6. Kết cấu của đề tài
1.2.3. Trình tự, thủ tục hòa giải tại Trung tâm hòa giải tại Tòa án
Trình tự, thủ tục Hòa giải tại Trung tâm hòa giải tại Tòa án được thực hiện theo Công văn số 310/TANDTC - PC ngày 11/10/2019 hướng dẫn về nghiệp vụ triển khai thí điểm về đổi mới, tăng cường hòa giải, đối thoại trong giải quyết các tranh chấp dân sự, khiếu kiện hành chính tại Tòa án nhân dân và Công văn số 59/TANDTC - PC ngày 29/3/2019 về việc hướng dẫn bổ sung về nghiệp vụ triển khai thí điểm về đổi mới, tăng cường hòa giải, đối thoại trong giải quyết các tranh chấp dân sự, khiếu kiện hành chính tại Tòa án nhân dân của Tòa án nhân dân tối cao:
a. Thủ tục nhận và chuyển đơn khởi kiện đến Trung tâm hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
Ngay sau khi nhận đơn khởi kiện vụ án dân sự và tài liệu, chứng cứ kèm theo (sau đây gọi tắt là hồ sơ vụ việc), Tòa án phải chuyển đơn khởi kiện cho Trung tâm hòa giải, đối thoại tại Tòa án; trừ trường hợp vụ việc không thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án, vụ việc không được hòa giải, đối thoại theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự hoặc khi nộp đơn khởi kiện, người khởi kiện không đồng ý hòa giải, đối thoại tại Trung tâm hòa giải, đối thoại tại Tòa án. Đồng thời, Trung tâm hòa giải, đối thoại tại Tòa án có thể nhận đơn yêu cầu hòa giải, đối thoại của các bên tranh chấp, khiếu kiện.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ vụ việc, Giám đốc Trung tâm hòa giải, đối thoại tại Tòa án phải phân công một Hòa giải viên, Đối thoại viên xem xét, tiến hành hòa giải, đối thoại, phù hợp với chuyên môn, kinh nghiệm của Hòa giải viên. Trong quá trình hòa giải, đối thoại, nếu Hòa giải viên, được phân công không thể tiếp tục thực hiện được nhiệm vụ thì Giám đốc Trung tâm hòa giải, đối thoại tại Tòa án phân công Hòa giải viên khác thực hiện nhiệm vụ.
Trường hợp sau khi nhận hồ sơ vụ việc, Hòa giải viên cho rằng vụ việc thuộc trường hợp không được hòa giải, đối thoại theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự thì phải báo cáo ngay Giám đốc Trung tâm để xem xét. Ngay sau khi được báo cáo, Giám đốc Trung tâm xem xét và tùy từng trường hợp xử lý như sau:
- Nếu vụ việc thuộc trường hợp được hòa giải, đối thoại theo quy định của Bộ luật tố tụng dân sự thì Giám đốc Trung tâm yêu cầu Hòa giải viên tiếp tục tiến hành hòa giải;
- Nếu vụ việc thuộc trường hợp không được hòa giải, đối thoại theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự thì Giám đốc Trung tâm yêu cầu Hòa giải viên chuyển hồ sơ vụ việc cho Tòa án trong trường hợp nhận hồ sơ từ Tòa án.
Trường hợp sau khi nhận được hồ sơ vụ việc, Hòa giải viên cho rằng vụ việc không thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án mà thuộc thẩm quyền của cơ quan, tổ chức khác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án nơi Trung tâm có trụ sở thì phải báo cáo Giám đốc Trung tâm. Ngay sau khi được báo cáo, Giám đốc Trung tâm xem xét và tùy từng trường hợp xử lý như sau:
- Nếu vụ việc thuộc thẩm quyền của Tòa án nơi Trung tâm có trụ sở thì Giám đốc Trung tâm yêu cầu Hòa giải viên tiếp tục tiến hành hòa giải, đối thoại.
- Nếu vụ việc không thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án mà thuộc thẩm quyền của cơ quan, tổ chức khác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án nơi Trung tâm có trụ sở thì Giám đốc Trung tâm yêu cầu Hòa giải viên chuyển hồ sơ vụ việc cho Tòa án trong trường hợp nhận hồ sơ từ Tòa án.
Sau khi nhận lại hồ sơ vụ việc, Tòa án tiến hành thủ tục xử lý đơn khởi kiện theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự. Người khởi kiện không phải nộp lệ phí hòa giải, đối thoại.
b.Chuẩn bị hòa giải và tổ chức phiên hòa giải của hòa giải viên.
*Chuẩn bị hòa giải:
Để chuẩn bị hòa giải, Hòa giải viên phải thực hiện các hoạt động cụ thể như sau:
- Lập, nghiên cứu hồ sơ vụ việc
(1). Hòa giải viên nghiên cứu hồ sơ vụ việc, vào sổ theo dõi (thụ lý) vụ việc hòa giải, đối thoại và lập hồ sơ vụ việc.
(2). Trong quá trình lập, nghiên cứu hồ sơ vụ việc, Hòa giải viên có trách nhiệm xác định đúng, làm rõ các nội dung sau:
+ Quan hệ pháp luật tranh chấp; + Yêu cầu cụ thể của các bên;
+ Nguyên nhân phát sinh tranh chấp; + Tính chất, mức độ tranh chấp; + Vấn đề mấu chốt của tranh chấp; + Xác định tư cách của các bên;
+ Quan hệ giữa các bên trong vụ việc (quan hệ dân sự, kinh doanh thương mại, quan hệ hôn nhân và gia đình, lao động…);
+ Tài liệu, chứng cứ chứng minh cho yêu cầu của các bên;
+ Những quy định pháp luật làm căn cứ pháp lý để giải quyết yêu cầu của các bên trong trường hợp cần thiết;
+ Các nội dung khác (nếu có).
(3). Để thực hiện các yêu cầu trên đây, tùy từng vụ việc và mức độ cần thiết mà Hòa giải viên thực hiện các công việc sau:
+ Đề nghị người khởi kiện, người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan cung cấp bổ sung tài liệu, chứng cứ; gặp gỡ các bên tranh chấp, khiếu kiện, bị kiện, người liên quan ở địa điểm, thời gian phù hợp hoặc mời đến Trung tâm hòa giải tại Tòa án để nắm rõ những nội dung, tình tiết vụ việc tranh chấp, khiếu kiện làm cơ sở cho việc hòa giải, đối thoại. Trường hợp có khó khăn trong việc thực hiện công việc này thì Hòa giải viên báo cáo Giám đốc Trung tâm hòa giải, đối thoại để được hỗ trợ, hướng dẫn.
+ Tìm hiểu thái độ tâm lý, nhân thân của các bên; tiếp xúc, tác động tích cực, phân tích, giải thích đối với từng bên về tình tiết vụ việc, tài liệu, chứng cứ, các quy định của pháp luật, tập quán, án lệ, lẽ công bằng để các bên nhận thức được tính
hợp pháp, tính hợp lý trong từng yêu cầu của họ, trên cơ sở đó thuyết phục các bên hòa giải;
+ Tham khảo ý kiến của cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức có chuyên môn về lĩnh vực tranh chấp trong trường hợp cần thiết;
+ Tiếp xúc, đề nghị những người có ảnh hưởng, có uy tín hoặc có khả năng vận động, thuyết phục các bên hỗ trợ cho công tác hòa giải, đối thoại;
+ Tìm hiểu phong tục, tập quán liên quan đến việc giải quyết tranh chấp giữa các bên.
- Xây dựng kế hoạch hòa giải.
Khi xây dựng kế hoạch hòa giải, đối thoại, Hòa giải viên, Đối thoại viên dự kiến những nội dung sau:
Thứ nhất, xác định nội dung hòa giải.
+ Những vấn đề các bên đã thống nhất, những vấn đề chưa thống nhất, còn tranh chấp;
+ Những vấn đề mấu chốt mà nếu tháo gỡ được sẽ tác động trực tiếp đến việc giải quyết tranh chấp giữa các bên;
+ Thứ tự ưu tiên các vấn đề cần hòa giải, đối thoại (tùy từng trường hợp mà Hòa giải viên có thể tiến hành hòa giải vấn đề có mâu thuẫn lớn trước hoặc vấn đề có mâu thuẫn nhỏ trước);
+ Những yếu tố, điều kiện thuận lợi đối với từng bên để đạt đến sự thoả thuận; + Những phương án cụ thể tháo gỡ, giải quyết mâu thuẫn giữa các bên.
Thứ hai, tình huống phát sinh và phương án xử lý tại phiên hòa giải.
Hòa giải viên dự kiến các tình huống phát sinh và phương án xử lý đối với từng vấn đề sau đây tại phiên hòa giải:
+ Yêu cầu mới, yêu cầu sửa đổi, bổ sung của từng bên;
+ Các tình huống căng thẳng, xung đột, bất hợp tác của các bên; + Các vấn đề khác (nếu có).
Thứ ba, thành phần tham gia phiên hòa giải.
Hòa giải viên xác định thành phần tham gia phiên hòa giải, đối thoại gồm: + Người khởi kiện, người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan; + Người khác, nếu các bên có yêu cầu;
+ Người đại diện hợp pháp, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người khởi kiện, người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan (nếu có);
+ Chuyên gia, cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức có chuyên môn về lĩnh vực tranh chấp (nếu cần thiết).
Thứ tư, bố trí phòng hòa giải và sắp xếp vị trí chỗ ngồi
+ Bố trí phòng hòa giải tại phòng làm việc của Trung tâm hòa giải, đối thoại hoặc phòng khác phù hợp với số lượng người tham gia hòa giải (nếu có);
+ Hòa giải viên dự kiến sắp xếp vị trí chỗ ngồi của Hòa giải viên và các bên hợp lý, tạo không khí thân thiện, cởi mở; vị trí ngồi của Hòa giải viên nên ở giữa các bên tham gia hòa giải.
- Mời thành phần tham gia phiên hòa giải:
+ Căn cứ vào tính chất, mức độ tranh chấp, điều kiện, hoàn cảnh của các bên, Hòa giải viên lựa chọn thời điểm, thời gian hòa giải thích hợp đối với từng vụ việc để đạt được hiệu quả hòa giải cao nhất.
+ Trung tâm hòa giải tại Tòa án gửi giấy mời thành phần tham gia phiên hòa giải, đối thoại theo dự kiến của Hòa giải viên. Giấy mời phải ghi rõ thời gian, địa điểm tiến hành phiên hòa giải và nội dung của phiên hòa giải.
*Phiên hòa giải:
Việc hòa giải tại phiên hòa giải được tiến hành theo thủ tục sau đây: (a) Thủ tục bắt đầu phiên hòa giải:
Trước khi tiến hành hòa giải, Hòa giải viên kiểm tra sự có mặt và căn cước của những người tham gia phiên hòa giải; thông báo về sự có mặt, vắng mặt của các bên; giới thiệu thành phần tham gia phiên hòa giải, đối thoại.
Trường hợp có người vắng mặt, thì tùy từng trường hợp mà Hòa giải viên giải quyết như sau:
- Người khởi kiện, người bị kiện, các bên yêu cầu hòa giải hoặc người đại diện hợp pháp của họ vắng mặt lần thứ nhất thì Hòa giải viên hoãn phiên hòa giải, đối thoại; vắng mặt lần thứ hai thì Hòa giải viên lập Biên bản về việc không tiến hành hòa giải được, Biên bản về việc không tiến hành đối thoại được, thông báo cho Giám đốc Trung tâm hòa giải tại Tòa án, chuyển hồ sơ vụ việc cho Tòa án xem xét thụ lý, giải quyết theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự trong trường hợp nhận hồ sơ từ Tòa án.
- Trường hợp người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan vắng mặt lần thứ nhất thì Hòa giải viên hoãn phiên hòa giải; vắng mặt lần thứ hai thì Hòa giải viên, xử lý như sau:
+ Nếu tranh chấp, khiếu kiện có nhiều nội dung, Hòa giải viên có thể tiến hành hòa giải đối với những phần tranh chấp không ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của của người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan vắng mặt;
+ Nếu nội dung tranh chấp có liên quan đến người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan thì lập Biên bản về việc không tiến hành hòa giải được, Biên bản về việc không tiến hành đối thoại được, thông báo cho Giám đốc Trung tâm hòa giải, đối thoại và chuyển hồ sơ vụ việc cho Tòa án xem xét thụ lý giải quyết vụ việc theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự, trong trường hợp nhận hồ sơ từ Tòa án.
- Người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người khởi kiện, người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan và người khác vắng mặt thì việc tiến hành hòa giải, đối thoại hoặc hoãn phiên hòa giải, đối thoại do Hòa giải viên quyết định.
Trường hợp các bên phải có người đại diện theo quy định của pháp luật thì Hòa giải viên phải kiểm tra sự có mặt và tư cách tham gia phiên hòa giải của người đại diện; trường hợp có người đại diện theo ủy quyền thì xác định tính hợp pháp của việc ủy quyền (thủ tục và phạm vi ủy quyền).
(b) Tiến hành hòa giải:
- Hòa giải viên phân tích lợi ích của việc hòa giải thành tại Trung tâm hòa giải, đối thoại tại Tòa án so với việc Tòa án thụ lý, giải quyết theo quy định của pháp luật (án phí, các chi phí tố tụng khác, chi phí thi hành án, bí mật thông tin,…).
- Các bên trình bày theo thứ tự như sau:
+ Người khởi kiện, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người khởi kiện trình bày nội dung tranh chấp, yêu cầu của họ; đề xuất những vấn đề muốn hòa giải, đối thoại;
+ Người bị kiện, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người bị kiện trình bày ý kiến của mình về nội dung tranh chấp, yêu cầu của người khởi kiện; đề xuất quan điểm về những vấn đề muốn hòa giải;
+ Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ trình bày yêu cầu của họ (nếu có); đề xuất quan điểm về những vấn đề muốn hòa giải;
+ Người khác tham gia phiên hòa giải (nếu có) trình bày ý kiến.
Sau khi người tham gia phiên hòa giải trình bày ý kiến mà còn có nội dung chưa rõ, chưa đầy đủ thì Hòa giải viên yêu cầu họ trình bày bổ sung về nội dung chưa rõ, chưa đầy đủ đó.
- Hòa giải viên bám sát phương án hòa giải đã xây dựng để tiến hành hòa giải; sử dụng kỹ năng, kinh nghiệm của mình đặt câu hỏi, hướng dẫn, giải thích, thuyết phục để giúp các bên đạt được những thỏa thuận về những giải pháp giải quyết tranh chấp, khiếu kiện.
Trường hợp đa số các bên đã thỏa thuận được việc giải quyết tranh chấp, chỉ một hoặc một số người không thiện chí thỏa thuận hoặc còn một số điểm chưa
thống nhất thì Hòa giải viên có thể giải thích, thuyết phục riêng để đạt được sự thống nhất.
Trường hợp nội dung các bên đã thống nhất có vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội thì Hòa giải viên phải giải thích quy định của pháp luật, chuẩn mực đạo đức liên quan để các bên thỏa thuận lại.
(c) Lập Biên bản hòa giải
Tại phiên kết thúc hòa giải, Hòa giải viên lập Biên bản hòa giải với các nội dung sau:
- Ngày, tháng, năm, địa điểm tiến hành hòa giải; - Thành phần tham gia phiên hòa giải;
- Nội dung chính của vụ việc;
- Kết quả hòa giải thành, kết quả đối thoại thành; những nội dung hòa giải không thành, đối thoại không thành; không ghi lý do của việc hòa giải không thành;
- Chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên và của Hòa giải viên.
Những người tham gia phiên hòa giải có quyền được xem biên bản hòa giải; ký xác nhận hoặc điểm chỉ.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập Biên bản hòa giải, Hòa giải viên phải gửi Biên bản hòa giải cho các bên tham gia hòa giải, đối thoại, gửi cho Tòa án đã chuyển yêu cầu và lưu vào hồ sơ hòa giải.
Các bên tham gia hòa giải chịu trách nhiệm về nội dung thỏa thuận, thống nhất. Kết quả hòa giải thành có giá trị pháp lý đối với các bên tham gia hòa giải theo quy định của pháp luật dân sự, kết quả đối thoại thành có giá trị pháp lý đối với các bên tham gia đối thoại theo quy định của pháp luật tố tụng hành chính.
* Thời hạn hòa giải:
Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày được phân công, Hòa giải viên phải tiến hành hòa giải. Trường hợp vụ việc phức tạp mà các bên tham gia hòa giải, cần bổ
sung thêm tài liệu, chứng cứ hoặc theo yêu cầu chính đáng của họ thì thời hạn này có thể được kéo dài nhưng không quá 10 ngày.
Thời hạn hòa giải là 30 ngày; trường hợp cần thiết thì có thể gia hạn, nhưng không quá 02 tháng.
* Bảo mật thông tin trong hòa giải:
- Không được sử dụng lời khai của một bên hoặc những người khác tham gia hòa giải làm chứng cứ trong tố tụng dân sự hoặc các thủ tục tố tụng khác, trừ trường