3.3.4.1 Quản lý tài sản
Viện Kỹ thuật Công trình thực hiện quản lý tài sản theo quy định của Nhà nƣớc, phát huy tính chủ động và trách nhiệm của Viện trƣởng trong quản lý và sử dụng tài sản đúng mục đích, hiệu quả dảm bảo hoàn thành chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
Từng tài sản của Viện Kỹ thuật Công trình đƣợc sự giao phó của đơn vị chủ quản là Trƣờng Đại học Thuỷ lợi, khi sử dụng nên có sự phân công, phân quyền, phân trách nhiệm giữa các cá nhân đƣợc giao trực tiếp, sử dụng tài sản.
Tài sản phải đƣợc đầu tƣ, trang bị, sử dụng đúng mục đích, đúng mục tiêu, định mức, hiệu quả và tiết kiệm, đƣợc bảo dƣỡng, sửa chữa và bảo vệ theo chế độ quy định. Việc xác định giá trị tài sản trong các quan hệ mua, bán, thanh lý đƣợc thực hiện theo cơ chế thị trƣờng và phù hợp với các quy định của pháp luật. Tài sản phải đƣợc theo dõi đầy đủ về hiện vật và giá trị theo quy định.
Thực hiện công khai, minh bạch trong việc mua sắm, quản lý sử dụng tài sản. Mọi hành vi vi phạm chế độ quản lý sử dụng tài sản phải bị xử lý nghiêm minh:
Nội dung công tác quản lý tài sản của Viện Kỹ thuật Công trình phải đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Viện trƣởng chịu trách nhiệm trƣớc Trƣờng Đại học Thuỷ lợi về việc quản lý, bảo quản, sử dụng tài sản tại đơn vị mình. Khi kết thúc năm, đơn vị phải tiến hành kiểm
kê toàn bộ tài sản hiện có, xác định số tài sản thừa, thiếu, hỏng, tìm nguyên nhân và xử lý trách nhiệm
Tài sản tại Viện phải đƣợc quản lý, sử dụng đúng mục đích, tiêu chuẩn chế độ, bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả để phục vụ hoạt động nghiên cứu, sản xuất của đơn vị. Nghiêm cấm việc sử dụng tài sản không đúng mục đích đƣợc giao, làm thất thoát, hƣ hỏng gây thiệt hại về tài sản của Viện. Mọi trƣờng hợp làm mất hoặc hƣ hỏng tài sản, ngƣời quản lý sử dụng tài sản phải báo cáo kịp thời cho Viện trƣởng đơn vị biết và tiến hành các thủ tục cần thiết để xử lý.
Đơn vị đƣợc giao quản lý, sử dụng tài sản thực hiện hạch toán và báo cáo đối với tất cả tài sản đƣợc giao quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật về tài chính, kế toán. Viện trƣởng đơn vị bố trí, điều chuyển tài sản trong nội bộ đơn vị; phân công ngƣời quản lý, sử dụng, theo dõi các tài sản, lập sổ và lƣu giữ các hồ sơ quản lý tài sản. Tài sản do đơn vị quản lý (bao gồm tài sản đƣợc đầu tƣ, mua sắm, nhận bàn giao,…) đƣợc phân loại và đánh số theo nhóm chủng loại và dùng một mã số để quản lý gọi là mã số tài sản. Mã số tài sản sẽ đƣợc dán và tài sản và ghi vào hồ sơ, sổ theo dõi tài sản của đơn vị.
Đối với các tài sản theo quy định của pháp luật phải đăng kí, quản lý sử dụng (diện tích văn phòng đang sử dụng trên 500 triệu đồng/1 đơn vị tài sản) ngay sau khi hoàn thành việc đầu tƣ xây dựng, mua sắm hoặc tiếp nhận tài sản. Đơn vị đƣợc giao quản lý, sử dụng phải làm các thủ tục đăng kí tài sản với cơ quan quản lý nhà nƣớc theo quy định hiện hành.
3.3.4.2 Sử dụng tài sản của Viện Kỹ thuật Công trình
Thực hiện theo quy chế quản lý và sử dụng công sở của Viện Kỹ thuật Công trình và theo quy định của Nhà nƣớc:
+ Đối với tài sản là máy móc, thiết bị chuyên dùng: đơn vị đƣợc giao quản lý sử dụng phải có nội quy, bảng hƣớng dẫn và số theo dõi sử dụng, nhật kí sử dụng máy để theo dõi quá trình sử dụng và quá trình bảo trì, bảo dƣỡng.
Trang thiết bị làm việc tại đơn vị bao gồm trang thiết bị làm việc đƣợc giao cho từng cá nhân sử dụng và trang thiết bị làm việc sử dụng trong đơn vị. Cán bộ, công chức, viên chức và ngƣời lao động có trạch nhiệm bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị đúng mục đích, lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả. Thông báo kịp thời về tình trạng hƣ hỏng của trang thiết bị đƣợc giao; báo cáo Viện trƣởng khi xảy ra mất hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị đƣợc giao.
Hiện nay, trên thị trƣờng đang có những dịch vụ thuê thiết bị văn phòng hàng tháng hoặc hợp đồng dài hạn. Hình thức này, giúp cho các đơn vị đƣợc sự dụng các trang thiết bị hợp lý, khi có những vấn đề về máy móc cần đƣợc sửa chữa, dịch vụ của họ sẽ đảm bảo việc sửa chữa kịp thời cho đơn vị mà không mất thêm chi phí. Viện sẽ đƣợc cấp hoá đơn hàng tháng mà không phải kiểm soát về chi phí hao mòn tài sản, và mất thêm chi phí về sửa chữa định kì. Mức chi phí để thuê một thiết bị văn phòng ngắn hạn hoặc dài hạn là vô cùng hợp lý. Đó là hình thức mà Viện cần xem xét và sử dụng trong thời gian tới để giảm thiểu chi phí.