Để có căn cứ hòa giải, thẩm phán phải lập và nghiên cứu hồ sơ vụ án tranh chấp đất đai theo trình tự thủ tục quy định tại Chương VII về chứng minh và chứng cứ, Chương XIII về thủ tục hòa giải và chuẩn bị xét xử của Bộ luật Tố tụng dân sự. Trong quá trình lập, nghiên cứu hồ sơ vụ án Thẩm phán có trách nhiệm xác định đúng, làm rõ các nội dung: Quan hệ pháp luật tranh chấp đất đai, nguồn gốc và quá trình sử dụng đối với diện tích đất đang tranh chấp, yêu cầu cụ thể của các đương sự, nguyên nhân phát sinh tranh chấp đất đai, tính chất, mức độ tranh chấp đất đai, những vấn đề mấu chốt của tranh chấp của vụ việc, xác định tư cách tham gia tố tụng của các đương sự, người tham gia tố tụng khác, quan hệ giữa các đương sự (quan hệ huyết thống, họ hàng, quan hệ làng xóm, láng giềng, quan hệ hợp tác kinh doanh,…), các tài liệu, chứng cứ chứng minh cho yêu cầu của đương sự và các quy định của pháp luật là căn cứ pháp lý được áp dụng để giải quyết đối với vụ tranh chấp đất đai.
Để thực hiện các nội dung trên, thẩm phán phải tiến hành các công việc: Xác minh, thu thập tài liệu, chứng cứ, tìm hiểu thái độ tâm lý, nhân thân của các đương sự; tiếp xúc, tác động tích cực, phân tích, giải thích đối với từng đương sự về tình tiết vụ án, tài liệu, chứng cứ, các quy định của pháp luật, lẽ công bằng để các đương sự nhận thức được tính hợp pháp trong từng yêu cầu của họ, trên cơ sở đó thuyết phục các đương sự hòa giải. Trong trường hợp cần thiết, thẩm phán có thể tham khảo ý kiến của cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức có chuyên môn trong lĩnh vực
đất đai, tìm hiểu phong tục, tập quán liên quan đến việc tranh chấp đất đai của các đương sự...
Sau khi thu thập chứng cứ, Thẩm phán xem xét vụ tranh chấp đất đai có thuộc trường hợp không được hòa giải quy định tại Điều 206 hoặc trường hợp vụ án không tiến hành hòa giải được quy định tại khoản 3 Điều 207 Bộ luật Tố tụng dân sự hay không. Nếu không thuộc các trường hợp này, thẩm phán sẽ tiến hành xây dựng kế hoạch hòa giải tranh chấp đất đai với các nội dung:
- Xác định nội dung phải hòa giải: Những vấn đề các đương sự đã thống nhất, những vấn đề chưa thống nhất, còn tranh chấp, những vấn đề mấu chốt mà nếu tháo gỡ được sẽ tác động trực tiếp đến việc giải quyết tranh chấp giữa các bên tranh chấp đất đai, những yếu tố, điều kiện thuận lợi đối với từng đương sự để đạt đến sự thỏa thuận cùng các phương án tháo gỡ, giải quyết mâu thuẫn giữa các đương sự. Thông thường, các tranh chấp đất đai sẽ liên quan đến lịch sử thửa đất, chính sách của Nhà nước qua các thời kỳ lịch sử, mối quan hệ giữa các bên đương sự với nhau, hoặc giữa các đương sự với những hộ có đất liền kề, giáp ranh... Thẩm phán phải xem xét những tình tiết nào sẽ ảnh hưởng tích cực đến hoạt động hòa giải để sử dụng trong quá trình giúp các bên thỏa thuận, thương lượng và đi đến thống nhất với nhau, qua đó hòa giải có hiệu quả vụ tranh chấp đất đai.
- Dự kiến các tình huống phát sinh và phương án xử lý đối với từng vấn đề tại phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải như: những ai có thể vắng mặt và phương án giải quyết, những yêu cầu nào có thể thay đổi, những chứng cứ nào sẽ được nộp bổ sung,... Đối với các tranh chấp đất đai, giữa các bên đương sự thường có mối quan hệ về huyết thống, hôn nhân gia đình hoặc hàng xóm láng giềng... Để sự việc tranh chấp đất đai phải khởi kiện ra Tòa án, mối quan hệ giữa các bên giữa các bên ít nhiều đã có những rạn nứt nhất định về mặt tình cảm. Tại phiên hòa giải, các mâu thuẫn đó rất có thể được các bên đề cập đến. Tình huống phổ biến là giữa các bên sẽ có chiều hướng đẩy cao mâu thuẫn, tác động tiêu cực đến việc hòa giải. Người thẩm phán phải dự kiến các phương án tác động tâm lý phù hợp ở những tình tiết, ở những thời điểm phù hợp để làm dịu tình
hình giữa các bên, tránh đẩy mâu thuẫn lên cao, ảnh hưởng xấu đến việc hòa giải giữa các bên đương sự.
- Xác định được các thành phần tham gia phiên họp Thành phần tham gia phiên họp và thông báo cho họ về thời gian, địa điểm tiến hành phiên họp và nội dung của phiên họp theo quy định tại Điều 208 Bộ luật Tố tụng dân sự.