định thầu mua sắm hàng hóa
2.1.5.1. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu trong chỉ định thầu mua sắm hàng hóa
Theo quy định tại điểm b, Khoản 2, Điều 22 Luật Đấu thầu năm 2013, một trong các điều kiện để thực hiện chỉ định thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa là phải có kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt.
* Nguyên tắc
Theo quy định tại Điều 33 Luật Đấu thầu năm 2013, việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thứ nhất, “kế hoạch lựa chọn nhà thầu được lập cho toàn bộ dự án, dự toán mua sắm.Trường hợp chưa đủ điều kiện lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho tồn bộ dự án, dự tốn mua sắm thì lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho một hoặc một số gói thầu để thực hiện trước”.
Kế hoạch lựa chọn nhà thầu nhằm đảm bảo việc tổ chức lựa chọn nhà thầu được diễn ra đúng pháp luật, hiệu quả và công khai, minh bạch; là căn cứ trong công tác tổ chức, thực hiện, giám sát và kiểm tra, thanh tra đấu thầu sau này.
Trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu gồm có các thơng tin như liên quan đến việc chuẩn bị dự án, chương trình mục tiêu, các gói thầu thực hiện trước với giá trị gói thầu tương ứng và cơ sở pháp lý để thực hiện đấu thầu. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu do chủ đầu tư lập cho tồn bộ dự án và trình người quyết định đầu tư phê duyệt trước khi tổ chức lựa chọn nhà thầu.
Đối với các dự án có quy mơ lớn, phức tạp, kéo dài nhiều năm, đối với trường hợp thực hiện các công việc như lập quy hoạch xây dựng, khảo sát phục vụ lập dự án, lập báo cáo đầu tư, lập dự án… thì có thể lập kế hoạch đấu thầu
cho một hoặc một số gói thầu để thực hiện trước nhưng đối với từng gói thầu này vẫn phải đầy đủ các nội dung nêu trên. Khoản 1 Điều 33 Luật Đấu thầu năm 2013 quy định nguyên tắc thứ nhất này thể hiện sự toàn điện và đầy đủ có nghĩa là khi xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải xây dựng cho toàn bộ dự án chứ không chia tách dự án không đúng theo quy định của pháp luật.
Thứ hai, “trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải ghi rõ số lượng gói thầu và nội dung của từng gói thầu”.
Việc ghi rõ số lượng gói thầu và nội dung của từng gói thầu này giúp q trình lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu sau này được diễn ra dễ dàng hơn, khi đăng tải lên trên báo đấu thầu hoặc hệ thống mạng đấu thầu quốc gia các nhà thầu nhận được đầy đủ tài liệu đấu thầu với các thơng tin chi tiết rõ ràng và có hệ thống về quy mơ, khối lượng, quy cách, yêu cầu chất lượng của gói thầu hay hàng hóa dịch vụ cần cung ứng, về tiến độ và điều kiện thực hiện để chủ động thực hiện lập hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất. Kế hoạch đấu thầu được phê duyệt là căn cứ pháp lý để chủ đầu tư tổ chức lựa chọn nhà thầu.
Thứ ba, “việc phân chia dự án, dự toán mua sắm thành các gói thầu phải căn cứ theo tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện; bảo đảm tính đồng bộ của dự án, dự tốn mua sắm và quy mơ gói thầu hợp lý”.
Tùy thuộc quy mơ, tính chất và đặc điểm dự án, có thể đưa kế hoạch lựa chọn nhà thầu của các gói thầu phải thực hiện ở giai đoạn thực hiện dự án vào nội dung dự án để đẩy nhanh tiến độ thực hiện, hạn chế các thủ tục không cần thiết.
Trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải xác định rõ loại hợp đồng theo quy định tại Điều 62 của Luật Đấu thầu năm 2013 để làm căn cứ lập hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và ký kết hợp đồng. Nguyên tắc này yêu cầu, các cơ quan, đơn vị hữu quan khi thực hiện việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu thì trước hết cần phải tuân thủ các quy định chung của Luật Đấu thầu.Đây là nguyên tắc rất quan trọng trong quá
trình lập, thẩm định, phê duyệt, thực thi, điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu… vì các kế hoạch khi lập ra là để phục vụ cho nhà nước, cho lợi ích chung của cộng đồng xã hội phải khả thi và hiệu quả kinh tế.
Đồng thời, còn đòi hỏi việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải đặt lợi ích chung lên trước hết, hạn chế tư duy cục bộ địa phương hay lợi ích nhóm, mà cần có sự chia sẻ lợi ích cũng như hợp tác với nhau trong quá trình lập và thực hiện kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Để thực hiện nguyên tắc này nói riêng và các nguyên tắc khác nói chung, chủ đầu tư, bên mời thầu phải bảo đảm tính khoa học, ứng dụng cơng nghệ hiện đại, kết nối liên thông, dự báo, khả thi, tiết kiệm và sử dụng hiệu quả nguồn lực của nhà nước.
Ngoài ra, khi thực hiện các nguyên tắc để đảm bảo tính khách quan, khoa học thì sự tham gia của các tổ chức, cá nhân có liên quan vào hoạt động đấu thầu là đòi hỏi bức thiết cả về lý luận lẫn thực tiễn.
* Về nội dung : Nội dung của kế hoạch lựa chọn nhà thầu cần phải đáp
ứng đầy đủ các vấn đề quy định tại Điều 35 Luật Đấu thầu năm 2013, hướng dẫn tại Điều 5 Thông tư 10/2015/TT-BKDT, cụ thể như sau:
Thứ nhất, về tên của gói thầu đang cần lựa chọn nhà thầu.
Việc đặt tên cho gói thầu phải phù hợp với tính chất, nội dung và cơng việc của gói thầu đó. Riêng đối với những gói thầu có nhiều phần riêng biệt thì bên cạnh tên của gói thầu cần phải đặt tên thể hiện về nội dung của những phần đó.
Thứ hai, kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải có đầy đủ thơng tin về giá gói
thầu.
- Trong trường hợp gói thầu có nhiều phần riêng biệt thì phải ghi rõ giá ước tính của mỗi phần.
- Đối với những gói thầu khác nhau thì giá gói thầu được xác định trên cơ sở các phương thức khác nhau, cụ thể với các dự tốn mua sắm thì giá gói thầu là dự toán.
Thứ ba, trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải ghi rõ về nguồn vốn
hoặc những vấn đề liên quan đến vốn như phương thức, thời gian cấp vốn. Ngồi ra, cịn phải ghi rõ về thông tin của nhà tài trợ và cơ cấu của nguồn vốn đối với những trường hợp sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức.
Thứ tư, kế hoạch lựa chọn nhà thầu được xây dựng cần thể hiện rõ về
hình thức, phương thức lựa chọn cũng như thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu.
Thứ năm, để làm căn cứ lập hồ sơ mời thầu, trong kế hoạch lựa chọn
nhà thầu cần phải xác định rõ về hình thức của hợp đồng cũng như thời gian thực hiện.
* Trình tự lập kế hoạch: Trình tự lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu gồm
các bước sau:
- Bước 1:Tiến hành lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo quy định
Theo quy định tại Điều 34 Luật Đấu thầu năm 2013, việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho gói thầu mua sắm cần phải dựa trên các cơ sở:
- Nguồn vốn và các tiêu chuẩn, định mức về những trang thiết bị, phương tiện làm việc cần được mua mới hoặc thay thế, bổ sung theo quy định.
- Dựa trên cơ sở những quyết định, đề án đã được phê duyệt và kết quả thẩm định giá, báo giá của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Bước 2: Thực hiện việc trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.Theo quy định tại Điều 37 Luật Đấu thầu năm 2013 và hướng dẫn tại Điều 6 Thông tư 10/2015/TT-BKHĐT, việc trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu được thực hiện như sau:
Thứ nhất, đối với những gói thầu mua sắm hàng hóa, bên mời thầu
chính là chủ thể có thẩm quyền thực hiện việc trình duyệt.
Thứ hai, nội dung của văn bản trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
cần có đủ nội dung về những công việc đã được thực hiện từ việc chuẩn bị dự tốn, các gói thầu thực hiện trước cho đến căn cứ pháp lý có liên quan; những
phần công việc nằm trong kế hoạch lựa chọn cũng như những công việc chưa đáp ứng đủ điều kiện để lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu; giá trị tổng của những công việc được nêu ở trên.
Thứ ba, kèm theo bản kế hoạch lựa chọn nhà thầu để trình duyệt thì
người có thẩm quyền trình phải gửi kèm theo các tài liệu có liên quan về căn cứ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu của mình.
Bước 3: Thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu được trình duyệt
Theo quy định tại Điều 37 Luật Đấu thầu năm 2013 và hướng dẫn tại Điều 6 Thông tư 10/2015/TT-BKHĐT, việc thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu được thực hiện như sau:
- Tổ chức có thẩm quyền thẩm định kế hoạch tiến hành kiểm tra, đánh giá những nội dung liên quan của kế hoạch lựa chọn nhà thầu cần được duyệt.
- Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, đánh giá, tổ chức được giao thẩm định có trách nhiệm lập báo cáo để trình đến người có thẩm quyền phê duyệt về kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Riêng những gói thầu thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt thì báo có được trình đến người đứng đầu chủ đầu tư (hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án).
Thời gian thực hiện thẩm định đối với kế hoạch lựa chọn nhà thầu được xác định là 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ trình duyệt đến ngày gửi báo cáo thẩm định.
Bước 4: Phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 37 Luật Đấu thầu năm 2013 và hướng dẫn tại Điều 7 Thơng tư 10/2015/TT-BKHĐT, người có thẩm quyền tiến hành phê duyệt đối với kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải căn cứ vào báo cáo thẩm định để thực hiện việc phê duyệt. Kể từ ngày nhận được báo cáo thẩm định thì trong thời gian 05 ngày làm việc, người có thẩm quyền phải thực hiện việc phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo quy định.
Đối với chỉ định thầu, pháp luật có phân chia rõ ràng thành quy trình đầy đủ và quy trình rút gọn. Đối với chỉ định thầu mua sắm hàng hóa thì cũng tương tự như vậy.
- Quy trình đầy đủ:
+ Theo quy định tại Khoản 2 Điều 38 Luật Đấu thầu năm 2013, quy trình lựa chọn nhà thầu đối với quy trình chỉ định thầu mua sắm hàng hóa đầy đủ được thực hiện như sau: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu, đánh giá hồ sơ và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu, trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu, hoàn thiện, ký kết hợp đồng.
+ Đối với vấn đề lựa chọn nhà thầu theo quy trình chỉ định thầu đầy đủ chỉ cần đảm bảo các tiêu chuẩn về năng lực, kinh nghiệm nhà thầu trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Quy trình chỉ định thầu đầy đủ được cụ thể hóa trong Điều 55 Nghị định 63/2014/NĐ- CP như sau:
Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu
+ Lập hồ sơ yêu cầu:Việc lập hồ sơ yêu cầu phải căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 của Nghị định 63/2014/NĐ- CP. Nội dung hồ sơ yêu cầu bao gồm các thơng tin tóm tắt về dự án, gói thầu; chỉ dẫn việc chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất; tiêu chuẩn về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu; tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật và xác định giá chỉ định thầu. Sử dụng tiêu chí đạt, khơng đạt để đánh giá về năng lực, kinh nghiệm và đánh giá về kỹ thuật.
+ Thẩm định và phê duyệt hồ sơ yêu cầu và xác định nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu:
Hồ sơ yêu cầu phải được thẩm định theo quy định tại Điều 105 của Nghị định 63/2014/NĐ- CP trước khi phê duyệt. Việc phê duyệt hồ sơ yêu cầu phải bằng văn bản và căn cứ vào tờ trình duyệt, báo cáo thẩm định hồ sơ yêu cầu;Nhà thầu được xác định để nhận hồ sơ yêu cầu khi có tư cách hợp lệ
theo quy định tại các Điểm a,b,c,d,e và h Khoản 1 Điều 5 của Luật Đấu thầu năm 2013 và có đủ năng lực, kinh nghiệm thực hiện gói thầu.
Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu
+ Hồ sơ yêu cầu được phát hành cho nhà thầu đã được xác định; + Nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất theo yêu cầu của hồ sơ yêu cầu. Bước 3: Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu Việc đánh giá hồ sơ đề xuất phải được thực hiện theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ yêu cầu. Trong quá trình đánh giá, bên mời thầu mời nhà thầu đến thương thảo, làm rõ hoặc sửa đổi, bổ sung các nội dung thông tin cần thiết của hồ sơ đề xuất nhằm chứng minh sự đáp ứng của nhà thầu theo yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, tiến độ, khối lượng, chất lượng, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện gói thầu.
Nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây: Có hồ sơ đề xuất hợp lệ, có năng lực, kinh nghiệm và đề xuất kỹ thuật đáp ứng yêu cầu của hồ sơ yêu cầu có giá đề nghị chỉ định thầu khơng vượt dự tốn gói thầu được duyệt.
Bước 4: Trình, thẩm định; phê duyệt và cơng khai kết quả chỉ định thầu Trên cơ sở báo cáo kết quả chỉ định thầu và báo cáo thẩm định, bên mời thầu trình kết quả lựa chọn nhà thầu, trong đó nêu rõ ý kiến của bên mời thầu về các nội dung đánh của tổ chuyên gia.
Bước 5: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng
Hợp đồng ký kết giữa các bên phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả chỉ định thầu, biên bản thương thảo hợp đồng, hồ sơ đề xuất, hồ sơ yêu cầu và các tài liệu liên quan khác.
Trường hợp cần thiết, bên mời thầu vẫn có thể áp dụng quy trình chỉ định thầu thơng thường đối với các gói thầu nằm trong hạn mức được chỉ định thầu rút gọn. Để thuận tiện trong quá trình thực hiện, khi lập tờ trình Kế hoạch lựa chọn nhà thầu, chủ đầu tư nên ghi rõ hình thức lựa chọn nhà thầu là
chỉ định thầu rút gọn hay chỉ định thầu thông thường và nêu rõ lý do để người có thẩm quyền phê duyệt.
Hình thức chỉ định thầu theo quy trình thơng thường được áp dụng đối với gói thầu thuộc trường hợp chỉ định thầu quy định tại các điểm b, c, d, đ và gói thầu cần thực hiện để bảo đảm bí mật nhà nước quy định tại điểm a khoản 1 Điều 22 Luật Đấu thầu năm 2013, đồng thời đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 22 Luật Đấu thầu năm 2013.
* Quy trình chỉ định thầu rút gọn
Căn cứ Điều 56 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, quy trình chỉ định thầu mua sắm hàng hóa rút gọn được thực hiện đối với gói thầu quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 22 Luật Đấu thầu năm 2013, trừ gói thầu cần thực hiện để bảo đảm bí mật nhà nước, với các bước như sau:
Bước 1: Chủ đầu tư xác định và giao cho nhà thầu có năng lực, kinh nghiệm thực hiện ngay gói thầu.
Bước 2: Trong vòng 15 ngày kể từ ngày giao thầu, các bên phải hoàn thiện thủ tục chỉ định thầu bao gồm: Chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu trong đó xác định yêu cầu về phạm vi, nội dung công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, chất lượng công việc cần đạt được và giá trị tương