5. Bố cục của luận văn
3.3 Giải pháp hoàn thiện hoạt động chuỗi cung ứng tại CadPro
3.3.1.3 Xây dựng quy trình kiểm tra, kiểm soát hàng hóa, vật tư đưa ra
trường
Do chưa có quy trình kiểm tra, kiểm soát hàng hóa, vật tư đưa ra công trường nên mỗi khi có vấn đề xảy ra, các phòng ban thường lúng túng trong khâu giải quyết sự việc; cách giải quyết trong từng vấn đề đôi khi còn mang tính sự vụ, chủ quan và cảm tính. Tác giả đề xuất quy trình quản lý hàng hóa, vật tư đưa ra công trường như sau:
Hình 3.3: Quy trình quản lý hàng hóa, vật tư đưa ra công trường
Phát sinh nhu cầu giao hàng
Lập yêu cầu xuất kho
Xuất kho
Đội giám sát hiện trường
Đội thi công công trình/ Đội lắp đặt CNTT
Bàn giao đưa vào sử dụng
Bàn giao khối lượng
Đã chạy thử Chưa chạy thử
Kho Duyệt Khô n g đ ư ợ c d u y ệ t Hà n g hóa , v ật tư th ừ a
Khi phát sinh nhu cầu giao hàng (giao hàng theo hợp đồng/ đơn hàng đã ký hoặc nhu cầu giao hàng phát sinh ngoài hợp đồng), người đề nghị (Phòng Kinh doanh/ Đội giám sát hiện trường) lập yêu cầu xuất kho và gửi email đồng thời cho Giám đốc điều phối dự án và Kế toán kho. Giám đốc điều phối dự án căn cứ trên hợp đồng đã ký và kế hoạch triển khai thi công dự án để ký duyệt yêu cầu xuất kho. Kế toán kho tiếp nhận yêu cầu xuất kho đã được phê duyệt, tiến hành kiểm tra các yêu cầu sau:
- Hàng hóa, vật tư đã được nhập vào kho.
- Số lượng và giá trị hàng hóa phải đúng với hợp đồng đã ký.
Sau khi kiểm tra đủ 2 yêu cầu trên, kế toán kho lập phiếu xuất kho trên phần mềm và chuyển thông tin cho thủ kho.
Thủ kho in phiếu xuất kho trên phần mềm và tiến hành xuất kho theo đúng lệnh xuất; viết phiếu đi đường cho hàng hóa, vật tư được xuất kho. Phiếu xuất kho sẽ do thủ kho và người đề nghị xuất kho ký xác nhận. Người đề nghị xuất kho phải có trách nhiệm áp tải, bảo quản hàng hóa đến chân công trình và bàn giao lại cho Đội giám sát hiện trường.
Đội giám sát hiện trường kiểm tra số lượng hàng hóa nhận tại công trường và ký xác nhận vào phiếu xuất kho. Đội giám sát hiện trường phải có trách nhiệm trông coi, bảo quản hàng hóa, vật tư tại công trường cho đến khi ký biên bản bàn giao với khách hàng hoặc chuyển thiết bị, vật tư thừa về nhập kho. Với các dự án lớn, số lượng hàng hóa, vật tư nhiều, công ty cần cử cán bộ bảo vệ chuyên trách xuống công trường để trông coi.
Đội giám sát hiện trường sẽ bàn giao toàn bộ hoặc từng phần vật tư, thiết bị cho Đội thi công công trình và Đội lắp đặt CNTT để triển khai thi công, lắp đặt tại công trình. Hàng ngày, đội giám sát hiện trường sẽ cập nhật tiến độ thi công, lắp đặt vào nhật ký thi công để theo dõi khối lượng hoàn thành cũng như số lượng vật tư, thiết bị xuất ra.
Sau khi hoàn tất việc thi công, lắp đặt tại công trường, đội giám sát hiện trường có trách nhiệm ký biên bản bàn giao khối lượng thi công, lắp đặt với đại diện chủ đầu
tư (trong trường hợp hệ thống chưa được chạy thử) hoặc ký biên bản bàn giao đưa vào sử dụng (trong trường hợp đã chạy thử hệ thống).
Toàn bộ các công đoạn từ khi hàng hóa, vật tư ra khỏi kho đến khi được bàn giao cho chủ đầu tư hoặc nhập trả lại kho đều được phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận. Căn cứ vào đó, lãnh đạo công ty có thể dễ dàng quy trách nhiệm, khen thưởng, xử phạt đến từng bộ phận.