Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán, báo cáo kế toán, bao gồm các mẫu sổ kế toán với kết cấu mẫu sổ cụ thể, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau. Trình tự ghi sổ là cách kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ, nhằm hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán đủ lập được các báo cáo kế toán hàng ngày và định kỳ.
Hình thức kế toán áp dụng phổ biến tại các NHTM là chứng từ ghi sổ: dựa vào từng chứng từ kế toán ngân hàng hoặc bảng kê chứng từ kế toán ngân hàng để hạch toán vào sổ kế toán.
Theo chế độ kế toán chung, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp trong hình thức kế toán “ chứng từ ghi sổ” được thể hiện ở sơ đồ sau:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán huy động vốn đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi
sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ
Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các
chứng từ
kế toán huy động vốn sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để
ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết về tiền gửi, giấy tờ có giá phát hành... - Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh liên quan đến tiền gửi, giấy tờ có giá... trong tháng
trên sổ
Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát
- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ huy
động vốn trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền
phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số
dư Có
của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của
từng tài
khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Trình tự của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ cho thấy một số nội dung cơ bản sau:
- Sổ kế toán gồm sổ kế toán chi tiết về tiền gửi, phát hành giấy tờ có giá, ...và sổ kế toán tổng hợp (sổ cái)
- Căn cứ từng chứng từ kế toán hoặc bảng kê chứng từ kế toán huy động vốn để hạch toán vào sổ kế toán chi tiết.
- Có bước kiểm tra, đối chiếu để khẳng định các nghiệp vụ kinh tế tài chính
thể hiện trên chứng từ kế toán huy động vốn phát sinh và hoàn thành đã được
phản ánh chính xác, đầy đủ vào sổ kế toán chi tiết về tiền gửi, giấy tờ có giá...
- Có bưác, đểm tra, đối chiếu để khẳng định các nghiệp vụ kinh tế tài chính thể hiện trên chứng từ kế toán huy động