Hệ thống ERP SAP được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại. Là hệ
thống đóng gói của hãng SAP - hãng phần mềm nối tiếng được sáng lập vào năm
1972 và ngày nay là một trong những nhà cung cấp giải pháp mềm doanh nghiệp lớn
nhất thế giới. Với SAP có hơn 100,000 khách hàng trên hơn 135 quốc gia đang vận
hành hệ thống này và hiện tại và có hơn 51,200 nhân viên tại hơn 59 quốc gia ở Châu Âu, Trung Đông và Châu Phi (EMEA), Châu Mỹ, khu vực châu Á Thái Bình Dương
và Nhật Bảnđang tiếp tục cải tiên và xây dựng và hỗ trợ trong quá trình ứng dụng hệ
thống.
Mô hình tổng thể khi triển khai hệ thống ERP SAP bao gồm: Các mảng nghiệp vụ trên hệ thống ERP SAP và tích hợp giữa các hệ thống đặc thù của SKYPEC với hệ thống ERP SAP. Qua hệ thống ERP các chức năng nghiệp vụ sẽ được cấu hình
Hình 3-6: Mô hình đề xuất ERP SAP cho SKYPEC
kết xuất ra các báo cáo MIS tới các cấp quản lý của SKYPEC. Các chức năng trong hệ thống đã được tích hợp có sẵn và liệt kê dưới đây:
Quản lý Tài chính Kế toán
- Kế toán tổng hợp :Hệ thống tài khoản kế toán linh hoạt, nhiều bộ sổ song song ,
kế toán nhiều loại tiền tệ, có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, xửlý nhanh chóng với hệ
thống đóng kỳ toàn diện (Closing cockpit), định nghĩa báo cáo tài chính, các báo
cáo VAS theo chỉ tiêu một cách linh động.
- Kế toán quản lý công nợ phải thu: Danh mục khách hàng dùng chung, sổ phụ và tài khoản theo dõi đối tượng, các khoản đặt cọc, giảm trừ công nợ, thanh toán thủ công, tự động, hạch toán giao dịch nhiều loại tiền tệ, phân loại các khoản phải thu, cơ chế phê duyệt chặt chẽ, công cụ nhắc nợ linh hoạt, hệ thống tài khoản hoàn chỉnh và các báo cáo linh hoạt.
- Kế toán quản lý công nợ phải trả: Danh mục NCC dùng chung, sổ phụ và tài khoản
theo dõi đối tượng, các khoản đặt cọc, giảm trừ công nợ, thanh toán thủ công, tự
động, hạch toán giao dịch nhiều loại tiền tệ, phân loại các khoản phải trả, cơ chế
Tự động tích hợp với các phân hệ khác để lấy số liệu về doanh thu, chi phí, quản lý các đối tượng doanh thu, chi phí (chi tiết nhất có thể), quản lý các tiêu chí phân bổ, các KPI đánh giá hiệu quả, quản lý các hoạt động nội bộ có phát sinh doanh thu, chi phí, quản lý kế hoạch doanh thu, chi phí và so sánh với thực tế, tập hợp chi phí và
tính giá thành, quản trị và phân tích lợi nhuận, báo cáo chi tiết
Quản lý mua sắm và Kho
Danh mục vật tư, hàng hóa, dịch vụ, QT mua sắm: Yêu cầu mua sắm (PR), Thư
hỏi giá (RFQ), Báo giá (Q), Hợp đồng mua sắm (PO), Nhận hàng (GR), Xác nhận
hóa đơn (IR). Xác nhận hàng về: So sánh với phiếu nhập hoặc hóa đơn từ NCC hoặc
Hợp đồng mua sắm; Chi phí mua hàng: Vận chuyển, bảo hiểm, thuế, các chi phí khác,
…; Quản lý mua dịch vụ, gia công, …Cấu trúc kho linh hoạt, chi tiết, quản lý lượng
và giá trị, điều chuyển kho, kiểm kê kho
Quản lý cung cấp xăng dầu, nhiên liệu
Quản lý được chi tiết Danh mục hàng hóa xăng dầu và các hàng hóa khác. Quản lý nhiều đơn vị tính (L và L15) trong quy trình mua và bán xăng dầu. Quản lý được hao hụt xăng dầu trong quá trình vận chuyển và lưu hàng tồn kho. Quản lý tồn kho hàng xăn dầu theo nhiệt độ khung giờ trong ngày. Quản lý theo bể (tank), Silo .
Quản lý được kế hoạch vận chuyển xăng dầu
Quản lý được các loại Phương tiện: đường sông, đường bộ, đường biển, đường sắt. Quản lý chi tiết về Phương tiện vận chuyển. Quản lý được chi tiết các thông số của Phương tiện. Quản lý được trọng tải Phương tiện. Quản lý được Bộ phận chở hàng theo từng Phương tiện vận chuyển. Quản lý được tuyến đường di chuyển (Rout
Quản lý được các chi phí trong quá trình vận chuyển
Cần tích hợp với hệ thống bơm xuất xăng dầu tại bể chứa. Quản lý các hợp đồng bán hàng và giá bán theo từng hợp đồng. Quản lý được bảng giá bán theo khách hàng. Quản lý được bảng giá khác nhau theo từng công ty và chi nhánh của công ty. Quản lý được các chênh lệch giá trong quá trình bán hàng. Quản lý được giá trước thuế (Gross Price) và giá sau thuế (net price) trong các quy trình mua hàng và quy
trình bán hàng.
Quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Quản lý danh mục Khách hàng. Quản lý danh mục các dịch vụ để bán. Quản lý
bảng giá bán: Giá bán,Chi phí vận chuyển, bảo hiểm, thuế, và các chi phí khác …Các
chính sách giá: Giảm giá, khuyến mãi… Quản lý hạn mức tín dụng, Quản lý các kênh phân phối chi tiết: bán buôn, bán đại lý, bán showroom, bán lẻ…. Quy trình quản lý
báo giá. Quy trình quản lý Hợp đồng. Quản lý các đơn bán hàng, Quản lý tồn kho
thành phẩm, bán thành phẩm, Quản lý phân phối hang hóa, thành phẩm đến khách hàng ,Quản lý hóa đơn với từng khách hàng và thanh toán. Quy trình bán hàng nội bộ. Quy trình bán hàng ký gửi …
Quản lý dự án
Quảnlý cấu trúc dự án, Quản lý kế hoạch dự án: Chi phí, thực hiện, nguồn lực;
Quản lý tiến độ thực hiện, Quản lý các yêu cầu mua sắm liên quan và tiến độ giao
hàng.
Lập kế hoạch hoạt động và quản lý ngân sách
Quản lý lập ngân sách theo cấu trúc, Quản lý các phiên bản kế hoạch, Quản lý
quá trình kiểm soát ngân sách, Thực hiện điều chỉnh, Quản lý các yêu cầu mua sắm liên quan và tiến độ giao hàng.
Hợp nhất dữ liệu:
Quản lý và khai báo được các quy tắc hợp nhất, loại trừ. ,Tổng hợp dữ liệu và hợp nhất theo quy trình, Khai thác được các báo cáo liên quan.
năng khai thác dữ liệu hạn chế, thời gian truy xuất dữ liệu lâu, chưa phụcvụ đa dạng
nhu cầu người sử dụng. Với việc ứng dụng MIS qua giải pháp ERP- SAP, SKYPEC
có thể đưa vào áp dụng hệ thống SAP BusinessObject BI (Business Intelligence) với nhiều tính năng ưu việt hơn:
- BI là quy trình và công nghệ mà các doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối
lượng dữ liệu khổng lồ, khai phá dữ liệugiúp cho các doanh nghiệp có thể đưa
các các quyết định hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh của mình. Với BI cung cấp một cách nhìn toàn cảnh hoạt động của doanh nghiệp từ quá khứ, hiện tại và các dự đoán tương lai.
- BI làm tăng khả năng kiểm soát thông tin của doanh nghiệp một cách chính
xác, hiệu quả từ đó có thể phân tích, khai phá dữ liệu giúp doanh nghiệp có
thể dự đoán về xu hướng của giá cả dịch vụ, hành vi khách hàng, phát hiện
khách hàng tiềm năng để đề ra các chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm tăng khả năng cạnh tranh doanh nghiệp.
- BI giúp cho các doanh nghiệp sử dụng thông tin một cách hiệu quả, chính xác
để thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục và cạnh tranh khốc
liệt.
- Hệ thống BI hỗ trợ phân tích dữ liệu theo 3 lớp phân cấp:
Giao diện phục vụ lãnh đạo cấp cao: thể hiện toàn bộ hiện trạng của doanh
nghiệp bằng các công cụ trực quan từ đó giúp người lãnh đạo có cái nhìn
tổng thểvề tình trạng doanh nghiệp, từ đó đưa ra cáccâu hỏi và tìm câu trả
Giao diện phục vụ lãnh đạo cấp trung: dữ liệu thể hiện dưới dạng trực quan và nhiều chiều phân tích sâu hơn theo từng lĩnh vực chuyên môn, hỗ trợ
người lãnh đạo cấp trung trong hoạt động điều hành hàng ngày.
Giao diện phục vụ chuyên viên phân tích: Với các chuyên viên, hệ thống
BI hỗ trợ các chuyên viên phân tích chi tiết (OLAP), hoặc các báo cáo hoạt động (Operation Report) tĩnh phục vụ trao đổi thông tin theo ngày, tuần,
tháng.
3.2.3. Về Hạ tầng công nghệ
Đề xuất đưa toàn bộ hệ thống sử dụng giải pháp hạ tầng SAP HANA Cloud
Platform. Bởi các lý do thời gian thực hiện nhanh, các chức năng truy cập nhanh. Giảm thiểu các rủi ro về công tác quản trị cho các kỹ sư CNTT của doanh nghiệp.
Linh hoạt trong hợp đồng dich vụ trả tiền theo thuê bao “pay-what-you-use”. Có khả
năng mở rộng và thay đổi các chức năng nghiệp vụ khi doanh nghiệp có nhu cầu.
Hình 3-7: Mô hình HANA cloud platform (HCP) được đề xuất bời SAP.
(nguồn: SAP/HCP Reports )
Với mô hình hạ tầng HCP công ty SKYPEC sẽ có nhiềulựa chọn giải phápmở
rộng SaaS, Hỗ trợ nên tảng di động, bảo mật tốt hơn đối với nhân sự có quyền truy cập cao rời khỏi công ty. Và có thể kích hoạt hoặc tăt dịch vụ theo thuê bao.
3.2.4. Một số kinh nghiệm về dự án của ERP SAP.
Quá trình triển khai các dự án ERP SAP tại Việt Nam. Công ty SAP thường có đơn vị làm Công ty nghệ thông tin tại Việt Nam hỗ trợ phối hợp, thường phổ biến
- Về Nguồn lực hỗ trợ cần lưu ý: Mỗi một thành phần của hệ thống SAP cần có nguồn lực trong đội hỗ trợ có hiểu biết, kinh nghiệm, đạt chứng chỉ của hãng
SAP.
- Về Hạ tầng hỗ trợ cần lưu ý: Đối tác cần có hệ thống máy chủ và hạ tầng
mạng phục vụ cho công việc hỗ trợ. các yêu cầu chính bao gồm hệ thống máy chủ phục vụ kiểm thử giải pháp trước khi áp dụng cho hệ thống của khách hàng, và hệ thống máy chủ cài phần mềm Solution Manager kết nối với với hệ
thống của khách hàng và kết nối với SAP.
- Về các Công cụ hỗ trợ: Khai thác thành thạo các công cụ hỗ trợ của hãng SAP
trong đó bao gồm khai thác hiệu quả các trang hỗ trợ SAP Service
Marketplace, SAP channel partner portal để tìm kiếm giải pháp, tải phần mềm, đào tạo…
3.2.5 Đề xuất các phương pháp đánh giá hiệu quả đầu tưdự án CNTT.
Hiện nay trên thế giới, các nghiên cứu và áp dụng các phương pháp phân tích,
đánh giá hiệu quả đầu tư dự án ứng dụng CNTT trong cơ quan, doanh nghiệp nhà
nướcvẫn đang trong giai đoạn sơ khai, chưa có một nền tảng lý thuyết và phương
pháp chung. Do đó, không có một mô hình đơn lẻ nào được ứng dụng rộng rãi trên
thế giới. Với mỗi quốc giatùy theo điều kiện kinh tế, xã hội, hành chính và chính trị
mà áp dụng các phương pháp khác nhau vào phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư. Thậm chí, trong một quốc gia sử dụng nhiều phương pháp để phân tích, đánh giá đồng thời. Điểm đặc biệt nổi bật chung là tất cả các phương pháp này đều đánh giá
không chỉ mỗi lợi nhuận về tài chính mà còn các lợi ích khác như lợi ích xã hội21.
Xin đề xuất với Công ty SKYPEC một số phương pháp như sau:
- Phương pháp đo lường giá trị (VMM): Phương pháp này được giới thiệu lần
đầu năm 2002 tại Mỹ, dựa trên ba yếu tố cơ bản là chi phí, giá trị và rủiro để tạo
thành một khung đánh giá bao gồm 4 bước. Hiện VMM được Hội đồng CIO Hoa Kỳ khuyến nghị sử dụng để phân tích hiệu quả đầu tư dự án ứng dụng CNTT nhằm giúp người có thẩm quyền có thêm thông tin ra quyết định đầu tư.
- Phương pháp `đánh giá nhu cầu và giá trị (DAM và VAM): Phương pháp DAM
và VAM do Úc giới thiệu vào năm 2003 (Cơ quan quản lý thông tin Chính phủ Úc). Phương pháp này kết hợp hai phương pháp tách biệt nhau đó là phương pháp đánh giá nhu cầu (DAM) và phương pháp đánh giá giá trị (VAM). Phương pháp này hỗ trợ các cơ quan chính phủ đánh giá tỷ lệ nhu cầu và tỷ lệ giá trị cho những dự án ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước.
- Mô hình giá trị đầu tư chuyển đổi dữ liệu giữa các cơ quan (IDA VOI):Phương
pháp ỈDA VOI được giói thiệu lần đầu vào năm 2004 ở châu Âu (Ủy ban châu
Âu). VOI phân bổ tất cả lợi nhuận thành hai loại: (1) lợi nhuận an toàn hay lợi nhuận tính được chắc chắn về mặt tiền bạc, và (2) lợi nhuận tiềm năng là lợi nhuận được quy về mặt tiền bạc như thời gian.
- Mô hình hiệu quả đầu tư về mặt xã hội (SROI): Mô hình này được giới thiệu lần
đầu vào năm 1996 tại Mỹ, dựa trên 7 nguyên lý cơ bản để xây dựng khung phân tích, đánh giá và có 6 bước thực hiện. Hiện nay, mô hình này được áp dụng cho
khoảng 40 quốc gia trên thế giới. Khung SROI đánh giá cả lợi nhuận tài chính
trên khoản đầu tư và cả giá trị xã hội được tạo ra khi các nguồn tài nguyên, các giá trị đầu vào, quy trình hoặc chính sách kết hợp với nhau sinh ra những cải thiện trong cuộc sống của mỗi cá nhân hay của cả xã hội. Việc đánh giá các giá trị vô
21Xem chi tiết tại "IDA Value Of Investment: Final Report", European Commission DG Enterprise, Gothenburg, Sweden, trang. 1-60.
tiềm ẩn). Hầu hết các mô hình này đều nhấn mạnhcác cấp độ lợi íchvà giá trị khác nhau được hình thành từ khoản đầu tư, bao gồm những lợi ích và giá trị chính trị, xã hội và kinh tế. Các mô hình đều cố gắng phát triển một thang đo dùng chung để định lượng và phân tích các nhóm yếu tố trên và kết quả cuối cùng của hầu hết mỗi mô hình thường là một điểm số và một số biểu đồ mô tả hiệu quả đầu tư. Ở Việt Nam, việc phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư dự án ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước hiện nay chưa thật sự chú trọng đúng mức, một phần do chưa có một phương pháp được chấp nhận rộng rãi với nền tảng lý thuyết chung, một phần do việc phân tích và đánh giá hiệu quả đầu tư có độ khó cao và đòi hỏi nguồn lực lớn và ý chí lãnh đạo. Tuy nhiên, trong bối cảnh ngày càng có nhiều nguồn lực tài chính được đầu tư cho lĩnh vực CNTT thì việc nghiên cứu, đưa ra một phương pháp phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư để áp dụng trong lập và thẩm định dự án ứng dụng CNTT
của cơ quan, doanh nghiệpnhà nước là tất yếu. Vậy trước những đề xuất liên quan
đến công tác đầu tư nói chung và dự án CNTT nói riêng Công ty SKYPEC cần xem xét thận trọng để có những thành công mới trong nhưng năm tiếp theo.
3.3. Đề xuất, kiến nghị đối với cơ quan quản lý nhà nước
Để CNTT có thể phát triển các tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng MIS có thể phát
huy hết hiệu quả trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và lĩnh vực doanh nghiệp nói
riêng, Chính phủ và các cơ quan quản lý nhà nước cần xem xét một số giải pháp đề xuất, đảm bảo chính sách quy định của nhà nước luôn luôn đi cùng và hỗ trợ doanh
nghiệp phát triển trong thời đại mới: Chẳng hạn các chính sách giảm thuế, chính sách
Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải làm quen với sự thay đổi liên tục của các quy định và chính sách kinh tế, tài chính. Chẳng hạn, các quy định về quy trình, biểu mẫu báo cáo thuế hiện tại đang gây nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp
Các quy định luật pháp hiện hành chưa bao quát đượctất cả các vấn đề liên quan
đến chế độ kế toán, tài chính... trên máy tính. Việc hoạch định các chính sách, quy định của luật pháp cần tính đến việc hỗ trợ cho các doanh nghiệp có thể hoạt động dễ dàng ở nước ngoài. Để có được điều này, các quy định luật pháp của Việt Nam cần tính đến sự tương thích với các thông lệ quốc tế. Chẳng hạn với hệ thống báo cáo, các quy định báo cáo của Việt Nam rất khác xa so với quốc gia khác.