7.5. Các Hàm cơ sở dữ liệu
Hàm DSUM, DAVERAGE, DCOUNT, DCOUNTA, DMAX, DMIN. + Cộng dụng:
= DSUM: Tính tổng số của những mẫu tin thoả điều kiện trên cột khai thác trong CSDL. =DAVERAGE: Tính trung bình cộng của những mẫu tin thoả điều kiện trên cột khai thác trong CSDL.
= DCOUNT: Đếm tổng số những ô chứa dữ liệu số của những mẫu tin thoả điều kiện trên cột khai thác trong CSDL.
= DCOUNTA: Đếm tổng số những ô chứa dữ liệu của những mẫu tin thoả điều kiện trên cột khai thác trong CSDL.
= DMAX: Tìm trị số cao nhất của những mẫu tin thoả điều kiện trên cột khai thác trong CSDL.
= DMIN: Tìm trị số nhỏ nhất của những mẫu tin thoả điều kiện trên cột khai thác trong CSDL.
+ Cú pháp:
= DSUM (Vùng CSDL, cột n, vùng tiêu chuẩn). = DAVEGE(Vùng CSDL, cột n, vùng tiêu chuẩn) = DCOUNT (Vùng CSDL, cột n, vùng tiêu chuẩn). = DCOUNTA(Vùng CSDL, cột n, vùng tiêu chuẩn). = DMAX (Vùng CSDL, cột n, vùng tiêu chuẩn). = DMIN (Vùng CSDL, cột n, vùng tiêu chuẩn).
Lưu ý:
* Số cột khai thác phải là trị số lớn hơn hay bằng 1, và không được lớn hơn số cột có trong khối khai thác.
* Xem cách khai báo phạm vi và ghi điều kiện trong chương CSDL.
* Khi trong CSDL không có trị thoả điều kiện thì các hàm trên sẽ cho trị 0.
•Kiểm tra dữ liệu ngay khi nhập. Nếu có nhiều người dùng đồng thời sử dụng một danh sách, thì bạn có thể kiểm tra thông tin được học nhập vào xem có sai sót gì không. Để sử dụng tính năng kiểm tra dữ liệu, hãy làm như sau:
1. Chọn các ô trong cột muốn bảo vệ dữ liệu theo kiểu kiểm tra. Các ô đó có thể là ô đã chứa dữ liệu hay ô trống, là nơi bạn sẽ thêm mới các bản ghi. dữ liệu hay ô trống, là nơi bạn sẽ thêm mới các bản ghi.
2. Chọn Validation từ lệnh đơn Data, một hộp thoại xuất hiện và mở khối settings ra.
3. Trong danh sách đổ xuống Allow, chỉ định dạng bạn muốn cho dữ liệu sẽ nhập vào. Các tuỳ chọn của bạn có thể là Any value, Whole Number, Date ... chọn của bạn có thể là Any value, Whole Number, Date ...
Khi chọn xong danh sách đổ xuống Allow, một số ô nhập khác sẽ xuất hiện để bạn chỉ định điều kiện, chẳng hạn như các số nhỏ và số lớn nhất để Excel có thể chấp nhận.
4. Mở khối Input Message ra rồi chọn Show Input Message When Cell is Selected để chấp nhận vào thông tin hướng dẫn sẽ xuất hiện khi ô được chọn. nhận vào thông tin hướng dẫn sẽ xuất hiện khi ô được chọn.
5. Trong mục Input Message, nhập vào các thông tin hướng dẫn nhập (bước này là tuỳ chọn).6. Mở khối Error Alert ra rồi chọn Show Error Alert After Invalid Data Is Entered để Excel sẽ 6. Mở khối Error Alert ra rồi chọn Show Error Alert After Invalid Data Is Entered để Excel sẽ thông báo lỗi khi người dùng nhập liệu sai.
7. Trong danh sách đổ xuống Style, chọn một trong những tuỳ chọn sau: Stop (để ngưng nhập liệu), Warning (để nhắc nhở người dùng nhưng vẫn cho nhập liệu) và Information để thông liệu), Warning (để nhắc nhở người dùng nhưng vẫn cho nhập liệu) và Information để thông báo cho người dùng).
8. Trong mục Error Message, gõ vào nội dung nhập thông báo lỗi khi dữ liệu bị nhập sai.
9. Chọn OK để hoàn tất hộp hội thoại Data Validation. Nếu bạn đã chọn lựa trong bước 7, bạn có thể nhận được thông báo lỗi khi nhập dữ liệu sai. có thể nhận được thông báo lỗi khi nhập dữ liệu sai.
7.6. kết hợp số liệu trong bảng tính (Consolidate worksheet)
Công dụng: Tạo mỗi quan hệ nối kết giữa các dữ liệu dạng số của những bảng tính lựa chọn vào
trong một bảng tính tổng hợp. Bạn có thể kết hợp số liệu của các bảng tính lựa chọn trong cùng 1 tập tin Workbook hoặc của những tập tin Workbook khác với nhau.
1. Đọc lại tập tin Workbook chứa những bảng tính cần kết hợp và hiển thị các cửa sổ bảng tính trên cùng một màn hình(để dễ dàng xác định phạm vi cần thích hợp). bảng tính trên cùng một màn hình(để dễ dàng xác định phạm vi cần thích hợp).
2. Lựa chọn bảng tính và phạm vi dùng để chứa những dữ liệu kết hợp (chỉ cần chọn toạ độ ô đầu trong một bảng tính bất kỳ). độ ô đầu trong một bảng tính bất kỳ).
3. Chọn lệnh [Menu] Data > Consolidate.Xuất hiện hộp đối thoại Consolidate. Xuất hiện hộp đối thoại Consolidate.
4. Lựa chọn phạm vi chứa dữ liệu trong bảng tính cần kết hợp: Chọn một trong hai cách thực hiện sau: Chọn một trong hai cách thực hiện sau:
* Nhập toạ độ ô trên khung Reference (xem dạng thức trên phần lưu ý). 5. Chọn nút Add. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Xuất hiện phạm vi vừa khai báo trong khung All References. 6. Lập lại các bước 4,5 cho những bảng tính cần kết hợp khác. 7. Chọn những thông số trên khung Use Labels In:
* Left Column: Khi cần dùng cột dữ liệu đầu tiên ở bên trái những cột số liệu trong phạm vi lựa chọn làm cột tiêu đề.
* Top Row: Khi cần dùng dòng dữ liệu đầu tiên ở phía trên những dong số liệu trong phạm vi lựa chọn làm cột tiêu đề.
8. Thay đổi loại hàm cần tính toán trong việc kết hợp trên khung Function khi cần thiết (định dạng mặc nhiên của Excel là hàm Sum). dạng mặc nhiên của Excel là hàm Sum).
9. Chọn nút OK.
Excel sẽ gới kết xuất vào phạm vi lựa chọn trong bước 2. Lưu ý:
* Phạm vi vùng chứa dữ liệu cần kết hợp có thể là: - Những vùng khác nhau trong cùng một bảng tính. - Giữa những bảng tính trong cùng tập tin Workbook.