quả, vị thế và uy tín của chi nhánh ngày càng được nâng cao.
2.2 Thực trạng chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương chi nhánh Vinh
Trong quản trị ngân hàng thì hệ thống KSNB là yếu tố quan trọng. Một ngân hàng muốn hoạt động an toàn, phát triển bền vững thì đòi hỏi một hệ thống KSNB đủ mạnh, có thể giúp cho ngân hàng phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro, các chính sách, quy định nội bộ được tuân thủ, mọi thông tin được trao đổi một cách nhanh chóng và đáng tin cậy. Hay nói một cách khác là hệ thống KSNB phải đảm bảm chất lượng và phát huy hiệu quả.
Chất lượng của một hệ thống KSNB được thể hiện trên hai phương diện, đó là: Các quy định, quy chế chính sách hoạt động và quản lý tài sản, tài chính, được thiết kế một cách đầy đủ, phù hợp luôn được các bộ phận, cá nhân trong ngân hàng nắm bắt và tuân thủ; Từng cuộc kiểm soát có thể giám sát được tại chỗ, đảm bảo các cuộc kiểm soát đều được thực hiện đúng nội dung, quy trình và đưa ra được ý kiến có chất lượng.
Tại ngân hàng chi nhánh Vietcombank Vinh, hệ thống KSNB có thực sự chất lượng không, luận văn xin đánh giá như sau:
2.2.1Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của chi nhánhVietcombank Vinh Vietcombank Vinh
2.2.1.1 Quan điểm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của chi nhánh Một hệ thống KSNB mạnh mẽ sẽ đem lại lợi ích cho ngân hàng là: + Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà làm tổn hại đến
ngân hàng
+ Giảm bớt rủi ro gian lận, hoặc biển thủ tài sản của ngân hàng đối với nhân viên hoặc khách hàng và các đối tượng khác.
+ Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của ngân hàng, ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản trị rủi ro không đầy đủ.
+ Đảm bảo tính tin cậy của các thông tin số liệu của kế toán và báo cáo tài chính của ngân hàng.
Khi hoạt động của ngân hàng càng phát triển, mở rộng thì lợi ích của hệ thống KSNB càng được phát huy, lãnh đạo ngân hàng sẽ giám sát và kiểm soát được các rủi ro một cách chặt chẽ và kịp thời hơn. Hệ thống KSNB vững mạnh là một nhân tố của hệ thống quản trị ngân hàng vững mạnh và điều này rất quan trọng đối với ngân hàng cổ phần như chi nhánh Vietcombank Vinh. Nhận thức được những lợi ích của kiểm soát nội bộ, lãnh đạo chi nhánh đã chọn quan điểm xây dựng hệ thống KSNB cho mình: “KSNB xây dựng hướng tới quản trị rủi ro hoạt động kinh doanh, quản lý và điều hành hoạt động ngân hàng”. Với sự nhận thức hiện đại và tiên tiến của lãnh đạo ngân hàng đã giúp cho chi nhánh có một hệ thống KSNB vững mạnh phát huy được trong quản lí điều hành của ngân hàng. Hay nói cách khác, chất lượng của hệ thống KSNB của chi nhánh Vietcombank Vinh đạt đến được phương châm hành động là “Tăng tốc- Hiệu quả- Bền vững” và quan điểm chỉ đạo điều hành là “Đổi mới- Kỷ cương- Trách nhiệm”.
Lãnh đạo chi nhánh Vietcombank Vinh đã xác định rõ vấn đề quản trị rủi ro luôn luôn là vấn đề được đặt lên hàng đầu khi xây dựng hệ thống KSNB và nguyên tắc thận trọng khi ra các quyết định cũng được sử dụng một cách triệt để. Bên cạnh đó Ban giám đốc chi nhánh Vietcombank Vinh với quan điểm tăng cường kiểm soát nói chung và kiểm soát huy động vốn nói riêng, từ
đó thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ, có hệ thống nhằm ngăn ngừa rủi ro cũng như tăng cường hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy, để đảm bảo kiểm soát tốt tình hình, tuân thủ các tỷ lệ an toàn và tính lành mạnh bền vững trong tăng trưởng tín dụng ban lãnh đạo chi nhánh Vietcombank Vinh đã đưa ra quan điểm điều hành của mình như sau:
-Công tác khách hàng: Chủ động phát triển khách hàng, khai thác cơ hội kinh doanh thông qua chuỗi dọc, chuỗi ngang của khách hàng doanh nghiệp, khách hàng FDI.
-Các sản phẩm cho vay được thiết kế chi tiết đến từng phân đoạn nhỏ theo từng loại hình tính chất khoản vay. Với sự phân đoạn thị trường phù hợp, các sản phẩm vay vốn đó đã tiếp cận được với thị trường, đáp ứng nhu cầu của từng nhóm khách hàng cũng như bảo đảm quản trị rủi ro một cách hiệu quả.
-Đối với cho vay trung và dài hạn, chi nhánh phải kiểm soát mức độ cam kết so với khả năng nguồn vốn, trong đó hướng ưu tiên hàng đầu là tự cân đối bằng nguồn vốn huy động để chủ động trước các biến động có thể xảy ra.
-Bên cạnh đó ngân hàng đưa ra các sản phẩm tiền gửi đa dạng, nhiều chương trình khuyến mãi, quà tặng, đa dạng hoá các sản phẩm quà tặng, cũng như các hình thức ưu đãi khác phù hợp với từng đối tượng khách hàng nhằm tận dụng tối đa lượng tiền nhàn rỗi trong dân cư, chi nhánh tập trung vào đối tượng khách hàng có thu nhập khá, ổn định và có chế độ ưu đãi đối với khách hàng lâu năm, đây là đối tượng đem lại nguồn vốn huy động tương đối ổn định cho chi nhánh. Riêng đối với khách hàng chiến lược, ngân hàng thực hiện huy động vốn theo lãi suất đàm phán.
-Hoạt động tín dụng của chi nhánh trong thời gian qua chủ yếu tập trung vào việc cân nhắc, rà soát kỹ các khoản cho vay mới, tăng cường thu hồi nợ, đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng các khoản vay nhằm
áp dụng kịp thời các biện pháp nâng cao chất lượng tín dụng.
2.2.1.2 Tính đầy đủ của hệ thống kiểm soát nội bộ trong chi nhánh Vietcombank Vinh
Khi đánh giá tính đầy đủ của hệ thống KSNB, tức là muốn đánh giá đến số lượng các quy định, quy chế của hệ thống như thế nào. Tính đầy đủ của hệ thống KSNB trong khuôn khổ của luận văn này được đánh giá trên hai góc độ: Các quy định về hệ thống KSNB đối với các hoạt động nghiệp vụ và quản lý; Hệ
thống KSNB xét trên góc độ các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB như thế nào.
V Tính đầy đủ xét trên góc độ xây dựng và phát hành các quy định cho hoạt động và quản lý của ngân hàng.
- Tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh Vietcombank Vinh tuân thủ Luật kế toán, luật Tổ chức Tín dụng và theo quy định của Vietcombank, đảm bảo tuân thủ và vận hành đúng các chuẩn mực, chế độ kế toán do Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước ban hành cũng như các quy định, quy trình của Vietcombank. Với tổ chức cơ cấu linh hoạt của bộ máy kế toán đã đảm bảo cho việc thu nhận và hệ thống hoá thông tin kế toán tại chi nhánh luôn đầy đủ kịp thời, đáng tin
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán chi nhánh Vietcombank Vinh
- Tổ chức hệ thống chứng từ tại chi nhánh Vietcombank Vinh được thực hiện theo đúng các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước và NHTMCP Ngoại thương VN như: Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003, Luật các Tổ chức tín dụng số 47/2010/QH12 ngày 01/01/2011, Quyết định số 1789/2005/QĐ- NHNN ngày 12/12/2005 cua NHNN về việc ban hành “Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng”, Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN ngày 30/12/2005 về việc ban hành “ Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong Ngân hàng”, Quyết định số 35/2007/ NĐ- CP ngày 08/03/2007 quy định về “ Giao dịch điện tử trong hoạt động Ngân hàng” và Quyết định số 127/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 01/02/2012 về Quy định chế độ chứng từ kế toán trong hệ thống Ngân hàng TMCP Ngoại thương VN.
- Hệ thống tài khoản của chi nhánh Vietcombank Vinh cũng được ban hành và sử dụng theo các văn bản quy định của NN, NHNN và Vietcombank bao gồm: Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003, Luật các Tổ chức tín dụng số 47/2010/QH12 ngày 01/01/2011, Quyết định số 479/2004/QĐ- NHNN ngày 29/04/2004 của Thống đốc NHNN về việc ban hành “Hệ thống tài khoản kế toán các tổ chức tín dụng” và Quyết định 1609/QĐ- NHCT10 ngày 07/09/2006 về việc ban hành hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho hiện đại hóa Ngân hàng và hệ thống thanh toán Ngân hàng TMCP Ngoại thương VN.
- Quy định về quản lý điều hành cũng được đưa ra trong quyết định số 167/QĐ-VCB.VP của Giám đốc đã ban hành quy chế điều hành của Giám đốc chi nhánhVietcombank Vinh, với nội dung cụ thể như sau:
■ Giám đốc VCB là đại diện theo pháp luật và là người điều hành mọi hoạt động của chi nhánh.
đông, Hội đồng quản trị về việc điều hành hoạt động hàng ngày của chi nhánh.
■ Giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các chủ trương chỉ đạo liên quan của Nhà nước, NHNN.
■ Giám đốc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của Giám đốc được quy định tại điều lệ về tổ chức và hoạt động của chi nhánh.
■ Trong phạm vi thẩm quyền được quy định, Giám đốc quyết định hoặc trình cấp trên có thẩm quyền quyết định những vấn đề liên quan đến tổ chức hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
■ Theo yêu cầu điều hành, Giám đốc có thể trực tiếp điều hành một số lĩnh vực công việc hoặc phân cấp uỷ quyền cho các Phó giám đốc điều hành các lĩnh vực công việc khác nhau, kiểm tra, đôn đốc việc điều hành và phối hợp điều hành giữa các Phó giám đốc, điều chỉnh phạm vi phân cấp, uỷ uyền hoặc phân công lại nhiệm vụ giữa các Phó giám đốc.
Như vậy, Giám đốc có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động hàng ngày và chịu trách nhiệm chung về kết quả kinh doanh của chi nhánh mình. Các Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, đều được Giám đốc phân công, phân cấp uỷ quyền chỉ đạo phụ trách các lĩnh vực công tác khác nhau của một số phòng ban chi nhánh, chỉ đạo thực hiện các công việc đột xuất khác do Giám đốc giao.
■ Phó giám đốc trực tiếp chỉ đạo, điều hành và chủ động tổ chức kiểm tra,
đôn đốc thường xuyên mọi công việc thuộc các lĩnh vực được phân công. Khi có
khó khăn vướng mắc, vượt quá thẩm quyền giải quyết thì các Phó giám đốc xin
toàn chi nhánh.
■ Các Phó giám đốc có trách nhiệm thường xuyên báo cáo công việc đang được giải quyết và kết quả thực hiện cho Giám đốc
Các Phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực khác nhau, các đơn vị khác nhau trong chi nhánh có nghĩa vụ phối hợp chặt chẽ nhằm đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất trong cơ quan. Trong trường hợp có ý kiến khác nhau, thì xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc để xử lý.
S Tính đầy đủ xét trên góc độ năm yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB của chi nhánh Vietcombank Vinh
Hoạt động kinh doanh của ngân hàng là một loại hoạt động kinh doanh trong thị trường tiền tệ có tính đặc thù và rủi ro cao. Tài sản của ngân hàng thương mại nói chung và chi nhánh Vietcombank Vinh nói riêng là loại tài sản có hình thái nhỏ, dễ cất dấu và có tính thanh khoản cao nên càng dễ bị thất thoát nếu không có quy định quản lý chặt chẽ. Nhận thức rõ tính chất hoạt động đặc thù nên bộ máy lãnh đạo chi nhánh Vietcombank Vinh đã rất chú trọng đến việc coi trọng năng lực chuyên môn cũng như đạo đức, tính trung thực của cán bộ công nhân viên.
- Đội ngũ cán bộ của chi nhánh luôn xác định tính trung thực và giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khách quan của hệ thống KSNB. Đội ngũ lãnh đạo luôn xác định mục tiêu của mọi hành động là vì danh tiếng, vì mục tiêu đề ra của đơn vị. Chính vì vậy Ban lãnh đạo luôn quan tâm đến việc nâng cao năng lực chuyên môn phù hợp với nền kinh tế thị trường, hòa nhập với thông lệ quốc tế trong hoạt động ngân hàng. Đội ngũ lãnh đạo luôn là tấm gương sáng trong học tập, tu dưỡng, mọi hành động luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức. Với một đội ngũ lãnh đạo được chọn lọc kỹ càng tập hợp lại tạo thành một tập thể lãnh đạo có tầm và
có tâm, đã lan tỏa đến toàn bộ công nhân viên trong đơn vị. Không những luôn quan tâm đến nâng cao năng lực chuyên môn cho chính mình mà luôn có chính sách đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ nhân viên tạo nên những phong trào thi đua tu dưỡng, ban hành các quy tắc ứng xử có văn hóa có đạo đức.
Công tác nhân sự cũng được quan tâm đúng mực với đội ngũ cán bộ nhân viên, tinh nhuệ, năng động, linh hoạt và phẩm chất tốt. Bởi vậy chi nhánh đã đề ra quy chế tuyển chọn nghiêm ngặt từ khâu đầu vào, cũng như tiêu chuẩn rõ ràng các ngạch bậc, vị trí công việc để tất cả mọi người phấn đấu.
Chính vì vậy trong thời gian qua, chi nhánh luôn tích cực triển khai đồng bộ các giải pháp như sau:
+ Về phương pháp giao tiếp khách hàng:
Thái độ thân thiện, cởi mở với khách hàng đến giao dịch, chào hỏi khách hàng khi đến giao dịch, cảm ơn khách hàng khi kết thúc giao dịch và khi ra về.
Nghiêm túc trong giờ làm việc, nhanh chóng giải quyết các giao dịch, tránh khách hàng phải chờ lâu.
Liên tục cập nhập các thông tin mới về khách hàng, trau dồi các nghiệp vụ khác, tư vấn bán chéo sản phẩm, hiểu các chức năng bộ phận của ngân hàng để phục vụ ngân hàng tốt hơn.
Đặc biệt, cần nâng cao kỹ năng xử lý vướng mắc của khách hàng, giải tỏa bức xúc cho khách hàng trong khi giao dịch.
+ Phát triển nguồn nhân lực: Tập trung phát triển nguồn nhân lực cho toàn chi nhánh, có tính đến các lĩnh vực trọng tâm, trọng điểm và nâng cao tính an toàn cho chi nhánh. Tăng cường tối đa việc bố trí và sử dụng lao động hiện có, hạn chế đến mức thấp nhất việc tăng biên chế (số lao động gia tăng
chủ yếu để đáp ứng yêu cầu phát triển mạng lưới). Xây dựng kế hoạch đào tạo tổng thể trong chi nhánh giai đoạn 2017 - 2020 theo từng lĩnh vực chuyên môn và từng vị trí công tác.
+ Thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo cán bộ, nhân viên với nội dung nâng cao khả năng xử lý nghiệp vụ và quản lý thông tin, tránh sơ suất, qua đó xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên. Bên cạnh đó, với quy định luân chuyển định kỳ cán bộ giữa các bộ phận, đặc biệt là trong các khu vực vị trí nhạy cảm đã hạn chế rủi ro xuất phát từ đạo đức cán bộ vì trong một khoảng thời gian ngắn làm việc tại một vị trí thì khó phát sinh gian lận, đồng thời bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc (vận chuyển tiền, kiểm tiền).
+ Các khóa đào tạo nâng cao nâng lực quản trị điều hành cũng như đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu thường xuyên được chi nhánh chú trọng. Các chương trình đào tạo trong và ngoài nước về quan hệ khách hàng, nghiệp vụ chứng khoán, kiểm toán nội bô, công nghệ thẻ, thanh toán, quản lý tài sản... thường xuyên được đổi mới và theo yêu cầu thực tiễn. Bố trí đúng người đúng