5. Bố cục của luận văn
3.3 Giải pháp hoàn thiện hoạt động chuỗi cung ứng tại CadPro
3.3.2.1 Tổng quan về hệ thống ERP
Định nghĩa:
ERP (Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể) là một hệ thống tập hợp các ứng dụng khác nhau giúp nhân viên, nhà điều hành xây dựng quy trình chuẩn tương tác qua lại trên cơ sở tài nguyên doanh nghiệp. Nhờ đó tài nguyên doanh nghiệp được quản lý toàn diện từ A-Z.
Năm 1990, Gartner đã đưa ra thuật ngữ ERP để mô tả sự phát triển của hệ thống lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP) và lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II) khi chúng mở rộng ra ngoài sản xuất vào các bộ phận khác của doanh nghiệp, thường là tài chính và nhân sự.
Hệ thống ERP phát triển nhanh chóng trong những năm 1990 liên quan Y2K và sự ra đời của đồng Euro. Hầu hết các doanh nghiệp đều xem Y2K và Euro là chi phí kinh doanh và ERP là một cách hiệu quả về chi phí để thay thế các hệ thống cũ bằng gói tiêu chuẩn hóa và đồng thời giải quyết các vấn đề trên.
Phân loại:
Hệ thống ERP thường được phân loại theo lớp (tier) dựa trên quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp mà hệ thống ERP đó hướng tới. Các lớp điển hình bao gồm:
Các ERP lớp I hỗ trợ các doanh nghiệp lớn, toàn cầu và xử lý tất cả các vấn đề quốc tế, bao gồm tiền tệ, ngôn ngữ, bảng chữ cái, mã bưu chính, quy tắc kế toán, … Có 4-5 hệ thống ERP lớp I.
Các ERP lớp II hỗ trợ các doanh nghiệp lớn có thể hoạt động ở nhiều quốc gia nhưng thiếu tầm với toàn cầu. Khách hàng lớp II có thể là các đơn vị độc lập hoặc đơn vị kinh doanh của các doanh nghiệp toàn cầu lớn. Hầu hết các hệ thống ERP này đều có quốc tế hóa nhưng thiếu độ rộng của Lớp I. Tùy thuộc vào cách các nhà cung cấp được phân loại có 25 đến 45 nhà cung cấp trong lớp này.
Các ERP lớp III hỗ trợ các doanh nghiệp quy mô vừa. Hầu hết xử lý một số ngôn ngữ và tiền tệ nhưng chỉ có một bảng chữ cái duy nhất. Tùy thuộc vào cách ERP được phân loại, có từ 75 đến 100 giải pháp ERP thuộc lớp này.
Các ERP lớp IV được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ. Hệ thống ERP được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ thường tập trung vào kế toán và không được coi là một ERP đầy đủ.
Sự khác biệt so với ISO:
ISO vốn được các doanh nghiệp sử dụng như một công cụ thể hiện chất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp ra thị trường; là hệ thống tài liệu chuẩn mực của doanh nghiệp, dùng để quản lý chất lượng sản xuất hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Theo thời gian, tuỳ từng phiên bản mà ISO sẽ nhấn mạnh vào những khía cạnh khác nhau như chất lượng dựa trên tiêu chí định sẵn, dự đoán sai phạm về chất lượng, tuân thủ quy trình sản xuất dịch vụ, cung cấp bằng chứng về việc tuân thủ quy trình chuẩn. Có thể thấy quá trình phát triển của ISO đang chạy theo ERP trong việc chuẩn hoá các quy trình điều hành doanh nghiệp.
ERP là hệ thống hướng đến việc tích hợp các phân hệ với nhau để phối hợp các hoạt động và sử dụng hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp thông qua việc sử dụng một cơ sở dữ liệu chung cho tất cả các phân hệ. Trong việc triển khai ERP, nếu doanh nghiệp đã được chuẩn hoá bằng ISO thì sẽ đỡ vất vả hơn, tuy nhiên điều này chỉ đúng trong trường hợp doanh nghiệp thực sự vận hành theo quy trình đó.
Các phân hệ của phần mềm:
Kế toán tài chính (Finance):
- Quản lý vốn bằng tiền (Cash management) - Công nợ phải thu (Accounts Receivable) - Công nợ phải trả (Account Payable) - Tài sản cố định (Fixed Assets) - Lập dự toán ngân sách (Budgeting)
- Hợp nhất báo cáo tài chính (Financial Statement Consolidation).
Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution):
- Thông tin khách hàng (Customer files)
- Cập nhật đơn hàng và viết hóa đơn (Order Entry and Billing) - Phân tích bán hàng (Sales Analysis)
- Lập kế hoạch giao hàng và vận chuyển (Delivery Planning and Shipment)
Quản lý mua hàng (Purchase Control):
- Thông tin về nhà cung cấp (Suppliers files)
- Quản lý yêu cầu mua hàng (Manage purchase request) - Quản lý báo giá (Manage quotes)
- Quản lý đơn hàng (Manage orders)
- Theo dõi hàng nhập khẩu (Tracking import) - Theo dõi hàng nhập kho (Tracking inventory)
- Quản lý hàng mua trả lại nhà cung cấp (Manage returned goods)
Quản lý hàng tồn kho (Stock Control):
- Nhập xuất kho (Stock Transactions) - Kiểm kê kho (Physical Count)
- Tính giá hàng tồn kho (Calculate inventory prices) - Báo cáo/ Cảnh báo (Report/ Warning)
Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control):
- Hoạch định nhu cầu nguyên liệu (MRP - Material Requirements Planning)
- Quản lý phân xưởng sản xuất (SFC - Shop Floor Control)
Quản lý dự án (Project Management):
- Báo cáo giá thành từ lúc khởi công cho đến hoàn thành - Theo dõi chi tiết dự án, công trình, hạng mục công trình
Quản lý dịch vụ (Service Management):
- Quản lý dịch vụ khách hàng - Quản lý bảo hành, bảo trì.
Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)
- Quản lý nhân sự - Tính lương - Chấm công
Báo cáo quản trị (Management Reporting): Các báo cáo quản lý, công cụ phân tích số liệu đa chiều trên cơ sở liên kết số liệu từ tất cả các phân hệ.
Báo cáo thuế (Tax Reports): Lập các báo cáo tài chính và các báo cáo thuế định kỳ theo yêu cầu cho các cơ quan chức năng.
Lợi ích:
ERP sẽ mang lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp:
Kiểm soát thông tin khách hàng: Trước đây, mọi thông tin khách hàng đều bị
phân tán, rời rạc. Nếu sử dụng ERP, mọi dữ liệu nằm chung ở một nơi nên mọi nhân viên (được cấp quyền) trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, hoặc cập nhật thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Giám đốc cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: Phần mềm ERP có
xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp kiểm
tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Đôi khi, phần mềm ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
Kiểm soát thông tin tài chính: Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao,
người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. Phần mềm ERP tổng hợp mọi thứ liên quan đến tài chính lại một đầu mối và số liệu chỉ có một phiên bản nên hạn chế được tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp.
Kiểm soát lượng tồn kho: Phần mềm ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn
bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm được lượng hàng hóa lưu kho không cần thiết, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: Nhờ phần mềm ERP mà nhân sự có thể
theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương và các phúc lợi khác), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với phần mềm ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.
Việc ứng dụng phần mềm ERP vào hoạt động quản lý đã mang đến những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Nhất là khi ERP không chỉ được thiết kế cho các doanh nghiệp lớn mà còn thích hợp sử dụng cho cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ.