Quản lý dự án đề cập đến việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật
để đạt được các mục tiêu cụ thể trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định. Các
hoạt động quản lý dự án bao gồm lập kế hoạch công việc, đánh giá rủi ro, ước tính các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc, tổ chức công việc, thu thập nguồn nhân lực, vật chất, giao nhiệm vụ, chỉ đạo các hoạt động, kiểm soát tiến độ thực hiện dự án, báo cáo tiến độ và phân tích kết quả. Cũng như các lĩnh vực kinh doanh khác,
quản lý dự án cho các hệ thống thông tin phải đối phó với năm đối tượng chính:
phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng và rủi ro..
- Phạm vi là định nghĩa công việc làm gì hoặc không được bao gồm trong một dự
án. Ví dụ, phạm vi của một dự án cho một hệ thống xử lý đơn đặt hàng mới có thể bao gồm các mô đun mới để nhập các đơn đặt hàng và chuyển chúng sang sản xuất và kế toán nhưng không thay đổi các tài khoản có liên quan phải thu thập, sản xuất, phân phối hoặc các hệ thống kiểm kê. Quản lý dự án xác định tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án thành công và phải đảm bảo rằng phạm vi của một dự án không mở rộng ra ngoài những gì ban đầu dự định.
- Thời gian là khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành dự án. Quản lý dự án thường thiết lập số lượng thời gian cần thiết để hoàn thành các thành phần chính của một dự án. Mỗi thành phần này được chia thành các hoạt động và nhiệm vụ. Quản lý dự án cố gắng xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ và lập kế hoạch hoàn thành công việc.
- Chi phí dựa trên thời gian để hoàn thành một dự án nhân với chi phí nhân lực cần
thiết để hoàn thành dự án. Chi phí dự án hệ thống thông tin cũng bao gồm chi phí phần cứng, phần mềm và không gian làm việc. Quản lý dự án phát triển ngân sách
cho dự án và giám sát các chi phí dự án đang diễn ra.
- Chất lượng là một chỉ số cho thấy kết quả cuối cùng của một dự án đạt được các
mục tiêu do ban quản lý quy định. Chất lượng của các dự án hệ thống thông tin thường giảm xuống để cải thiện hoạt động của tổ chức và ra quyết định. Chất lượng cũng xem xét tính chính xác và kịp thời của thông tin được tạo ra bởi hệ thống mới và dễ sử dụng.
- Rủi ro là đề cập đến các vấn đề tiềm ẩn có thể đe dọa sự thành công của một dự
án. Những vấn đề tiềm ẩn này có thể ngăn cản một dự án đạt được các mục tiêu của nó bằng cách tăng thời gian và chi phí, giảm chất lượng của các đầu ra của dự án, hoặc ngăn chặn hoàn thành dự án.