VỀ NGƯỜI ĐẠI DIỆN CỦA DOANH NGHIỆP
2.1. Thực trạng pháp luật Việt Nam về người đại diện của doanh nghiệp nghiệp
2.1.1. Điều kiện và căn cứ xác lập tư cách pháp lý người đại diện của doanh nghiệp doanh nghiệp
2.1.1.1. Điều kiện người đại diện của doanh nghiệp
Pháp luật Nhà nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam công nhận quyền đại diện của cá nhân cho doanh nghiệp theo hai hình thức đó là người đại diện theo pháp luật và người đại diện theo ủy quyền. Tuy nhiên, Nhà nước quy định những điều kiện, cũng như căn cứ nhất định để cá nhân đó có thể thay mặt doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao. Căn cứ theo Bộ Luật Dân sự 2015 và Luật Doanh nghiệp 2020 thì người đại diện của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:
Thứ nhất, người đại diện của doanh nghiệp là cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
Người đại diện là cá nhân thể hiện ý chí của doanh nghiệp và thay mặt doanh nghiệp xác lập, thực hiện giao dịch cũng như là đại diện pháp lý của doanh nghiệp trong lĩnh vực tố tụng. Tầm quan trọng của người đại diện đòi hỏi yếu tố cơ bản của cá nhân đảm nhiệm vai trò này là cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Luật Doanh nghiệp 2020 khơng có quy định trực tiếp về điều này, tuy nhiên điều kiện được nhắc đến gián tiếp trong một số quy định khác như điều kiện thành lập,người quản lý doanh nghiệp, người tham gia quản lý công ty cổ phần. Nếu người đại diện theo pháp luật của
cơng ty cổ phần khơng có đầy đủ năng lực hành vi dân sự thì giao dịch nhân danh cơng ty đó sẽ vơ hiệu.
Bên cạnh người đại diện theo pháp luật, trường hợp người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đơng cơng ty là tổ chức thì cá nhân phải khơng thuộc trường hợp “đ) Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực
hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức khơng có tư cách pháp nhân”
Do đó, tư cách chủ thể của cá nhân là người đại diện chỉ đầy đủ, độc lập và hồn thiện khi họ có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Năng lực hành vi dân sự của cá nhân là khả năng của cá nhân bằng hành vi của mình xác lập, thực hiện quyền, nghĩa vụ dân sự. Người đại diện của doanh nghiệp nói chung phải đảm bảo có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của Bộ luật dân sự năm 2015, tức là người đủ 18 tuổi và không bị mắc các bệnh tâm thần hoặc bệnh khác mà không thể nhận thức hoặc điều khiển được hành vi của mình hoặc bị hạn chế năng lực hành vi do nghiện ma túy hoặc các chất kích thích khác.
Thứ hai, có căn cứ xác lập tư cách pháp lý của người đại diện của doanh nghiệp
Người đại diện của doanh nghiệp được công nhận về mặt pháp luật cũng như mặt kinh doanh thương mại khi có căn cứ xác lập tư cách pháp lý của cá nhân đó. Người đại diện đủ tư cách nhân danh doanh nghiệp, trực tiếp thực hiện các giao dịch khi có căn cứ xác nhận như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty hoặc văn bản ủy quyền của doanh nghiệp trong trường hợp người đại diện theo ủy quyền. Những căn cứ này không chỉ xác lập tư cách pháp lý của cá nhân mà còn là cơ sở để người đại diện giao dịch với đối tác, khách hàng trong hoạt động kinh doanh. Tư cách pháp lý này chỉ chấm dứt khi có sự thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về người
đại diện theo pháp luật hay căn cứ chấm dứt văn bản ủy quyền của doanh nghiệp. Căn cứ xác lập tư cách pháp lý của người đại diện doanh nghiệp được làm rõ tại mục 2.1.1.2 của luận văn này.
Thứ ba, điều kiện về cư trú của người đại diện của doanh nghiệp
Pháp luật Việt Nam quy định về điều kiện cư trú nhằm đảm bảo về sự có mặt kịp thời của của người đại diện doanh nghiệp, từ đó giải quyết các giao dịch, vấn đề phát sinh khi cần thiết. Do đó, doanh nghiệp phải bảo đảm ln có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trước đây, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải “thường trú” tại Việt Nam theo Luật Doanh nghiệp 2005, quy định này mang tính chất bó hẹp điều kiện của chủ thể đại diện theo pháp luật, không quy định trực tiếp nhưng dẫn chiếu với các quy định khác như Nghị định 21/2001/NĐ-CP, Luật cư trú thì người nước ngồi khơng thể làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Đến Luật doanh nghiệp 2014 đã đổi mới mở rộng phạm vi chủ thể đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khi quy định có ít nhất một người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải “cư trú” tại Việt Nam, tức là bao gồm các trường hợp thường trú, tạm trú. Trên cơ sở kế thừa quy định này thì Luật Doanh nghiệp 2015 vẫn giữ nguyên quy định, đảm bảo được tối đa phạm vi chủ thể của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Trong trường hợp doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật nhưng không cư trú tại Việt Nam thì phải có người đại diện theo ủy quyền cho cá nhân đó để thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật. Từ đây phát sinh nghĩa vụ ủy quyền cho bên thứ ba, người ủy quyền phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền. Hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện theo pháp luật không trở về Việt Nam, không đảm bảo việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đối với doanh nghiệp thì chủ sở hữu cơng ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị
cử người khác thay thế đảm nhiệm vai trò đại diện của doanh nghiệp. Theo quy định tại khoản 5 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 người đại diện theo pháp luật duy nhất của doanh nghiệp bị thay thế khi vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, pháp luật chỉ quy định về thời gian nhưng không quy định về số lần xuất cảnh, cũng như số lần khơng có mặt tại Việt Nam. Do đó, để đảm bảo hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp cần cân nhắc đưa ra điều kiện xuất cảnh, vắng mặt cụ thể về đối với người đại diện theo pháp luật.
Thứ ba, người đại diện theo ủy quyền không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp
Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 5 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo ủy quyền không thuộc đối tượng sau:
“Điều 17. Quyền thành lập, góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp và quản lý doanh nghiệp
….
2. Tổ chức, cá nhân sau đây khơng có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam:
a) Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình;
b) Cán bộ, cơng chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức;
c) Sĩ quan, hạ sĩ quan, qn nhân chun nghiệp, cơng nhân, viên chức quốc phịng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy
quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước;
d) Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 88 của Luật này, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
đ) Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức khơng có tư cách pháp nhân;
e) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.
Trường hợp Cơ quan đăng ký kinh doanh có yêu cầu, người đăng ký thành lập doanh nghiệp phải nộp Phiếu lý lịch tư pháp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh;
g) Tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự.”
Như vậy, nhóm đối tượng nêu trên khơng đủ điều kiện trở thành người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức. Quy định này khá tương đồng với thông lệ quản trị doanh nghiệp của một số nước trên thế giới và Công ước Liên hợp Quốc về Chống tham nhũng. Cá nhân khơng có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp đồng nghĩa với việc họ không được nhận đại diện theo ủy quyền của tổ chức khác.
Bản chất của quan hệ giữa doanh nghiệp với người đại diện theo pháp luật cũng như người đại diện theo ủy quyền là quan hệ dân sự. Đồng thời, một số điều luật trong Luật Doanh nghiệp 2020 sử dụng cụm từ “Điều lệ cơng ty khơng có quy định khác”. Do đó, doanh nghiệp có thể quy định các điều kiện khác ngoài quy định của pháp luật. Những vấn đề khác này được trình bày cụ thể tại Điều lệ doanh nghiệp hoặc tại văn bản ủy quyền.
Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp khác nhau mà phát sinh những vấn đề này, điển hình như điều kiện về trình độ chun mơn, bằng cấp chứng chủ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.Một số lĩnh vực đương cử như:
- Văn phòng luật sư, người đại diện theo pháp luật của văn phòng phải là luật sư.
- Lĩnh vực kinh doanh Kiểm toán, người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn phải là kiểm toán viên hành nghề.
- Lĩnh vực kinh doanh dịch vụ Thẩm định giá, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kinh doanh thẩm định giá phải là thẩm định viên về giá đăng ký hành nghề tại doanh nghiệp.
- Lĩnh vực Công chứng, người đại diện theo pháp luật của Phịng cơng chứng là Trưởng phòng. Trưởng phịng cơng chứng phải là cơng chứng viên.
2.1.1.2. Căn cứ xác lập tư cách pháp lý Người đại diện của doanh nghiệp
Tư cách pháp lý của người đại diện doanh nghiệp được hiểu khác nhau đối với hai hình thức đại diện. Căn cứ phần lý luận nêu trên thì chế định người đại diện của doanh nghiệp được điều chỉnh bởi pháp luật dân sự nói chung và Luật Doanh nghiệp và các luật chuyên ngành khác nói riêng. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 khơng có quy định riêng biệt về căn cứ xác lập tư cách pháp lý của người đại diện doanh nghiệp. Căn cứ quy định tại Bộ Luật Dân sự 2015, tư cách pháp lý của người đại diện theo pháp luật do cơ quan nhà nước quyết định hoặc
do quy định của pháp luật, ngược lại quan hệ pháp lý được xác lập theo ý chí của người được đại diện thì quan hệ đó xác lập tư cách pháp lý cho người địa diện theo ủy quyền. Như vậy, quy định này tại Bộ Luật dân sự năm 2015 đã làm rõ được cách thức xác lập quyền đại diện đối với người đại diện của doanh nghiệp, hạn chế những rủi ro trong thực tiễn áp dụng và trong các vụ việc được xem xét tại Tòa án so với Bộ Luật Dân sự 2005.
2.1.1.3. Căn cứ xác lập tư cách pháp lý Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Bộ Luật Dân sự 2015 cũng quy định ghi nhận khá chi tiết về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:
“Điều 137. Đại diện theo pháp luật của pháp nhân
1. Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân bao gồm: a) Người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ;
b) Người có thẩm quyền đại diện theo quy định của pháp luật; c) Người do Tịa án chỉ định trong q trình tố tụng tại Tịa án. …..”
Qua đây, ta có thể khẳng định rằng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân và tư cách pháp lý được xác lập thông qua chỉ định theo điều lệ, chỉ định của Tòa án hoặc theo quy định của pháp luật. Tư cách pháp lý của người đại diện theo pháp luật đã được xác định một cách cụ thể và linh hoạt hơn so với các quy định của pháp luật trước đây.
Thứ nhất, căn cứ xác lập tư cách pháp lý theo Điều lệ doanh nghiệp
Pháp luật Việt Nam tôn trọng quyền tự do kinh doanh cũng như quyền tự định đoạt của doanh nghiệp thông qua quy định này. Người đại diện theo pháp luật là một phần cơ bản và không thể thiếu trong điều lệ doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều 77 Bộ Luật Dân sự 2015. Điều lệ công ty là căn cứ để xác lập tư cách của người đại diện theo pháp luật của doanh
nghiệp, quyền và nghĩa vụ của người đại diện phát sinh khi được nêu rõ trong điều lệ. Theo quy định của pháp luật, điều lệ không bắt buộc nêu rõ tên, địa chỉ và các thông tin cá nhân khác của người đại diện. Tuy nhiên, trên thực tế áp dụng, các cơ quan đăng ký kinh doanh luôn yêu cầu doanh nghiệp phải thể hiện rõ những thông tin này, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật. Thông tin cụ thể từng cá nhân đi liền với nhiệm vụ và quyền hạn riêng biệt của từng người.
Ngoài ra, điều lệ doanh nghiệp phải quy định rõ số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp cơng ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật. Ngoài ra, Theo quy định tại Điểm g Khoản 1 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2015 cũng quy định rõ điều lệ công ty cổ phần, cơng ty trách nhiệm hữu hạn phải có nội dung về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Trên nguyên tắc tự do nhưng điều lệ doanh nghiệp phải quy định trong phạm vi cho phép pháp luật, không vi phạm điều cấm, vi phạm quy tắc đạo đức xã hội.
Xét trên phương diện thủ tục hành chính, thì căn cứ xác lập tư cách pháp lý của người đại diện theo pháp luật thông qua thủ tục đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Chẳng hạn doanh nghiệp thành lập mới thì căn cứ vào điều lệ quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, nội dung này đồng thời được thể hiện trong Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp. Kết quả là trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thể hiện nội dung người đại diện theo pháp luật. Dựa vào căn cứ phát sinh là điều lệ cơng ty thì Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là căn cứ được công khai nhằm xác nhận tư cách pháp lý của người đại diện doanh nghiệp. Cơ quan nhà nước
hoặc bên đối tác, khách hàng của doanh nghiệp căn cứ vào đây để thực hiện các giao dịch cần thiết.
Ngoài ra, tư cách pháp lý của người đại diện theo pháp luật của công ty cịn được xác lập thơng qua việc thay đổi người đại diện của công ty. Việc