2.1.2.1. Số lượng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Đầu tiên, theo quy định của pháp luật dân sự thì “Một pháp nhân có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật”. Quy định này là điểm mới so với các văn bản quy phạm pháp luật trước đó nhằm khắc phục những hạn chế vướng mắc khi chỉ có một người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp gây ra trong quá trình áp dụng thực tế.
Đối với pháp luật chuyên ngành thì trước đây theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2005 chỉ cho phép công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có một người đại diện theo pháp luật và nếu người đại diện theo pháp luật này khơng có mặt tại Việt Nam quá thời hạn 30 ngày thì thực hiện ủy quyền bằng văn bản cho người khác theo quy định tại điều lệ công ty để thực hiện các quyền và nhiệm vụ của người đại diện theo pháp luật theo quy định. Thực tế áp dụng quy định này cho thấy đã dẫn tới tình trạng, khi người đại diện theo pháp vắng mặt ở Việt Nam nhưng không thực hiện ủy quyền hợp lệ hoặc không thể thực hiện ủy quyền thì tồn bộ các giao dịch của doanh nghiệp sẽ có thể bị trì hỗn.
Đến Luật Doanh nghiệp 2014, quy định cho phép doanh nghiệp có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn
và công ty cổ phần. Như vậy, pháp luật không quy định số lượng tối đa người đại diện theo pháp luật phải đảm bảo tối thiểu 1 người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, trong thời gian quy định này có hiệu thực thì xuất hiện một số vấn đề pháp lý như sau:
(i) Việc nhiều người đại diện theo pháp luật dẫn đến phải có cơ chế giám sát lẫn nhau giữa những người đại diện theo pháp luật;
(ii) Phạm vi đại diện của các đại diện theo pháp luật trong việc xác lập giao dịch nhân danh doanh nghiệp. Ai có quyền và nhiệm vụ nào hay tất cả các người đại diện đều có tư cách như nhau.
(iii) Từ việc phân chia phạm vi đại diện dẫn đến phân chia về trách nhiệm. Các người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới hay riêng lẻ.
(iv) Phát sinh cách giao dịch đòi hỏi phải được sự chấp thuận của tất cả các đại diện theo pháp luật hay hiệu lực của hợp đồng mà doanh nghiệp ký với đối tác trong trường hợp một đại diện theo pháp luật phản đối văn bản mà người đại diện theo pháp luật khác đã ký kết.
Tuy nhiên, pháp luật quy định Điều lệ công ty nêu cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Do đó, để giải quyết những vấn đề nêu trên, doanh nghiệp cần phải xây dựng Điều lệ Công ty một cách chặt chẽ hơn để tránh chồng chéo về thẩm quyền của mỗi người và tăng cường hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2021 tiếp tục giữ quy định về số lượng người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn. Như vậy, người đại diện theo pháp luật trong công ty cổ phần và cơng ty trách nhiệm hữu hạn có thể có hơn một người so với quy định cũ. Quy định này nhằm hướng tới việc tạo điều kiện tối đa, đảm bảo quyền tự do kinh doanh cho doanh nghiệp, cho
phép doanh nghiệp toàn quyền quyết định số lượng người đại diện theo pháp luật cho mình trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bổ sung một số điểm mới nhằm khắc phục các vấn đề như đã phân tích ở trên. Quy định rõ ràng hơn về trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật với các điểm mới cơ bản sau:
(i) Nếu doanh nghiệp có hai người đại diện theo pháp luật trở lên thì Điều lệ cơng ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật không quy định rõ trong Điều lệ cơng ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật đều có đủ thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp trước bên thứ ba.
(ii) Trường hợp không phân chia rõ ràng thì tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật
Bên cạnh đó, những điểm mới như đã nêu thể hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật được phân định rõ ràng. Nếu doanh nghiệp không thực hiện được sự phân chia thì tất cả người đại diện đều có trách nhiệm thẩm quyền như nhau và từ đó chịu trách nhiệm liên đới với nhau. Từ đây, tăng trách nhiệm pháp lý của từng cá nhân, tránh hiện tượng đùng đẩy trách nhiệm cho nhau, giúp doanh nghiệp có cơ sở quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn.
2.1.2.2. Số lượng người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp
Cơ bản về pháp luật dân sự không quy định số người đại diện theo ủy quyền của pháp nhân. Tuy nhiên, khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định số lượng người đại diện theo pháp luật trong một số trường hợp đặc biệt, những trường hợp này áp dụng nếu Điều lệ cơng ty khơng có quy định khác.
Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, doanh nghiệp sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ của thì có thể cử tối đa 03 người đại diện theo ủy quyền
Tổ chức ủy quyền là cổ đông công ty cổ phần sở hữu ít nhất 10% cổ phần có thể cử tối đa 03 người đại diện theo ủy quyền. Ngược lại thì Điều lệ công ty phải quy định số lượng người đại diện theo ủy quyền.
Xét về quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo ủy quyền khi có nhiều hơn một người đại diện thì tổ chức được ủy quyền đó phải xác định cụ thể phần vốn góp, số cổ phần của từng người phụ trách đại diện. Theo đó dẫn đến phát sinh tư cách của người đại diện đúng bằng với số vốn đó. Nếu tổ chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty không xác định được chính xác tỷ lệ vốn, cổ đơng đại diện thì sẽ được chia đều cho tất cả người đại diện theo ủy quyền. Tương tự như quy định về người đại diện theo pháp luật thì phạm vi đại diện cũng như trách nhiệm của tất cả người đại diện là như nhau, tránh tình trạng phân chia, xung đột lẫn nhau trong doanh nghiệp.