5. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN
3.2.3. Nâng cao hình ảnh lãnh đạo
- Quá trình xây dựng hình ảnh người lãnh đạo là quá trình không thể thiếu của một lãnh đạo trong công ty, hình ảnh người lãnh đạo có vai trò rất lớn đối với các nhân viên.
Những phần thuộc về vật chất như máy móc, nhà xưởng, công nghệ… các doanh nghiệp đi sau có thể bắt chước được, nhưng phần giá trị tinh thần của doanh nghiệp, liên quan trực tiếp đến người lãnh đạo là điều mãi mãi khác biệt. mỗi hình ảnh một nhà lãnh đạo đều khác nhau nhưng họ có các mẫu số chung gần giống nhau là họ trước tiên bản thân họ phải chung thủy, trung thành với những giá trị của cá nhân và của công ty mà họ muốn gây dựng, hình ảnh của người lãnh đạo, để từ đây mới xây dựng được lòng tin và sự trung thành của người lao động. Spear (1998b) đề xuất 10 tính cách để hoàn thiện hình ảnh người lãnh đạo mà các nhà quản trị doanh nghiệp Việt Nam rất cần tham khảo, học tập. Cụ thể:
+ Lắng nghe: Là thể hiện sự thấu hiểu và tôn trọng trong trao đổi hay mức độ
quan tâm sâu sắc đến người khác.
+ Thấu cảm: Là sự đồng cảm về ý nghĩ, cảm xúc, quan điểm của người khác. Sự thấu cảm của người lãnh đạo sẽ mau chóng xây dựng được niềm tin với cấp dưới, tạo được sự đồng thuận, đoàn kết và phát hiện sớm những mâu thuẫn nội bộ đểcó cách giải quyết triệt để.
+ Hàn gắn: Vai trò hàn gắn của người lãnh đạo nhằm đảm bảo sức khỏe của tổ
chức, gia tăng nội lực, loại bỏ lợi ích phe nhóm để hướng đến mục tiêu chung. Để duy trì và phát triển môi trường làm việc lành mạnh đòi hỏi phải có sự bình đẳng lợi ích, tôn trọng và khuyến khích thể hiện ý kiến cá nhân. Người lãnh đạo nên chủ động phát hiện
nguyên nhân gây mâu thuẫn sớm từ sự không tương thích giữa trách nhiệm và quyền hạng, giữa năng lực và thành tích .... để gắn kết hòa giải và điều chỉnh mâu thuẫn giữa cá nhân và các mối quan hệ trong tổ chức trước khi xảy ra.
+ Nhận thức: Người lãnh đạo luôn phải tự nhận thức về năng lực bản thân và
hình ảnh đại diện của mình cho tập thể cá nhân hay tổ chức đó. Có hai thang đo quan trọng đó là kiến thức và hành vi ứng xử để người lãnh đạo tự đánh giá trong quá trình thực hiện vai trò lãnh đạo. Thông qua lắng nghe, thái độ cởi mở và thiện chí liên tục học hỏi, người lãnh đạo sẽ dần nâng cao nhận thức, gia tăng hiệu quả lãnh đạo, chiếm được niềm tin của cấp dưới.
+ Thuyết phục: Thuyết phục luôn được đánh giá cao hơn áp đặt hay bắt buộc
phục tùng. Những hành động minh bạch, công bằng của người lãnh đạo có sức thu hút mạnh mẽ đến sự nhiệt tình tham gia của cấp dưới và giúp hiệu quả lao động của họ cao hơn, đơn giản là vì họ có động lực và sự tin tưởng.
+ Khái quát: Lý tưởng, hoài bão, tầm nhìn... cần phải được khái quát thành
những khái niệm cụ thể, dễ truyền đạt, dễ thuyết phục. Người lãnh đạo có khả năng tổng hợp, phân tích, dự báo ...sẽ có phong cách chỉ đạo giải quyết vấn đề nhanh, ngắn gọn, chính xác đi vào thực chất.
+ Có tầm nhìn: Kinh nghiệm và kiến thức giúp cho người lãnh đạo có thể lường
trước hay biết trước được kết quả có khả năng xảy ra trong tương lai. Tầm nhìn xa giúp khắc họa hình ảnh doanh nghiệp trong tương lai và hình dung những rủi ro mà doanh nghiệp phải đối phó. Người lãnh đạo có tầm nhìn xa thường phải cân nhắc kỹ lưỡng quyết định của mình và chuẩn bị chu đáo, đầy đủ những phương án dự phòng, tuy nhiên cũng phải can đảm chịu trách nhiệm nếu kết quả không như mong muốn.
+ Quản lý: Trong doanh nghiệp, ở cương vị quản lý, người lãnh đạo sẽ thấy nhiều
mối quan hệ đòi hỏi phải duy trì sự cân bằng, ví như: tài chính và đầu tư, tài sản và cấu trúc tổ chức, môi trường và năng suất .... đây vừa là khả năng cá nhân nhưng cũng chính là thái độ tôn trọng sự phát triển có tính chất bền vững của tổ chức và tôn trọng quyền và lợi ích của những người có liên quan.
+ Tận tụy vì sự phát triển của con người: Phát triển con người chính là hình
thức phát huy nội lực, tăng thêm giá doanh nghiệp và xây dựng đội ngũ lãnh đạo kế thừa chuẩn bị cho sự phát triển chiều rộng của tổ chức. Đào tạo, sàng lọc và trao quyền đó là trách nhiệm và nhiệm vụ của người lãnh đạo, vừa tạo động lực cho cấp dưới vừa giảm tải áp lực công việc của bản thân.
+ Xây dựng cộng đồng: Đây là hành động rất cần thiết để đóng góp trở lại cho
cộng đồng vì những lợi ích mà doanh nghiệp đã thụ hưởng. Các hình thức tài trợ bằng tài chính để bảo vệ môi trường hay những hoạt động phát triển dịch vụ nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân dân qua đó, xây dựng hình ảnh và thể hiện sự gắn kết lâu dài của doanh nghiệp tại địa phương. Người lãnh đạo phải thấu hiểu tập tục sinh hoạt và văn hóa cộng đồng để điều chỉnh chiến lược kinh doanh sao cho hài hòa giữa lợi ích của doanh nghiệp không đi ngược lại với lợi ích chung trong vùng.
- Từ kết quả kiểm định thông qua khảo sát tại các doanh nghiệp Việt Nam cho thấy lãnh đạo chú trọng đến kết quả công việc nhiều hơn, ít quan tâm đến con người, có xu hướng độc đoán và do đó ảnh hưởng không ít đến hình ảnh cá nhân và vai trò đại diện của họ. Tuy nhiên, theo Jones & Nisbett (1972) phong cách lãnh đạo độc đoán luôn tạo sự khác biệt về nhận thức giữa người lãnh đạo và người thừa hành và khoảng cách này càng lớn, hiệu quả lãnh đạo càng kém. Friedman (1999) cho rằng, người lao động khi được trao quyền sẽ biết cách xây dựng mục tiêu của mình và nhanh chóng thay đổi quy trình thủ tục theo cách riêng của họ để thích ứng với môi trường, quan sát thấy họ linh hoạt hơn và thích đổi mới. Trái lại, người lao động làm việc trong môi trường lãnh đạo độc đoán, họ chỉ dám ra quyết định theo tiêu chí và những quy định cụ thể có sẵn, trông họ chậm chạm và kém năng động. Hackman & Oldham (1980) cho rằng tính tự chủ có liên quan đến sự hài lòng, đặc biệt đối với những người luôn có nhu cầu đạt thành tích cao, nó luôn tốt cho môi trường linh hoạt và sáng tạo. Ngoài ra, lòng trung thành và niềm tin của người lao động là thước đo cho hành vi của lãnh đạo, người lao động khó có sự cam kết lâu dài với tổ chức, khi lãnh đạo độc đoán và doanh nghiệp không có chính sách phát triển con người.
3.2.4. Hoàn thiện các quy trình nội bộ, quy trình quản lý ứng dụng trong điều hành quản lý Công ty.
- Theo Cam (1995), doanh nghiệp cần phải xây dựng hoàn chỉnh hệ thống kiểm soát nội bộ vì những mục tiêu sau đây:
+ Giảm thiệt hại, rủi ro tiềm ẩn trong kinhdoanh. + Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt.
+ Đảm bảo tính trung thực, chính xác của các số liệu và báo cáo.
+ Đảm bảo tuân thủ quy chuẩn của công ty cũng như các quy định của luật pháp. + Đảm bảo sử dụng và phân phối các nguồn lực đạt hiệu quả.
+ Đảm bảo quyền lợi chính đáng cho nhân viên, cổ đông và nhà đầu tư.
- Hiện nay có nhiều cách để xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, ứng dụng các cách kiểm soát quy trình như xây dựng KPI, ứng dụng 5S và Kaizen. Công ty đã ứng dụng được một số quy trình như 5s Kaizen vào sản xuất nhưng nhìn chung doanh nghiệp cần phải thực hiện việc xây dựng hoàn chỉnh bộ quy trình chuẩn áp dụng cho toàn công ty hay KPI là xu hướng mới để phát triển công ty trong thời gian sắp tới. Những bước cần thực hiện trong thời gian này được yêu cầu sau:
+ Trước tiên phải xây dựng đầy đủ quy trình hoạt động, quy tắc, chuẩn mực của tất cả các mặt hoạt động nghiệp vụ. Kết nối và quản lý các quy trình này bằng kiểm tra chéo giữa các phòng ban, bộ phận.
+ Doanh nghiệp phải thành lập phòng kiểm soát nội bộ gồm những nhân viên giỏi chuyên môn, xem đây là một bộ phận điều hành, có chức năng hỗ trợ cho ban lãnh đạo công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.
+ Hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro, dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, doanh
nghiệp cần phải thường xuyên cập nhật và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong hệ thống kiểm soát của mình
+ Hệ thống báo cáo đầy đủ, kênh thông tin thông suốt cho phép phát hiện nhanh nhất sai lệch hoặc tiếp nhận thông tin về hành vi, sự kiện bất thường có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
+ Doanh nghiệp nên thực hiện kiểm toán định kỳ vì những đánh giá của những tổ chức độc lập này là những đóng góp cần thiết cho nội dung của kiểm soát nội bộ.
- Trong thời gian thực tế và có buổi làm việc tại Công ty TNHH Thế Linh PGS TS. Nguyễn Xuân Minh đã chỉ ra những điểm cần khắc phục trong quy trình sản xuất của Công ty sau khi được tham quan và giới thiệu của lãnh đạo Công ty đó là quy trình về an toàn cháy nổ, an toàn lao động…
3.2.5. Cải tạo môi trường làm việc tốt hơn, giảm áp lực công việc.
Thiết kế môi trường làm việc phù hợp với đặc điểm tâm sinh lí của người lao động: Đặc thù cơ bản của môi trường làm việc tại Công ty TNHH Thế Linh là nhà xưởng vì vậy Trước hết cần đẩy nhanh tiến độ triển khai các sắp xếp hợp lý trong sản xuất đi lại vận hành, nhà kho… để tránh lãng phí thời gian và không gian, quản triệt sắp xếp theo tiêu chuẩn 5s, Đồng thời, trong tình hình cơ sở vật chất như hiện nay thì đòi hỏi phải nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận trong việc sản xuất và sắp xếp, sửa chữa các thiết bị và cải tạo khu vực làm việc. Cần xây dựng quy chế rõ ràng, cụ thể về vấn đề kinh phí, con người các bước tiến hành, kiểm tra, bảo hành, bảo dưỡng để tránh lãng phí và hạn chế tiêu cực. Cung cấp một môi trường làm việc hấp dẫn, đảm bảo thẩm mĩ học trong lao động như vấn đề màu sắc nơi làm việc, cây xanh, hệ thống ánh sáng, thông khí được thiết kế phù hợp với khả năng tâm sinh lí của người công nhân, nhân viên nơi làm việc
Thực hiện việc trao quyền và tăng sự tự quản trong công việc: Nâng cao quyền tự chủ của nhân viên, công nhân trong công việc giúp làm tăng tính tự giác và tự chịu trách nhiệm trước kết quả làm việc của bản thân.
Ở những bộ phận đòi hỏi sự sáng tạo cao và tính độc lập trong công việc lớn thì có thể tiến hành phương pháp quản lí bằng mục tiêu là cách thức được coi trọng trong việc
khai thác tiềm năng cá nhân theo xu hướng này. Dựa vào mục tiêu của tổ chức và của bộ phận mà từng nhân viên tự đặt mục tiêu phấn đấu của mình, làm tăng quyền tự chủ và thúc đẩy sự sáng tạo của người công chức.
Thông qua việc cải tạo môi trường làm việc sẽ làm giảm áp lực lên tâm lý của người làm việc dẫn đến tinh thần được thoải mái làm tăng sự tự tin và năng suất lao động đồng thời sẽ làm giảm việc nghỉ việc (bỏ việc) việc của nhân viên (Theo :Leadership style and leadership effectiveness: Does cultural intelligence moderate the relationship)
3.2.6. Quản trị đội ngũ- Tuyển chọn và giữ chân những nhân viên xuất sắc nhất.
Trong tổ chức thì nhân viên có thể là tài sản quan trọng nhất (Hardvard Businees Review trg. 270), Những kỹ năng, kiến thức chuyên môn và động lực làm việc là những yếu tố then chốt để tạo nên sự khác biệt giữa công ty của chúng ta và đối thủ. Vì vậy theo Fernadez-Aráoz thì nhìn nhận 5 đặc điểm của ứng viên, nếu Công ty coi trọng những phẩm chất bên trong này thì sẽ ưu tiền những ứng viên sở hữu những tài nguyên nội tạiđể thành công trong môi trường khác lạ và thay đổi nhanh chóng hiện nay. Các đặc điểm được trình bày như sau:
+ Động lực – Là sự cam kết dữ dội để đạt được những mục tiêu không vì lợi ích bản thân
+ Sự ham học hỏi- Một thiên hướng tìm kiếm những trãi nghiệm kiến thức mới, phản hồi ngay thẳng và sự cởi mở với việc học hỏi và thay đổi.
+ Nhận thức - Khả năng tích lũy và tận dụng những thông tin để đưa ra những khả năng mới
+ Sự gắn kết - Sở trường sử dụng cảm xúc và logic để truyền tảimột tầm nhìn mang tính thuyết phục và kết nối với mọi người.
+ Sự quyết tâm - Khả năng tranh đấu vì những mục tiêu khó khăn bất chấp thử thách và lật lại tình thế trong nghịch cảnh.
- Dựa vào các khảo sát thì phần lớn các đánh giá không hài lòng rơi vào nhóm câu hỏi liên quan đến: Đào tạo thăng tiến của phiếu khảo sát, cụ thể các câu hỏi thường nhận được đánh giá thấp là câu hỏi: “Anh/ Chị có nhiều cơ hội được thăng tiến tại công ty? Hoặc Công ty có tạo cho anh chị nhiều cơ hội phát triển cá nhân? Xét chung các đặc điểm lãnh đạo hay hình ảnh mà nhà lãnh đạo tạo Công ty TNHH Thế Linh đã xây dựng trong thời gian phát triển Công ty có những thành công lớn, nhưng trong việc xây dựng hình ảnh trong thời gian tới nhà lãnh đạo cần chú trọng thêm 2 điểm xây dựng đó là về sự thấu cảm và tận tụy vì sự phát triển con người. Đây cũng là một trong những yếu tố cũng cố thêm về tạo động lực cho nhân viên, người lao động trong Công ty.
TỔNG QUAN KẾT LUẬN CHƯƠNG III
- Dựa vào cơ sở lý luận của chương I và kết quả nghiên cứu khảo sát và thống kê trên các số liệu sơ cấp và thứ cấp thực tế tại doanh nghiệp trong chương II của luận văn tác giả đã tóm tắc lại các hoạt động, chiến lược và định hướng phát triển của Công ty TNHH Thế Linh trong thời gian qua cũng như sắp tới tầm nhìn năm 2025, tác giả mạnh dạn đưa ra các giải pháp cũng như kiến nghị trong đó có 1 giải pháp về tài
chính và 5 giải pháp về phi tài chính để lãnh đạo Công ty TNHH Thế Linh tham khảo
ứng dụng nâng cao hơn nữa hiệu quả lãnh đạo trong việc lãnh đạo của mình tại Công ty TNHH Thế Linh.
- Phần giải pháp và kiến nghị về các tiêu chí tài chính và phi tài chính này tuy chỉ dựa trên tính hình hoạt động thực tế tại Công ty nghiên cứu là Công ty TNHH Thế Linh nhưng các tiêu chí về phi tài chính từ phần 3.2.2 trở đi nghiên cứu mang tính ứng dụng chung các các doanh nghiệp tại Việt Nam và đặc biệt là các DNNVN muốn nâng cao hiệu quả lãnh đạo tại doanh nghiệp của mình.
KẾT LUẬN
Luận văn nghiên cứu về hiệu quả lãnh đạo trong Công ty TNHH MTV Thế Linh thực trạng và giải pháp với mục đích nghiên cứu tổng quát các thành phần liên quan trực