1.2.1.1. Quy trình phát hành thẻ thanh toán
“Theo thông tư 19/2016/TT-NHNN ngày 30 tháng 6 năm 2016 quy định về hoạt động thẻ Ngân hàng, quy định về phát hành thẻ như sau:
(1) TCPHT phải ban hành quy định nội bộ về phát hành thẻ áp dụng trong hệ thống của mình. Khi phát hành thẻ phi vật lý, TCPHT phải xây dựng tài liệu
mô tả
quy trình mở/ngừng sử dụng thẻ, quy trình thực hiện giao dịch thẻ, quy trình quản
lý rủi ro (bao gồm các bước: nhận diện, đo lường, kiểm soát và xử lý rủi ro), phạm
vi sử dụng thẻ và biện pháp kiểm soát việc sử dụng thẻ đúng phạm vi đã thỏa thuận.
(2) Trước khi phát hành loại thẻ mới hoặc thay đổi mẫu thẻ đã phát hành, TCPHT phải đăng ký mẫu thẻ với Ngân hàng Nhà nước. Hồ sơ và thủ tục đăng
ký mẫu thẻ thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư này. Sau khi được Ngân hàng Nhà nước xác nhận việc đăng ký mẫu thẻ, TCPHT được phát hành loại thẻ đã đăng ký.
(3) Khi phát hành thẻ ghi nợ, TCPHT phải yêu cầu chủ thẻ chính có tài Khoản thanh toán mở tại TCPHT.
(4) Thỏa thuận về việc phát hành và sử dụng thẻ phải được lập thành hợp đồng phát hành và sử dụng thẻ phù hợp quy định tại Thông tư này và các quy định khác
của pháp luật có liên quan. Nội dung của hợp đồng thực hiện theo quy định
tại Điều
13 Thông tư này.
(5) Trước khi ký hợp đồng phát hành và sử dụng thẻ với khách hàng, TCPHT yêu cầu chủ thẻ cung cấp đầy đủ các thông tin, giấy tờ cần thiết nhằm nhận biết
khách hàng theo quy định của pháp luật.
(6) TCPHT tại Việt Nam phải sử dụng BIN do Ngân hàng Nhà nước cấp, trừ trường hợp quy định tại Khoản 7 Điều này.
Sơ đồ 1.1: Quy trình phát hành thẻ
Bước 1: Khách hàng đến Ngân Hàng phát hành đề nghị mua thẻ và hoàn thành một số thủ tục cần thiết như điền vào giấy tờ xin cấp thẻ, trình một số giấy tờ khác như: giấy thông hành, biên lai trả lương, nộp thuế thu nhập ...
Bước 2: Ngân Hàng tiếp nhận hồ sơ khách hàng.
Bước 3: Thẩm định hồ sơ khách hàng. Cụ thể, xem xét tư cách pháp nhân, số dư trên tài khoản, năng lực tài chính, thu nhập thường xuyên (đối với khách hàng cá nhân), mối quan hệ tín dụng trước đây với Ngân Hàng (nếu có).
Bước 4: Nếu hồ sơ cấp thẻ hoàn toàn phù hợp, Ngân Hàng có thể tiến hành phân loại khách hàng. Đối với thẻ ghi nợ, việc phát hành thẻ đơn giản vì khách hàng đã có tài khoản tại Ngân Hàng. Đối với thẻ tín dụng, Ngân Hàng tiến hành phân loại khách hàng theo các loại hạng đặc biệt (VIP), hạng cao cấp hoặc hạng phổ thông để cấp hạng mức tín dụng phù hợp. Hồ sơ dữ liệu khách hàng được cập nhật lên hệ thống
và gửi đến nơi xử lý in thẻ.
Bước 5: Sau khi thẩm định và phân loại khách hàng, nếu khách hàng đáp ứng đủ điều kiện, Ngân Hàng tiến hành phát thẻ cho khách hàng. Trước khi giao thẻ Ngân Hàng yêu cầu chủ thẻ ký tên và đăng ký chữ ký mẫu ở Ngân Hàng. Bằng kỹ thuật riêng của từng Ngân Hàng phát hành, thẻ ghi lại các thông tin cần thiết về chủ thẻ lên bề mặt thẻ đồng thời mã hóa và ấn định mã số cá nhân (số PIN) cho chủ thẻ
Lấy giấy xác nhận của khách hàng về việc đã nhận đủ thẻ và PIN, yêu cầu chủ thẻ giữ bí mật số PIN của mình.
Sau khi giao thẻ cho khách hàng coi như nhiệm vụ phát hành thẻ kết thúc. Thời gian kể từ khi khách hàng đề nghị mua thẻ đến khi nhận được thẻ thường không quá 6 ngày.
1.2.1.2. Quy trình chấp nhận thanh toán thẻ
Khách hàng sau khi có thẻ có thể sử dụng ngay thẻ đó để mua hàng hoá, dịch vụ tại các ĐVCNT. Khách hàng xuất trình thẻ, ĐVCNT sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của thẻ. Sau khi kiểm tra xong, ĐVCNT sẽ lập hóa đơn thanh toán và yêu cầu chủ thẻ ký tên. ĐVCNT sẽ so sánh chữ ký với chữ ký mẫu trên thẻ.
Hoá đơn thường được lập thành 4 liên, khách hàng giữ 1 liên, ĐVCNT giữ 1 liên,
còn lại 2 liên sẽ được nộp lại cho Ngân Hàng. Sau một khoảng thời gian nhất định, các
ĐVCNT sẽ lập bản kê cho từng loại thẻ để nộp Ngân Hàng đề nghị thanh toán.
1.2.1.3. Quy trình thanh toán thẻ
Quy trình thanh toán thẻ về cơ bản gồm các bước sau:
Bước 1: ĐVCNT gửi bảng sao kê chi tiết và hóa đơn thanh toán cho NHTTT. Bước 2: NHTTT thanh toán cho ĐVCNT. NHTTT sẽ ghi nợ tạm ứng thanh
toán thẻ và ghi có cho ĐVCNT.
Bước 3: NHTT tổng hợp giao dịch và gửi dữ liệu thanh toán đến TCTQT Bước 4: TCTQT xử lý bù trừ thanh toán. TCTTQT ghi nợ và báo nợ cho NHPHT; đồng thời ghi có và báo có cho NHTTT.
Bước 5: NHPHT chấp nhận thanh toán. Sau khi nhận được thông tin và nếu không có khiếu nại gì, NHPHT chấp nhận thanh toán cho TCTQT.
Bước 6: NHPHT gửi sao kê thông báo cho chủ thẻ. Định kỳ hàng tháng, NHPHT lập sao kê giao dịch gửi đến cho chủ thẻ yêu cầu thanh toán.
Bước 7: Chủ thẻ thanh toán nợ cho NHPHT. Sau khi nhận được sao kê giao dịch, nếu không thấy sai sót gì, chủ thẻ tiến hành thanh toán nợ cho NHPHT.
Tại ngân hàng thanh toán: khi tiếp nhận hóa đơn và bảng kê, ngân hàng phải tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin trên hóa đơn. Nếu không có vấn đề gì, ngân hàng tiến hành ghi nợ vào tài khoản của mình và ghi có vào tài khoản của cơ sở chấp nhận thẻ. Việc ghi sổ này phải tiến hành ngay trong ngày nhận hóa đơn và chứng từ của cơ sở chấp nhận thẻ. Sau đó ngân hàng thanh toán tổng hợp dữ liệu, gửi đến trung tâm xử lý dữ liệu (trường hợp nối mạng trực tiếp). Nếu ngân hàng thanh toán không được nối mạng trực tiếp thì gửi hóa đơn, chứng từ đến ngân hàng mà mình làm đại lý thanh toán.
Tại trung tâm: sẽ tiến hành chọn lọc dữ liệu, phân loại để bù trừ giữa các ngân hàng thành viên. Việc xử lý bù trừ, thanh toán được thực hiện thông qua ngân hàng thanh toán và ngân hàng bù trừ.
Tại ngân hàng phát hành: khi nhận thông tin dữ liệu từ trung tâm sẽ tiến hành
thanh toán. Định kỳ trong tháng, ngân hàng phát hành lập bảng sao kê báo cho chủ thẻ
các khoản thẻ đã sử dụng và yêu cầu chủ thẻ thanh toán (đối với thẻ tín dụng).