Bố trí nhân sự là quá trình sắp đặt nhân lực vào các vị trí công việc của tổ chức. Sử dụng nhân sự là quá trình khai thác và phát huy năng lực làm việc của người lao động một cách tối đa nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc. Như vậy, việc bố trí và sử dụng nhân sự có liên quan chặt chẽ với nhau: bố trí đúng thì mới có thể sử dụng được, ngược lại nếu công ty tìm và bố trí được nhân viên có năng lực mà không biết cách sử dụng họ thì hiệu quả tổng thể cũng sẽ không đạt được. Bố trí và sử dụng nhân sự giống như việc tạo dựng một đội bóng: cầu thủ nào chúng ta đang có, chúng ta có thể có, chúng ta cần và vị trí nào, trận đấu nào phù hợp nhất với mỗi cầu thủ tại mỗi thời điểm khác nhau. Và xa hơn thế, làm thế nào để bồi dưỡng và tạo dựng được đội ngũ cầu thủ giỏi cho tương lai nhằm tạo thế chủ động cho câu lạc bộ…
Từ quan điểm trên, có thể thấy bố trí nhân sự liên quan đến cơ cấu tổ chức công ty, nó mang tính ổn định. Sử dụng nhân sự liên quan đến cá nhân từng người lao động và mang tính linh hoạt. Và như vậy, các nhà quản trị trong công ty đều
phải tham gia tích cực vào công tác bố trí và sử dụng nhân sự. Trong đó, bốn mục tiêu cơ bản cần đạt được trong bố trí và sử dụng nhân sự là:
+ Đảm bảo đúng số lượng: đảm bảo đủ số lượng lao động theo yêu cầu của hoạt động kinh doanh của công ty tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân lực. Đối với doanh nghiệp, bài toán đảm bảo số lượng nhân lực là cơ bản nhất.
+ Đảm bảo đúng người: đảm bảo sử dụng lao động đúng với năng lực, sở trường và nguyện vọng của người lao động. Người lao động được bố trí sai sở trường của họ thì sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động. Hơn nữa, trong xã hội hiện đại nguyện vọng của người lao động cũng cần được chú ý nhằm tạo ra động lực cho họ trong quá trình lao động.
+ Đảm bảo đúng nơi, đúng chỗ: đúng theo yêu cầu của quá trình kinh doanh, đúng theo nhu cầu của bộ phận sử dụng lao động. Trong các công ty quy mô lớn thì vấn đề lao động được sử dụng không đúng nơi thường xuyên xảy ra hơn, tức là các bộ phận trong công ty bị ép sử dụng lao động từ trên xuống.
+ Đảm bảo đúng thời hạn: có nghĩa là phải đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong sử dụng lao động. Việc sử dụng lao động phải đảm bảo tránh các đột biến về nhân lực trong quá trình kinh doanh do các yếu tố hưu trí, bỏ việc… Hoặc trong nhiều trường hợp cần đa dạng hoá các loại hình hợp đồng nhằm tiết kiệm chi
phí nhân công đối với các công ty mà hoạt động mang tính thời vụ.
Ngoài ra, việc bố trí nhân sự còn căn cứ vào chiến lược kinh doanh của công ty, căn cứ vào quy mô kinh doanh, căn cứ vào thực trạng thị trường lao động, và quan trọng hơn là căn cứ vào thực trạng nguồn nhân lực hiện có của công ty để xác định xem công ty ta cần có bao nhiêu cán bộ và nhân viên cho các chức danh cụ thể, với những tiêu chuẩn gì, vào thời điểm nào chúng ta sẽ cần các nhân sự chủ chốt và phù hợp với công việc. Và nhà lãnh đạo phải biết trù tính để trả lời câu hỏi làm thế nào để có được những nhân sự phù hợp, làm thế nào để mỗi nhân viên và cán bộ chúng ta có phát huy hết năng lực sở trường của họ. Bố trí và sử dụng nhân sự còn nhằm tạo lập sức mạnh thống nhất cho tổ chức và các nhóm làm việc, phát huy được sở trường của mỗi người và từ đó thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc.