5. Bố cục của luận văn
3.3 Giải pháp hoàn thiện hoạt động chuỗi cung ứng tại CadPro
3.3.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp
ERP phải gắn liền với hệ thống điện toán, công ty không thể xây dựng thành công ERP nếu không nâng cấp hệ thống điện toán đi kèm. Việc quản trị chuỗi cung ứng cũng vậy, hoạt động của chuỗi cung ứng không thể thành công nếu không nhờ sự hỗ trợ của hệ thống công nghệ thông tin.
Ngày nay, các công ty đã sử dụng hệ thống mạng toàn cầu để trao đổi thông tin trong nội bộ công ty, với nhà cung cấp, với khách hàng. Việc lựa chọn nhà cung cấp đủ mạnh để đáp yêu cầu về chức năng chéo của chuỗi cung ứng rất quan trọng. Để lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp, các tiêu chí tối thiểu sau cần được quan tâm khi lựa chọn:
- Năng lực của đơn vị cung cấp giải pháp - Giá cả
- Khả năng thích ứng của phần mềm đối với hệ thống hoạt động của công ty - Đội ngũ tư vấn, hỗ trợ khách hàng
Để lựa chọn được giải pháp ERP phù hợp, công ty cần thực hiện theo quy trình 4 bước sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu dự án dựa trên nền tảng chiến lược kinh doanh của
doanh nghiệp. Mục tiêu càng rõ ràng, định lượng được thì khả năng triển khai thành công sẽ càng cao.
Mục tiêu mà ban lãnh đạo đề ra khi triển khai giải pháp ERP trong giai đoạn 2020 – 2025 là lợi nhuận sau thuế tăng 10 – 15%; tiết kiệm 25 – 30% chi phí cho chuỗi cung ứng (chi phí xử lý đơn hàng, chi phí phân phối, vận chuyển hàng hóa); giảm 25% lượng hàng tồn kho; quản trị và kiểm soát thông tin dễ dàng.
Bước 2: Xác định hiện trạng hệ thống, cơ cấu tổ chức (sơ đồ tổ chức, vai trò trách nhiệm), các quy trình sản xuất kinh doanh, hạ tầng cho ERP (phần cứng, dữ liệu).
Quy mô triển khai trên toàn công ty; Thí điểm triển khai trong năm đầu tiên tại các Phòng ban: Tài chính – Kế toán, Kinh doanh, Vật tư, Kho, các Phân xưởng sản xuất; mở rộng quy mô trong các năm tiếp theo tại các Phòng ban: Hành chính tổng hợp, Pháp lý và Dự án, Chất lượng, Bảo hành – bảo trì. Ban lãnh đạo xác định ngân sách cho đầu tư ERP là 500.000.000 đồng.
Về phần cứng, công ty đã có sẵn hệ thống máy chủ đặt tại trụ sở chính 11 Châu Long, bao gồm máy chủ cơ sở dữ liệu (database server), máy chủ dự phòng cơ sở dữ liệu (backup database server), máy chủ hệ thống (application server), máy chủ quả lý thư điện tử (email server) đi kèm hệ thống lưu trữ và bộ lưu điện. Đối với hạ tầng mạng, các văn phòng và xưởng sản xuất đã có sẵn mạng WAN, LAN phù hợp.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu và tiêu chí đánh giá nhà cung cấp. Bao gồm
liệt kê, mô tả các yêu cầu nghiệp vụ, yêu cầu kỹ thuật và hệ thống.
Dựa trên quy mô triển khai ứng dụng ERP và thực trạng cơ sở vật chất, những hạn chế trong công tác quản trị chuỗi cung ứng, công ty CadPro đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ về tính năng của phần mềm gồm quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý sản xuất; sử dụng hệ thống máy chủ và hạ tầng mạng sẵn có của công ty. Yêu cầu đối với các phân hệ của phần mềm như sau:
Module kế toán bao gồm kế toán kho, kế toán mua hàng, kế toán bán hàng, kế
toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cố định, xác định kết quả kinh doanh và tính lãi, lỗ, hệ thống báo cáo.
Kế toán kho:
- Lập phiếu nhập kho.
- Phân bổ chi phí theo từng hóa đơn và ghi nhận công nợ, giá trị hàng hóa. - Tự động tính giá xuất kho theo qui định của doanh nghiệp.
- In thẻ kho và tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, từng hàng hóa hay tài khoản.
- Kết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.
Kế toán mua hàng:
- Lập phiếu mua hàng, theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng tài khoản.
- Lập và theo dõi công nợ hàng trả lại nhà cung cấp.
- Lập các chứng từ thanh toán tiền hàng nhà cung cấp theo nhiều phương thức thanh toán khác nhau (Tiền mặt, chuyển khoản…).
- Kết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng:
- Lập và in các phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu, công nợ phải thu, chi phí bán hàng, chiết khấu hàng bán….
- Lập, theo dõi và xử lý hàng hóa khách hàng trả lại.
- Lập các chứng từ thanh toán tiền bán hàng đối với từng khách hàng,
- Theo nhiều phương thức thanh toán khác nhau (tiền mặt, chuyển khoản…). - Kết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:
- Phiếu thu tiền. - Phiếu chi tiền.
- Báo cáo quỹ tiền mặt. - Nhật ký thu tiền. - Nhật ký chi tiền.
- Báo phát sinh nợ ngân hàng. - Báo phát sinh có ngân hàng. - Ủy nhiệm chi.
- Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng.
Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi, lỗ:
- Kết chuyển chi phí tự động. - Trích khấu hao tự động.
- Tự động xác định kết quả nghiệp vụ tài chính và kết chuyển.
Kế toán tổng hợp:
- Bút toán tổng hợp. - Kết xuất số liệu báo cáo.
Kế toán tài sản cố định:
- Phát sinh tăng TSCĐ. - Phát sinh giảm TSCĐ. - Quản lý sổ TSCĐ. - Bảng khấu hao TSCĐ.
- Bảng kê TSCĐ thanh lý, nhượng bán. - Thẻ TSCĐ.
Hệ thống báo cáo:
- Sổ cái tổng hợp.
- Sổ cái chi tiết các tài khoản. - Bảng cân đối số phát sinh. - Bảng kê hóa đơn VAT đầu vào. - Bảng kê hóa đơn VAT đầu ra.
- Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn, chứng từ. - Bản cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Module quản lý mua hàng
- Quản lý danh mục nhà cung cấp.
- Quản lý danh mục vật tư nguyên phụ liệu và các thuộc tính của nguyên phụ liệu.
- Quản lý đơn đặt hàng nhà cung cấp, thiết lập điều khoản giao nhận hàng. - Theo dõi quá trình giao nhận hàng.
- Theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp.
- Theo dõi các đơn hàng đến hạn thanh toán nhà cung cấp. - Lập phiếu trả hàng nhà cung cấp khi có nghiệp vụ trả hàng. - Báo cáo theo dõi tình trạng cung cấp hàng của các đơn hàng. - Báo cáo tình hình nhập hàng theo ngày/tháng/năm.
- Bảng kê đơn hàng, các mặt hàng nhập về theo từng thời điểm, từng nhà cung cấp.
- Báo cáo công nợ phải trả.
- Các nghiệp vụ quản lý và báo cáo khác.
Module quản lý bán hàng:
- Quản lý danh mục khách hàng.
- Quản lý danh mục hàng hoá và các danh mục về thuộc tính (thông số kỹ thuật, màu sắc, kích cỡ…).
- Định nghĩa các loại giá bán hàng hóa.
- Định giá bán theo các loại giá định nghĩa, theo từng mặt hàng cụ thể. - Thiết lập bảng báo giá tới khách hàng theo các loại giá khác nhau.
- Quản lý các đơn hàng của từng khách hàng có thể kế thừa từ bảng báo giá. - Quản lý theo dõi tình trạng đơn hàng.
- Lập hóa đơn bán hàng (Kiêm phiếu xuất kho), có thể kế thừa thông tin từ đơn đặt hàng của khách.
- Phân công nhân viên giao hàng, theo dõi quá trình giao hàng của từng hóa đơn. - Theo dõi công nợ vượt giới hạn về số tiền của từng khách hàng, theo nhân viên
quản lý khách hàng.
- Theo dõi các hóa đơn đến hạn thanh toán và quá trình thanh toán của từng hóa đơn.
- Bảng kê đơn đặt hàng theo từng thời điểm, theo từng khách hàng.
- Bảng kê hóa đơn bán hàng theo từng thời điểm, theo từng khách hàng, theo từng nhân viên bán hàng.
- Bảng kê các hóa đơn có chiết khấu.
- Theo dõi hóa đơn GTGT đầu ra.
- Các nghiệp vụ quản lý và báo cáo khác.
Module quản lý kho:
- Quản lý danh mục kho (Kho nguyên liệu nhập khẩu, nội địa, kho thành phẩm) - Nhập kho vật tư hàng hóa (theo dõi theo số serial và thẻ RFID).
- Phân bổ chi phí mua hàng tự động theo các tiêu chí (Số lượng hàng hóa, trị giá hàng hóa) hoặc người dùng tự phân bổ (các chi phí như: bốc xếp, vận chuyển, nhập khẩu…).
- Xuất kho nội bộ, nhập xuất điều chỉnh. - Xuất chuyển kho.
- Theo dõi nhập/ xuất/ tồn kho theo từng thời điểm, từng kho, theo từng mặt hàng và từng số serial.
- In thẻ kho theo từng mặt hàng, từng kho.
- Báo cáo mặt hàng tồn dưới hoặc bằng mức tồn kho tối thiểu. - Báo cáo kiểm kê kho.
- Theo dõi định mức từng kho.
- Các nghiệp vụ quản lý và báo cáo khác.
Module quản lý quá trình bảo hành – bảo trì sản phẩm:
- Quản lý danh mục vật tư, thiết bị thay thế, bảo hành. - Quản lý danh mục thiết bị đã bán.
- Quản lý nhân viên ở bộ phận bảo hành – bảo trì. - Quản lý danh mục phiếu bảo hành.
- Quản lý danh mục thiết bị đã hết hạn bảo hành. - Quản lý danh mục thiết bị đến lịch hẹn bảo trì. - Thống kê sản phẩm hư hao.
- Các báo cáo khác.
Module quản lý sản xuất:
- Lập lệnh sản xuất trực tiếp hoặc dựa vào kế hoạch sản xuất.
- Thống kê kết quả sản xuất ở từng công đoạn và hỗ trợ lập yêu cầu nhập kho. - Thống kê nguyên vật liệu tiêu hao và hỗ trợ lập yêu cầu xuất kho.
- Chuyển lệnh sản xuất cho các sản phẩm dở dang theo công đoạn. - Theo dõi sản phẩm dở dang ở từng công đoạn.
- Theo dõi tiến độ và kết quả thực hiện theo từng lệnh sản xuất.
- Theo dõi tiến độ thực hiện của đơn hàng theo kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất, công việc.
- Theo dõi nhập xuất tồn của mặt hàng theo kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất, công việc.
- Theo dõi chi phí sản xuất của kế hoạch sản xuất theo từng bộ phận sản xuất.
Module quản lý dự án:
- Quản lý danh mục dự án, cơ cấu, ngân sách dự án. - Quản lý kế hoạch và tiến độ.
- Báo cáo ngày, tuần dự án. - Quản lý tài liệu, hồ sơ dự án. - Đánh giá hoàn thành dự án
- Báo cáo giá thành từ khi khởi công đến khi kết thúc dự án.
Module quản lý nhân sự:
- Quản lý hồ sơ nhân sự.
- Quản lý thông tin hợp đồng lao động của nhân viên. - Quản lý thông tin bảo hiểm của nhân viên.
- Quản lý chấm công. - Tính bảng lương.
- Quản lý thông tin cơ chế thưởng, phạt của công ty. - Đánh giá nhân viên tự động.
- Quản lý thông tin tuyển dụng, thông tin ứng viên.
Module hệ thống:
- Quản lý danh mục bộ phận. - Quản lý danh mục nhân viên.
- Danh mục sản phẩm. - Danh mục hợp đồng. - Danh mục loại hóa đơn. - Danh mục khu vực. - Danh mục hãng sản xuất. - Danh mục ngành hàng. - Danh mục loại chi phí. - Danh mục tiền tệ.
- Quản lý danh mục người dùng. - Phân quyền sử dụng hệ thống.
- Backup – Restore dữ liệu, tạo dữ liệu mới.
- Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các đơn vị với trung tâm.
Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp dựa trên thứ tự ưu tiên, mỗi tiêu chí sẽ được đánh trọng số theo mức độ ưu tiên của nó. Bộ phận đánh giá sẽ cho điểm từng tiêu chí để lựa chọn được nhà cung cấp tối ưu.
Bảng 3.1: Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp theo thứ tự ưu tiên
Tiêu chí Trọng số Mức độ ưu tiên
Khả năng đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ,
yêu cầu kỹ thuật và hệ thống. 5 Ưu tiên nhất Đội ngũ tư vấn, hỗ trợ khách hàng 4
Khả năng thích ứng của phần mềm đối
với hệ thống hoạt động của công ty. 3 Năng lực của đơn vị cung cấp giải pháp 2
Giá cả 1 Ít được ưu tiên nhất
Bước 4: Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp giải pháp.
Căn cứ trên báo cáo “2017 Top 10 ERP Systems Ranking” của Paronama Consulting, bộ phận đánh giá chọn ra 4 nhà cung cấp ERP ngoại lớn tại Việt Nam để tiến hành so sánh, gồm SAP, Oracle, Microsoft, và Infor.
SAP là tập đoàn công nghệ của Đức. SAP được thành lập năm 1972 bởi 5 doanh nhân người Đức. SAP ERP được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 2006 với phiên bản
SAP ERP 6.0. Trải qua 47 năm, SAP đã có hơn 413,000 khách hàng sử dụng hệ thống ERP. Hiện nay, SAP đã ra mắt nhiều phiên bản khác nhau như: SAP S/4HANA, SAP S/4HANA Cloud, SAP Business One, …
Oracle là một tập đoàn công nghệ đa quốc gia, được thành lập từ năm 1977 tại California, Mỹ bởi Larry Ellison, Bob Miner và Ed Oates. Oracle đã có 430,000 khách hàng trên thế giới phân bố tại 175 quốc gia khác nhau. Sản phẩm ERP chính: Oracle ERP Cloud, Oracle E-Business Suite, Oracle Transportation Management, NetSuite ERP, …
Microsoft chủ yếu được biết đến nhờ vào hệ điều hành và phần mềm văn phòng, Microsoft cũng cung cấp các giải pháp quản lý doanh nghiệp, như ERP và CRM (quản lý quan hệ khách hàng) dưới thương hiệu Microsoft Dynamics. Sản phẩm ERP chính: Dynamics AX, Dynamics GP, Dynamics 365, Dynamics NAV.
Infor Global Solutions được thành lập vào năm 2002 tại Mỹ. Infor có 68,000 khách hàng tại 164 quốc gia với hơn 71,000,000 cloud user. Sản phẩm ERP chính: Infor LN, Infor CloudSuite Industrial (SyteLine), Infor CloudSuit Business, Infor M3.
Hình 3.4: Xếp hạng theo thị phần
(Nguồn: 2017 Top 10 ERP Systems Ranking)
20.3%
13.9%
9.4% 49.0%
7.4%
Hình 3.5: Xếp hạng chi phí triển khai
(Nguồn: 2017 Top 10 ERP Systems Ranking)
Chỉ số này được thể hiện dưới dạng % của doanh thu hàng năm. Nó cũng được điều chỉnh lại để ghi nhận sự khác biệt về quy mô giữa các công ty. Infor dẫn đầu trong tiêu chí này, với chi phí triển khai trung bình tương đương 5,1% doanh thu hàng năm. Theo sát là SAP và Microsoft với 5,2%. Một điểm cần lưu ý là đa số các dự án ERP đều bị vượt ngân sách dự kiến. Theo một khảo sát khác cũng do Panorama Consulting thực hiện vào năm 2016 thì 57% số dự án bị đội ngân sách. Những lí do chủ yếu khiến ngân sách dự án ERP cao hơn ước tính là quy mô, phạm vi dự án được mở rộng trong quá trình thực hiện, chi phí nhân lực bị ước tính quá thấp, không lường trước những vấn đề kỹ thuật và tổ chức có thể gặp.
Hình 3.6: Xếp hạng thời gian triển khai
(Nguồn: 2017 Top 10 ERP Systems Ranking)
5.1% 5.2% 5.2% 5.7% INFOR SAP MICROSOFT ORACLE
Tính theo % doanh thu hàng năm
25.3
30
34.3 36.1
ORACLE INFOR SAP MICROSOFT
Oracle đứng đầu về thời gian triển khai một dự án ERP là 25.3 tháng; theo sau là Infor với thời gian triển khai là 30 tháng.
Hình 3.7: Xếp hạng thời gian hoàn vốn
(Nguồn: 2017 Top 10 ERP Systems Ranking)
Những dự án lớn, phức tạp thường cần nhiều thời gian hơn để phát huy hết lợi ích của mình. Phần mềm ERP có thiết kế thân thiện với người dùng giúp nhân viên làm quen với hệ thống nhanh hơn. Một dự án được lên kế hoạch cẩn thận và chi tiết