7 Cấu trúc của luận văn
2.2.3 Quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH một thành viên Kha
thủy lợi Thái Nguyên
Công ty TNHH một thành viên Khai thác thủy lợi Thái Nguyên hoạt động theo luật doanh nghiệp nên đơn vị được quyền chủ động tuyển dụng nhân sự để đảm bảo thực hiện hoàn thành nhiệm vụ được giao. Ngay từ những ngày đầu khi phát sinh nhu cầu cần tuyển thêm lao động Công ty đã định hình cho mình những bước cơ bản trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Theo thời gian quy trình tuyển dụng của Công ty cũng đã có
những thay đổi, cải biến đáng kể để phù hợp hơn với tình hình thực tế. Hiện nay, quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty được thực hiện với các bước cơ bản như sau:
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự
Tại công ty TNHH một thành viên Khai thác thủy lợi Thái Nguyên công tác tuyển dụng nhân sự và điều động nhân lực tới các đơn vị trực thuộc Công ty được thực hiện thông qua phòng Tổ chức - Hành chính dưới sự chỉ đạo của Chủ tịch và Giám đốc Công ty.
Theo phân cấp quản lý, chủ tịch công ty là người quyết định và phê duyệt về chủ trương tuyển dụng, số lượng lao động cần tuyển dụng trong mỗi đợt tuyển dụng. Quyết định phê duyệt này được thể hiện bằng văn bản mà cụ thể là chỉ đạo bằng bút tích ghi trên tờ trình đề xuất tuyển dụng lao động do giám đốc công ty đệ trình lên chủ tịch công ty. Phòng Tổ chức - Hành chính là đơn vị trực tiếp tham mưu và soạn thảo tờ trình đề xuất tuyển dụng lao động trình Giám đốc Công ty ký. Nội dung chi tiết tờ trình đề xuất xin tuyển dụng nhân sự của Công ty TNHH một thành viên Khai thác thủy lợi Thái Nguyên xem tại phụ lục số 02.
Hàng năm căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, lãnh đạo Công ty sẽ giao các chỉ tiêu kế hoạch cụ thể cho 10 đơn vị trực thuộc Công ty. Sau khi nhận được chỉ tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ cụ thể cho năm kế hoạch, trưởng các đơn vị trực thuộc Công ty căn cứ tình hình nhân sự thực tế tại đơn vị bao gồm: Tổng số CBCNV hiện có trong đơn vị, số lượng người lao động sẽ về hưu nếu có, số lượng lao động cần có để thực hiện hoàn thành nhiệm vụ, chỉ tiêu, kế hoạch được giao… Nếu lượng lao động của đơn vị không đủ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ th ì trưởng các đơn vị trực thuộc sẽ báo cáo Chủ tịch Công ty và xin thêm nhân lực. Việc báo cáo có thể được thực hiện dưới 2 hình thức:
- Báo cáo bằng văn bản: Các đơn vị làm công văn gửi về phòng TC - HC Công ty để tổng hợp và báo cáo Chủ tịch Công ty. Nội dung văn bản đề xuất xin thêm nhân lực xem tại phụ lục số 03. Định danh công việc cần tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận và xử lý hồ sơ Phỏng vấn Tiếp nhận và thử việc Ra quyết định tuyển dụng chính thức
- Báo cáo trực tiếp: Việc báo cáo trực tiếp thường được thực hiện bởi trưởng các đơn vị trong cuộc họp giao ban Công ty vào mùng 2 đầu tháng.
Trên cơ sở các đề xuất xin thêm nhân lực của các đơn vị trực thuộc. Chủ tịch Công ty sẽ giao cho giám đốc Công ty chỉ đạo phòng TC - HC tiến hành rà soát, kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng nhân lực tại các đơn vị trực thuộc từ đó đề xuất phương án trình chủ tịch Công ty xét duyệt.
Để có cái nhìn chính xác và r nét hơn về quy trình tuyển dụng tại công ty TNHH một thành viên Khai thác thủy lợi Thái Nguyên ta đi sâu tìm hiểu từng bước cụ thể trong quá trình tuyển dụng của Công ty.
2.2.3.1 Định danh công việc
Việc định danh công việc tại Công ty Khai thác thủy lợi Thái Nguyên được thực hiện trực tiếp bởi phòng TC - HC. Với chức năng là tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý nhân sự; tổ chức, sắp xếp cán bộ, sau khi tiếp nhận chỉ đạo của lãnh đạo Công ty về việc đề xuất phương án nhân sự của Công ty trên cơ sở các ý kiến xin thêm nhân sự của các đơn vị trực thuộc. Phòng TC - HC sẽ tiến hành rà soát nhân lực tại các đơn vị trực thuộc theo phương án định biên lao động trong Công ty đã được Sở lao động thương binh xã hội tỉnh Thái Nguyên phê duyệt. Phương án định biên lao động này là cơ sở để Công ty lập kế hoạch sử dụng lao động trong niên hạn 3 năm. Sau mỗi 3 năm Công ty phải xây dựng lại phương án định biên lao động 1 lần và trình sở lao động thương binh xã hội tỉnh Thái Nguyên phê duyệt rồi mới được thực hiện.
Căn cứ định biên theo quy định và các kiến nghị, đề xuất của các đơn vị, phòng TC - HC sẽ nghiên cứu và xem xét xem các vị trí công việc được đề xuất xin thêm nhân lực là công việc:
- Cần tuyển lao động tạm thời hay lâu dài?
- Công việc đó đòi hỏi các kiến thức chuyên sâu và đặc biệt nào ?
- Có cần thiết phải tuyển thêm người để thực hiện công việc đó không? Nếu có thì người được tuyển dụng có kiêm thêm công việc nào nữa?
- Chức trách, nhiệm vụ và quan hệ với tổ chức như thế nào?
- Những tiêu chuẩn về kiến thức chuyên môn, sức khỏe, kinh nghiệm…của công việc mới đó là gì?
Sau khi xem xét các vấn đề đã nêu trên phòng TC - HC Công ty sẽ đưa ra các phương án để tham mưu, đề xuất với giám đốc Công ty trình chủ tịch Công ty về phương án tuyển dụng mới hoặc luân chuyển, điều động lao động từ các đơn vị đang thừa nhân lực sang đơn vị đang thiếu nhân lực. Cụ thể:
- Nếu việc tuyển dụng chỉ là tạm thời thực hiện nhiệm vụ trong thời gian ngắn và không thực sự cần thiết phải tuyển thêm lao động thì phòng TC - HC sẽ tham mưu theo hướng điều động tạm thời nhân lực từ đơn vị này sang đơn vị kia hoặc sử dụng các phương pháp khác thay thế như: Tổ chức cho người lao động tăng ca, làm thêm giờ; thuê nhân công thời vụ…
- Nếu xét thấy đề xuất xin thêm nhân lực là cần thiết, hợp lý thì phòng TC - HC sẽ báo cáo và đề xuất với giám đốc Công ty trình chủ tịch Công ty phê duyệt chủ trương tuyển dụng mới lao động.
Với các phương án tuyển dụng mới nhân lực Chủ tịch Công ty sẽ giao nhiệm vụ cho phòng TC - HC xây dựng kế hoạch tuyển dụng của năm. Kế hoạch tuyển dụng sẽ bao gồm các nội dung:
- Số lượng cần tuyển dụng; - Trình độ chuyên môn. - Phương pháp tuyển dụng. - Nguồn tuyển dụng.
- Nhân lực tham gia tuyển dụng; - Chi phí tuyển dụng.
Sau khi kế hoạch tuyển dụng được chủ tịch công ty phê duyệt phòng TC - HC sẽ triển khai lần lượt từng bước trong kế hoạch tuyển dụng
Tại công ty Khai thác thủy lợi Thái Nguyên việc xác định các tiêu chuẩn, yêu cầu cần thiết cho một vị trí công việc đều được thực hiện bởi phòng TC - HC công ty chứ không do các đơn vị cấp dưới đề xuất lên. Phòng TC - HC căn cứ vào Bộ tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong DNNN hoạt động công ích để xác định các tiêu chuẩn, yêu cầu cần thiết cho các vị trí công việc. Bộ tiêu chuẩn này được xây dựng từ năm 2000 và đã được Sở lao động thương binh xã hội tỉnh Thái Nguyên phê duyệt tại công văn số 992/LĐ - TBXH ngày 23/8/2000.
Hình 2.3 Bộ tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ Bộ tiêu chuẩn xây dựng cho các chức danh[11]:
- Chuyên viên, kỹ sư: Chuyên viên kinh tế, chuyên viên tổ chức tiền lương.
- Cán sự, kỹ thuật viên: cán sự: tiền lương;tài chính kế toán, kỹ thuật viên thủy lợi... - Nhân viên thừa hành phục vụ: văn thư, lái xe, bảo vệ...
- Công nhân kỹ thuật: công nhân thủy nông, công nhân xây lát
Với mỗi vị trí công việc bộ tiêu chuẩn xây dựng theo các nội dung cụ thể như: - Chức trách của côngviệc; yêu cầu hiểu biết cần có; Các công việc phải làm được; - Yêu cầu trình độ và các tiêu chuẩn cụ thể cho các bậc thợ (tiêu chí này dùng cho việc xét nâng bậc lương hàng năm tại Công ty)
Ngoài ra bộ tiêu chuẩn còn quy định r yêu cầu về trình độ chuyên môn tại các phòng ban đơn vị trực thuộc Công ty cần có[11]. cụ thể:
Phòng TC - HC: - Chuyên viên, cán sự tổ chức lao động tiền lương.
- Nhân viên văn thư, nhân viên bảo vệ. - Công nhân lái xe.
Phòng KH - KT và Phòng QLN&CT - Kỹ sư chính thủy lợi
- Kỹ sư thủy lợi
- Kỹ thuật viên thủy lợi
Phòng Kinh tế: - Kinh tế viên.
- Cán sự tài chính kế toán.
Các Xí nghiệp, trạm KTTL: - Kỹ sư thủy lợi
- Kỹ thuật viên thủy lợi
- Công nhân: thủy nông, cơ khí, điện, lái xuồng - Nhân viên bảo vệ.
2.2.3.2 Thông báo tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng nhân sự của Công ty Khai thác thủy lợi Thái Nguyên thường được niêm yết tại bảng thông báo trước sảnh lớn của Công ty. Vị trí niêm yết thông báo tuyển dụng dễ nhìn, dễ thấy. Nội dung thông báo bao gồm:
- Tên vị trí cần tuyển dụng
- Yêu cầu về trình độ chuyên môn - Các kinh nghiệm, kỹ năng cần thiết. - Các thông tin ưu tiên (nếu có) - Chế độ lương và đãi ngộ.
Nội dung chi tiết thông báo tuyển dụng của công ty Khai thác thủy lợi Thái Nguyên xem phụ lục số 04.
Ngoài ra để thu hút thêm được nhiều ứng viên chất lượng cho vị trí cần tuyển dụng Công ty cũng đăng thông báo tuyển dụng trên báo Thái Nguyên và đài Truyền hình Thái Nguyên. Tuy nhiên việc đăng thông báo như vậy rất tốn kém nên Công ty ít lựa chọn hình thức thông báo tuyển dụng này. Trong cả giai đoạn (2013 - 2017) Công ty chỉ đăng duy nhất một lần trên báo Thái Nguyên và một lần trên đài Truyền hình Thái Nguyên vào đợt tuyển dụng năm 2015. Tổng chi phí cho việc đăng tải này là 7.500.000 đồng. Các đợt tuyển dụng còn lại Công ty chỉ niêm yết thông tin trên bảng thông báo tại sảnh Công ty và thông báo nội bộ đơn vị trong các cuộc họp giao ban Công ty. Sau đây là bảng tổng hợp chi phí cho việc đăng tin tuyển dụng của Công ty trong giai đoạn 2013 - 2017.
Bảng 2.5 Bảng tổng hợp chi phí đăng tin tuyển dụng
Năm Hình thức Chi phí (đ
2013 Thông báo nội bộ 0
2014 Thông báo nội bộ 0
2015 Đăng báo và truyền hình 7.500.000
2016 Thông báo nội bộ 0
2017 Thông báo nội bộ 0
(Nguồn: do phòng Kinh tế Công ty cung cấp)
Qua số liệu tại bảng trên ta thấy chi phí dành cho việc đăng thông tin tuyển dụng của Công ty là rất ít. Trong 5 năm chỉ phát sinh chi phí duy nhất một lần do thay đổi hình thức đăng tin. Việc thay đổi hình thức đăng tin trên truyền hình và báo năm 2015 đánh dấu sự thay đổi đáng kể trong việc mở rộng tìm nguồn tuyển dụng của Công ty. Tuy nhiên theo số liệu tại bảng 2.4 thì số lao động Công ty tuyển dụng năm 2015 vẫn chủ yếu là con em cán bộ công nhân viên trong Công ty (18/22 người), số lượng lao động tại các nguồn khác gần như không có biến chuyển gì nhiều. Có lẽ vì vậy nên trong các năm tiếp theo Công ty không thực hiện việc đăng thông tin trên truyền hình và báo chí mà tiếp tục thực hiện theo hình thức như trước đây vẫn thực hiện là thông báo trên các cuộc họp và dán thông báo tại trụ sở Công ty.
2.2.3.3 Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi niêm yết thông báo tuyển dụng phòng TC - HC sẽ bố trí 01 nhân lực đang trực tiếp làm công tác về nhân sự thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận các hồ sơ đăng ký xin việc của các ứng viên. Nhiệm vụ của nhân viên này là tiếp nhận và kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ theo nội dung đã thông báo. Nếu phát hiện có các hồ sơ không hợp lệ như: chưa đúng yêu cầu về bằng cấp chuyên môn, tiêu chuẩn hoặc có thiếu sót về các loại giấy tờ có liên quan trong hồ sơ xin việc thì sẽ trả lại (Với hồ sơ không đúng yêu cầu tiêu chuẩn chuyên môn) hoặc hướng dẫn các ứng viên bổ sung các loại giấy tờ còn thiếu (với hồ sơ thiếu sót về thủ tục).
Với các hồ sơ đúng, đủ theo quy định thì sẽ được nhân viên này đánh mã và nhập các thông tin vào file quản lý hồ sơ ứng viên được thiết kế dành riêng cho công tác tuyển dụng. Những thông tin này bao gồm: Họ và tên ứng viên, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thực tế, những kỹ năng, sở trường, thành tích đã đạt được... Những thông tin này ngoài việc sẽ được lưu trong file mềm trong ngân hàng hồ sơ ứng viên được lưu trữ tại phòng TC - HC Công ty thì cũng được in ra cho các thành viên hội đồng tuyển dụng sử dụng trong quá trình phỏng vấn, nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên.
Hiện tại Công ty không có phần mềm quản lý nhân sự. Tất cả các file quản lý được thiết kế thủ công trên ứng dụng excel và được lưu trữ trên bộ nhớ máy tính bàn tại phòng TC - HC. Dữ liệu không được sao lưu ra các thiết bị lưu trữ bên ngoài như đĩa cứng hay USB. Đôi khi việc mất dữ liệu do máy tính trục trặc cũng thường xảy ra.
Bảng 2.6 Bảng tổng hợp hồ sơ tuyển dụng nhân sự giai đoạn (2013 -2017)
TT Năm Tổng số ứng viên đã nộp HS Số HS đã trả lại do không đạt yêu cầu Số HS hợp lệ
1 2013 25 2 23
2 2014 33 1 32
3 2015 31 3 28
4 2016 37 0 37
5 2017 21 0 21
Việc cử nhân viên chuyên trách thực hiện việc tiếp nhận, phân loại và xử lý bước đầu các hồ sơ của các ứng viên gửi tới nhằm giúp Công ty loại bỏ bớt các hồ sơ không đạt yêu cầu, tiết kiệm thời gian cho công việc tuyển dụng từ đó tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Đồng thời bổ sung kịp thời cho các hồ sơ tốt nhưng chưa hoàn thiện về các thủ tục giấy tờ nhằm tránh bỏ sót các ứng viên tiềm năng, triển vọng.
Sau bước sơ tuyển hồ sơ ban đầu toàn bộ các hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển đến cho trưởng phòng TC - HC và phó giám đốc phụ trách nhân sự xem xét, nghiên cứu và lựa chọn các ứng viên triển vọng để thực hiện phỏng vấn nhằm tuyển chọn được các ứng viên tốt cho vị trí cần tuyển dụng.
2.2.3.4 Phỏng vấn
Để thực hiện khâu phỏng vấn các ứng viên xin việc, Công ty Khai thác thủy lợi thái Nguyên tổ chức hội đồng phỏng vấn. Thành phần chính của hội đồng phỏng vấn bao gồm: trưởng phòng TC - HC, phó giám đốc phụ trách nhân sự và một nhân viên phòng tổ chức hành chính làm thư ký hồi đồng tổng hợp và ghi chép thông tin trong buổi phỏng vấn.
Cách thức phỏng vấn thường được áp dụng tại công ty là phỏng vấn không có hướng dẫn tức là hội đồng phỏng vấn không chuẩn bị trước nội dung các câu hỏi để hỏi các ứng viên mà chỉ định hướng thảo luận để các ứng viên trao đổi thoải mái xung quanh công việc cũng như trình bầy mong muốn về các chế độ đãi ngộ khi được nhận vào làm việc. Thời gian phỏng vấn thường là 10 - 20 phút cho mỗi ứng viên. Với hình thức phỏng vấn này Công ty đã tạo cho các ứng viên bầu không khí thoải mái khi phỏng