Môi trường kiểm soát hoạt động cấp tín dụng tại Ngân hàng Thương Mại Cổ

Phần 2 : NỘI DUNG

2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động cấp tín dụng tại Ngân hàng TMCP Việt

2.2.1. Môi trường kiểm soát hoạt động cấp tín dụng tại Ngân hàng Thương Mại Cổ

Thương Mại Cổ Phần Việt Nam Thịnh Vượng

2.2.1.1. Định hướng xây dựng kiểm soát nội bộ hoạt động cấp tín dụng tại Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Việt Nam Thịnh Vượng

- VPBank thực hiện chính sách tín dụng thận trọng và phân tán rủi ro. Việc tăng trưởng tín dụng được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo an toàn hoạt

động cho Ngân hàng. Hoạt động tín dụng của VPBank được giữ vững theo phương châm “thận trọng”, không cạnh tranh bằng cách nới lỏng điều kiện tín dụng. Đồng thời, với phương châm “phân tán rủi ro”, VPBank đã chú trọng hỗ trợ tích cực cho các đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, các hộ kinh doanh cá thể trong việc phát triển sản xuất kinh doanh, và đáp ứng các nhu cầu tín dụng tiêu dùng cho các cá nhân.

- VPBank phải xây dựng hệ thống KSNB để bảo đảm các yêu cầu sau:

+ Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng an toàn, hiệu quả tài sản và các nguồn lực;

+ Hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời;

+ Tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ.

+ Hoạt động kiểm soát nội bộ của VPBank được Kiểm toán nội bộ, tổ chức kiểm toán độc lập đánh giá định kỳ.

2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức ban đầu

Cơ cấu tổ chức ban đầu của Ngân hàng còn khá đơn giản tương tự như các Ngân hàng khác khi mọi hoạt động cấp tín dụng, huy động tiền gửi đều diễn ra tại các Chi nhánh:

+ Cán bộ tín dụng thực hiện thu thập hồ sơ cung cấp cho cán bộ thẩm định tại chi nhánh và trình cấp phê duyệt.

+ Cấp phê duyệt có thể là Giám đốc chi nhánh/ Phòng giao dịch đó hoặc cấp phê duyệt cao hơn nếu hạn mức tín dụng phê duyệt vượt quá thẩm quyền phê duyệt tại đơn vị.

- Các hoạt động tín dụng diễn ra tại từng chi nhánh giúp cho việc quản lý, thu thập và thẩm định hồ sơ được nhanh hơn. Sử dụng các chứng từ gốc để thẩm định tránh được trường hợp hồ sơ bị cố ý sửa chữa bằng các phầm mềm

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức ban đầu của VPBank

(Nguồn tác giả tổng hợp)

Tuy nhiên mô hình này có những hạn chế, việc tìm kiếm, thu thập và quyết định cho vay diễn ra tại chi nhánh dẫn đến tiền ẩn rủi ro cao, cụ thể:

+ Việc cập nhật các thông tin các quy định sản phẩm tại đơn vị kinh doanh không thuờng xuyên ảnh huởng đến chất luợng thẩm định hồ sơ.

+ Không có một bộ phận độc lập kiểm tra, thẩm định tính chính xác của các hồ sơ cung cấp dẫn đến hồ sơ có thể bị làm giả.

+ Có khả năng xảy ra truờng hợp thông đồng giữa ban lãnh đạo chi nhánh và cán bộ tín dụng nhằm cho khách hàng có thể vay vốn trong khi có thể khách hàng không đủ điều kiện để đuợc cấp tín dụng.

■ QuanLy du an

+ Không có bộ phận độc lập phụ trách giám sát việc đơn vị kinh doanh có thường xuyên kiểm tra tình hình sử dụng vốn của khách hàng không; kiểm soát các chứng từ còn nợ, thiếu của khách hàng sau giải ngân dẫn đến việc thực hiện các hoạt động kiểm soát giám sát sau giải ngân không được các đơn vị kinh doanh thực hiện thường xuyên từ đó không đưa ra được các biện pháp kịp thời khi khách hàng có dấu hiệu bất thường có nguy cơ không trả được nợ.

+ Việc sử dụng các chứng từ gốc để xem xét cấp tín dụng có thể làm hỏng, rách chứng từ ảnh hưởng đến lưu trữ hồ sơ.

Cơ cấu tổ chức sau chuyển đổi

Trong giai đoạn chuyển đổi giai đoạn 2012-2017 cơ cấu tổ chức của Ngân hàng có sự thay đổi đáng kể với sự chuyên môn hóa hoạt động. Các hoạt động cấp tín dụng hầu hết đều có sự hỗ trợ của bộ phận vận hành và sự hỗ trợ tư vấn từ các đơn vị tham mưu.

Cơ cấu nhân sự hiện tại của Ngân hàng phân chia cụ thể từng bộ phận trong đó rõ nét nhất là việc tách bộ phận hỗ trợ tại chi nhánh thành bộ phận vận hành riêng biệt độc lập để đảm bảo quá trình xử lý tín dụng hiệu quả.

Dan vj Klrii d 03 Iih so ĐÕ TO CHỨC

Khá ch

UB đteu Iianh dụnTin

LIYBAN LJYBAN Hội đũng Quan Lý Tài san Nữ -Cũ Khach hang Hbidbng Ún dung Khách hang UBQudntri HJi ro Hoatdbng Khách hang Doanh UB Tln dung vã thu Iibino BAN KIÊM SCAT KH dl KẼ Congity TNHH

Quan Lý tai ⅛an VPBank TNHFCangty Tai chínhI MTVVPBank

Dich VU Ngan hang J ThitruangTaichinh Qijantri Nquon □ inh chê tài chinh

ng Pháp che vã Ph ản T rưyẽn Do<ι⅛i Vảnhânh-Hủtiũ

Sơ đô 2.2: Cơ câu tô chức sau chuyên đôi của VPBank

- Hội đồng Tín dụng: Hội đồng có chức năng xét cấp tín dụng, phê duyệt hạn mức tín dụng vượt hạn mức quyết định của các Ban tín dụng tại chi nhánh, xem xét tái cấu trúc lại khoản nợ theo đề xuất của các bộ phận chuyên môn; xem xét việc miễn giảm lãi, phí liên quan đến tín dụng theo Quy chế miễn giảm lãi, phí của VPBank; khuyến nghị HĐQT thay đổi chính sách tín dụng cho phù hợp với tình hình thực tế... và các nhiệm vụ khác liên quan đến các hoạt động tín dụng của Ngân hàng. Hiện nay, Hội đồng tín dụng các cấp của VPBank đã gia tăng tần suất họp, tiến hành tổ chức họp hàng ngày giải quyết kịp thời nhu cầu xét duyệt các khoản tín dụng theo thẩm quyền.

- Đơn vị kinh doanh: cụ thể là các chi nhánh/ phòng giao dịch có nhiệm vụ chính là tìm kiếm khách hàng có nhu cầu vay vốn, tiếp đến là thu thập hồ sơ và có những thẩm định ban đầu về khách hàng đảm bảo thông tin khách hàng cung cấp là chính xác, trung thực.

- Đơn vị hỗ trợ vận hành: sẽ hỗ trợ đơn vị kinh doanh trong quá trình thẩm định khách hàng, trong quá trình giải ngân và sau giải ngân.

- Cơ cấu tổ chức hiện nay đã khắc phục rất nhiều các hạn chế của cơ cấu ban đầu, cụ thể:

+ Đơn vị kinh doanh chỉ là chốt chặn đầu tiên trong chiến lược 3 tuyến phòng thủ của ngân hàng thực hiện các bước thẩm định ban đầu các hồ sơ khách hàng cung cấp, có thể phát hiện sớm các trường hợp khách hàng không đủ điều kiện vay hoặc cố tình giả mạo hồ sơ.

+ Thành lập bộ phận độc lập với đơn vị kinh doanh để thực hiển kiểm soát trong quá trình thẩm định, hoàn thiện và thực hiện giải ngân cho khách hàng là bộ phận thẩm định tín dụng và bộ phận hỗ trợ thuộc khối vận hành tách biệt với khối kinh doanh.

+ Xây dựng các hệ thống luân chuyển hồ sơ, các bộ phận trao đổi làm việc thông qua hệ thống lưu trữ hồ sơ này hoặc bằng mail, điện thoại mà

không tiếp xúc trực tiếp, hạn chế việc thông đồng giả mạo hồ sơ giữa các bộ phận.

+ Thành lập bộ phận kiểm soát sau thực hiện việc kiểm tra các điều kiện tuân thủ nghị quyết phê duyệt của khách hàng nhu cam kết chuyển doanh thu, mục đích sử dụng vốn của khách hàng. Tổ chức kiểm tra thực tế khách hàng để phát hiện dấu hiệu bất thuờng nhu tình hình hoạt động không ổn định có nguy cơ không trả đuợc nợ.

Tuy nhiên hệ thống vẫn tồn tại những hạn chế đang trong quá trình khắc phục:

+ Quá trình thẩm định, hoàn thiện giải ngân phải thực hiện qua hệ thống luân chuyển hồ sơ, vì vậy chất luợng của hệ thống ảnh huởng rất lớn đến tiến độ cấp tín dụng.

+ Đòi hỏi cán bộ thuộc các bộ phận độc lập phải có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết và nắm rõ quy định, quy trình tín dụng của Ngân hàng.

2.2.1.3. Xây dựng hệ thống văn bản tín dụng

- VPBank xây dựng hệ thống văn bản quy định cho từng mảng nghiệp vụ và phòng ban riêng. Chính sách tín dụng chung đuợc ban hành nhằm quy định thống nhất về các điều kiện cấp tín dụng và các nội dung liên quan đến thẩm định, phê duyệt tín dụng các khoản cấp tín dụng này.

- Từ chính sách tín dụng các phòng ban sản phẩm thuộc các khối kinh doanh sẽ xây dựng các sản phẩm phù hợp với quy định Ngân hàng và nhu cầu của Khách hàng trong từng thời kỳ. Đi kèm với các sản phẩm cụ thể ban hành là các quy trình và văn bản huớng dẫn nhằm quy định trách nhiệm của các bộ phận trong quy trình xử lý hồ sơ và huớng dẫn các đơn vị trong quá trình vận hành thực tế. Việc xây dựng hệ thống văn bản hoàn chỉnh giúp cho các bộ phận có thể nắm đuợc nội dung, yêu cầu, công việc trong quy trình tín dụng từ đó thực hiện các biện pháp kiểm soát nhằm tuân thủ các quy định.

Λ

Đơn vị kinh doanh

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hệ thống văn bản tại VPbank

(Nguồn tác giả tự tổng hợp)

- Tuy nhiên hệ thống văn bản quá lớn sẽ dễ gây loạn kiến thức, khó cập nhật hết đuợc quy định nếu không sử dụng thuờng xuyên do số luợng văn bản và luợng kiến thức cần phải nhớ quá nhiều. Hàng năm VPBank xây dựng và sửa đổi hàng trăm văn bản do vậy gây khó khăn cho các bộ phận trong quá trình vận hành.

2.2.1.4. Chính sách nhân sự

trọng hơn trong năm 2017, với việc tiếp tục triển khai chương trình đào tạo theo nhóm công việc, triển khai các lớp huấn luyện kỹ năng bán hàng và nhận biết rủi ro tín dụng, các lớp kỹ năng mềm. Hình thức đào tạo cũng cải tiến phong phú bằng việc triển khai thử nghiệm thành công hệ thống đào tạo trực tuyến để cán bộ nhân viên có thể học tập, thi lấy chứng chỉ trực tuyến, mọi lúc mọi nơi, trên nhiều loại thiết bị dùng các hệ điều hành khác nhau.

- Việc đào tạo bài bản cán bộ nhân viên đặc biệt là nhân viên mới điều vô cùng quan trọng. Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo và ban hành hướng dẫn thực hiện các quy định chính sách mới đặc biệt là các quy định thay đổi từ Ngân hàng Nhà nước, các cơ quan Nhà nước có liên quan...

- VPBank cũng thực hiện các thay đổi trong chính sách nhân sự như chế độ lương thưởng, chăm sóc sức khỏe.. .nhằm thu hút nhân tài.

- VPBank luôn định hướng rõ ý thức trách nhiệm cho mỗi nhân viên: + Tuân thủ là trách nhiệm của tất cả các cán bộ quản lý, điều hành, nhân viên từ các thành viên HĐQT, Tổng giám đốc, Ban điều hành đến các giám đốc Đơn vị, Trưởng phòng, ban, cấp quản lý và các nhân viên của VPBank.

+ Mọi vấn đề tuân thủ liên quan đến hoạt động của VPBank đang được nhận diện, theo dõi, kiểm soát, bảo đảm việc chấp hành tuân thủ và phòng, tránh các vi phạm tuân thủ.

+ Các hành vi vi phạm tuân thủ dần được phát hiện, đấu tranh, xác minh, làm rõ và xử lý. Việc xử lý vi phạm tuân thủ phải kết hợp giữa đấu tranh và lấy mục tiêu giáo dục, phòng ngừa vi phạm tuân thủ làm trọng tâm.

+ Các cá nhân phải có trách nhiệm giải thích rõ ràng về các hành vi, hành động của mình cho các cán bộ kiểm soát tuân thủ chuyên trách của VPbank.

+ Cán bộ kiểm soát tuân thủ chuyên trách của VPBank đuợc tiếp cận mọi thông tin cần thiết, đuợc tiếp các nhân sự, hồ sơ, thông tin của hệ thống nhằm xác minh, làm rõ các vấn đề về tuân thủ hoặc rủi ro tuân thủ cho Ngân