Như những đánh giá tổng quan đã được trình bày ở Chương II, mặc dù Maritime Bank khá thành công vì trong thời gian ngắn đã ưu tiên việc xây dựng mô hình phòng chống gian lận với đầy đủ các cấu phần cần thiết, tuy nhiên, vai trò của từng cầu phần đó đối với công tác phòng chống gian lận cần được xem xét thường xuyên để đảm bảo hiệu quả hoạt động được duy trì, cũng như cần tăng cường và phát huy hơn nữa hiệu quả thực thi của các chính sách, chỉ đạo và khẩu vị gian lận của Ban điều hành Maritime Bank trong phòng chống gian lận.
3.1.1.1. Phân định rõ trách nhiệm và thẩm quyền phù hợp giữa Phòng Quản lý Rủi ro hoạt động và Bộ phận Phòng chống gian lận thuộc Khối Quản lý rủi ro
Năng lực bộ phận Phòng chống gian lận mạnh về mảng nghiệp vụ điều tra gian lận và báo cáo theo sự vụ, tuy nhiên khả năng bao quát, tổng hợp, báo cáo và điều chỉnh chính sách chung về phòng chống gian lận còn hạn chế. Vì vậy, để tăng cường hiệu lực của khung phòng chống gian lận, đảm bảo thực thi các chính sách và phương thức phòng chống gian lận toàn diện, Hội đồng Điều hành và Giám đốc Khối Quản lý rủi ro cần quy định vai trò chức năng cụ thể, làm rõ cách thức phối hợp của Phòng Quản lý rủi ro hoạt động và Bộ phận phòng chống gian lận, giao cho Phòng Quản lý Rủi ro hoạt động những nguồn lực và thẩm quyền tương xứng.
Hiện nay, bộ phận Phòng chống gian lận được chia thành 2 mảng chính là điều tra gian lận và mảng phân tích, tổng hợp dữ liệu. Mảng dữ liệu vẫn hàng tháng báo cáo cho Phòng Quản lý rủi ro hoạt động thông tin gian lận để báo cáo Ngân hàng nhà nước theo Công văn 6643/ NHNN-DBTK về Báo cáo tổn thất hoạt động phát sinh trong kỳ và Báo cáo việc xử lý các tổn thất hoạt động. Báo cáo Hội đồng QLRR bước đầu chuyển giao từ Phòng Quản lý rủi ro hoạt động sang bộ phận Phòng chống gian lận phụ trách thực hiện. Như vậy, thẩm quyền trong việc điều chỉnh các chương trình, chính sách phòng chống gian lận như trước đây của Phòng Quản lý rủi ro hoạt động đang vô hình chung bị giảm đi do đang thiếu đi sự phân chia thẩm quyền một cách cụ thể. Thực tế cho thấy nếu như trước đây Phòng Quản lý rủi ro hoạt động đại diện Khối QLRR tham gia các phiên họp xử lý kỷ luật và
nhanh chóng ban hành các chính sách điều chỉnh hành vi như yêu cầu về việc bắt buộc tra cứu thông tin mã số thuế để kiểm tra tính trung thực của Chứng minh thư, yêu cầu tra thông tin hóa đơn để kiểm tra thông tin đơn vị cấp hóa đơn… Hay như năm 2015 ghi nhận được mức độ nghiêm trọng của hành vi chiếm dụng tiền thu nợ tại chỗ tại Ngân hàng cộng đồng, với vai trò và thẩm quyền về quản lý rủi ro hoạt động, đơn vị này đã kịp thời yêu cầu Ngân hàng cộng đồng điều chỉnh quy trình thu nợ, áp dụng hệ thống thu nợ qua điện thoại giảm đáng kể hành vi gian lận này…Tuy nhiên, hiện nay bộ phận Phòng chống gian lận thường điều tra và báo cáo theo sự vụ, cũng chưa có đủ thẩm quyền để điều chỉnh mạnh mẽ các chính sách, chương trình phòng chống gian lận như Phòng Quản lý rủi ro hoạt động đã làm. Chính sự không rõ ràng này làm giảm đi hiệu quả về mặt chính sách trong công tác phòng chống gian lận. Về bản chất, gian lận là một loại rủi ro hoạt động, nhân sự quản lý rủi ro hoạt động có đủ năng lực và kinh nghiệm trong việc xây dựng chính sách và công cụ chung trong quản lý rủi ro nói chung và gian lận nói riêng. Chính vì vậy, lúc này Hội đồng điều hành và Giám đốc Khối Quản lý rủi ro cần điều chỉnh lại thẩm quyền và quy định rõ chức năng quản lý của Phòng QLRR hoạt động đối với bộ phận Phòng chống gian lận nói riêng và công tác phòng chống gian lận nói chung. Hai bộ phận quan trọng này cần phối hợp chặt chẽ thì mới đảm bảo thành công và chất lượng của công tác quản lý rủi ro gian lận.
Bên cạnh nguồn nhân sự sẵn có là nhân viên ngân hàng, Maritime Bank cũng nên xem xét việc thuê nguồn lực của các công ty tư vấn quản lý rủi ro có uy tín để tận dụng kiến thức từ những chuyên gia giàu kinh nghiệm, đã triển khai phòng chống gian lận tại nhiều ngân hàng ở nhiều quốc gia trên thế giới. Bằng cách đó, ngân hàng không những rút ngắn thời gian nghiên cứu, tìm hiểu để triển khai, vừa tiết kiệm nguồn lực và hạn chế những rủi ro trong quá trình triển khai.
3.1.1.2. Ngân hàng cần tạo mối quan hệ và phối hợp chặt chẽ với cơ quan chức năng trong công tác phòng chống gian lận
Maritime Bank nên học hỏi bộ phận phòng chống gian lận của Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng (VP Bank) trong việc xây dựng quan hệ và phối hợp chặt chẽ với cơ quan chức năng. Tại VP Bank, chủ trương chung là tố giác, tố cáo mọi hành
vi gian lận. Các cán bộ phòng chống gian lận đa số có quan hệ và kinh nghiệm trong việc lập hồ sơ tố cáo. Hồ sơ tố cáo, điều tra đầy đủ vừa tạo thuận lợi cho cơ quan chức năng nhanh chóng điều tra phá án, từ đó vừa giúp ngân hàng nhanh chóng xử lý vụ việc và thu hồi được tổn thất như mong đợi.
Hiện Maritime Bank còn yếu trong việc lập hồ sơ tố cáo cơ quan chức năng, chưa có đủ kiến thức và kinh nghiệm trong việc phối hợp với cơ quan công an, tòa án…dẫn đến nhiều vụ việc dù đã 1-2 năm vẫn chưa hoàn tất. Điều này gây tốn kém thời gian cho cả cơ quan chức năng và cho chính cán bộ xử lý gian lận, vừa không thu hồi được tổn thất, vừa ảnh hưởng đến người lao động, đến khách hàng…
Ngoài ra, ngân hàng đẩy mạnh truyền thông, công bố đường dây nóng (hotline) để tiếp nhận thông tin gian lận từ bên ngoài (như khách hàng, các tổ chức tín dụng khác, cơ quan chức năng…) tới bộ phận phòng chống gian lận của ngân hàng, việc này vừa giúp ngân hàng kịp thời nắm bắt thông tin gian lận, vừa tạo uy tín của ngân hàng trong việc công khai “nói không với gian lận”.
3.1.1.3. Tăng cường cơ chế chịu trách nhiệm và không khoan nhượng với mọi hành vi gian lận
Như đã trình bày, hiện nay, Maritime Bank chưa có cơ chế hiệu quả trong việc giải quyết các hạn chế của quy định về xử lý kỷ luật. Cơ chế xử lý có hiệu quả kiểm soát yếu thì hành vi gian lận vẫn còn tiếp diễn, thậm chí gia tăng hoặc khi cán bộ nắm được điểm yếu trong quy định xử lý kỷ luật nội bộ thì sẽ “lách luật” để không phải chịu trách nhiệm với hành vi gian lận của mình. Ngân hàng cần xem xét bổ sung cơ chế đảm bảo nếu cán bộ tín dụng gian lận sẽ không được dễ dàng chấm dứt hợp đồng lao động, trốn trách nhiệm mà phải tiếp tục đi thu nợ, xử lý nợ do hành vi gian lận mình gây ra. Đó có thể dưới dạng các cam kết sau thời gian chấm dứt hợp đồng lao động hoặc các cam kết tự nguyện khác từ phía người lao động. Ngân hàng nên tham vấn ý kiến của bộ phận pháp chế, giám sát tuân thủ của ngân hàng hoặc thậm chí là thuê tư vấn, lấy ý kiến chuyên gia bên ngoài cho vấn đề này. Thực tế cho thấy một số ngân hàng đã triển khai tốt nội dung này điển hình như Ngân hàng TMCP Sài Gòn-Hà Nội (SHB) hay Ngân hàng Bưu điện Liên Việt (LienvietPostBank).
Mặt khác, Ngân hàng cần nói không với việc khoan nhượng cho các hành vi gian lận. Đối với hành vi gian lận cần bị xử lý nghiêm kể cả chưa gây ra thiệt hại về tài chính. Chế tài nghiêm là một công cụ hiệu quả để răn đe và kiểm soát hành vi gian lận của con người.
Tuy nhiên, đối với khách hàng tốt nhưng vô tình liên quan đến các vụ gian lận, Maritime Bank cần chủ động và tích cực làm việc với các khách hàng, tiến hành các biện pháp thiết thực nhằm đảm bảo đầy đủ quyền lợi chính đáng của khách hàng theo đúng quy định của Maritime Bank và quy định của pháp luật, cũng như tư vấn đầy đủ tránh ảnh hưởng đến tâm lý khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh của ngân hàng.
3.1.1.4. Điều chỉnh chính sách nhân sự
Trong công tác tuyển dụng cán bộ điều tra gian lận, Maritime Ban cần ưu tiên tuyển dụng các cán bộ công an, cảnh sát về hưu hoặc những cán bộ có kinh nghiệm trong điều tra gian lận hoặc cán bộ có quan hệ hoặc hiểu rõ cách thức phối hợp với các cơ quan chức năng như công an, tòa án…
Với các vị trí “nhạy cảm” như định giá, phê duyệt cần xem xét chính sách điều chuyển công việc, bộ phận, địa bàn để tăng cường giám sát chéo và phát huy cơ chế tự chủ động phát hiện, tố cáo gian lận.
Chính sách, tiêu chí tuyển dụng cán bộ nhân viên cần quan tâm và xây dựng các tiêu chí về đạo đức, phẩm chất người lao động, hạn chế các trường hợp có đạo đức kém hoặc người lao động có tiền sử về các hành vi không lành mạnh cá độ, lô đề, họ hụi, quan hệ với các thành phần xấu…
3.1.1.5. Nâng cao hiệu quả kiểm toán phòng chống gian lận của Kiểm toán nội bộ
Tại Maritime Bank, Kiểm toán nội bộ chưa có đầy đủ năng lực chuyên môn để thực hiện kiểm toán hoạt động phòng chống gian lận. Thực tế này là do phòng chống gian lận là một lĩnh vực mới, mới chỉ hình thành và phát triển ở Việt Nam trong vài năm gần đây, trong khi đó, hoạt động kiểm toán nội bộ từ trước tới nay chỉ tập trung vào các hoạt động ngân hàng thuần túy và công tác hạch toán kế toán. Do vậy, để đảm bảo bộ phận Kiểm toán nội bộ được trang bị đủ kiến thức chuyên môn để thực hiện kiểm toán phòng chống gian lận, bộ phận Kiểm toán nội bộ của
Maritime Bank nên tích cực tìm hiểu và tham gia các hội thảo, chương trình đào tạo trong và ngoài nước về phòng chống gian lận. Với năng lực chuyên môn vững vàng, Kiểm toán nội bộ mới đủ năng lực để thực hiện vai trò và trách nhiệm của hàng rào bảo vệ thứ ba trong việc đánh giá tính hiệu quả của mô hình phòng chống gian lận, quy trình và các công cụ phòng chống gian lận. Chương trình kiểm toán và nội dung kiểm toán cần được thiết kế nhằm đảm bảo các yêu cầu sau:
Bám sát những quy định, yêu cầu của các cơ quan hữu quan trong nước về phòng chống gian lận
Gắn với thực tế triển khai phòng chống gian lận tại ngân hàng
Đánh giá một cách khái quát, tổng quan về toàn bộ khung phòng chống gian lận, thay vì chi tiết, tỉ mỉ vào từng công việc cụ thể.
Đưa ra những phát hiện xác đáng, có giá trị và khả thi để khắc phục.
3.1.1.6. Bảo hiểm các rủi ro gian lận
Hiện nay, nhiều ngân hàng đã đầu tư mua các loại bảo hiểm khác nhau cho hoạt động kinh doanh của ngân hàng mình (như bảo hiểm toàn diện ngân hàng, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm tội phạm máy tính và công nghệ cao, bảo hiểm các hành vi gian lận của nhân viên, bảo hiểm trách nhiệm cộng đồng…). Trong số các loại bảo hiểm này thì bảo hiểm các hành vi gian lận của nhân viên có thể áp dụng để chuyển giao trách nhiệm xử lý tổn thất từ ngân hàng sang các công ty bảo hiểm đối với các hành vi gian lận của nhân viên trong nghiệp vụ tín dụng nói riêng và các nghiệp vụ khác của ngân hàng nói chung. Việc trang bị bảo hiểm không chỉ giúp ngân hàng không phải gánh chịu các tổn thất do gian lận gây ra mà còn là đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế và nâng cao uy tín, vị thế cho ngân hàng.
Tại Maritime Bank, ngân hàng mới chỉ trang bị bảo hiểm cho tiền và tài sản, chưa đầu tư mua các loại bảo hiểm khác. Trong bối cảnh gian lận và tổn thất do gian lận ngày càng gia tăng, đã đến lúc Maritime Bank cần đánh giá lại để xem xét việc bổ sung các bảo hiểm khác bao gồm cả bảo hiểm gian lận nhân viên, là chốt chặn cuối cùng giúp bảo vệ ngân hàng khỏi các tổn thất về gian lận, đặc biệt trong bối cảnh ngân hàng có dự định lên sàn chứng khoán trong thời gian vài năm tới.