5. Bố cục của luận văn
3.3 Giải pháp hoàn thiện hoạt động chuỗi cung ứng tại CadPro
3.3.1.2 Xây dựng lại quy trình mua hàng, quy trình tìm kiếm và lựa chọn
cung cấp
Nhà cung cấp có tầm quan trọng vô cùng lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhà cung cấp đảm bảo cung cấp vật tư, linh kiện, thiết bị,… với số lượng đầy đủ, chất lượng, ổn định, chính xác, đáp ứng yêu cầu của sản xuất, kinh doanh với chi phí thấp và thời gian kịp thời. Vì vậy, việc lựa chọn nhà cung cấp tốt và quản lý được họ là điều kiện tiên quyết giúp công ty sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng như mong muốn, theo tiến độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường. Bên cạnh đó, công ty còn nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp để tiếp tục đạt được thành tích cao hơn. Do đó, xây dựng quy trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp là một trong những công việc cấp thiết đối với công ty.
Dựa trên tình hình thực tế tại CadPro, tác giả đề xuất quy trình như sau:
Hình 3.1: Quy trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Tìm kiếm, thu thập thông tin NCC Lập danh sách NCC ban đầu Khảo sát, đánh giá từng NCC Lập danh sách NCC trình TGĐ phê duyệt
Nhân viên mua hàng phân chia rõ từng nhóm hàng hóa, vật tư linh kiện chính/ phụ trước khi tiến hành thu thập thông tin. Việc thu thập thông tin về nhà cung ứng có thể thông qua: Hệ thống quảng cáo trên báo chí, truyền thanh, truyền hình, internet; catalogue chào hàng của các nhà cung cấp; sự giới thiệu, chia sẻ của các đơn vị khác có liên quan. Các nhà cung cấp hiện tại của công ty chủ yếu là các đơn vị có mối liên hệ hợp tác lâu năm với công ty. Đây là lợi thế để có sự thông cảm lẫn nhau trong công việc nhưng cũng là rào cản cho sự tiến bộ trong khâu giao hàng và chất lượng hàng hóa của các nhà cung cấp truyền thống. Về lâu dài công ty nên tìm thêm các nhà cung cấp có uy tín, truyền thông tốt, thương hiệu mạnh để đảm bảo chất lượng hàng hóa luôn được cải tiến với giá thành cạnh tranh và góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như củng cố chỗ đứng của công ty trên thị trường.
Thông tin thu thập được sẽ được lập thành danh sách tổng hợp phân chia theo từng nhóm hàng hóa, vật tư, linh kiện chính/ phụ trước khi tiến hành khảo sát, đánh giá từng nhà cung cấp.
Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp: chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, giá cả, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, dịch vụ chăm sóc khách hàng, hậu mãi, quy mô sản xuất, …. Để đánh giá, xếp hạng nhà cung cấp theo thứ tự ưu tiên, công ty sẽ đánh trọng số riêng cho từng tiêu chí, những trọng số này có thể thay đổi tùy theo chiến lược mà công ty theo đuổi trong từng giai đoạn. Với 1 doanh nghiệp thường xuyên phải tham gia đấu thầu các dự án, trước đây, chỉ tiêu “Chứng từ chứng minh nguồn gốc xuất, chất lượng của hàng hóa”, “giá cả” là 2 tiêu chí có trọng số cao nhất, tiếp đến là “thời gian giao hàng”. Thời điểm hiện tại, khi công ty đã ý thức được tầm quan trọng của việc dự phòng hàng hóa, nguyên vật liệu và theo đuổi chiến lược tồn kho thì chỉ tiêu “dịch vụ chăm sóc khách hàng, hậu mãi” trở nên quan trọng hơn vì nó phản ánh trách nhiệm của nhà cung cấp đối với hàng hóa của mình.
Đánh giá nhà cung cấp theo từng tiêu chí bằng cách cho điểm theo 1 thang điểm mà công ty lập ra. Số điểm ở mỗi tiêu chí sẽ được nhân với trọng số tương ứng với tiêu chí đó. Sau đó lấy tổng điểm được nhân với trọng số chia cho tổng trọng số sẽ ra được điểm trung bình của nhà cung cấp.
Việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp là một việc cấp thiết để luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ hàng hóa, vật tư, linh kiện cho dự án. Việc đánh giá này sẽ được tiến hành hàng năm khi các nhà cung cấp của công ty năm trước làm việc không hiệu quả hoặc xuất hiện thêm nhiều nhà cung cấp mới.
Dựa trên việc đánh giá nhà cung cấp, nhân viên mua hàng sẽ lập danh sách các nhà cung cấp theo thứ tự ưu tiên để trình Tổng giám đốc phê duyệt.
Hình 3.2: Kiến nghị thứ tự ưu tiên tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
Bên cạnh việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, quy trình mua hàng cũng cần giảm thiểu bớt các khâu phê duyệt nhiều lần, chồng chéo nhau. Với danh sách các nhà cung cấp theo thứ tự ưu tiên đã được Tổng giám đốc phê duyệt, mỗi khi phát sinh đơn hàng, nhân viên mua hàng chỉ cần căn cứ vào danh sách nhà cung cấp để lấy báo giá, giảm bớt được công đoạn nhân viên kế toán phải đi kiểm tra giá trên mạng trước khi duyệt báo giá. Hợp đồng mua sắm hàng hóa, vật tư cũng cần thống nhất theo mỗi biểu mẫu nhất định để nhân viên mua hàng có thể căn cứ vào đó và soạn thảo hợp
Có chứng từ chứng minh nguồn gốc xuất xứ, chất lượng của hàng hóa
Giá cả
Dịch vụ chăm sóc khách hàng, hậu mãi
Thời gian giao hàng
Phương thức thanh toán
Phương thức giao hàng
đồng, giảm bớt được công đoạn nhân viên kế toán phải kiểm tra định dạng văn bản, lỗi chính tả, các điều khoản hợp đồng trước khi duyệt hợp đồng chuyển bên bán ký, đóng dấu.