7. Kết cấu luận văn
2.3. Đánh giá chung về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tạ
Công ty cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC
2.3.1. Ưu điểm
Thứ nhất, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đƣợc đảm bảo ổn định, kết quả kinh doanh tăng trƣởng qua từng năm. Bên cạnh việc đáp ứng đƣợc các yêu cầu của hoạt động kinh doanh trên cả nƣớc, các hoạt động nhƣ chăm lo đời sống ngƣời lao động, thực hiện trách nhiệm xã hội với địa phƣơng, xây dựng nguồn lao động từ các cơ sở giáo dụcẦđều đƣợc quan tâm và thực hiện đầy đủ. Thành tựu này đạt đƣợc là do các bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty đƣợc hình thành trên cơ sở phân tắch các hoạt động, chức năng cơ bản của tổ chức để hợp nhóm chức năng, nhiệm vụ do đó đảm bảo đƣợc tắnh hiệu quả của bộ máy. Theo phƣơng pháp này, các đơn vị cấu thành bộ máy, do đƣợc hình thành theo các nhu cầu thực tế của tổ chức, sẽ tập trung chức năng và nhiệm vụ để phục vụ mục tiêu tổ chức. Đồng thời, cơ cấu này phát huy ƣu thế của chuyên môn hóa do các bộ phận chức năng tập trung vào các công việc mang tắnh chất tƣơng đồng nên ngƣời lao động dễ
dàng tắch lũy kinh nghiệm, tổ chức phát huy đƣợc lợi thế quy mô trong sản xuất kinh doanh.
Thứ hai, trong bối cảnh hoạt động kinh doanh ngày càng cạnh tranh gay gắt, các Hiệp định Thƣơng mại tự do thế hệ mới đƣợc đƣa vào thực thi thì mô hình bộ máy quản lý cũng phải có những thay đổi. Mô hình tổ chức phải đƣợc cân nhắc tới những tác động của môi trƣờng bên ngoài và đặc điểm hoạt động của Công ty khi thiết kế ắt cấp quản trị và mở rộng tầm quản trị của các nhà quản lý tại một số bộ phận để tạo sự linh hoạt trong hoạt động, và có thể nhanh chóng phản ứng đƣợc với những sự thay đổi của môi trƣờng.
Thứ ba, cơ cấu tổ chức hình thành cấp các đơn vị thành viên hoạt động tại từng khu vực với ngƣời đứng đầu đƣợc ủy quyền tổ chức, theo dõi và giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh tại khu vực đó đã giảm nhẹ đƣợc áp lực quản lý, tạo điều kiện cho các lãnh đạo cấp cao tập trung nâng cao chất lƣợng của các quyết định chiến lƣợc.
Thứ tƣ, mô hình tổ chức của Công ty thiết kế các mối quan hệ trực tuyến và chức năng giúp tuân thủ chế độ một thủ trƣởng, tạo ra tắnh thống nhất của bộ máy cho dù phạm vi hoạt động phân bố trên cả nƣớc
Thứ năm, các công cụ hỗ trợ sự phối hợp giữa các bộ phận đƣợc chú trọng đầu tƣ xây dựng và phát triển. Công ty đã sử dụng kết hợp các công cụ chắnh thức và phi chắnh thức để liên kết các hoạt động của từng ngƣời, bộ phận, phân hệ và hệ thống nhằm tạo ra hiệu quả trong thực hiện mục tiêu chung. Hệ thống các công cụ hình thành nên nhiều phƣơng thức kết nối góp phần không chỉ tạo ra sự thông suốt trong hệ thống thông tin mà còn tạo nên tắnh linh hoạt trong sự phối hợp hoạt động giữa các đơn vị.
Thứ sáu, với vai trò của một doanh nghiệp đầu ngành, bên cạnh việc thực hiện các mục tiêu phát triển doanh nghiệp, Công ty còn phải thực hiện các nhiệm vụ chắnh trị để đảm bảo cho sự phát triển của ngành Xây dựng. Đội ngũ nhân sự đảm nhận các vị trắ quản lý trong bộ máy đa phần là Đảng viên tạo
thuận lợi trong việc thống nhất những định hƣớng, mục tiêu xây dựng và phát triển của Công ty với chủ trƣơng, đƣờng lối phát triển kinh tế của Nhà nƣớc.
Thứ bảy, Công ty thực hiện tƣơng đối tốt hoạt động phân cấp, phân quyền quản lý trong doanh nghiệp. Đây là vấn đề quan trọng trong việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý.
Thứ tám, Công ty IPC cũng đã có sự phân công lao động hợp lý. Phân công lao động hợp lý không chỉ góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy mà còn giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tiết kiệm chi phắ quản lý và nâng cao năng suất lao động trong Công ty.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Hạn chế
Bên cạnh những mặt hợp lý, cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty vẫn còn tồn tại những mặt bất hợp lý, cụ thể là:
- Chức năng nhiệm vụ của một số phòng ban tuy đƣợc bố trắ và phân công cụ thể nhƣng một số đơn vị vẫn chƣa đáp ứng đƣợc hết nhƣng yêu cầu của công việc. Cụ thể nhƣ Phòng Tổ chức hành chắnh có chức năng giúp đỡ lãnh đạo Công ty trong việc quản lý chi phắ hoạt động của bếp ăn, tổ xe; tuy nhiên phòng thiếu cán bộ có đủ năng lực đảm nhiệm, khiến cho hoạt động của các bộ phận này vẫn còn mang tắnh tự phát, chƣa đƣợc quản lý chặt chẽ. Bên cạnh đó, chi phắ hoạt động của bếp ăn, tổ xe đƣợc tắnh vào chi phắ hoạt động kinh doanh cần phải đƣợc hạch toán theo đầu mục chi phắ (chi phắ bán hàng, chi phắ quản lý, chi phắ sản xuất) nên việc Phòng Hành chắnh Ờ Tổng hợp quản lý gây chồng chéo Ngoài ta tầm quản trị tại một số vị trắ cán bộ quản lý cũng bị hạn chế bởi năng lực chuyên môn của cán bộ đảm nhiệm có chƣa tƣơng xứng yêu cầu của vị trắ công việc. Đây chắnh là lý do vì sao một số cán bộ tham gia khảo sát chƣa đồng tình với chức năng nhiệm vụ đƣợc Công ty IPC quy định.
- Ngƣời lao động trong Công ty vẫn còn có tác phong làm việc chƣa chuyên nghiệp, hiện tƣợng đi muộn, về sớm hay nghiêm trọng hơn là thói bè phái, cục bộ vẫn còn tồn tại gây ảnh hƣởng xấu tới hoạt động của Công ty.
- Trình độ, năng lực của quản lý đơn vị chƣa thực sự đƣợc đánh giá cao. Qua khảo sát cho thấy có đến 17,78 % ngƣời lao động cho rằng ỘTrình độ cán bộ quản lý tại đơn vị chƣa phù hợp với yêu cầu công việcỢ.
- Công tác lập kế hoạch của IPC chƣa đƣợc chú trọng, không có bản kế hoạch cụ thể cho hoạt động hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy mà công tác lập kế hoạch nằm trong kế hoạch hoạt động hàng năm của IPC.
Đơn vị: %
Biểu đồ 2.6. Trình độ của cán bộ quản lý phù hợp với yêu cầu công việc
Nguồn: Tác giả khảo sát 2.3.2.2. Nguyên nhân của hạn chế
- Một phần là do sự phân bố trên quy mô rộng của Công ty tạo nên sự thiếu gắn kết giữa đơn vị trong cơ cấu tổ chức; hay nói cách khác các công cụ gắn kết, phối hợp các đơn vị tuy đã đƣợc hình thành để giải quyết vấn đề này nhƣng hiện tại vẫn chƣa phát huy hết hiệu quả của mình. Cụ thể nhƣ văn hóa tổ chức Công ty tuy đã đƣợc xây dựng nhƣng chƣa chú trọng tổ chức triển khai tạo ra sự chậm chuyển biến, và không thực hiện đƣợc vai trò gắn kết.
- Vẫn tồn tại khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên trong việc chỉ dẫn triển khai công việc.
- Công ty IPC trọng dụng những quản lý đã gắn bó lâu dài với công ty, tuy nhiên một số quản lý chƣa tắch cực nâng cao trình độ để phù hợp với yêu cầu công việc.
- Do những thay đổi từ môi trƣờng kinh doanh, làm cho bộ máy quản lý trở nên thiếu phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, còn một bộ phận ngƣời lao động thiếu tắnh gắn kết với Công ty nên chƣa làm tròn chức năng, nhiệm vụ, điều này cũng ảnh hƣởng tới công tác hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty IPC. Điều này đƣợc phản ánh qua tỉ lệ 17% ngƣời lao động chƣa nắm rõ giá trị cốt lõi của Công ty IPC.
Đơn vị: %
Biểu đồ 2.7. Ngƣời lao động nắm vững giá trị cốt lõi của Công ty
Tiểu kết chƣơng 2
Trên cơ sở hệ thống lý luận ở chƣơng 1, ở chƣơng 2, tác giả đã phân tắch thực trạng hoạt động hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Thƣơng mại Hàng hóa Quốc tế IPC. Qua sự phân tắch khách quan dựa trên số liệu thực tế luận văn đã nêu lên thực trạng, những đặc điểm của cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần hàng hóa quốc tế IPC và ảnh hƣởng của từng đặc điểm đó tới cơ cấu, tổ chức của Công ty. Luận văn cũng chỉ ra một số hạn chế trong cơ cấu tổ chức của Công ty hiện nay đó là một số chức năng giữa các ban bị chồng chéo và có chức năng chƣa đƣợc quy định cụ thể trong Công ty ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động của công tác quản lý, bên cạnh đoa Công ty chƣa có kế hoạch về nhân sự hợp lý đáp ứng cho tƣơng lai. Và sự ủy quyền hiện tại là không hợp lý, rõ ràng.
Qua thực trang cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty, Công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức quản lý, phân rõ nhiệm vụ và chức năng của từng cán bộ để kết quả công việc đƣợc thực hiện tốt hơn nhằm phát huy đƣợc những ƣu điểm và hạn chế những tồn tại tạo ra thế mạnh mới để Công ty ngày càng phát triển đáp ứng đƣợc các yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng.
Chƣơng 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHƢC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI HÀNG HÓA QUỐC TẾ IPC
3.1. Mục tiêu, phƣơng hƣớng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC
3.1.1. Mục tiêu hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý
Mục tiêu chung:
Trong bối cảnh hội nhập ngày càng sâu rộng của Việt Nam với các nƣớc trên thế giới, thị trƣờng thép cũng đang đứng ở ngƣỡng cửa của sự cạnh tranh giữa các Doanh nghiệp nội địa và các Doanh nghiệp lớn trên thế giới. Giữ vững vị trắ số 1 trong kinh doanh phân phối các sản phẩm thép, là cầu nối giữa các nhà sản xuất lớn tới các công trình lớn, khách hàng lớn trên khắp Việt nam, vƣơn lên đẳng cấp quốc tế trên cơ sở chuyên nghiệp, tận tâm trong từng hoạt động của mình.
Vƣơn lên dần trở thành nhà sản xuất các sản phẩm trong chuỗi giá trị cung ứng cho các công trình, tăng thêm giá trị cho hoạt động kinh doanh (Gia công, chế biến, sản xuất các sản phẩm thép thành phẩm).
Tới năm 2025, trở thành tập đoàn đa quốc gia, có đầy đủ các hoạt động thƣơng mại, sản xuất, xuất khẩu trong Việt Nam và các thị trƣờng nƣớc ngoài. Nhận thức đƣợc điều này cùng với vai trò của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty, làm gia tăng sự cần thiết phải cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty. Bởi chỉ có cơ cấu bộ máy quản trị phù hợp, linh động, mới nâng cao đƣợc hiệu suất lao động, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, vật tƣ, tiền vốn...
Mục tiêu hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý Công ty
Để triển theo phƣơng hƣớng đề ra. Công ty đã đề ra các mục tiêu và chiến lƣợc nhƣ sau:
- Triển khai hiệu quả việc đầu tƣ hệ thống kho cảng đầu nguồn ở miền Bắc, miền Nam.
- Tập trung vào việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất theo định hƣớng, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, đề cao trách nhiệm, quyền hạn của các vị trắ đứng đầu các Phòng/Xắ nghiệp.
- Xây dựng quy định về việc bổ nhiệm, khen thƣởng để các cán bộ công nhân viên tƣơng minh nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cá nhân, mỗi đơn vị.
- Nâng cao chất lƣợng cuả đội ngũ quản lý bằng cách cử đi tham quan, học hỏi tại các nhà máy sản xuất thép có môi trƣờng tƣơng tự nhƣng năng suất cao hơn và chi phắ giá thành thấp hơn.
3.1.2. Phương hướng hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý
- Thứ nhất, cơ cấu tổ chức bộ máy phải đảm bảo thực hiện đƣợc những mục tiêu chiến lƣợc mới mà Công ty đề ra. Trong bối cảnh nền kinh tế nƣớc ta đang có nhiều sự chuyển biến rõ rệt, những cơ hội và thách thức đang đƣợc đặt ra, trên cơ sở nhằm phát huy những điểm mạnh và hạn chế những điểm yếu, chiến lƣợc kinh doanh của Công ty đã thay đổi đi kèm với đó yêu cầu cấp thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cho phù hợp với định hƣớng chiến lƣợc kinh doanh mới. Đây là yêu cầu khách quan của nền kinh tế xã hội.
- Thứ hai, hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải gắn liền với việc phân cấp, phân quyền và chỉ huy thống nhất. Việc phân cấp phân quyền sẽ góp phần hạn chế đƣợc những sự liên quan làm nảy sinh mâu thuẫn trong quá trình hoạt động; tổ chức thông tin kịp thời, thông suốt, phát huy sức mạnh tổng hợp của hệ thống quản lý.
- Thứ ba, hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy phải gắn liền với việc khuyến khắch sự tự chủ của cán bộ công nhân viên, đề cao vai trò lãnh đạo của đội ngũ quản lý.
Mục tiêu hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy Bên cạnh những mặt đạt đƣợc, những mặt hạn chế của cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty thời gian qua vẫn là những trở ngại cho quá trình hoàn thành mục tiêu chiến lƣợc kinh doanh, đặc biệt là theo định hƣớng chiến lƣợc kinh doanh mới. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cần đảm bảo những mục tiêu sau:
- Thứ nhất, xây dƣng cơ cấu tổ chức bộ máy gọn nhẹ nhƣng vẫn đảm bảo đầy đủ, linh hoạt ứng phó với những thay đổi của thị trƣờng kinh doanh đang diễn ra hàng ngày.
- Thứ hai, cơ cấu tổ chức bộ máy phải thực hiện đƣợc mục tiêu chiến lƣợc của Công ty theo định hƣớng mới, thoái vốn khỏi hệ thống kinh doanh thép đồng thời đảm bảo tắnh pháp lý trong cơ cấu tổ chức.
- Thứ ba, cơ cấu tổ chức bộ máy tạo cơ hội cho ngƣời lao động trong Công ty phát huy năng lực và khả năng sáng tạo, đặc biệt là cán bộ quản lý, góp phần giúp bộ máy quản lý, lãnh đạom điều hành hoạt động hiệu quả hơn
- Thứ tƣ, cơ cấu tổ chức bộ máy quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, của mỗi phòng ban, phân cấp thẩm quyền của từng cấp quản lý, đảm bảo tắnh thống nhất về mệnh lệnh của cơ cấu tổ chức.
3.2. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC
3.2.1. Hoàn thiện cơ cấu quản lý
Phân cấp, phân quyền là một vấn đề lớn trong mọi tổ chức đồng thời cũng là một vấn đề rất tế nhị. Thời gian vừa qua những vấn đề vƣớng mắc trong quá trình hoạt động đã đặt ra yêu cầu cấp bách cho Công ty là phải hoàn thiện lại việc phân cấp, phân quyền giữa các cấp, các đơn vị với nhau.
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong bất cứ doanh nghiệp đơn vị nào đều mang ý nghĩa rất lớn bởi hoàn thiện cơ cấu tổ chức có nghĩa là hoàn thiện quá trình sản xuất, quá trình cung ứng các sản phẩm dịch vụ với chất lƣợng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, sử dụng hiệu quả cac nguồn lực trong tổ chức. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong quản lý làm cho bộ máy quản lý gọn nhẹ, hoạt dộng nhịp nhàng chi phắ thấp nhất nhƣng vẫn đảm đƣơng đựơc tất cả các công việc nhiệm cụ trong tổ chức, đem lại lợi ắch cho cả ngƣời lao động và doanh nghiệp.
Bên cạnh những thách thức về thị trƣờng mà IPC đang phải đối mặt, là