu giao dịch một cửa, gửi tiền mội nơi, rỳt tiền nhiều nơi,... Cơ sở dữ liệu tập trung tại Hội sở và việc triển khai cỏc chuơng trỡnh ứng dụng trờn nền tảng giao dịch trực tuyến Online trong toàn ngành.
Cú thể thấy rằng tổ chức cụng tỏc kế toỏn của một doanh nghiệp núi chung và ngõn hàng núi riờng, cụ thể là NHTMCP An Bỡnh bao gồm rất nhiều mảng, nội dung. Tuy nhiờn trong khuụn khổ của luận văn, tỏc giả chỉ nờu ra thực trạng những nội dung trong cụng tỏc kế toỏn của NHTMCP An Bỡnh cú bất cập để làm tiền đề cho việc tỡm kiếm cỏc giải phỏp để cải tiến, hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn hiện tại của ngõn hàng An Bỡnh. Đú là: Tổ chức chứng từ kế toỏn, tổ chức bộ mỏy kế toỏn, tổ chức lập và trỡnh bày BCTC và tổ chức hệ thống kiểm soỏt nội bộ.
2.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toỏn tại Ngõn hàng thương mại cổ phần
An Bỡnh
Theo mụ hỡnh tổ chức hiện nay của ngõn hàng, mỗi mảng nghiệp vụ đều cú phũng
chức năng quản lý. Vớ dụ Quản lý tớn dụng quản lý mảng tớn dụng của khỏch hàng doanh
nghiệp, khỏch hàng cỏ nhõn, Phũng thanh toỏn quản lý mảng nghiệp vụ về thanh toỏn,
Trung tõm thẻ quản lý cỏc mảng nghiệp vụ thẻ.. .Phũng kế toỏn tài chớnh hội sở của NHTMCP An Bỡnh là phũng chịu trỏch nhiệm quản lý và huớng dẫn chung trong toàn
hệ thống về chế độ kế toỏn tài chớnh.
Cỏc văn bản huớng dẫn về chế độ chứng từ kế toỏn hiện đuợc ỏp dụng tại Ngõn hàng TMCP An Bỡnh cú thể kể ra nhu sau:
49
trong Ngõn hàng TMCP An Bỡnh. Đõy là văn bản mang tớnh tổng quỏt quy định cỏc nguyờn tắc ỏp dụng chế độ chứng từ tại NHTMCP An Bỡnh. Tuy nhiờn văn bản này đó đuợc ban hành từ rất lõu dựa trờn những văn bản phỏp quy của nhà nuớc và NHNN nhu Phỏp lệnh kế toỏn thống kờ, quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12 thỏng 12 năm 2005 của Thống đốc ngõn hàng nhà nuớc về việc ban hành chế độ chứng từ kế toỏn ngõn hàng, tổ chức tớn dụng.
- Quy định số 161/QĐ.TGĐ.12 Huớng dẫn hạch toỏn kế toỏn tiền vay, chế độ chứng từ kế toỏn riờng cho nghiệp vụ tiền vaỵ Quyết định này đuợc xõy dựng trờn cơ sở quy trỡnh nghiệp vụ tớn dụng đuợc ban hành theo quyết định 240/QĐ-TGĐ.11 của Tổng Giỏm Đốc về quy chế cho vay và chế độ chứng từ kế toỏn do NHNN ban hành theo quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12 thỏng 12 năm 2005. Thực tế hiện nay cỏc văn bản này đó hết hiệu lực. Quy trỡnh tớn dụng mới đó đuợc triển khai theo quy định số 130-QĐ-TGĐ.17 của NHTMCP An Bỡnh đối với khỏch hàng doanh nghiệp lớn và quy trỡnh tớn dụng cho khỏch hàng SME đang chuẩn bị đuợc chớnh thức triển khaị Do vậy nội dung trong quy định này cũng cú nhiều bất cập khụng cũn phự hợp với quy định hiện naỵ
- QĐ 193-QĐ-TGĐ.13 của Tổng Giỏm Đốc huớng dẫn quy trỡnh hạch toỏn liờn hàng nội bộ trực tuyến. Cụng văn này điều chỉnh mảng giao dịch ngõn hàng điện tử liờn quan tới liờn hàng nội bộ trong NHTMCP An Bỡnh. Tuy nhiờn văn bản này đuợc ban hành khi NHTMCP An Bỡnh mới bắt đầu triển khai giao dịch trực tuyến dựa trờn những văn bản phỏp quy của nhà nuớc và NHNN mà hiện nay đó hết hiệu lực nhu quyết định số 308-QĐ.NH2 ngày 16/09/1997 của Thống đốc NHNN về việc ban hành quy chế về lập, sử dụng, kiểm soỏt, xử lý, bảo quản, luu trữ chứng từ điện tử của ngõn hàng và tổ chức tớn dụng.
- Quyết định 64/TBNB-TGĐ ban hành quy định về bảo mật hệ thống thụng tin NHTMCP An Bỡnh: Đõy là quyết định mang tớnh cốt lừi cho việc ứng dụng cỏc sản phẩm giao dịch điện tử. Tuy nhiờn quyết định này đuợc ban hành khỏ lõu và cần đuợc chỉnh sửa cho phự hợp với bối cảnh hiện tạị
50
cỏc nghiệp vụ chủ yếu, tại NHTMCP An Bỡnh cũn cú nhưng văn bản khỏc quy định cho cỏc nghiệp vụ khỏc như nghiệp vụ chuyển tiền, nghiệp vụ thanh toỏn, nghiệp vụ phỏt hành và thanh toỏn thẻ.. .Tuy nhiờn chế độ chứng từ kế toỏn cho những nghiệp vụ này cũng được dựa trờn cơ sở nguyờn tắc của cỏc văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cở bản đó được đề cập bờn trờn.
Cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn tại ngõn hàng An Bỡnh được thực hiện ghi nhận trờn
phần mềm kế toỏn và khụng hạch toỏn ghi sổ thủ cụng. Việc thực hiện cỏc quy định của
Luật kế toỏn và cỏc ban ngành liờn quan về chế độ chứng từ kế toỏn tại ngõn hàng An
Bỡnh như sau:
ạ Nội dung và mẫu chứng từ
Mẫu và nội dung chứng từ của ngõn hàng An Bỡnh được thiết kế dựa trờn cơ sở Nhà nước và ngành quy định, đảm bảo yờu cầu hạch toỏn, đỏp ứng mụ hỡnh “Giao dịch một cửa’ ’ và được thống nhất ỏp dụng trong toàn hệ thống.
Mẫu chứng từ được thiết kế để tớch hợp cỏc nội dung cần thiết để vừa là chứng từ gốc vừa là chứng từ hạch toỏn ghi sổ kế toỏn và là húa đơn đặc thự của ngõn hàng phỏt cho khỏch hàng. Chứng từ của ngõn hàng An Bỡnh được in trờn giấy in Cacbon gồm nhiều liờn để sử dụng cho cỏc mục địch lưu trữ, đối chiếu và phỏt hành húa đơn cho khỏch hàng. Chứng từ cú nhiều liờn cú tiện lợi là chỉ cần lập một lần và hạch toỏn ghi sổ một lần sẽ hoàn thiện được chứng từ ghi sổ và húa đơn giao dịch cho khỏch hàng.
Nội dung của chứng từ giao dịch với khỏch hàng gồm 2 phần:
- Phần thứ nhất, phần dành cho khỏch hàng: Thể hiện nội dung khỏch hàng
cần thực hiện giao dịch. Khỏch hàng cần sử dụng đỳng mẫu chứng từ dựng cho nghiệp vụ đú, giao dịch viờn căn cứ trờn nội dung yờu cầu của khỏch hàng để thực hiện hạch toỏn ghi sổ kế toỏn.
Hiện nay cụng nghệ T24 cải tiến, tại phần thụng tin dành của khỏch hàng, khỏch
hàng cú thể tự ghi tay hoặc giao dịch viờn hỗ trợ khỏch hàng bằng cỏch tra thụng tin cỏ
nhõn khỏch hàng, nhập trờn phần mềm, in ra sẵn cho khỏch hàng kiểm tra, ghi “ xỏc nhận thụng tin chớnh xỏc’ ’ vào phiếu thụng tin và ký, ghi đầy đủ họ tờn.
51
- Phần thứ hai, phần dành cho ngõn hàng: Thể hiện phần nội dung hạch
toỏn kế toỏn của giao dịch viờn thực hiện theo từng giao dịch trờn cơ sở nội dung khỏch hàng yờu cầụ
(Một số mẫu chứng từ chủ yếu quan trọng được sử dụng nhiều tại NHTMCP An Bỡnh được thể hiện trong phụ lục)
b. Lập và kiểm tra chứng từ kế toỏn tại Ngõn hàng thương mại cổ phần An Bỡnh
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh liờn quan đến hoạt động kinh doanh của ngõn hàng đều được khỏch hàng và ngõn hàng An Bỡnh lập chứng từ kế toỏn theo mẫu quy định và phải lập rừ ràng, đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc.
Theo quy định hiện hành chứng từ giấy do khỏch hàng lập gửi phải cú chữ ký của chủ tài khoản, kế toỏn trưởng (đối với khỏch hàng là tổ chức được phỏp luật quy định bắt buộc phải bố trớ kế toỏn trưởng/phụ trỏch kế toỏn) và dấu (nếu cú). Chữ ký và dấu (nếu cú) của khỏch hàng trờn chứng từ bằng giấy giao dịch với ngõn hàng phải đỳng với chữ ký mẫu đó đăng ký tại ngõn hàng.
Đối với sộc, ngõn hàng An Bỡnh bắt buộc khỏch hàng phải lập trờn mẫu sộc in sẵn
của ngõn hàng An Bỡnh, in đầy đủ thụng tin tờn doanh nghiệp, địa chỉ, số tài khoản tại
nơi khỏch hàng mở tài khoản tiền gửị Quy định về lập và kiểm soỏt chứng từ được quy
định lồng ghộp trong quy định về quy trỡnh luõn chuyển và lưu trữ chứng từ kế toỏn.
c. Luõn chuyển và lưu trữ chứng từ kế toỏn tại Ngõn hàng thương mại cổ phần An Bỡnh
^*Quy định về luõn chuyển chứng từ
Quy định về luõn chuyển chứng từ kế toỏn tại Ngõn hàng An Bỡnh được quy định theo nghiệp vụ. về tổng quỏt cú thể khỏi quỏt mụ hỡnh luõn chuyển chứng từ tại Ngõn hàng An Bỡnh qua một số sơ đồ cụ thể saụ
52
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ luõn chuyển chứng từ giấy
(1) : Tại Giao dịch viờn: Căn cứ nhu cầu của khỏch hàng trờn phiếu giao dịch,
giao dịch viờn kiểm tra tớnh hợp lớ, hợp lệ của chứng từ.. .Nếu chứng từ hợp phỏp, hợp lệ, giao dịch viờn hạch toỏn ghi nhận lờn hệ thống, in phiếu hạch toỏn, ký chứng từ rồi chuyển cho kiểm soỏt viờn kiểm tra và phờ duyệt.
(2) : Tại Kiểm soỏt viờn: Căn cứ chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ do giao dịch
viờn
chuyển tới, kiểm soỏt viờn thực hiện kiểm tra nội dung giao dịch của khỏch hàng, kiểm tra con dấu chữ kớ. duyệt giao dịch trờn phần mềm T24 và kớ chứng từ theo quy định.
(3) : Kiểm soỏt viờn: sau khi phờ duyệt chuyển lại chứng từ cho giao dịch viờn
thực hiện giao dịch kết thỳc với khỏch hàng.
(4) : Giao dịch viờn: thực hiện thu, chi tiền cho khỏch hàng trong hạn mức, nếu
vượt hạn mức chuyển cho bộ phận quỹ, chuyển trả khỏch hàng liờn hai chứng từ, xỏc nhận nội dung giao dịch do khỏch hàng yờu cầu đó được hoàn tất.
(5) : Đối với cỏc giao dịch liờn quan đến chuyển tiền ra khỏi hệ thống Ngõn
hàng An Bỡnh: Giao dịch viờn chuyển toàn bộ cỏc liờn chứng từ cho kế toỏn phụ trỏch chuyển tiền đi tại bộ phận Back End, và trả liờn 2 cho khỏch hàng.
(6) : Cuối ngày giao dịch viờn thực hiện in liệt kờ cỏc giao dịch thực hiện trong
ngày và chuyển toàn bộ chứng từ cựng liệt kờ vào cho bộ phận kế toỏn viờn tại khu vực Back End để đối chiếu chứng từ.
53
- Đối với chứng từ tự động:
Giao dịch tự động là cỏc giao dịch do hệ thống mỏy tớnh xử lý tạo ra trờn cơ sở cỏc thụng tin được kế toỏn nhập vào hệ thống mỏy tớnh. Thời kỳ đầu khi ỏp dụng kế toỏn mỏy trong cụng tỏc kế toỏn tại Ngõn hàng An Bỡnh, cỏc giao dịch tự động đơn giản chỉ là cỏc giao dịch hạch toỏn trả lói tiền gửi khụng kỳ hạn cho khỏch hàng vào ngày cuối thỏng. Từ năm 2010, trờn cơ sở nền tảng chương trỡnh Ngõn hàng bỏn lẻ, cỏc dịch vụ ứng dụng giao dịch tự động đó được phỏt triển rất mạnh. Cỏc dịch vụ tự động cú thể kể đến như:
- Dịch vụ chuyển tiền tự động (Onlinebanking): Là hỡnh thức khỏch hàng sử dụng mỏy tớnh kết nối mạng internet, cho phộp khỏch hàng cú thể yờu cầu Ngõn hàng An Bỡnh thực hiện thanh toỏn cho khỏch hàng theo những chu kỳ nhất định một số tiền nhất định hoặc số tiền theo húa đơn như thanh toỏn tiền vay, tiền lói vay, thanh toỏn tiền điện thoại, tiền nước...
- Dịch vụ đầu tư tự động (tài khoản A+): Nếu khỏch hàng đăng kớ sử dụng dịch vụ này thỡ với mức số dư duy trỡ thường xuyờn cao hơn quy định thỡ sẽ tự động được hưởng lói suất cao hơn.
- Dịch vụ thanh toỏn lương, Dịch vụ rỳt tiền và thanh toỏn qua thẻ ATM...
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ luõn chuyển chứng từ tự động
Nguồn: Ngõn hàng An Bỡnh
(1) : Giao dịch viờn kiểm tra yờu cầu giao dịch tự động của khỏch hàng nếu
thấy
54
viờn thực hiện nhập thụng tin vào hệ thống mỏy tớnh để tạo tham số cài đặt cho hệ thống tạo cỏc giao dịch tự động theo mục đớch cần thiết. Giao dịch viờn xỏc nhận đó cài
đặt thụng tin cho giao dịch tự động và gửi cho kiểm soỏt viờn kiểm trạ
(1’): Khỏch hàng giao dịch thụng qua cỏc thiết bị giao dịch tự động của Ngõn hàng An Bỡnh như mỏy ATM, POS... khỏch hàng thực hiện nhập cỏc thụng tin qua hệ thống mỏy tự động theo những nội dung thụng tin bắt buộc theo yờu cầu của giao dịch và đặc biệt phải xỏc nhận mó số hoặc mật khẩu giao dịch của khỏch hàng đó đăng ký với Ngõn hàng An Bỡnh.
(2) : Cuối ngày, hệ thống mỏy tớnh căn cứ trờn tham số do giao dịch viờn cài đặt để tạo cỏc giao dịch hạch toỏn vào cỏc sổ hạch toỏn chi tiết cho cỏc tài khoản liờn quan đó được hạch toỏn trong giao dịch tự động.
(3) : Giao dịch viờn cài đặt bản ghi thụng tin tạo giao dịch tự động thực hiện in cỏc giấy bỏo Nợ, giấy bỏo Cú do hệ thống đó tạo ra để thực hiện đối chiếu với cỏc tài khoản liờn quan được hạch toỏn.
Hiện nay cỏc giao dịch tự động của Ngõn hàng An Bỡnh rất nhiều nhưng chưa cú quy định cụ thể về việc luõn chuyển chứng từ của giao dịch tự động cũng như trỏch nhiệm của những cỏn bộ tham giạ Mọi cỏn bộ cú user hạch toỏn đều cú thể cài đặt tạo bản ghi giao dịch tự động và hệ thống sẽ thực hiện tạo giao dịch theo cỏc tham số được cài đặt. Mọi hạch toỏn đều được hệ thống thực hiện vào cuối ngày và việc kiểm soỏt chỉ được thực hiện vào ngày hụm sau khi giao dịch đó được hạch toỏn vào sổ hạch toỏn chi tiết. Quy trỡnh giao dịch tự động thường chỉ do một cỏn bộ xử lý (ngoại trừ giao dịch thanh toỏn lương cú qua kiểm soỏt viờn duyệt giao dịch).
- Đối với chứng từ điện tử:
Trờn cơ sở mụ hỡnh quản lý dữ liệu tập trung như đó trỡnh bày ở trờn, quy trỡnh luõn chuyển chứng từ điện tử được thực hiện theo nguyờn tắc: Hội sở chớnh tập trung xử lý mọi giao dịch bằng chứng từ điện tử của tất cả cỏc Chi nhỏnh. Cỏc Chi nhỏnh chỉ thực hiện in chứng từ hạch toỏn và cỏc giấy bỏo Nợ, giấy bỏo Cú liờn quan đến cỏc tài khoản của Chi nhỏnh.