5. Bố cục của luận văn
2.2 Thực trạng hoạt động chuỗi cung ứng tại Công ty CadPro
2.2.2.2 Tìm nhà cung cấp
Để thành công và phát triển trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, công ty luôn hướng đến mục tiêu “đáp ứng 100% đơn đặt hàng” và “giảm thiểu chi phí”. Theo đó, CadPro luôn chú trọng hoạt động tìm nhà cung cấp, bao gồm nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu vào (mua hàng) và nhà cung cấp vốn (tín dụng và khoản phải thu).
Mua hàng:
Với sản phẩm đèn THGT, nguyên vật liệu chính để sản xuất bao gồm: bóng led, vỏ đèn, cột đèn, IC và bộ điều khiển. Chất lượng của nguyên vật liệu chính có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng thành phẩm sản xuất sau này. Bóng led được công ty lựa chọn từ các thương hiệu uy tín như Nichia, Epistar, sản xuất tại Trung Quốc theo tiêu chuẩn chất lượng của Mỹ, Anh. Toàn bộ bóng led được nhập khẩu từ các nhà sản xuất có uy tín lâu năm tại Trung Quốc. Bên cạnh việc nhập đủ số lượng cần dùng cho sản xuất, Phòng Vật tư luôn luôn tính thêm phần dự phòng 10 - 20% để có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu sửa chữa, bảo hành, thay thế nếu có phát sinh.
Vỏ đèn được công ty đặt gia công hoàn toàn tại Công ty TNHH TM – DV – KT Tín Hiệu, một công ty đã có gần 30 năm kinh nghiệm trong việc sản xuất các sản
phẩm đèn THGT. Tuy nhiên, công ty này có trụ sở và nhà máy đặt tại TP. Hồ Chí Minh nên công ty cần tìm thêm các nhà cung cấp khác ở Hà Nội để có thêm phương án dự phòng khi công ty Tín Hiệu không thể đáp ứng được thời gian giao hàng theo yêu cầu.
Nguyên vật liệu phụ bao gồm các loại tụ, trở, dây điện, keo silicon, … và nguyên vật liệu đóng gói gồm nhãn, thùng giấy, xốp và dây đai nhựa PP, … được mua trong nước. Đây đều là những nguyên liệu có sẵn, dễ mua nên công ty không tích trữ hàng trong kho mà khi có yêu cầu từ sản thì Phòng Vật tư mới đặt hàng.
Hàng năm căn cứ trên kế hoạch sản xuất của Phòng Kinh doanh và Phân xưởng sản xuất, Phòng Vật tư thực hiện việc thu mua và lưu kho để luôn đảm bảo sản xuất. Vào các thời điểm khoảng tháng 10 hàng năm thì phòng Vật tư sẽ căn cứ trên kế hoạch sản xuất của năm sau và kết quả đánh giá nhà cung cấp hàng năm để yêu cầu các nhà cung cấp có năng lực tốt thực hiện chào giá cho công ty. Căn cứ vào bảng chào giá thì phòng Vật tư sẽ trình lên Phòng Kế toán và Tổng Giám đốc lựa chọn nhà cung ứng phù hợp.
Việc yêu cầu chào giá không áp dụng hàng năm cho tất cả các loại nguyên vật liệu. Đối với các nguyên vật liệu có biên động thường xuyên thì thời hạn chào giá có thể là 6 tháng/lần hay 3 tháng/lần.
Trách nhiệm Các phòng ban Phòng Vật tư Tổng Giám đốc Phòng Vật tư Phòng Tài chính – Kế toán Thủ kho
Hình 2.7: Quy trình mua hàng tại công ty CadPro
(Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp)
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty, tiến độ thực hiện các hợp đồng đã ký hoặc đang đàm phán với khách hàng, phòng Kinh doanh tiến hành lên kế hoạch hoặc lập phiếu yêu cầu cung ứng vật tư, thiết bị, trình Giám đốc khối hoặc Tổng Giám đốc phê duyệt và chuyển cho Phòng Vật tư, Giám đốc Xưởng sản xuất.
Giám đốc sản xuất phân công công việc cho Phân xưởng Điện tử và Phân xưởng cơ khí. Căn cứ trên hồ sơ thiết kế sản phẩm, các phân xưởng sẽ thống kê định mức
Nhu cầu vật tư
Phòng vật tư nhận yêu cầu cung cấp vật tư
Chọn nhà cung cấp và tiến hành mua hàng Nhập kho Kiểm tra hàng trong kho Duyệt Duyệt Xuất kho
nguyên vật liệu cần sử dụng, trình Giám đốc Xưởng phê duyệt và chuyển lại cho phòng Vật tư.
Phòng Vật tư sẽ kiểm tra cân đối với vật tư, thiết bị có trong kho. Nếu có hàng trong kho chưa ghi nhận cho dự án/ hợp đồng bán nào, Phòng Vật tư sẽ chuyển phiếu yêu cầu cho thủ kho và thông tin lại bộ phận yêu cầu để tiến hành xuất kho. Nếu trong kho không có hàng hoặc hàng hóa đã được ghi nhận cho dự án/ hợp đồng bán nhất định, Phòng Vật tư sẽ lên danh sách các mặt hàng cần mua để trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
Căn cứ vào các loại vật tư, thiết bị cần mua sau khi đã được phê duyệt, cán bộ phụ trách mua hàng tiến hành tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất để đặt hàng theo các tiêu chí: đúng số lượng, chủng loại, đáp ứng thời gian giao hàng, báo giá cạnh tranh, phương thức thanh toán …Cụ thể như sau:
- Phòng Vật tư lấy 3 báo giá để so sánh và gửi Phòng Kế toán kiểm tra giá. Nếu báo giá chưa được chấp thuận, Phòng Vật tư phải xin báo giá từ các đơn vị khác đến khi được chấp thuận.
- Phòng Vật tư lập hợp đồng mua hàng và chuyển Phòng Kế toán kiểm tra các điều khoản. Hợp đồng được chấp thuận sẽ gửi cho bên bán ký và đóng dấu.
- Sau khi nhận được hợp đồng bản cứng đã ký đóng dấu của bên bán, nhân viên mua hàng sẽ viết phiếu đề nghị chuyển khoản trình Trưởng phòng Vật tư phê duyệt. - Hợp đồng kèm đề nghị chuyển khoản sẽ được chuyển sang Phòng Kế toán để kiểm tra lại một lần nữa trước khi trình Tổng Giám đốc phê duyệt thanh toán.
Nhân viên mua hàng cần liên tục theo dõi đơn hàng đến khi kết thúc quá trình giao hàng. Hàng hóa mua về cần chuyển cho bộ phận kỹ thuật/ sản xuất kiểm tra chất lượng, chỉ những hàng hóa đạt yêu cầu mới được nhập kho. Nếu hàng hóa không đạt yêu cầu thì cán bộ phụ trách liên lạc với nhà cung cấp, lập biên bản và trả lại hàng hoặc tìm phương án xử lý thích hợp.
Cán bộ mua hàng cần lập bảng đánh giá nhà cung cấp sau khi kết thúc mỗi đơn hàng: giá cả, khả năng đáp ứng, giao hàng có đúng hẹn hay không, phương thức thanh
toán, tốc độ phản hồi thông tin, … Từ đó, làm căn cứ lựa chọn nhà cung cấp cho các đơn đặt hàng tiếp theo.
Tín dụng và khoản phải thu:
Tín dụng bao gồm hoạt động quản lý và tìm kiếm khách hàng tiềm năng để đảm bảo rằng công ty có thể kinh doanh với những khách hàng có thể thanh toán đơn hàng cho công ty. Khoản phải thu là những hoạt động thu hồi công nợ từ các hoạt động kinh doanh mà công ty thực hiện được. CadPro đo lường thông qua hai chỉ tiêu chính là vòng quay khoản phải thu và tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu thuần.
Căn cứ trên Báo cáo tài chính đã được kiểm toán năm 2016 – 2018, có thế thấy tình hình tín dụng và các khoản phải thu của CadPro như sau:
Bảng 2.5: Tình hình tín dụng và các khoản phải thu của công ty CadPro
Chỉ tiêu 2015 2016 2017 2018
Doanh thu thuần
(Triệu đồng) 465,125 483,236 484,230 488,091 Các khoản phải thu
(Triệu đồng) 226,871 230,727 324,742 309,986 Vòng quay khoản phải
thu (Vòng) - 2.11 1.74 1.54
Số ngày bình quân vòng quay khoản phải thu (Ngày)
- 173 209 237
Tỷ lệ khoản phải thu/
Doanh thu thuần (%) 47.75% 67.06% 63.51%
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Chỉ tiêu vòng quay các khoản phải thu cho biết tốc độ chuyển đổi các khoản phải thu thành tiền mặt. Trong giai đoạn 2016 – 2018, chỉ tiêu này liên tục giảm do công ty tăng thời gian cấp tín dụng cho khách hàng từ 30 ngày lên 45 ngày. Chỉ tiêu này trong 3 năm qua đều vẫn ở mức thấp, chứng tỏ số ngày chưa thu được tiền ngày càng tăng lên (bình quân 206 ngày); kỳ thu tiền dài, tiền thu về quỹ chậm sẽ ảnh hưởng đến nguồn tài chính của công ty trong công tác mua hàng.
2.2.2.3 Sản xuất
Hoạt động sản xuất đèn THGT của công ty bao gồm việc công ty tự sản xuất (hàn mạch điện tử, hàn bóng led, lắp ráp), outsourcing (vỏ đèn, cột đèn, tay vươn) và thuê thầu phụ (thi công hạ tầng dây điện, cáp tín hiệu, lắp dựng cột đèn, tay vươn).
Công ty tự sản xuất
Quy trình sản xuất tại công ty CadPro được tiến hành theo các bước sau:
Nhận yêu cầu và lên kế hoạch sản xuất:
Hàng tuần Giám đốc sản xuất sẽ họp giao ban với Ban Lãnh đạo và các phòng ban khác để báo cáo tiến độ sản xuất (công việc đã hoàn thành/ chậm tiến độ so với kế hoạch) và nhận thêm yêu cầu, kế hoạch sản xuất mới. Khi nhận yêu cầu sản xuất, Giám đốc sản xuất yêu cầu Ban lãnh đạo, các phòng ban phải có đủ các điều kiện sau mới chấp nhận sản xuất:
Đối với các sản phẩm đèn THGT đã sản xuất trước đây: cần có Kế hoạch sản xuất từ Phòng Kinh doanh.
Đối với sản phẩm đèn THGT được đặt hàng theo thiết kế mới: cần có Kế hoạch sản xuất từ Phòng Kinh doanh, Bản thiết kế chi tiết, Bản hướng dẫn sản xuất từ Phòng Thiết kế điện từ, Quy trình hướng dẫn kiểm tra sản phẩm từ Phòng Thiết kế điện tử và Phòng Phát triển phần mềm, Bản tiêu chuẩn, yêu cầu sản phẩm từ các phòng ban liên quan.
Sau khi chấp nhận sản xuất, Giám đốc sản xuất sẽ tiến hành xây dựng kế hoạch sản xuất tháng để bố trí nhân công và chuẩn bị các điều kiện sản xuất cần thiết: máy móc, thiết bị, bảo hộ lao động, vật tư, …
Kiểm tra và nhận nguyên vật liệu, dụng cụ lao động:
Sau khi nhận vật tư sản xuất từ kho, nhân viên phụ trách cần kiểm tra kỹ các thông số bằng cách đối chiếu với “Bản tiêu chuẩn, yêu cầu sản phẩm”: Chủng loại vật tư, số lượng vật tư, chất lượng (cảm quan bên ngoài).
Giám đốc sản xuất và các trưởng phân xưởng kiểm tra lại lần cuối các khâu chuẩn bị, nếu cảm thấy có khâu nào còn chưa được (kế hoạch, dụng cụ, vật tư) thì phải lập tức chuẩn bị hoặc thông báo cho phòng ban liên quan biết bổ sung, khắc phục ngay để có thể bắt tay vào sản xuất sớm nhất.
Tổ chức sản xuất và kiểm tra:
Các Phân xưởng sản xuất căn cứ vào Kế hoạch sản xuất, Bản thiết kế chi tiết, Bản hướng dẫn sản xuất để tiền hành sản xuất. Sau mỗi công đoạn sản xuất, để đảm bảo kiểm soát tốt các bán thành phẩm, nhân viên phụ trách kiểm tra kết hợp với tổ trưởng để kiểm tra các bán thành phẩm. Tiêu chí kiểm tra dựa theo “Quy trình hướng dẫn kiểm tra sản phẩm”. Kết quả kiểm tra được ghi vào sổ theo dõi và báo cáo Giám đốc sản xuất. Đối với các bán thành phẩm là panel led, sau khi hoàn tất khâu hàn bóng led, các panel led sẽ được kiểm tra điện áp, độ sáng và chạy liên tục trong 48 – 72 giờ. Chỉ những bán thành phẩm đạt yêu cầu mới được tiếp tục đi vào công đoạn sản xuất sau. Đèn THGT thành phẩm, trước khi xuất xưởng để nhập kho cần tiến hành kiểm tra độ chịu nước. Tiêu chí kiểm tra dựa theo “Quy trình hướng dẫn kiểm tra sản phẩm”. Kết quả kiểm tra được ghi vào sổ theo dõi và báo cáo Giám đốc sản xuất.
Cuối ca sản xuất, Giám đốc sản xuất tổng hợp các báo cáo kiểm tra thành phẩm và bán thành phẩm để cập nhật vào bảng theo dõi tiến độ sản xuất. Cuối tháng sản xuất hoặc trong quá trình sản xuất có phát sinh (do sản xuất hoặc do thiết kế, vật tư, …), nhận thấy không thể đảm bảo đúng tiến độ theo kế hoạch giao hàng thì Giám đốc sản xuất phải báo cáo Tiến độ Sản xuất cho Ban lãnh đạo và Phòng kinh doanh.
Đóng gói và nhập kho:
Sau khi kết thúc quá trình sản xuất và kiểm tra sản phẩm, nhân viên Phòng chất lượng sẽ bàn giao lại sản phẩm đã hoàn thành cho thủ kho; các Phân xưởng sản xuất có trách nhiệm nhập kho linh kiện, vật tư thừa/ không dùng hết hoặc công cụ sản xuất mượn trong quá trình sản xuất. Sản phẩm đèn THGT sau khi hoàn thành được dán tem sản phẩm, đóng gói trong thùng giấy với xốp chống va đập bên trong và dây đai nhựa PP bao ngoài thùng. Mỗi sản phẩm đều có đính kèm phiếu kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho.
Bắt đầu quá trình sản xuất
Không đủ điều kiện
Đủ điều kiện
Không đạt
Đạt
Hình 2.8: Quy trình sản xuất tại công ty CadPro
(Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp)
Thuê thầu phụ
Công ty sẽ thuê thầu phụ đối với các hạng mục không thuộc lĩnh vực hoạt động của công ty như thi công hạ tầng dây điện, cáp tín hiệu, lắp dựng cột đèn, tay vươn.
Nhận yêu cầu sản xuất
Kiểm tra tiêu chuẩn và điều kiện
Nhận nguyên vật liệu, dụng cụ lao động Tổ chức sản xuất Kiểm tra từng bước và tổng thế Đóng gói sản phẩm và nhập kho Kết thúc Phòng thiết kế điện tử Phòng phát triển phần mềm Xưởng sản xuất Xưởng sản xuất Xưởng sản xuất Kho
Lập kế hoạch thuê thầu phụ
Hình 2.9: Quy trình lựa chọn nhà thầu phụ
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Căn cứ vào tiến độ triển khai dự án và Hợp đồng đã ký với chủ đầu tư, Phòng Kinh doanh và Phòng Vật tư sẽ lập kế hoạch các hạng mục cần phải thuê thầu phụ, trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Từ kế hoạch thuê thầu phụ, Phòng Pháp lý và Dự án sẽ phát hành thư mời thầu cạnh tranh hoặc mời thầu trực tiếp. Việc đánh giá hồ sơ chào thầu sẽ do tổ chuyên gia xét thầu quyết định. Sau khi hoàn thành công tác xét thầu, tổ chuyên gia xét thầu sẽ báo cáo Tổng Giám đốc phê duyệt và chuyển thông tin lại cho Phòng Vật tư. Phòng Vật tư có trách nhiệm đàm phán, ký kết hợp đồng thầu phụ và cùng với Phòng Kế toán, Đội giám sát hiện trường giám sát và đánh giá việc thực hiện hợp đồng của nhà thầu phụ. Nếu hợp đồng được thực hiện đạt yêu cầu,
Đánh giá hồ sơ chào thầu
Đàm phán/ thương thảo/ Ký hợp đồng
Giám sát thực hiện hợp đồng
Quyết toán/ Thanh lý hợp đồng
Phòng Vật tư, Kế toán sẽ tiến hành các thủ tục thanh toán và thanh lý hợp đồng theo quy định. Sau khi kết thúc hợp đồng, Phòng Kế toán sẽ lưu hồ sơ trong 2 năm kể từ khi thanh lý hợp đồng. Sau đó chuyển hồ sơ sang bộ phận lưu trữ.
Outsourcing
Để tiết kiệm chi phí đầu tư máy móc, thiết bị và tận dụng được công nghệ, lợi thế kinh tế theo quy mô của các nhà sản xuất khác, công ty đã quyết định outsourcing đối với các mặt hàng như vỏ đèn, các sản phẩm cơ khí lớn như cột đèn THGT, tay vươn. Đây đều là các sản phẩm yêu cầu phải có dây chuyền sản xuất lớn với hệ thống máy CNC, máy chấn gấp, máy đột dập, … mà năng lực sản xuất của công ty không đáp ứng được.
Bên cạnh đó, 90% linh kiện để sản xuất mạch điện tử được công ty nhập khẩu từ các nhà cung cấp uy tín ở nước ngoài để đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra.