6. Kết cấu của đề tài
2.3.1. Quy trình thực hiện mô hình hòa giải tại tỉnh Quảng Ninh
Về quy trình hoà giải, đối thoại tại Trung tâm hoà giải của Toà án hai cấp tỉnh Quảng Ninh được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 310/TANDTC - PC ngày 11/10/2019 hướng dẫn về nghiệp vụ triển khai thí điểm về đổi mới, tăng cường hòa giải, đối thoại trong giải quyết các tranh chấp dân sự, khiếu kiện hành chính tại Tòa án nhân dân và Công văn số 59/TANDTC - PC ngày 29/3/2019 về việc hướng dẫn bổ sung về nghiệp vụ triển khai thí điểm về đổi mới, tăng cường hòa giải, đối thoại trong giải quyết các tranh chấp dân sự, khiếu kiện hành chính tại Tòa án nhân dân như sau:
Khi đương sự đến nộp đơn tại Tòa án, cán bộ nhận đơn có trách nhiệm giải thích cho đương sự về mô hình thí điểm hòa giải được tiến hành tại Tòa án. Sau khi nhận đơn, cán bộ nhận đơn chuyển lại cho Giám đốc trung tâm (Chánh án) xử lý đơn và phân công Hoà giải viên để giải quyết vụ việc; đồng thời cũng phân công Thẩm phán có trách nhiệm theo dõi vụ việc đó. Thư ký Trung tâm Hòa giải có nhiệm vụ vào sổ thụ lý đơn theo từng lĩnh vực, soạn thảo quyết định phân công Hòa giải viên và chuyển lại cho Thẩm phán, Hòa giải viên được phân công tham gia giải quyết vụ việc đó. Thẩm phán hỗ trợ Hoà giải viên nghiên cứu hồ sơ khởi kiện và cùng trao đổi về những vấn đề pháp lý cần lưu ý khi tiến hành hoà giải, đối thoại nếu cần thiết. Sau đó, Hoà giải viên triệu tập các đương sự để thực hiện việc hoà giải hoặc đối thoại theo quy định. Sau khi tiến hành hoà giải xong mỗi vụ việc, các Hoà giải viên lập Báo cáo kết quả giải quyết vụ việc cùng Biên bản hoà giải thành hoặc biên bản hoà giải không thành, chuyển hồ sơ sang Toà án để Toà án tiến hành
thụ lý và công nhận sự thoả thuận của các đương sự hoặc để Tòa án giải quyết vụ án theo thủ tục tố tụng thông thường trong trường hợp hoà giải không thành.
Thư ký của mỗi Thẩm phán được phân công theo dõi vụ việc có trách nhiệm hỗ trợ các Hòa giải viên trong việc triệu tập các đương sự và soạn thảo các văn bản cần thiết theo quy định. Sau mỗi vụ việc hòa giải, thư ký vào sổ kết quả tại trung tâm và hoàn thiện hồ sơ để lưu tại Trung tâm. Hàng tuần, thư ký Trung tâm tổng hợp lại số vụ việc thụ lý vào trung tâm, số vụ việc hòa giải, đối thoại thành và không thành theo từng lĩnh vực để báo cáo lãnh đạo Trung tâm và Ban chỉ đạo Đề án thí điểm.