Việc quản lý và sử dụng các khoản chi phải đƣợc thực hiện theo đúng chế độ, chính sách của nhà nƣớc quy định, đúng định mức chi tiêu do cơ quan có thẩm quyền quyết định và đƣợc thủ trƣởng đơn vị quyết định chi. Công tác quản lý chi có đạt hiệu quả hay không phụ thuộc vào việc thực hiện chi tiêu có đảm bảo đúng dự toán, thanh quyết toán chi tiêu hay không.
Hiệu quả của việc quản lý và sử dụng các khoản chi cũng phụ thuộc sự tiết kiệm trong chi tiêu, trong đó thể hiện ở một số nội dung sau đây:
- Thực hiện các định mức, tiêu chuẩn chi tiêu phù hợp với từng đối tƣợng hay tính chất công việc, đồng thời phải có tính thực tiễn cao.
- Thực hiện và lựa chọn thứ tự ƣu tiên phù hợp đối với các hoạt động hoặc nhóm mục chi sao cho đạt mục tiêu và kế hoạch thực hiện nhiệm vụ đã lập ra để hoàn thành khối lƣợng các công việc với chất lƣợng cao nhất.
- Xem xét mức độ ảnh hƣởng của mỗi khoản chi tới các mối quan hệ kinh tế, xã hội khác nhau mà đơn vị thực hiện và phải tính đến thời gian phát huy tác dụng của nó. Để đánh giá công tác quản lý và sử dụng nguồn chi cần thoả mãn các yêu cầu đối với quản lý chi:
- Đảm bảo nguồn tài chính cần thiết để các ĐVSN hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc giao theo đúng đƣờng lối, chính sách, chế độ của Nhà nƣớc. Để thực hiện yêu cầu này đòi hỏi các đơn vị cần xác lập thứ tự ƣu tiên cho các khoản chi để bố trí kinh phí cho phù hợp.
- Quản lý các khoản chi phải đảm bảo yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả. Tiết kiệm là một nguyên tắc hàng đầu của quản lý tài chính. Nguồn lực luôn có giới hạn nhƣng nhu cầu không có giới hạn. Do vậy trong quá trình phân bổ và sử dụng nguồn lực khan hiếm phải tính toán sao cho chi phí thấp nhất, kết quả cao nhất.
Hoạt động sự nghiệp diễn ra trên phạm vi rộng, đa dạng và phức tạp. Nhu cầu chi của ĐVSN luôn gia tăng với tốc độ nhanh trong khi khả năng huy động nguồn thu có hạn nên cần phải tiết kiệm, thực hiện hiệu quả trong quản lý tài chính các ĐVSN.
Để đạt đƣợc tiêu chuẩn tiết kiệm và hiệu quả trong quản lý các khoản chi của các ĐVSN cần phải quản lý chặt chẽ từ khâu xây dựng kế hoạch, dự toán, xây dựng định mức, thƣờng xuyên phân tích, đánh giá tổng kết rút kinh nghiệm việc thực hiện chi tiêu, trên cơ sở đó đề ra các biện pháp tăng cƣờng quản lý chi đối với các ĐVSN.