- Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới.
a. Gỡ bỏ từng nhóm
1. Lựa chọn những cột (hoặc những dòng cần gỡ khỏi nhóm).
Khi phạm vi lựa chọn không phải là những cột dòng thì excel sẽ hiện hộp đối thoại Ungroup. Chọn Columns (hoặc Row)và nút OK để xác định cột dòng thực hiện.
2. chọn lệnh [Menu] Data > Group And Outline> Ungroup.
Excel sẽ gỡ bỏ những dong cột trong phạm vi lựa chọn ra khỏi nhóm. b. Gỡ bỏ toàn bộ nhóm
1. Lựa chọn bảng tính có chứa nhóm cần gỡ bỏ.
2. chọn lệnh [Menu] Data > Group And Outline> Clear Outline. Excel sẽ gỡ bỏ toàn bộ nhóm có trong bảng tính.
Lưu ý:
Tên của vùng tin phải là dữ liệu dạng chuỗi (không được dùng số, công thức toạ độ ô...)
* Nên đặt tên ngắn gọn (kích thước tối đa 255 ký tự).và riêng
Chương 7: Cơ sở dữ liệu ( DATABASE) 7.1 . Giới thiệu chung
Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể
liệt kê, truy tìm, xoá, rút trích những dòng dữ liệu thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng. Để thực hiện các thao tác này ta phải tạo ra các vùng Database, Criteria và Extract.
Vùng Database là vùng cơ sở dữ liệu gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột, gọi là tên vùng tin ( Field Name ) của CSDL. Tên các vùng tin phải là dữ liệu kiểu chuỗi và không được trùng lặp. Các dòng còn lại lứa dữ liệu, mỗi dòng gọi là mẫu tin CSDL (Record).
Vùng Criteria là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xoá, rút trích, ... Vùng này gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa điều kiện .
Vùng Extract là vùng trích dữ liệu chứa các mẫu tin của vùng Database thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn trích rút. Chỉ cần vùng này trong trường hợp thực hiện thao tác rút trích, còn thao tác tìm, kiếm, xoá, ... không cần đến vùng này.
7.2. Sử dụng hộp đối thoại Data Form
Để giúp bạn dễ dàng quản lý dữ liệu trong danh sách, Excel cho phép bạn thêm, bớt và tìm kiếm các bản ghi bằng cách sử dụng Form trong lệnh đơn Data. Khi chọn Form, một hộp thoại xuất hiện trình bày các trường trong danh sách và một số nút nhấn lệnh quản lý danh sách. Tên của WorkSheet hiện hành sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề của hộp hội thoại. Theo ngầm định bản ghi đầu tiên trong danh sách sẽ xuất hiện, và bạn có thể cuộn đến các bản ghi khác bằng cách sử dụng thanh cuộn dọc. Excel sẽ thêm các bản ghi mới vào cuối danh sách. Để hiện thị bản ghi trống, bạn có thể cuộn đến cuối danh sách rồi nhắp lên nút nhấn New. Mặc dù bạn có thể thêm các bản ghi bằng cách gõ trực tiếp vào WorkSheet, nhưng sử dụng lệnh Form sẽ dễ dàng hơn, và trong một số trường hợp sẽ nhanh hơn. Muốn sử dụng hộp thoại Data Form, bạn sẽ tiến hành các bước sau:
• Đặt con trỏ ô nằm trong phạm vi vùng Database.
• Thực hiện lệnh: Data/Form. Một hộp thoại xuất hiện. Trong đó hiện nội dung CSDL theo từng mẫu tin. Có thể sử dụng các phím sau:
♦↑↓ : đến mẫu tin trước/sau mẫu tin hiện hành.
♦Enter : đến mẫu tin sau mẫu tin hiện hành
♦PageUP/PgDn : đến mẫu tin đầu/cuối
♦Tab/Shift-Tab: di chuyển qua lại giữa các khung dữ liệu Công dụng của những nút trong hộp thoại :
New: nhập mẫu tin mới
Delete: xoá mẫu tin hiện hành
Restore : khôi phục dữ liệu vừa nhập/xoá
Find Prev : đến mẫu tin trước mẫu tin hiện hành
Find Next: đến mẫu tin sau mẫu tin hiện hành
Close : đóng cửa sổ Data Form
A B C D E F G
1 TT Họ và tên Chức vụ Số con Lương Chức vụ
2 1 Lê Thị Thu TP 2 840000 TP
3 2 Nguyễn Bá Khánh NV 1 460000 GĐ
4 3 Trần Tiến Tùng NV 2 360000
5 4 Nguyễn Thái Hoà GĐ 1 900000
6 5 Lê Thị Mai Anh NV 1 500000
7
8 TT Họ tên Chức vụ
9 1 Lê Thị Thu 840000