trong ngân hàng thương mại
Để một hệ thống KSNB trong các NHTM hoạt động có chất lượng, nó phải có đủ năm bộ phận, và từng bộ phận phải hoạt động hiệu quả, cụ thể:
+ Môi trường kiểm soát: là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động KSNB được triển khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các công việc sau được đảm bảo:
NHTM đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với ngân hàng đó, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
NHTM đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, yêu cầu
tất cả
các nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng để nhân viên noi theo.
NHTM có sơ đồ tổ chức hợp lí đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
NHTM có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân.
NHTM có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích
mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả.
NHTM đã sử dụng “bản mô tả công việc” quy định rõ ràng yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức.
NHTM không đặt ra những chuẩn mực chi tiêu thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng... bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương.
NHTM đã áp dụng các quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp.
NHTM thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực, vị trí nhảy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực, vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định.
+ Đánh giả rủi ro: Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu: Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên, phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
NHTM đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc NHTM đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.
NHTM đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
+ Hoạt động kiểm soát: Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
NHTM đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch
và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra. NHTM đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
NHTM có quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, kế toán và thủ kho được phân định độc lập, rõ ràng.
NHTM đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/hoặc được ủy quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
NHTM đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có trách nhiệm về các sai phạm xảy ra.
NHTM đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích.
NHTM đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và các tài sản ngân hàng vào mục đích riêng.
+ Hệ thống thông tin và truyền thông: Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau được đảm bảo:
NHTM thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
Hệ thống truyền thông của NHTM đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho ngân hàng.
NHTM đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.
NHTM đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.
+ Hệ thống giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiểm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Hệ thống này hoạt động tốt nếu:
NHTM có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, ngân hàng đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp
Việc kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo
NHTM đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của ngân hàng cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.
Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ NHTM có đủ năm bộ phận và nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho NHTM.