trong ngân hàng thương mại
Như phần trên đã phân tích chất lượng của hệ thống KSNB chính là sự hữu hiệu của hệ thống KSNB. Hệ thống KSNB của các tổ chức khác nhau, được vận hành với các mức độ hữu hiệu khác nhau. Hệ thống KSNB của một tổ chức cũng hoạt động với mức độ hữu hiệu khác nhau ở những thời điểm khác nhau. Theo báo cáo CoSo cho rằng, một hệ thống KSNB hữu hiệu (xét tại một thời điểm xác định) nếu Hội đồng quản trị và các nhà quản lý đảm bảo hợp lý đạt được ba tiêu chí sau: Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào? Báo cáo tài chính đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy; Pháp luật và các quy định đang được tuân thủ.
là một trạng thái (tình trạng) của quá trình đó ở một thời điểm nhất định. Việc đánh giá sự hữu hiệu của KSNB là mang tính xét đoán. Bên cạnh đó, để đánh giá KSNB là hữu hiệu, ngoài ba tiêu chí trên, còn phải đánh giá thêm: Năm bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB có hữu hiệu không?
Có thể thấy, sự hữu hiệu của năm bộ phận cấu thành của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng chính là tiêu chí để đánh giá sự hữu hiệu của KSNB. Tuy nhiên, cần nhận thức được là sự hoạt động của từng bộ phận của hệ thống KSNB tại từng thời điểm, từng bộ phận có thể là khác nhau cũng có thể là như nhau, bởi vì:
+ Có sự bù trừ giữa các bộ phận của hệ thống KSNB trong vận hành, xuất phát từ mục tiêu vì vậy kiểm soát hữu hiệu ở bộ phận này có thể phục vụ cho mục tiêu kiểm soát của bộ phận kia.
+ Tùy vào sự rủi ro của từng hoạt động, bộ phận để các nhà quản lý đưa ra các yêu cầu kiểm soát khác nhau, bởi vậy, năm tiêu chí trên được thỏa mãn mà không cần thiết phải đồng nhất về mức độ hoạt động của các bộ phận. Năm bộ phận cấu thành hệ thống KSNB và năm tiêu chí phân tích trên được áp dụng cho toàn bộ hệ thống KSNB. Bởi vậy khi xét tính hữu hiệu của hệ thống KSNB ta phải đánh giá theo từng mục tiêu cụ thể.
Tóm lại, KSNB là một phần của quá trình quản lý và gắn chặt với quá trình quản lý của đơn vị. Một hệ thống KSNB hữu hiệu giúp cho đơn vị giảm thiểu rủi ro và góp phần đạt được các mục tiêu đề ra.
Để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB, trong phạm vi luận văn này tổng kết một số nguyên tắc sau:
+ Việc đánh giá chất lượng hệ thống KSNB là một sự xét đoán tại một thời điểm xác định. Như trên đã phân tích thì việc đánh giá chất lượng KSNB có tính xét đoán tại một thời điểm nhất định vì hoạt động kiểm soát được xây dựng không phải chỉ mang tính hình thức mà chính là cái mà đơn vị cần thực hiện. Các hoạt động kiểm soát vì vậy phải mang tính thực tế phù hợp với từng
hoạt động trong từng giai đoạn. Kiểm soát nội bộ có thể hữu hiệu trong thời điểm này, hoạt động này mà không hữu hiệu trong thời điểm khác, hoạt động khác. Nền kinh tế, môi trường pháp lý, hoạt động của các NHTM luôn thay đổi và phát triển, vì vậy kiểm soát nội bộ cũng phải luôn thay đổi phù hợp để tác động tích cực đến khả năng đạt mục tiêu của đơn vị.
+ Đánh giá chất lượng hệ thống KSNB của các tổ chức nói chung và NHTM nói riêng bao gồm: đánh giá thường xuyên và đánh giá định kỳ. Hoạt động kiểm soát là một trong năm bộ phận của hệ thống KSNB. Hoạt động kiểm soát bao gồm: chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát. Để hệ thống kiểm soát nội bộ phát huy hiệu quả việc đánh giá chất lượng một cách thường xuyên là một việc làm cần thiết. Đánh giá hệ thống KSNB thường xuyên, kịp thời phát hiện được những hạn chế của KSNB để có quyết định thay đổi phù hợp. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến các chính sách kiểm soát, thủ tục kiểm soát trở nên kém hiệu lực, hiệu quả mà mục tiêu chính là đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ luôn hoạt động hữu hiệu do vậy việc giám sát, đánh giá thường xuyên để giám sát được tất cả các hoạt động của đơn vị. Việc đánh giá, giám sát thường xuyên được thực hiện ngay trong các hoạt động thường ngày và lặp đi lặp lại. Do đó, việc thực hiện đánh giá thường xuyên sẽ hữu hiệu hơn là đánh giá định kỳ. Giám sát định kỳ thường được thực hiện sau khi sự việc đã xảy ra và phụ thuộc vào sự xét đoán của người quản lý dựa trên các nhân tố: bản chất và mức độ của các thay đổi, rủi ro và năng lực kinh nghiệm của người quản lý.
+ Việc đánh giá chất lượng KSNB là một quy trình.
Có nhiều cách tiếp cận và kỹ thuật đánh giá, tuy nhiên quy trình đánh giá dựa trên những nguyên tắc thống nhất chung. Trước hết người đánh giá cần hiểu rõ đặc điểm, hoạt động của đơn vị và từng yếu tố của hệ thống KSNB. Cần tập trung tìm hiểu sự thiết kế và vận hành của hệ thống KSNB.
Sau khi đánh giá sự thiết kế hệ thống KSNB, cần xác định hiệu quả hoạt động thực tế của KSNB. Cuối cùng, sau khi đã hiểu rõ sự vận hành trong thực tế, người đánh giá phải phân tích tính hữu hiệu của việc thiết kế và việc vận hành hệ thống KSNB. Sự đánh giá cần xác định được hệ thống KSNB có cung cấp một sự đảm bảo hợp lí giúp đạt được các mục tiêu đề ra của đơn vị hay không?
+ Đánh giá thông qua việc đạt được các mục tiêu đề ra
Bảo vệ tài sản của ngân hàng: Mỗi ngân hàng đều đối mặt với các rủi ro cố hữu như: rủi ro tín dụng, rủi ro thị trường, rủi ro thanh khoản, rủi ro tác nghiệp, rủi ro về tính tuân thủ, rủi ro về danh tiếng và rủi ro kinh doanh. Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt trước hết phải đánh giá được các rủi ro trong hoạt động của ngân hàng và sắp xếp chúng theo một thứ tự ưu tiên nhằm hạn chế các vấn đề xấu xảy ra cho ngân hàng.
Bảo vệ sổ, tài liệu kế toán: Kiểm soát nội bộ phải thực hiện đánh giá hoạt động kế toán của ngân hàng có được phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời hay không. Công tác chi tiêu tài chính và mua sắm, thanh lý tài sản cố định có thực hiện đúng quy định hay không. Bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo doanh số thu chi của ngân hàng có được khớp đúng với các nghiệp vụ phát sinh theo dõi trên sổ phụ của từng loại khoản hay không, có phản ánh được mức độ tin cậy và hợp lý của các chỉ tiêu trọng yếu hay không.
Hệ thống kiểm soát nội bộ có chất lượng phải phân định được mối quan hệ giữa kiểm soát nội bộ và người quản lý rủi ro. Công việc của người quản lý rủi ro là xác định, đo lường, sắp xếp ưu tiên và quản lý rủi ro, đây là một phần trong quản trị doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ đóng vai trò chính trong hoạt động của các hệ thống quản lý rủi ro của ngân hàng bằng cách: cung cấp phản hồi chính xác, khách quan và kịp thời cho nhóm quản trị ngân hàng.
về con người: Hệ thống kiểm soát nội bộ có chất lượng cần tập hợp các kiểm soát viên am hiểu quy trình nghiệp vụ, nắm vững quy chế, chế độ của ngành ngân hàng nói chung cũng như bản thân mỗi ngân hàng thương mại để có các bước kiểm soát phù hợp và không làm ảnh hưởng nhiều tới công việc của các nhân viên khác. Số lượng kiểm soát viên phải phụ thuộc vào quy mô của ngân hàng, tuy nhiên theo chuyên gia Gunter Hofmann tham gia chương trình hợp tác của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và tổ chức hợp tác kỹ thuật Đức thì số lượng hợp lý là 1 kiểm soát viên cho 80 nhân viên.
Về thời gian: Hoạt động kiểm soát nội bộ có chất lượng cũng đảm bảo thời gian kiểm soát cho một lĩnh vực nghiệp vụ của ngân hàng không quá dài hay không quá ngắn. Vì nếu thời gian quá dài sẽ gây ảnh hưởng đến công việc của các đối tượng được kiểm tra, không đảm bảo tính kịp thời, và nếu quá ngắn thì các nội dung kiểm soát sẽ không đảm bảo và thường đẩy chi phí về các thủ tục hành chính lên cao.
Về chi phí: Chi phí cho hoạt động kiểm soát nội bộ phải được định lượng rõ ràng và cũng có thể giảm các loại chi phí bằng nhiều biện pháp như kết hợp với các phòng ban chức năng khác để tự đào tạo nhân viên kiểm soát. Rất khó để tìm ra một công thức chung để đánh giá chất lượng hệ thống KSNB vì vậy tuỳ từng đơn vị, từng lĩnh vực hoạt động, từng môi trường và thời điểm mà cần có hệ thống KSNB thích hợp.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Mặc dù có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của một ngân hàng
thương mại, tuy nhiên muốn tồn tại lâu dài và ổn định thì chất lượng của hệ thống
kiểm soát nội bộ của ngân hàng đó phải được đảm bảo. Vì vậy, với thực trạng
và sự
phù hợp với hoạt động tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương chi nhánh
Vinh nên luận văn sẽ chỉ sử dụng những nội dung đã trình bày trong chương 1 để
phục vụ cho việc nghiên cứu tại chương 2. Như vậy có thể thấy, chương 1 đã hệ
thống các cơ sở lý thuyết quan trọng về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngân
hàng thương mại như: Khái niệm về hệ thống KSNB, vai trò của hệ thống KSNB,
yêu cầu về chất lượng hệ thống KSNB trong ngân hàng, tổng kết các nhân tố ảnh
hưởng đến chất lượng hệ thống KSNB trong ngân hàng thương mại.
Hệ thống kiểm soát nội bộ có thể xem như là một công cụ hữu ích với quá
trình sử dụng các phương pháp, công cụ và kỹ thuật thích hợp, để có thể giúp ngân
hàng thương mại quản lý và đưa ra những chính sách kinh doanh phù hợp trong
từng giai đoạn. Các bước công việc trong quá trình hoàn thiện chất lượng hệ thống
kiểm soát nội bộ bao gồm: đưa ra các mục tiêu, chức năng nhiệm vụ; đánh giá ảnh
hưởng của môi trường bên ngoài và bên trong tới hệ thống kiểm soát nội bộ của
ngân hàng; phân tích, đánh giá và lựa chọn cách thức hoạt động hệ thống kiểm soát
nội bộ phù hợp.
Như vậy, nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ là bước đệm quan
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CÔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG