7. Cấu trúc của luận văn
2.2.1. Phòng tổ chức Hành chính:
Có 11 cán bộ: 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, và 9 nhân viên. Trong đó phụ trách về nhân sự gồm 5 người, phụ trách vềhành chính là 6 người.
➢ Chức năng của Phòng tổ chức hành chính:
- Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ
- Bảo vệ chính trị nội bộ
- Đảm nhiệm công tác hành chính –tổng hợp, văn thư - lưu trữ
- Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật
- Quản lý công tác bảo vệ và tổ xe.
➢ Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức hành chính là : * Về công tác tổ chức, nhân sự
- Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định của Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp
47
- Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo từng giai đoạn trung hạn, dài hạn. Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức
năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận.
- Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của
các đơn vị, phòng, ban.
- Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động.
- Thực hiện chếđộ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương, chuyển
xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước.
- Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sựtheo định kỳvà đột xuất. - Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
*) Công tác hành chính, tổng hợp
- Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của cơ quan theo từng giai đoạn:
tháng, quý, năm.
- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉđạo nghiệp vụhành chính, văn thư lưu trữđối với cán bộlàm công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc.
- Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh đạo ký. - Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của trường. - Sắp xếp lịch làm việc của Hiệu trưởng, các phó Hiệu trưởng với các đơn vị
- Chủ trì tổ chức các sự kiện lớn trong toàn trường. - Đầu mối tiếp khách quốc nội.
- Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thểvà cá nhân theo quy định hiện hành.
- Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng cho từng giai đoạn.
2.2.2. Xác định nhu cầu nguồn nhân lực
Nội dung công tác xác định nhu cầu nguồn nhân lực tại Trường Đại học Bà Rịa – Vũng
Tàu được thực hiện gồm có 3 bước chính như sau:
+ Bước 1: Căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh hằng năm của Bộ giáo dục và đào tạo, tập đoàn Nguyễn Hoàng giao, nhà trường lên kế hoạch xác định nhu cầu nhân lực để phục vụ cho công tác giảng dạy cần tuyển thêm bao nhiêu người về từng ngành đào tạo của nhà trường.
+ Bước 2: Phân tích sốlao động thực tế trong trường hiện tại đã có bao nhiêu, nhu cầu cần tuyển thêm bao nhiêu theo cơ cấu ngành nghề đào tạo; xác định trong định hướng phát triển đào tạo ngành nghề thì cần tuyển số lượng bao nhiêu cho từng Viện, ngành,
trung tâm chuyên môn.
Khi số lượng sinh viên tuyển hàng năm tăng dần, đội ngũ quản lý của các phòng ban cũng cần tăng lên. Do yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo cũng như chất lượng quản lý
đào tạo lên phải phân loại sắp xếp lại đội ngũ quản lý hiện có và tuyển thêm người có trình
độ chuyên môn cao hoặc điều chuyển những cán bộ có kinh nghiệp giảng dạy về làm quản
lý tại các phòng ban để có thể tận dụng được chuyên môn cùng kinh nghiệm quản lý và
điều hành công việcđược tốthơn.
Bước 3: Khi xác định đượcsố lượng nhu cầu nhân lực cần tuyển, Phòng tổ chức cán bộ sẽ căn cứ vào các văn bản qui định về việc tuyển dụng quản lý cán bộ viên chức để xác định đối tượng cần tuyển bổ sung theo trình độ chuyên môn để trình Lãnh đạo Trường và Tập đoàn duyệtbổ sung nguồn nhânlực cho nhà trường.
Bảng dưới đây minh họa cho công tác xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực cho trường BVU đang thực hiện hiện nay.
49
Năm
Trình
độ
2016-2017 2017-2018 2018-2019
Toàn trường Giảng viên Toàn trường Giảng viên Toàn trường Giảng viên SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) GS, PGS 12 5.33 12 6.19 8 3.23 8 4.10 10 3.72 10 5.43 TS 32 14.22 32 16.49 29 11.69 29 14.87 32 11.90 30 16.30 ThS 110 48.89 110 56.70 122 49.19 122 62.56 126 46.84 125 67.93 ĐH 57 25.33 40 20.62 67 27.02 36 18.46 74 27.51 19 10.33 Khác 14 6.22 0 0 22 8.87 0 0 27 10.04 0 0 Tổng 225 100 194 100 248 100 195 100 269 100 184 100 Tăng /Giảm 23 1 21 -11
Bảng 2.2. Cơ cấu giảng viên, cán bộ, chuyên viên của BVU theo trình độ
Biểu đồ2.3a. Cơ cấu giảng viên, cán bộ, chuyên viên của BVU theo trình độ so với
Toàn trường
Nhìn vào bảng trên, ta thấy nhu cầu và thực tế số lượng cán bộ, giảng viên, chuyên viên tăng không nhiều: năm 2017-2018 tăng 23 người so với 2016-2017, nhưng giảng viên chỉ tăng 1; năm 2018-2019 tăng 21 so với năm 2017-2018, nhưng số lượng giảng viên lại giảm 11 người do xin nghỉ việc.
2016-2017 2017-2018 2018-2019 0 20 40 60 80 100 120 140 GS,PGS TS ThS ĐH Khác 2016-2017 12 32 110 57 14 2017-2018 8 29 122 67 22 2018-2019 10 32 126 74 27 12 32 110 57 14 8 29 122 67 22 10 32 126 74 27 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2016-2017 2017-2018 2018-2019 0 20 40 60 80 100 120 140 GS,PGS TS ThS ĐH Khác 2016-2017 12 32 110 40 0 2017-2018 8 29 122 36 0 2018-2019 10 30 125 19 0 12 32 110 40 0 8 29 122 36 0 10 30 125 19 0 2016-2017 2017-2018 2018-2019
51 Nếu so vói qui mô sinh viên từ 2015 đến 2018 liên tục giảm thì số lượng cán bộ gián tiếp tăng làm tăng gánh nặng chi phí, trong khi giảng viên- người trực tiếp tạo ra lợi nhuận cho Trường thì giảm 11 người, tỉ lệ 37 SV/1GV. Đây là vấn đề cần xem xét.