7. Kết cấu luận văn
1.2.1. Lập kế hoạch hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
+ Xác định cơ cấu bộ máy quản lý hiện tại của doanh nghiệp:
Xác định phân cấp thẩm quyền giữa các cấp quản trị
Xác định quyền hạn giữa các cấp quản trị là bƣớc đầu tiên trong quá trình tổ chức bộ máy doanh nghiệp. Các cấp quản trị là kết quả của quá trình chuyên môn hóa công việc theo chiều dọc với tiêu chắ gom nhóm các nhiệm vụ quản trị theo từng cấp khác nhau. Từ đó, các cấp quản trị đƣợc phân bổ
quyền hạn chắnh thức và thiết lập các bộ phận bên trong cấp để thực hiện các quyết định quan trọng trọng tổ chức.
Phân cấp thẩm quyền, hay nói các khác là sự phân bổ quyền hạn chắnh thức cho từng cấp, là căn cứ để xác định trách nhiệm đặc trƣng của từng cấp trong hoạt động quản trị, để đảm bảo sự phối hợp theo chiều dọc và hạn chế tối đa những chồng chéo trong quá trình ra quyết định quản trị. Các đơn vị thuộc cấp quản trị cấp cao lập kế hoạch chiến lƣợc tổng thể cho Công ty và lên kế hoạch dài hạn, đồng thời đƣa ra các quyết định cuối cùng cho các tranh chấp trong Công ty. Các đơn vị cấp trung gian hƣớng dẫn hoạt động hàng ngày trong Công ty, hình thành các chắnh sách và cụ thể hóa các quyết định cấp cao thành các công việc cụ thể. Các đõn vị cấp thấp tổ chức, thực hiện, giám sát hoạt động trực tiếp để đảm bảo thực hiện chiến lýợc đã đƣợc đề ra của các đơn vị cấp cao và đảm bảo ăn khớp với các chắnh sách của bộ phận cấp trung gian [14].
Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Đây là hoạt động chuyên môn hóa theo chiều ngang, hay nói cách khác chắnh là sự tách biệt rõ ràng về quyền hạn trách nhiệm của các phòng ban, các phân hệ trong cùng một cấp của tổ chức. Sự tách biệt rõ ràng để tránh sự trùng lặp gây lãng phắ và làm giảm sức mạnh của tổ chức. Nếu có sự trùng lặp chức năng nhiệm vụ thì sẽ gây ra mâu thuẫn, làm ảnh hƣởng tới tắnh hệ thống của tổ chức và có nguy cơ làm suy yếu, tan rã tổ chức.
Chuyên môn hóa theo chiều ngang sẽ thiết lập các hệ thống phòng ban trong tổ chức, đối với mô hình cơ cấu khác nhau thì sẽ có hệ thống phòng ban đặc trƣng khác nhau, từ đó chức năng nhiệm vụ cũng sẽ có sự phân hóa rõ khác biệt. Vắ dụ, trong mô hình cơ cấu theo chức năng thì sẽ tạo ra một hệ thống phòng ban theo chức năng đặc thù; trong mô hình tổ chức theo quy trình sản xuất thì hệ thống phòng ban lại có chức năng thực hiện từng bƣớc theo quy trình cụ thể đƣợc xác địnhẦ
Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận
Ngoài việc quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các phân hệ đồng cấp, cần quy định mối quan hệ giữa các phân hệ để phát huy sức mạnh tổng thể của tổ chức. Việc xác định các mối quan hệ này cần đƣợc đảm bảo chắnh thức hóa rõ ràng để các bộ phận trong cơ cấu nắm bắt đƣợc rõ vai trò và vắ trắ của mình trong mối quan hệ tƣơng quan với các bộ phận khác của tổ chức. Nếu không chỉ ra đƣợc những mối quan hệ này, việc xác định chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận sẽ trở nên vô nghĩa do sự chồng chéo và mâu thuẫn vẫn sẽ xảy ra khi các bộ phận độc lập thực hiện các mục tiêu của mình mà không gắn kết vì mục tiêu chung.
Trong một tổ chức, quyền hạn đƣợc chia làm ba loại: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mƣu và quyền hạn chức năng, đƣợc phân biệt chủ yếu bằng mối quan hệ với quá trình ra quyết định.
+ Đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo tiêu chắ
Ờ Năng suất:
Luôn có hàng trăm cách làm để hoàn thành một cái gì đó nhƣng chi phắ để thực hiện chúng là khác nhau. Một quy trình tốt có thể hoàn thành một công việc trong 1 ngày, nhƣng cũng công việc đó, con ngƣời đó mà với quy trình khác thì có thể là 2 ngày.
Tƣơng tự có hàng trăm cách xây dựng cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta mặc sức sáng tạo.
Doanh nghiệp giống nhƣ một cái máy tắnh, tôi chẳng cần biết là nó bao gồm những bộ phận gì và nguyên lý hoạt động ra sao nhƣng tôi vẫn có thể đánh giá đƣợc máy tắnh A năng suất hơn máy tắnh B nhờ vào kết quả mà nó mang lại trong một khoảng thời gian.
Ờ Chất lƣợng:
Chất lƣợng sản phẩm/dịch vụ đầu ra tới tay khách hàng nhƣ thế nào? Mỗi cơ cấu tổ chức sẽ mang lại các kết quả khác nhau.
Cơ cấu tổ chức tốt là cơ cấu mang lại sản phẩm/dịch vụ tốt nhất; tất nhiên là với các yếu tố chi phắ không đổi.
- Sự linh hoạt
Hầu hết các công việc trong DN có tắnh lặp đi lặp lại, tuy nhiên cũng có những DN phải thƣờng xuyên gặp các tình huống không đƣợc dự đoán trƣớc. Lúc này nếu nhƣ cứng nhắc theo đúng các quy định thì sẽ không thể mang lại kết quả tốt nhất đƣợc mà phải đòi hỏi có sự linh hoạt.
Linh hoạt quá thì ngƣời ta có thể phá vỡ các quy tắc ngay cả khi không thực sự cần thiết mang lại nhiều rủi ro. Làm sao vừa đủ linh hoạt để giải các bài toán không dự đoán trƣớc một cách tốt nhất mà ngăn chặn sự vô tổ chức?
- Khả năng cạnh tranh
Mỗi một tập hợp khách hàng có những nhu cầu tƣơng đối giống nhau có thể tạo ra một phân khúc thị trƣờng. Các nhu cầu của KH có những thứ bậc ƣu tiên khác nhau. DN nào có thể thỏa mãn nhu cầu một cách tốt nhất với chi phắ thấp nhất sẽ có khả năng cạnh tranh cao nhất.
Nếu nhƣ ỘThời gian giao hàngỢ là yếu tố quan trọng thì DN của bạn phải có cơ cấu làm sao rút ngắn thời gian kể từ khi KH đặt hàng tới khi họ có hàng trong tay. Nếu Ộgiá cảỢ là ƣu tiên hàng đầu thì cơ cấu tổ chức phải sao cho gọn nhẹ để giảm chi phắ nhƣng vẫn cung cấp đƣợc sản phẩm/dịch vụ nhƣ kỳ vọng.
Ờ Sự hài lòng của đội ngũ ngƣời lao động
Khách hàng là thƣợng đế là khẩu hiệu đúng nhƣng nhân viên cũng phải là thƣợng đế không kém vì nếu ta coi trọng họ thì họ mới có thể cung cấp đƣợc các sản phẩm/dịch vụ tốt và ổn định đƣợc. Nếu nhƣ nhân viên bất mãn thì trên báo cáo có thể rất đẹp nhƣng thực tế lại rất tệ, khách hàng sẽ bất mãn và bỏ dần.
Ngƣời lao động hài lòng khi giá trị họ tạo ra đƣợc tổ chức ghi nhận và tƣơng thƣởng xứng đáng. Một tổ chức quan liêu có thể giết chết động lực của nhân viên. Một tổ chức minh bạch sẽ tạo động lực cho nhân viên.
+ Đề xuất giải pháp điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy phù hợp
Việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy tạo điều kiện hình thành các đơn vị chức năng theo chiều ngang hoặc các đơn vị trực tuyến theo chiều dọc. Do đó, việc lựa chọn mô hình tổ chức phải đƣợc thực hiện trƣớc tiên và phải cân nhắc tới những yêu cầu, đòi hỏi của chiến lƣợc kinh doanh và nhân tố tác động để lựa chọn cho mô hình cho phù hợp. Đối với các doanh nghiệp, công ty hoạt động trong môi trƣờng toàn cầu hóa.